艺术档案整理规则.doc

艺术档案整理规则（征求意见稿）1 范围本标准适用于各级建立艺术档案工作的艺术表演、艺术创作、艺术研究、艺术教育、美术和社会文化等单位在艺术生产活动中形成的艺术档案。本标准也适用于各级文化机构、民营剧团、文化社团，以及从事文化演出、展览和艺术收藏机构的艺术档案材料形成、积累和归档整理工作。2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。中华人民共和国行业标准档案著录规则DA/T181999中华人民共和国行业标准档案主题标引规则DA/T191999中华人民共和国文化部、国家档案局艺术档案管理办法3 术语与定义Terminologies and Definitions下列术语和定义适用于本标准The following terminology and definition apply to the standard.3.1 艺术档案Arts Archives艺术档案是指文化艺术单位和艺术工作者在艺术创作、艺术演出、艺术教育、艺术研究、文化交流、社会文化等工作和活动中形成的，对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录。In such forms as literature,picture and chart,video,entity and so on,Arts archives are the history records created by arts organizations or artists during their work and activities in arts creation,performance,education,research,culture communication and social culture, valuable for the country and society to conserve.3.2 艺术档案整理Arts Archives Collection艺术档案整理是指按艺术材料形成的来源、内容、时间、形式等方面的要素，对艺术材料进行系统分类、组合、排列、编目和数字化处理，使之有序化的过程。Collection of Arts Archives is the processing course including classification, combination, arrangement,catalog and digitalization,according to the factors of arts materials in source, content,time and form,etc.3.3 艺术档案整理范围 The Range of Arts Archives Collection艺术档案整理范围是指文化艺术单位、个人在其业务活动中形成，具有保存价值的各类载体的艺术材料。为各项业务工作参考收集的各类艺术书籍、视频等材料应作为艺术资料。The range of arts archives collection refers to the arts materials created by the arts organization and individual during their work and activities.All Kinds of arts books and videos collected for their work should be regarded as arts materials.3.4 艺术档案整理形式The Form of Arts Archives Collection3.4.1 卷 归档时作为保管件的卷（盒），用以固定保护件和方便查阅，起到案卷内容的检索、排列、编目和统计工作的作用。VolumeDuring collection, the volume(box) has the function of index, arrangement, catalog and statistics in order to fix preservation as well as check materials.3.4.2 件 按一项活动组织整理归档艺术材料（文字）的保管单位。