五内部公共关系.ppt

2009年6月 公共关系学电子教案 第五讲内部公共关系谢振安 内部公共关系的类型与特点 内部公共关系 处理员工关系的艺术 协调领导关系的艺术 协调股东关系的艺术 第一节内部公共关系的类型与特点 1 员工关系 组织内部的员工包括该组织所拥有的全体成员 员工关系是社会组织在管理过程中形成的内在人事关系 其中包括组织机构里上下级之间的关系 各个职能部门 科室 班组之间的关系 内部员工相互之间的个体与群体关系 通过协调员工关系 培养员工的认同感和归属感 不断增强组织的向心力和凝聚力 是内部公共关系的主要目标 2 股东关系 股东关系是一个组织与投资者的关系 处理好股东关系的基本目的是争取股东和潜在投资者了解和信任企业的可靠性和发展能力 树立企业在股东心目中的良好形象 创造有利的投资环境和气氛 稳定已有的股东队伍 吸引新的投资者 拓展资金来源 内部公共关系是对社会组织内部横向 纵向关系的总称 由于内部公共关系的主要对象即内部公众主要是由员工与股东构成 因此 内部公共关系主要是指员工关系和股东关系 一 内部公共关系的类型 第一节内部公共关系的类型与特点 1 稳定性社会组织的外部公共关系对象要随外界事物不断变化而变更 但是 在一定的时间和条件下 内部公共关系对象则具有相对稳定性 如果组织关心 尊重员工 能够满足员工的合理需要 内部公众就会基本稳定 二 内部公共关系的特点 2 全员性组织内部的成员 既是公共关系的客体 同时又是公共关系的主体 作为客体 他们是公共关系工作的对象 每一个员工都是组织与外部公众接触的触角 他们的一言一行都会对社会公众产生影响 代表着组织的形象 同时 员工的行为 也会影响到组织内部员工之间 部门之间以及上下级之间的关系 因此 从某种意义上讲 每个组织内的成员都是公共关系人员 内部公共关系工作的重点之一就是使员工明确自己的地位和职责 认识到内部公共关系开展的好坏 全体员工都负有一定的责任 树立全员公关的思想 第一节内部公共关系的类型与特点 3 层次性由于组织内部实行现代化科学管理的需要 一个组织的全体员工按照工作分工可以分为上层领导者 中层管理人员和基层工作者等层次 内部公共关系要根据实际需要 有针对性的对不同层次的员工开展工作 既要处理好基层员工之间的关系 调动他们的生产积极性 主动性 又要处理好领导之间 部门之间的关系 创造一个团结 向上的内部环境 二 内部公共关系的特点 第一节内部公共关系的类型与特点 通过有效的内部公共关系工作 可以达到以下四方面目的 1 促进组织内部的协调与合作 2 增强员工的主人翁意识 培养员工的归属感 3 促进信息沟通 推动民主管理 4 激发员工的工作热情和积极性 三 内部公共关系的目的 第二节处理员工关系的艺术 人是生产力中最积极 最活跃的因素 人的作用的发挥和人力资源的利用程度 直接关系到组织目标的实现程度 社会组织要充分调动员工的积极性 就应该做到以下几点 1 了解人的需要 满足员工的正当需求2 目标激励3 奖惩激励4 榜样激励 一 激励员工积极性的艺术 激励 是指激发人的动机 使人有一股内在的动力 朝着组织所期望的目标努力的心理活动过程 简单地说 激励也就是调动积极性的过程 第二节处理员工关系的艺术 古人云 帝王之美德莫大于知人 又云 能安天下者唯在用得贤才 从古至今 人们一直十分重视人才的作用 重视人才的选拔与使用 要有效地使用人才 充分发挥人才作用 就必须讲究人才的使用艺术 1 充分信任 用人不疑2 扬长避短 人尽其才3 大但使用 不拘一格4 合理组合 科学匹配 二 知人善任的艺术 第二节处理员工关系的艺术 由于非正式群体是自发形成的 因而对正式群体来说具有积极和消极的双重作用 为使组织的目标 方针 政策得以落实和执行 就必须充分利用和发挥非正式群体的积极作用 1 利用非正式群体成员之间信息沟通 交流范围广等特点 及时 准确地了解员工的思想动态 各种需求及对组织各项决策的意见和看法 从而做到信息畅通 下情上达 