企业行政成本管理存在的问题及对策研究.doc

*企业行政成本管理存在的问题及对策研究学校：专业：班级：姓名：指导老师：2011年6月15日*企业行政成本管理存在的问题及对策研究摘要中小企业的一切经济和管理活动，都是有成本的，且最终影响到产品成本。与大型企业、尤其是实力雄厚的跨国公司相比，中小企业虽有结构简单、决策迅速、反应敏捷等优点，但亦存在由于生产经营规模偏小带来的先天弱点.中小企业在刚起步时往往由于资金方面的原因而减少人员聘请,较少的行政人员往往从事了较多方面的行政工作,致使行政工作无法细分。初期因规模小,企业行政成本还能比较好地管理和控制,然而随着企业的成长,就会慢慢出现行政成本难以控制的问题.因此，中小企业更应强化成本意识，注重成本管理。 随着深化改革，扩大对外开放，全面建立社会主义市场经济体制，实施和巩固现代企业制度，我国中小企业自身素质和管理水平已有很大进步。但就中小企业行政成本管理层面考察，仍有一些企业行政成本无法得到有效控制,制约着企业发展壮大。关键词 中小企业 行政成本 管理目 录一、 概述(1)二、 *企业行政成本管理的基本情况(1)三、 *企业行政成本管理存在的主要问题及原因分析(1)四、 控制中小企业行政成本的重要性和必要性(3)五、 解决*企业行政成本管理存在问题的对策(4)参考文献(7)7一、 概述（一）企业行政成本的概念行政成本是中小企业成本中非生产成本的重要组成部分，主要包括有：办公场地租金、办公成本（包括办公设备设施、文具复印打印等）、公务成本（包括会务费、差旅费、通讯费、交通工具使用费、接待费、网络宽带费等）、资产折旧保养及非生产物料的节支、水电气油费用、后勤费用等。（二）企业行政成本管理的概念企业行政成本管理，通俗地讲就是指在有效地管理企业行政方面事务前提下尽量压缩企业行政开支。 使企业资金、资源得到有效地利用。二、*企业行政成本管理的基本情况*企业成立于2001年，由一个几十人的组织扩大到现在的200来人。从事企业行政工作的行政部门人员也由原来的1人增加到现在的4人（不包括人事部门）。随着企业的发展，目前在行政管理上进入了一个瓶颈。不断增加的人员、设备需要更为细化地管理，不断增加的业务产生的后勤支撑工作也有待更为细化地管理。目前*企业负责行政的行政经理主要负责企业能外联工作，随着企业项目的增加，行政主管要花大部分精力在企业商务部分，例如企业各项资质申报、各项资格审批、年审及标书商务部分整理。而企业内部行政事务则由行政助理和公司前台一起完成。这就导致企业行政成本管理没办法落到细处。三、*企业行政成本管理存在的主要问题及原因分析（一）固定资产采购、使用成本管理不够细致1办公电脑管理办公电脑管理是企业固定资产管理中非常重要的一部分。*企业目前的办公电脑管理是由IDC数据中心和行政部门一起组织管理的。数据中心负责办公电脑的采购、维护和调配。行政部门负责办公电脑各项电子档数据的更新。由于没有一个合理的管理流程，会出现电脑调配与电子档数据的更新没有同步。另外，由于没有对电脑调配申请的一个监督管理，比如一些没必要申请高配置电脑的员工却能顺利申请到暂时闲置的高配置电脑。而一些需要高配置电脑的员工只能重新申请新电脑或暂时使用低配置电脑，导致办公电脑没法最优化地分配。从而也加大了行政成本。2空调、冰箱、打印机等的管理由于初期空调、冰箱、打印机等设备数量少，*企业对这些设备目前只是在电子档有记录数据，但设备并没有要据电子档的记录同步粘贴管理信息卡。随着企业的发展，这些设备的数量已有一定程度的增长。除中央空调外，已有分体空调16台，冰箱4台，各种类型的打印机8台。为了达到资源优化，有必要进一步加强管理。其中空调的使用是企业电力成本的重要组成部分，*企业目前还是会出现一些员工离开办公室却开着空调或是开着空调却也同时开窗的现象，这在一定程度上增加了企业行政成本。3电话机、键盘、鼠标等物品管理*企业目前对电话机、键盘、鼠标等物品的管理还只是和签字笔、文件架之类的文具一样进行简单的员工领用签名管理，并不做编号、保管人等信息同步管理。这就导致一些员工对这些物品不爱惜，物品易坏的现象。这也是由于前期企业人数少，这些设备的使用也少造成的。随着员工的不断增加，对这些物品的管理也成为企业行政成本控制的一个方面。