设备资料管理暂行办法.doc

设备档案制度1.范围本文件适用于公司内价值2000元以上的各类设备、仪器、贵重工具的档案资料管理。2.引用标准GB/T 11822 科学技术档案案卷构成的一般要求 集团公司相关档案管理规定3.术语和定义3.1 设备档案是鉴定评价设备技术状态的科学资料，是为保障设备正常运转并处于良好状态的重要依据：本企业作为固定资产的设备、仪器在设计、制造、外购、验收、安装、使用、维修、改进及事故处理中形成的具有保存价值的文字、图样、声像等不同形式的历史记录，是管理、使用设备仪器并保证其正常运行的重要依据和条件。3.2 随机文件：外购设备时随机所供给的文件材料如说明书、合格证、结构图纸、电气图纸、备品清单、装箱清单等。4.培训和资格5.职责6.工作程序6.1 设备仪器档案资料的归档范围基础部负责公司建厂时期各类设备、设施、仪器等档案管理工作，为保证设备档案的完成性，对各类设备、设施、仪器的原始材料，并收集设备前期原始资料，资料名单如下：6.1.1 自制设备6.1.1.1 设计文件a) 技术任务书、申请报告、批复；b) 调研报告、方案论证、出国考察报告；c) 委托设计合同；d) 设计文件、计算书、工艺文件、说明书、试车大纲。6.1.1.2 管理文件a) 各种合同、合同附件、协议书、会谈纪要、备忘录；b) 设计单位、生产单位资质证书；c) 开、竣工报告；d) 监理文件。6.1.1.3 制造、安装、调试阶段形成文件a) 加工、吊运、装配等工艺性文件；b) 原材料检验报告合格证书、焊接试验记录、探伤报告；c) 重要零部件的合格证书、检验报告、试验报告、生产资质证书；d) 装调试、测定数据、性能鉴定；e) 设备运转记录。6.1.1.4 修改依据性文件a) 设计图纸交底会纪要；b) 设计修改通知单；c) 材料代用审批单。6.1.1.5完工文件a) 竣工图（须经过修改与实物相符）；b) 完工验收移交单；c) 起重、电梯、锅炉等特种设备，经当地劳动部门或该部门委托认可的质量检验部门检查验收合格证书；d) 竣工验收报告及备忘录。6.1.2外购设备6.1.2.1调研报告、方案论证、申请报告及批复、出国考察报告及收集的有关材料。6.1.2.2可行性研究报告及批复。6.1.2.3国外各设计阶段文件及审查议定书。6.1.2.4询价、报价、谈判记录及外商提交的有关材料。6.1.2.5 负责收集、整理归档的文件，如下：a) 操作、维修、保养规程及自编检验方法；b) 移位、封存、启封、调拨、报废文件材料；c) 试运转记录，大、中修记录及鉴定证书；d) 事故分析和处理报告；e) 改进、改装方案报告、批复、图样、工艺等材料。f) 更新改造、大修项目施工申请单、招投标评估等。6.1.2.6外购设备合同、合同附件、协议、订货单、报送单、免税单、委托保险单、洽谈记录。6.1.2.7开箱检验记录、商检及索赔文件。6.1.2.8技术问题来往函电及外国技术人员现场提供文件。6.1.2.9随机图样、说明书、合格证、装箱单、备件清单。6.1.2.10安装调试检测记录、性能鉴定、试运转记录。6.1.2.11 完工验收移交单。6.1.2.12 财务分析、决算、审计意见。6.1.2.13 竣工验收报告。6.2 设备仪器档案资料的管理6.2.2 各归口管理部门应对所接收设备仪器档案资料的案卷质量进行认真审查，并进一步做好整理编目工作，确保分类编号符合GB/T11822的要求。6.2.3 各级设备仪器档案资料管理部门应加强对设备仪器档案资料的科学保管，不断收集设备仪器在使用、维修等活动中的档案资料，及时做好各项统计工作。6.2.4 设备仪器报废档案资料的鉴定，在本公司主管领导的主持下，由档案部门和设备部门组成鉴定领导小组，对已报废的设备仪器档案资料进行鉴定，失去保存价值的档案资料要做好登记及销毁工作。