2 利用非正式群体成员之间交往频繁 感情融洽等特点 创造一种有利于提高效率的气氛 3 重视和利用非式群体中的自然领袖 4 避免非正式群体中的消极因素对组织的影响 使正式组织与非正式组织精诚合作 三 巧妙利用和改造非正式群体的艺术 非正式群体是人们在日常交往中自发结成 为满足成员的某些心理需要而产生的群体 非正式群体是建立在人们共同的利益 共同爱好 共同感情 共同目标和相互认同的基础上的 具有内聚力强 群体压力大 信息沟通快 有自然领袖等特点 第二节处理员工关系的艺术 表扬与批评是处理员工关系 实现内部公共关系目标的重要手段 在具体实施过程中要注意以下几点 1 表扬和批评要真诚2 表扬和批评要并用3 表扬和批语的场合要适当4 批评要一次以一事为主 四 表扬与批评的艺术 第三节协调领导关系的艺术 协调上级同下级的关系 旨在解决领导在下级心目中的形象问题 领导对下级的公正评价问题 领导满足下级的合理需要问题 1 塑造良好领导形象 必须努力提高自身素质 以突出的业绩赢得下级 加强沟通 增进了解 2 尊重职权 公正评价 1 尽可能将下属安排在合适的岗位上 使其能扬长避短 充分发挥作用 2 不超越职权范围 不干预下级的工作 鼓励下级发挥聪明才智 独立解决问题 只对偶发事件作出必要的裁决 3 对下级在工作中遇到的困难主动过问 帮其排忧解难 4 对下级在工作中付出的努力和取得的成绩 给予客观公正的评价和相应的待遇和奖励 5 对下级在工作中出现的过失和差错 帮其寻找原因 处罚要合情合理 3 平等相待 热心关怀 一 协调上级同下级关系的艺术 第三节协调领导关系的艺术 同级领导之间的关系 是组织中部门之间关系的主要部分 同级之间关系的协调 主要解决同级之间的信任问题 职权界线问题和互相协作问题 1 消除戒备心理 培养信任情感 1 在交往中 讲究 诚 与 信 2 在态度上 和蔼可亲 礼貌周全 3 在方式上 严以律己 宽以待人 2 分清职权界线 掌握处理分寸 1 在职责上 要相对划清界线 2 在关系上 要突出重点 3 在配合上 要讲究方法 二 协调同级领导关系的艺术 第三节协调领导关系的艺术 帮助下级协调好同上级的关系 获得上级领导的信任和支持 不仅有利于下级工作的顺利开展 而且对下级的健康成长也十分有益 1 尊重上级 1 尊重上级的职权 2 尊重上级的决策和构想 3 尊重上级的人格 2 了解上级 1 根据上级的特长 寻求有效支持 2 掌握上级的性格特点 采取针对性措施 3 适应上级的工作和生活习惯 提高工作效率 3 显示重要性 1 反复强调 2 侧面疏通 3 实绩启迪 三 协调下级同上级关系的艺术 第四节协调股东关系的艺术 一 与股东沟通信息的方式 1 开好股东年会 2 编好年终报告 4 邮寄年终报告的补充材料 3 致函电 5 召开会议 6 个人拜访 第四节协调股东关系的艺术 二 编制年终总结报告的方法 要编制好一份年终总结报告 往往需要会计 审计 律师及各方面专家的工作与配合 所有资料 最后往往由一个人执笔 以统一风格 编制年终总结报告 应注意以下几个要点 1 编排好内容顺序2 满足不同的读者对象3 多用图表说明问题4 报告要提前准备5 致函股东要坦诚平实6 印制要高雅 适当7 年终总结报告要大量印刷以备索取 第四节协调股东关系的艺术 三 开好股东会的技巧 1 会议通知会议通知书 或邀请书 的语言文字必须郑重其事 印刷要精美 通知书 或邀请书 至少在会议召开前两个星期就投送到股东手中 以便他们合理安排时间和做好准备 召开会议的信息 最好先在合适的传播媒介上披露 以示郑重 2 会场选择会址应选在股东们交通便利的地方 开会场所应该尽可能高雅 舒适 设备齐全 许多股东年会 都选择在风景旅游名胜所在地 3 会议设施事先做好会议设施的准备工作 如会标 展览厅等 会议设施要提前检查 以免临时出故障 第四节协调股东关系的艺术 三 开好股东会的技巧 4 议程安排会议前要安排好议程 议程内容要充实 切忌摆形式 走过场 