一般以艺术生产各环节中形成的某一项活动材料为一个标准件，必要时也可以合并同类内容进行件组织。ItemAccording to one program, relevant arts materials after collecting and processing are put into an item for preservation. Materials related to a certain activity in all steps of arts production should be classified as a standard item.3.4.3 实物 以件为保管单位。EntityPreservation unit of items3.4.4 册 照片、底片以册为保管单位。bookPreservation unit of pictures and films3.4.5 盒 录音带、录像带以盒为保管单位。boxPreservation unit of recording cassettes and video tapes3.4.6 盘（张） 唱片、光盘以盘（张）为保管单位disk(sheet)Preservation unit of disks, recording and compact disk4 整理原则 艺术档案整理应遵循艺术生产活动材料形成的规律，保持艺术材料之间的有机联系和艺术材料的完整性、成套性，以便于艺术档案的保管和利用。同一活动中形成的不同载体的艺术材料，应该单独整理。4.1 艺术档案整理要按照艺术生产活动中形成的不同载体材料，分别组织立卷，保证归档艺术材料的保管和利用。4.2 艺术档案整理时，应维护艺术材料的原态介质和艺术创作的特点和规律，保证艺术材料记录的真实性，体现艺术档案专业内容的特点。4.3 艺术档案整理要适应计算机和数字化管理对艺术档案整理工作的要求。4.4 保管期限4.4.1 反映和记录本单位的艺术活动并对以后艺术创作、艺术研究、艺术教育有重要参考作用的业务类艺术材料作为永久。4.4.2 反映和记录本单位艺术家个人艺术成果的个人类艺术材料作为永久。4.4.3 凡本单位组织或参与的重大的艺术活动，记录和反映本单位有较高参考价值的综合性材料作为永久，其它可作为定期。5 整理要求艺术档案材料种类多样，整理工作应根据艺术材料形成的特点和档案整理工作规范化、科学化、系统化的要求进行。5.1 归档整理时应剔除重份的艺术材料。5.2 归档材料应齐全完整，对已破损、模糊或易褪变的重要材料，整理时应予托裱或复制。5.3 归档的照片内容要真实，主题鲜明、影像清晰、画面完整。数码影像数据归档要选择有代表性的内容扩印照片同步归档。 5.4 录音、录像带整理时，应对其内容的完整性和载体的完好性进行检验，确保归档声像档案的完整性和有效性。声像材料因载体的特殊性，整理时应充分考虑材料本身有效期限，要注明整理后需要保存期限和转录、复制时间。5.5 唱片包括金属唱片、胶木唱片和激光唱片，整理时应分别装入特制的唱片袋，并注明相关的内容。有重要保存价值的唱片，应复制到耐久性好的光盘载体上，一式3套，2套封存保管，一套提供利用，原载体唱片继续保存。5.6 光盘包括CD、VCD、DVD等，整理时应分别装入统一光盘盒（袋）保管，并在光盘盒（袋）和盘片上注明相关的内容。永久和定期保存的光盘，应一式刻录3套，2套封存保管，一套供查阅使用。5.7 其它在艺术生产活动中形成的艺术档案，可以确定相应的整理方法。对具有重要价值的录音、录像、唱片、光盘等特殊载体的材料，应复制备份。6 整理方法整理拟归档的艺术材料，按每项艺术活动内容，依据不同载体的材料进行分类、组合、排列、编号、编目和装订，然后按形成材料的数量分别整理成件装入卷（盒）。卷内可以存放若干件，每卷内存放多个件的内容可以是从属关系，也可以是非从属关系。6.1 分类艺术档案由大类、属类组成。大类应设综合类、业务类（剧节目或活动类）、个人类三个大类。具体属类参照艺术档案归档范围设置。