采购部标准管理规定.doc

酒店Policy Number 序号:Accounting 16Effective Date 生效日期 :Policy & Procedure AccountingDepartment财务部政策与程序Supercedes No. 废止号 :Prepared By 制定人 :刘伟红关于采购部标准管理规定Approved By 批准人：Distribute to发放:Page 1 of 3OBJECTIVE 目的为了合理地规范采购部商品采购的流程，提高工作效率的同时最大化压缩酒店各类物品的使用成本。现制定相关管理规定。SCOPE 范围财务部采购分部所有工作人员。POLICY 政策第一章 总则第1条 目的物资采购是酒店管理中的重要环节，加强采购工作的管理是降低物资成本、加速资金周转、提高经济效益的重要手段。为使酒店的采购工作制度化、规范化，控制采购成本，加强内部工作协调，特制定本制度。第2条 采购部工作职责采购部是保证酒店日常经营所需物资供应的职能部门，其主要职责是以最佳的质量价格比，及时、适量地为酒店的日常经营提供适用的物资。第3条 采购管理工作的目标1、 开拓货源基地，优化供应渠道，降低采购成本；2、 在保障供应的前提下，选择优质物资，确保采购物资的质量合格；3、 根据酒店的日常经营需要，做好物资采购工作，保障食品、用品等各项物资连续供应。第二章 采购计划管理加强计划管理，严格审批手续，是采购管理的关键。第4条 客房部、工程部等各部门需用的物品、物资的下一年度计划在本年度10月份销售预算编造后，由采购部会同成本控制部及相关部门拟定方案，编造年度采购预算，经财务部经理审核报总经理批准后实施。第5条 根据年度采购预算和成本控制管理的物资需用月底计划，采购部还需编制月度的具体采购计划，每月25日前报财务经理审批后组织实施。第6条 主食品及其他食品采购采取定期补给的方法，由仓库填写补充申购单，经财务经理审批后，由采购部实施。第7条 仓库补充请购，由成本控制部根据需要提出申请，填写物品申购单交财务经理批准后实施。第8条 其他零星物品的申购，由使用部门提出请购，成本控制部根据库存情况审核，预算内由财务经理审批，超出预算需报总经理批准后方可实施。第9条 餐饮部每天需购入的鲜活原料，由各厨房主厨开单后将申购计划于当天下午两点前和前一天晚八点前将订单报采购部，由采购部根据市场货源情况及时与供应商联系组织进货。第三章 采购物资的择商和价格管理第10条 采购物品坚持货比三家，收到申购单后要认真归纳，分类整理，对其中有疑问的内容要与申报部门授权人及时沟通，在确认无误后，按照要求在规定时限尽快寻找3家以上的供应商进行业务洽谈，经过对比筛选后，择优确定报价填入申购单，并填好总金额，供应商名称后上报部门经理。第11条 A：大型资产或大批量物资采购的择商：1、 采购部寻找3家厂商比较价格品质，由评定小组（由采购部、使用部门、财务部组成）确定供货商。2、 采购部与供货商共同草拟合同或采购协议，由财务部审核。3、 最终由总经理审批后，开始执行合同或协议。B：月结供应商的择定：1、 采购部每月每类物资均应邀请至少3家供应商报价。2、 评定小组进行价格及质量的比较和讨论，选定供应商。3、 采购部及上述相关部门可分头或联合组织市场调查，根据市场调查的价格，与供应商确定一个月的供应价（鲜活原料供应商除外），在此确认期间，供应商按此固定价格提供酒店所需的物资。第12条 鲜活原料的价格受市场影响浮云较大，市场调价组每十天做一次市场询价，由采购经理、成本控制部与供应商洽谈后报财务经理审批。第13条 供应商优惠、折扣、赠送、返利等必须归酒店所有，并在报价中注明。第四章 采购项目的审批程序管理所在采购项目经审批或为有效订单后，方能实施购买。第14条 鲜活原料订购单经授权厨师长签字并完成报价后即为有效订单。第15条 除鲜活原料外的所有申购单在完成报价、审批后，必须经采购经理审核签字后，方可上报审批。第16条 厨房非正常消耗食品申购单，酒水饮料申购单，经采购经理、财务经理签字后即为有效订单。第17条 预算内物品申购单经采购经理、财务经理签字后为有效订单。第18条 印刷品的申购由使用部门填写申购单，且必须有美工工作申请及由使用部门经理、市场销售部经理、总经理三个签名确认的设计单附在申购单后，方为有效申请单。第19条 预算外追加物品的申购单，除需经采购经理、财务经理签字后还需有总经理签字后方为有效订单。第五章 采购项目的购买管理所有采购项目依据有效订单原则，由采购部统一采购，其他部门一般不得自行购买。