主持人必须掌握好时间 使议程安排得紧凑而有效率 必须时时处处能让股东意识到 他们是会议的主人 这一天由他们决定一切 会后 可根据股东的意愿组织游览活动 5 饮食安排会议应在妥善 合理 适度的原则下 安排便宴 聚餐或点心 既不要过于奢侈 以招致员工及外界的不满 也不要抠得太紧 引起股东们的怨言 由于股东的特殊地位 你安排得太奢侈 他们本身也不会太满意 可能因此怀疑公司管理当局平日开销也有 挥霍 之嫌 第四节协调股东关系的艺术 三 开好股东会的技巧 6 新闻媒介应该邀请大众传播媒介 至少把当地各主要新闻机构的记者请来 专门设置记者席 一般采用自由入座式 应邀的记者可能有大报 刊 台 记者 有小报 刊 台 记者 有资深记者 有普通记者 但他们最忌讳由别人来区分他们身份的高低 因此 千万要注意 不能厚此薄彼 冷落那些不太显眼的新闻单位和普通记者 如果向新闻媒介赠送纪念品 最好给有关的新闻负责人 编辑 播音制作人员也分赠礼物 这样可使宣传企业的新闻渠道更加通畅 也更富人情味 7 善后处理大会议程 股东发言要迅速记录整理好 争取在股东没有离开之前 分发到每个与会股东手中 对于没来参会的股东 必须把会议过程和内容都写成简报 尽快分送到他们手里 小结 案例分析 3M公司对员工的激励模式美国的 幸福 杂志每年都会评选十佳企业 3M公司 明尼苏达矿业制造公司 经常榜上有名 美国 读者文摘 评选20世纪最伟大的100项发明 3M公司的可粘贴便条纸等跻身其中 1994年 3M公司在全美公司中排在第34位 3M公司成功的秘诀就在于他们对内部员工的公共关系做得极为成功 在公司内部 给员工充分宽阔的生存空间 技术人员爱德 弗雷是个虔诚的基督教徒 每星期 他都要去教堂唱诗班参加唱诗 但他每次总是忘掉上次唱到了哪里 为了在赞美诗集上做下记号 他想弄出些东西来 既不污损了书页 又十分方便地留下标记 他想到了做一些胶粘纸 当时 弗雷所在的部门忙于产品开发 他自己也常常忙得不可开交 但他还是抽出了部分上班时间 和研究胶粘剂的同事席尔沃合作 研制出了不粘胶纸条 现在 这种即用即撕的纸条已经风行于世界的各个角落 为人们的生活带来了极大的便利 3M公司也因此每年净 小结 收入1亿美元 弗雷之所以能于百忙之中占用上班时间去做自己感兴趣的事 是因为3M公司的员工在这种合作的气氛中都非常乐于助人 所以当他们需要别人的技术时也会十分顺利 3M公司有个技术会议 不同部门的人员定期讨论 交流信息 擦洗用海绵就是在这种会议中讨论出来的 3M公司的经理级管理人员 大多数都在公司内做过25年左右 因为3M从不任用外面的人担任高级职位 这种制度是为了鼓励员工对公司的忠诚 出于同样原因 他们也极少解雇员工 3M公司鼓励员工进行发明创造 当员工有了好的构想之后 他可以从技术 制造 营销部门中找出志同道合者 负责设计产品 使之批量化生产及推向市场 如果这种新产品获得成功 关键人员的职务与报酬就会自动提高 詹姆斯 强生是初级管理人员 他发明了胶带纸 当他的新产品进入市场之时 他的职位变成了 产品经理 很快地 胶带纸在包装业大行其道 销售额突破了百万美元 这项产品成为公司的正 小结 式产品 两年之后 胶带纸的销售额攀升到500万美元 此时强生成为 产品线工程经理 被派往国外任职3年 当这项产品销售额达2000万美元时 他已荣升为研究与发展经理 当然 每次升迁 他的工资都呈几何级数递增 这种激励模式 使员工们有了这样的希望 只要搞好自己的工作就可以实现自己的价值 从而大大提高了他们的工作积极性和创造欲望 事实上 公司的几任董事长都是公司内创新做得最成功的人 为了进一步激励员工 3M公司每年都举行一次庆功会 庆功会气氛热烈而庄重 当受奖人员从总经理手中接过荣誉证书时 全体员工报之以热烈的掌声 在大家羡慕的目光注视下 他们从公司俱乐部经理手中接过会员证书 这个俱乐部是公司专为功勋职员成立的 如果在人们周围扎起篱笆 你除了得到一些小绵羊外 还能指望什么呢 所以必须给员工充