6.1.1 在艺术档案每一大类下，可按不同艺术活动项目内容复分属类；艺术活动内容较多时可以采取复分，但复分的层次不宜太多，尽量合并同类艺术活动项目。6.1.2 艺术档案分类整理时，一般以年度产生的材料作为整理标准。跨年度的活动材料可以归在起始年，也可以归在结束年，要做到归档年度材料整理方法在本单位的统一。6.1.3 照片、录音录像带、唱片、光盘、实物等艺术档案，作为三大类别的属类，根据记录格式和载体的特殊性，整理时可以独立设置类别归档保存。6.2 组合6.2.1 艺术档案组合整理时，一般按材料形成的时间顺序组合归类。归类时，应将一项活动中形成的同一载体材料连贯组合，不同载体的材料应分门别类组合。6.2.2 艺术表演单位业务类，一般按剧（节）目组合。6.2.3 社会文化单位群众艺术馆、文化馆（站）的业务类，按群众文艺活动项目组合。 6.2.4 美术和艺术研究单位业务类，按展览和研究项目组合。6.2.5 艺术教育单位的业务类，按年度教学课程组合，涉及实验演出的艺术活动，可按剧（节）目组合。6.2.6 其它从事文化艺术工作的文化机构、文化社团、民营剧团等单位形成的艺术档案，可视自身业务职能特点，参照上述标准组合归类。6.2.7 综合类艺术档案一般按参与活动形成的项目材料进行归类。6.2.8 个人类艺术档案按艺术家个人在艺术活动中形成的不同内容分别组合归类。6.2.9 如三大类材料在组合时发生交叉情况，涉及单位业务活动的材料原则上归入业务类，主要以保证业务类每项活动材料的完整与成套。必要时，可以在其它类目中注明材料归属编号。6.3 排列6.3.1 文字材料案卷的排列应按三大类分别连贯排列，其它特殊载体的艺术档案也应该分别连贯排列。排列时年度与年度之间的编号相连接，并结合“年度类别保管期限”或“保管期限年度类别”进行排列。6.3.2 案卷内件排列时，应按艺术生产程序、结合时间、内容的顺序排列。排列时应使同一项目、同一载体材料保持完整性和连贯性。6.3.3 卷内件顺序排列时，如果项目活动内容材料较多可以设置若干件，并按照每项活动材料形成的时间顺序组件排列。如遇卷内件数较少，可以将年度同类项目的件材料放入卷内排列。6.3.4 件内材料排列时，可视形成材料多少和内容的独立性，组成件内材料的排列。对形成材料较少的项目，可以合并同年同类内容组件。6.3.5 在艺术生产活动中形成的其它艺术档案材料，可以参见以上排列方法。6.4 装 订6.4.1 对归档的艺术档案按件内材料产生的先后排序进行装订。如遇规格和尺寸较小的材料应当用纸衬底粘贴，对价值较大又不宜装订的材料，可以采用袋装方式保护原件。对于破损、易褪变的记录材料，应与复制品一起归档装订。6.4.2 装订时一般装订位置在左边，装订使用腊线，三孔一线，线结打在背面，保持封面的光洁。装订时应保持右边和底边对齐，方便利用翻阅。6.4.3 舞台美术设计、乐谱等，可分别整理装订保管，既保证材料不散失，也便于利用、复制，保护原始稿件的艺术价值。6.5 编 号 艺术档案归档整理编号时，应根据分类标准和排列顺序的要求，采取逐卷、逐件、逐页编号。6.5.1 编制案卷内容和排列编号。6.5.1.1 全宗号 由档案管理部门赋予的编制号。6.5.1.2 年 度 艺术档案材料形成起讫时间，包括年、月。（如2009.012009.12）6.5.1.3 立档单位 立档单位全称。6.5.1.4 件 数 卷内存放的件数。6.5.1.5 档案馆号 将艺术档案集中到档案馆保管的馆编号。6.5.1.6 目 录 号 案卷目录排列顺序的编号。6.5.1.7 案 卷 号 艺术档案案卷排列的顺序号。6.5.1.8 保管期限 归档艺术档案的保管期限。6.5.1.9 卷内目录 卷内件数排列顺序、内容名称和页数。6.5.1.10 名 称 在卷面红线上填写归档大类名称，线下填写案卷内容标题。6.5.2 编制页号编制件内每一页材料的页号，页号应置于每页材料的右上角。如遇双面内容的材料，应在反面左上角编制页号。编制时，件内页与页编号相连接，件与件之间的页号不连接。6.5.3 编制封面、封底用以说明和固定件内归档材料，起到保护件中内容不散失和方便检索的作用。6.5.3.1 封 面 反映件内材料的名称、类别、作者、时间、立档单位、保管期限、案卷号、件号和全宗号、目录号、归档号。