（二）印刷成本管理控制不到位随着企业的发展，印刷占据企业行政成本的份额也越来越大。*企业目前印刷成本管理的问题出现在三个方面：1*企业目前的大部分印刷工作都与一家中型的印刷公司合作完成。这家印刷公司的服务质量好，印刷质量也过关，但价格相比一些大型的印刷公司来说还是略贵。为什么不找大型公司合作呢？原因有二，一是大型印刷公司服务不到位，没法跟上中小企业个性化的业务和时间需求。二是中小企业一般每次印刷量少，大型公司一般不接小单。2印刷好的资料出现堆积，而一些原本可以一次性大量印刷完成的资料却被分成几次打印而使成本上升。原因主要是*企业没有专门负责对印刷文档进行存档管理的人员。申请印刷的流程也只是简单采取由各部门提交印刷申请报领导审批后印刷，印好的文档直接就给到申请的部门而没有行政监督统筹管理。3部分文件的印刷直接由公司内部打印机完成，目前的打印机耗材使用量明显上升。*企业目前共有黑白激光打印机6台，打印复印一体机1台，其中打印复印一体机的耗材使用率最高。但目前却因为一些特殊要求而在增加黑白激光打印机数量。另外，企业目前出现较多错误打印的资料和一些私人的和工作无关的资料的打印。原因主要是*企业目前并没有限制员工打印纸张数量和内容，没有明确的打印管理流程。（三）办公用品采购成本管理不到位1*企业目前没有设采购专员，办公文具一直都是与一家文具公司合作完成的。一些文具的价格自然没法货比三家挑到便宜合适的。2办公电脑及一些高端的电子设备都由IDC数据中心部门统一采购，缺乏行政监督。（四）设备维护保养成本管理不到位1*企业目前用于空调维修方面的费用增长过快。中央空调设备进入老化期，较易出现故障。4台空调主机在07至11年共出现故障6次，其中维修成功无需更换配件有两次，更换水泵4次。2办公电脑设备维护完全由IDC数据中心部门专人负责，缺乏行政监管。（五）车辆使用管理还不够全面*企业目前能供员工业务借用的车辆两台。有车辆管理流程，但仍会出现一些员工周末可以借出公司车辆私用的现象。四、控制中小企业行政成本的重要性和必要性在我国加了WTO以后,因为生产资料价格的不断上涨，企业产品生产成本显著增加，而且很多企业的物流管理失控，能源的浪费比较严重，使产品成本损失增加。降低行政成本可以提高盈利水平，间接增强产品的竞争力，扩大市场占有率。而要降低成本，就必须进行科学的成本管理。曾有人这样评价中国企业：“成本优势的巨人却是成本管理上的侏儒”。其实，成本控制是一门花钱的艺术，而不是节约的艺术。如何将每一分钱花得恰到好处，将企业的每一种资源用到最需要它的地方，这是中国企业在新的商业时代共同面临的难题麻雀虽小，五脏俱全，中小企业虽然组织结构相对简单，但随着规模不断扩大，仍免不了设置或添加若干职能单位，加之对外应酬面广，行政管理费用难以控制，这势必会增加产品的成本。五、解决*企业行政成本管理存在问题的对策行政开支，是非生产成本的重要组成部分，压缩行政开支，说起来容易做起来难既可能流于口头空喊，又可能激发上下级部门之前的矛盾。面对*企业行政成本管理存的问题，可以从以下几个方面入手解决：（一）从对员工的宣传教育方面入手企业如同大海，而大海是由一点一滴的水形成。企业的费用和成本也是如此。这里节省一点，那里节省一点，加起来就会成为庞大的数字。只有从点滴节约做起，企业才能够最大限度的节约成本，从而获得巨大的经济效益。“勿以善小而不为，勿以恶小而为之。”节约也一样不论大小。大处着眼，小处着手，为公司节约应当从一点一滴做起。实行全员成本管理，不论是企业主管、生产或财务负责人，还是全体员工都应树立成本意识，要进行全员成本教育，使大家明了企业成本和本职工作的关系。把员工的个人利益与填报原始数据联系起来，奖优罚劣，进而造成人人关心成本，个个献计献策的良好氛围。教育员工爱护公司财物，养成离开办公室就关灯关空调，不多打印一张与工作无关的资料。（二）制定相关管理制度1固定资产管理根据*企业目前的状况，为了更加细致地对企业的固定资产进行管理，需要增设一岗位固定资产管理员。有关固定资产的主要业务有：编制资本预算；购置固定资产；验收固定资产；保养和维修；折旧；盘点；报废与清理。为了加强控制，各业务必须有明确的职责分工。（1）、固定资产的需求应由使用部门提出。采购部门、企业内部的建筑或建设部门一般无权首先提出采购或承建的要求。