第20条 经审批签字后的申购单返回采购部后，由采购员实施购买，所有购买活动必须依据有效订单规定的项目、数量、价格、时限、供应商及其他要求进行。第21条 购买中要认真检查所购买物品的品质、商标、期限、卫生标准等内容，坚决杜绝假冒假劣等不合格商品流入酒店。第22条 对于需订货或供需双方认为必须签约的经济活动先要与供应商洽谈有关业务细节，报采购部经理同意，达成协议后，签订采购合同经双方法人代表签字（特殊合同必须取得合法公证）后方能生效。第23条 由于市场变化或其他原因造成购买时价格高于有效订单报价或数量多于有效订单数量时，必须重新办理补缺申购，经审批后方能购买。第六章 特殊采购项目的管理第24条 对一些技术性强，或有特殊要求的采购项目，采购部可以邀请有关部门相关人员会同购买或授权有关部门相关人员购买。第25条 一般采购物品在7天前、紧急采购物品在24小时前由各申购部门按照程序办理申购。若有个别紧急需求，须经有关授权人批准后，由所需部门自行购买，在有关授权人监督下收货，于次日及时补办申购、审批、收货手续。第七章 采购物资验收入库管理把好物资验收关，对不符合采购订单内容的项目一律拒收或补办手续。第26条 无论是采购人员自提还是供应商送货，货到酒店后必须先与收货组人员联系，不允许采购员或供应商直接将货物付所需部门。第27条 凡经批准的各类申购计划、申购单、订货单、合同复印件等由采购员，根据不同时间交收货员作收货凭证，无任何收货凭证的货物，收货员有权拒收。第28条 各项进货均由仓库保管收货组按收货凭证验收，每次到货需有两人同时验收，根据收货凭证、发票核对货物的品名、规格、价格、质量、数量、金额是否一致，若发现不符时，收货员有权拒收，货物验收合格后，即开出验收入库单并签字盖章，所有进货均应过磅总数。第29条 进货物品如有合同或小样，应根据合同标准和库存小样进行验收。第30条 每天从菜场或其他供应商购进并直接领用的鲜活原料，应由收货员和厨师长或授权人员一起验收，验收合格后收货员开具验收直拨单。第31条 开好的验收单由收货员送交使用部门签字。入库的货物，由仓管员签收；直拨的货物，由使用部门签收。签收后的收料单一式三联，一联交采购员或供应商，一联交仓管员或留存，一联交成本核算组。第七章 付款及报销管理第32条 特殊采购时，采购部经理可申请借支定额的备用金以作周转金使用，该临时借款应于采购工作完成后及时与财务部结清，不得无故拖欠，做到前帐不清，后帐不借。第33条 采购员应注意日常采购工作完成后购入凭证（发票）、验收凭证（收货单）的催收、销帐工作，及时核销预付及借支的支票、款项等，以便于财务清账。第34条 采购部申请转帐付款时，需填写用款申请单，注明申购单号码，由部门经理签字后，先交成本会计作好记录，核对申购单与收货单及发票内容无误后，在用款单上签字，并附上发票、验收单交财务部经理审核，报总经理批准后付款。第35条 采购部、使用部门申请现金报销时，须填制现金支付凭证，其要求与报销手续相同。第八章 供应商管理供应商的选择、评审、控制、撤点等严格按本章规定办理。第36条 供应商调查1、 采购员应随时调查供应商的动态及产品质量。凡欲与酒店建立供应关系而且符合条件者均应填具供应商调查表，作为选择供应厂商的参考。供应商调查表呈采购部经理、财务经理核准后，由采购部自存备查。2、 采购员依据供应商调查表每半年复查一次，以了解供应商的动态，同时依变动情况，更正原有资料。3、 在每批物资供货结束后，供应商的实绩转记于供应商档案，作为评审供应商业绩的资料。第37条 供应商的选择由采购部负责，在下列情况下，采购员填写供应商审批表，提请有关人员审批。1、 原有供应商被撤点；2、 开发新产品需用新物资；3、 新供应商的物资更适合酒店的需求；4、 原有供应商由于种种原因拒绝送货。第38条 样品的检验1、 供应商提供样品同时应附带完整的自检报告及合格证明等资料；2、 对通过初审的供应商所送检的样品，必须由质量检验部门进行检验和检测；3、 对通过初审和提供样品检验合格的供应商方可令其供货。如果评审结果不合格，要求供应商限期做出整改，整改后仍不合格者，取消其供应商的资格。第39条 签订合同1、 对于供货信誉好、资信度高的供应商可以与其签订长期（以一年为限）供货合同，以保证供应商的稳定。2、 如果是代理商，须与其签署质量保证协议。第40条 供应商控制1、 供应商每次供货后，采购部根据收货员提供的各项检验数据，建立供应商的质量档案。2、 如果供货不合格或供货不及时，采购部应通知其进行整改。如果在一年中出现多次质量变动或供货不及时，则应取消