a) 名 称 揭示和反映件内材料的主题内容，要求简明、概括。b) 类 别 注明分类名称。如剧（节）目类、活动类或其它属类名称。c) 作 者 注明本件归档材料产生的单位或个人。d) 时 间 注明本件归档材料的起讫年、月、日（如：2010.02.0404.04）e) 立档单位 注明归档单位的全称。f) 保管期限 注明归档材料保管期限。g) 案卷号、件号 注明案卷编号以及件在卷内的排列顺序编号。h) 全宗号、目录号和归档号由档案接收部门赋予的编号。6.5.3.2 封 底说明本件归档材料需要说明的情况和基本编制数据、填写立卷人和归档整理的时间。6.5.4 编 目6.5.4.1 件内目录 用于编制件内归档材料顺序、时间、内容、页数和备注。i) 顺序号 一般以独立构成的某项内容作为一个顺序号，也可以归并相关联的项目材料，并按生产程序连贯编制。j) 时 间 应填写形成材料的时间（如：2010.04.04）。如遇同一年产生的材料，下一项可不填写年份，直接注明月、日。k) 内 容 需要写清每份材料的主标题。如遇名称不详或著录不规范标题，可自拟标题，标题须充分揭示和反映立卷材料的性质。l) 页 数 填写件内每项材料排列顺序所在页数。填写时可直接注明每项材料的起始页数，最后一份材料必须写明起始和结束页数。m) 备 注 填写需要说明、补充有关载体归档材料存放的位置。6.5.4.2 案卷目录 归档的艺术档案依据分类标准立卷后，反映卷、件的内容的排列、检索目录。n) 顺序号 填写案卷排列顺序编号。o) 剧（节）目号 填写艺术表演单位创作演出剧（节）目号，显示历年演出剧（节）目的数量。其他文化单位可根据自己业务范围确定。p) 日 期 反映卷内材料形成的时间（如：2010.04.04）。q) 题 名 揭示卷内所有归档件材料的主题，要求简明、概括。r) 件 数 反映本卷归档件数的数量。 s) 备 注 需要说明卷内材料的情况和相关联载体存放的位置。7 录音带、录像带整理录音、录像带因其载体的特殊性，应分别独立分类整理，并以盒（盘）为单位进行排列、编目、编号。7.1 分类录音、录像带作为三大类的属类，可以独立按属类进行整理设置。7.2 排列录音、录像带的排列，从录音、录像起始材料文字开始连贯大流水号排列。排列后贴上统一的编号和标签，填写录音、录像产生的日期、顺序号、类别、名称、规格、长度、制作、存放位置等。7.3 编号7.3.1 录音、录像带的编号，经分类后以盒（盘）为保管单位，每盒（盘）给予一个编号，并将录音、录像带按归档次序各自编顺序流水号。7.3.2 录音、录像带背脊应贴有标签，注明全宗号、年度、保管期限、类别号、顺序号等。7.3.3 录音、录像带的外盒（盘）标签上，要反映录音、录像的内容、录制时间、带长、录制者、声道、声源等。一盒（盘）录音、录像带若包含多个内容，应依次标出每个内容的计时器号、时间长短、内容及有关说明。 7.4 编目7.4.1 录音带、录像带档案的著录应以盒（盘）为单位。录音、录像档案要分别编制目录，以利于保管和利用。著录结果应制成机读目录和纸质目录。7.4.2 声像目录 归档的录音、录像艺术档案依据分类标准整理后，编制录音、录像内容和目录格式。7.4.2.1 顺序号 排列归档的顺序号。7.4.2.2 日 期 材料形成的日期（如：2010.04.04）。7.4.2.3 类 别 注明材料分类的名称或代码（剧目、活动、综合等）。 7.4.2.4 题 名 注明归档材料内容，要求简明、概括。 7.4.2.5 规 格 注明载体的格式，如录像带、 DVD、CD类型等。7.4.2.6 制 作 形成和制成单位的全称。7.4.2.7 存放位置 经整理后存放在档案柜的物理位置。7.4.2.8 长 度 注明数据的时、分、秒的长度（如：12040）。7.4.2.9 声道、声源 说明单声、立体声、内录、外录和声道。7.4.2.10 备 注 归档中需要说明的情况。8 照片整理照片档案包括感光材料照片和数字设备及环境中生成的数码照片，由于艺术照片制成材料的特殊性和保管要求较高，照片艺术档案归档时可以独立设置类别整理保管。8.1 分类归档照片按制成材料可分为照片和底片（数码）两部分，按内容分有各种艺术活动，照片和底片可以单独分类整理排列，以利于保管。