（2）、资产请购或建造的审批人应与请购或建造要求提出者分离。（3）、资本预算的复核审批人应独立於资本预算的编制人。（4）、固定资产的验收人应同采购或承建人、款项支付人职务分离。（5）、资产使用或保管人不能同时担任资产的记账工作。（6）、资产盘查工作不能只有使用、保管人员或只有负责记账的人员来进行，应由独立于这些人员的第三者共同叁加。（7）、资产报废的审批人不能同时是资产报废通知单的编制人。固定资产折旧控制折旧控制的主要作用在於保证固定资产使用年限及残值估计的合理正确。为此，企业应广泛徵求有经验的工程技术人员和会计人员的意见；收集类似设备的各种历史资料，叁照税务部门规定、标准。折旧方法一经选定，应一贯沿用。折旧方法的改变，事先应由税务部门审核批准并在财务报表上说明其理由。固定资产报废清理控制固定资产报废、清理环节可能存在如下风险：资产的出售、废弃、停用、重新定价或转由个人使用并未得到批准；本可以使用於其他方面的资产被出售或废弃；由於资产清理未通知财务部门，造成记录有误。为此，企业应制定严格的程式来处置固定资产，在未经审批之前不得擅自处理。首先应编制财产报废、清理通知单，通知单内容包括：固定资产卡片上记载的所有内容、报废理由、估计清理费用、估计残值回收等。其次，固定资产报废通知单需由不同级别管理人员审批。金额较大的固定资产（主要生产线、建筑物等）需经董事会批准；金额较小的经部门经理或其他授权人员批准即可。固定资产报废通知单至少一式三联，一联由审批人留底备案；一联作为执行报废工作的授权证明；一联交财务部门。财务部门收到执行完毕的报废通知单后，应审查通知单是否经执行部门主管的签字认可，并应及时注销固定资产的帐面价值。2印刷成本控制（1）、与一家大型印刷公司取得合作，在打印量大的时候可以减少开支。（2）、整合现有打印机资源，尽量减少使用小型黑白激光打印机而使用耗材使用率高的大型打印复印一体机。（3）、明确员工资料打印制度，未经审批不得打印。3完善采购制度（1）、严洁自律，严守工作纪律。不接受供应商礼金、礼品和宴请；（2）、严格遵守采购规范流程，按流程办事；（3）、能及时按质按量地采购到所需物品；（4）、严格供应商选择、评价、甑选以保证供应商供货质量；（5）、加强采购的事前管理，建立完善的设备价格信息档案，以有效地控制和降低采购成本并保证采购质量；（6）、科学、客观、认真地进行收货质量检查；（7）、处理好与供应商的关系，帮助供应商解决一定的问题；（8）、认真分析采购工作，改进流程、规范和采购标准，提出有助改进公司和供应商服务水平的建议；（9）、做好采购相关文档的存档、备份工作；（10）、在满足公司需求的基础上最大限度降低采购成本；（11）、所有采购,必须事前获得批准。未经计划并报审核和批准,，除急购外不得采购，急购需在申请单上注时“急购”，并由总经理补批；（12）、凡具有共同特性的物品，尽最大可能以集中计划办理采购，可以核定物品项目，通知各请购部门依计划提出请购，然后集中办理采购；（13）、采购物品在条件相同的前提下应在正在发生业务或已确认的供应商处购买，不得随意变更供应商；4设备维护管理（1）、每次新购入某设备时，必须对该设备信息进行电子登记，并将相关信息制成资产卡贴在设备上。（2）、责任到人，明确各设备的保管人（3）、由保管人对设备的维护保养历史进行记录，以确保对设备折旧程度的知晓。（4）、龙其要加强设备的日常维护，比如每年要清洗一次调内网。每月要约打印机商家上门对打印机设备进行检查维护等。5车辆管理*企业目前能用于员工借用的公车一共两辆，比较好管理。但针对目前出现的公车私用问题可以从两方面入手：一是在原来的用车申请单的制定上再加上两项内容：因公拜访单位名；拜访单位门卫签名或盖章。二是完善车辆管理办法，如下：第一条 为加强本公司车辆的保管及有效运用，特制定本办法。第二条 本办法所指车辆系指公司的客、货车辆。第三条 本公司的车辆由管理部管理，并指派专人负责保养。第四条 车辆应由专任司机驾驶，需由他人驾驶时，应善尽驾驶人责任。专任司机应每周实施定期检查及保养，以维持机件寿命，确保行车安全。第五条 车辆的有关证件及保险资料统由管理部保管，并负责一切违规费的缴纳及维修。第六条 各单位需要使用车辆时，应事先填妥“派车单”(附表3.5.3)一式二