6.3 档案管理归档的要求6.3.1 归档要求。6.3.1.1 基建部应建立档案资料的形成、积累、归档制度，并纳入工作计划，纳入设备管理的职责范围，作为考核依据。6.3.1.2 由设备采购部门管理的外购设备、仪器开箱时，由组织验收单位通知设备管理部门派员参加，负责验收随机文件的完整、准确情况，在开箱验收单上签字，并将有关随机文件及时登记存档后提供使用。6.3.1.3 设备、仪器安装验收后，二个月内由设备管理部门将技术文件材料归档，一般文件归一份，重要文件复制一份备用，外文资料和有翻译的文本应同时归档。6.3.2 档案的立卷6.3.2.1 档案管理员在收集资料后，按不同类别、性质、特点、价值分类整理，在每张有文字的页面用铅笔或数码机编上页码。6.3.2.2 填写卷内文件目录，对没有标题的文件要拟出比较准确的标题。6.3.2.3 对组卷好的文件拟定案卷标题，文字通顺，精练概括，在案卷封面上打印标题。6.3.2.4 组卷好的案卷用线绳装订成册，有金属物的必须拆除。6.3.2.5 编制案卷目录，建立索引。6.3.2.6 由于技术、设备资料为一本或一册，故不需另行装订，但必须按类别进行分类摆放，打印目录清单，以供查阅。6.3.2.7 档案编号具体按集团公司档案编号相关规定进行编号。6.3.3 档案的借阅、利用及保密6.3.3.1 相关人员借阅一般设备档案，可通过档案管理人员办理借阅手续，直接借阅；凡属于密级档案的，根据保密制度的规定，不应查阅的人不得查阅，确因工作需要借阅时，需经设备管理部门领导批准，方可借阅。6.3.3.2 借阅档案必须履行借阅登记手续，填写档案借阅登记表（附录一），退还时必须随时予以销号，任何人不得以任何借口拒不办理，否则不予借阅。6.3.3.3借阅档案必须爱护档案，保持档案整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由设备管理部门相关领导批准方可摘录和复制，一般内部档案由设备管理部门相关领导批准方可摘录和复制，并填写设备资料复印记录（附录二）。6.3.3.4 当设备资料以电子格式保存时，档案管理人员必须进行加密保管，公司人员严禁私自拷贝，如因工作需要必须拷贝电子版本资料时，需设备管理部门领导批准方可拷贝。6.3.4 档案的销毁6.3.4.1 设备仪器档案资料的保管期限原则上与设备、仪器的使用寿命相同，设备仪器报废时，其档案有使用价值的经鉴定后保存。6.3.4.2 设备管理部门成立设备管理档案鉴定销毁领导小组，负责对已到期的档案鉴定销毁工作进行审核。6.3.4.3 根据国家规定，档案保管期限分为永久、长期（16-50年）和短期（15年以下）三种，质量记录按相关规定执行。6.3.4.4 对已过保管期限的档案，由档案鉴定销毁小组进行鉴定。对确已失去保存价值的档案，在销毁前要清点造册，提出销毁报告，经档案鉴定领导小组审核，主管领导签字后进行销毁。6.3.4.5 销毁档案要有两人以上监毁，并在销毁清单（附录三）上注明“已销毁”字样和销毁日期，监毁人要签字。6.3.4.6 非经档案鉴定销毁领导小组审核批准，严禁擅自销毁任何档案资料。6.4 设备仪器档案资料的开发利用a) 为做好设备仪器档案资料的开发利用，设备仪器档案资料总目录要一式二份，存放于公司归口管理部门，根据需要，编制分类目录、全引目录及专题目录等检索工具。b) 本单位职工因工作需要，按规定查阅利用档案资料。c) 档案资料人员要开展优质服务，不断提高档案资料的查全率和查准率，做好收集工作，不断促进档案资料效用的发挥。7. 其他本办法自颁发之日起试行。本办法解释权暂属基建部。试行中如有问题，请及时提出，以便协调、修改、补充、完善。8. 附录8.1档案借阅登记表附录一8.2设备资料复印记录附录二8.3销毁清单附