而照片和底片按载体分类后，一般不再按内容进行复分。8.2 组合对归档照片和底片可分别装册组卷，亦可合一装册组卷。有条件的可以实现照片、底片和文字说明三位一体立卷，以方便管理和利用。8.3 排列8.3.1 照片的排列，按照片拍摄内容的先后置放于照相册内，光盘内的照片与照片样张排列顺序要对应。如照片数大于照相册存放数，可以放到下卷相册，下一卷相册也可以继续存放另一项内容连续排列。归档时，应将数码照片经筛选扩印的照片数据刻录成光盘，并和原数据刻录成光盘一起存放在照相册最后一页。照片排列时，可将综合类和业务类照片放在一起连贯排列，先按年度存放综合类，再放业务类照片，不必分开排列。8.3.2 底片按成相时间先后排列。8.3.3 规格较大照片、底片不能装入普通的照片、底片档案册时，可以保存在适宜的照片、底片册（袋）内，并作存放编号说明。8.3.4 档案相册排列，相册与相册排列编号相连接，上卷相册照片与下卷相册照片排列编号不相连接。8.4 照片说明卡和目录 8.4.1 对档案相册内每组照片卡编写说明，内容包括拍摄的时间、地点、内容、人物和活动主题等。8.4.2 对档案相册内每张照片卡编写照片排列编号、张号、底片号、摄影者。如果数码照片刻录成光盘后，应当将光盘编号填写到卡片号上。若照片、底片为翻拍，还应在其备注上加“翻拍”字样。8.4.3 编制照片、底片册封面和脊背标签。封面标签设置全宗名称、题名、全宗号、案卷号、目录号、起止张号、年度、保管期限。脊背标签设置全宗号、目录号、年度、类别、案卷号。8.4.4 照相册内容目录 归档的照片艺术档案依据分类标准立卷后，反映照片内容和排列检索目录。8.4.4.1 顺序号 填写照片案卷排列顺序编号。8.4.4.2 日 期 照片材料形成的日期（如：2010.04.04）。8.4.4.3 题 名 注明归档照片内容的主题，要求简明、概括。8.4.4.4 张 数 归档照片数量。8.4.4.5 底片、光盘号 归档底片和记录于光盘中归档照片的编号。8.4.4.6 备 注 归档照片中需要说明的情况和相关材料存放位置。8.4.5 编制照相册案卷目录，以每本照相册为登记单位编写。照相册案卷目录设置类别、档号、题名、日期、张数、保管期限、备注等。8.4.6 照相册目录应装订成册并编制目录号。目录号编制为：分类号+本号。8.5 数码照片整理8.5.1 每次要从拍摄数码照片中挑选有代表性的内容，刻录于光盘后再扩印成照片归档，同时要将光盘和扩印后的照片一起归档。8.5.2 刻录的光盘可以存放于照相册最后一页，也可以独立存放。8.5.3 给刻录好的数码照片光盘按类别进行编目。8.5.4 盘片上应用黑色油性软笔标注目录号、时间、编号和内容。9 光盘整理 光盘档案包括记录摄影、录音、录像等信息，依赖计算机等设备阅读、处理，并可在网络中传递的数据，整理时尽量在标签应用上做到相对统一。9.1 光盘目录:摄影、录音、录像光盘应在声像艺术档案类别中分开整理，以盒（盘）为单位分类、编号、编目、排列。不得混合排列与编号。9.2 记录摄影信息的光盘参照照片整理方法进行整理。光盘册按照全宗号、保管期限、起止张号、册号的顺序排列、上架保管。9.3 永久和定期保存的摄影光盘，应一式刻录3套，2套封存保管，一套供查阅使用。9.4 记录录音、录像信息的光盘，参照录音带、录像带整理方法进行整理。光盘册按照全宗号、保管期限、分类号、光盘顺序号排列，上架保管。10 唱片整理10.1 以机械录音方式形成的唱片包括金属模版、唱片两大类，应按载体形态分别整理。激光唱片在光盘档案中整理。10.2 金属模版按生产时的片号、版号、分类、排列、保存。10.3 唱片的整理应根据本单位收集与积累数量的多少，采取不同的整理方法。数量少的以盘为单位直接按唱片出版时间或归档时间编顺序流水号；数量较多的以盘为单位按内容分类后编顺序流水号。10.4 唱片档案应附有文字说明材料，音乐、戏曲应有唱词、乐谱。10.5 唱片应在其封套上编目，著录项目包括：类型（粗纹、密纹、立体声）、题名、出版时间、责任者、编号等。11 实物档案整理实物艺术档案通常指收藏于艺术档案部门的奖品、奖状、奖杯、纪念品、礼品等，它们是艺术档案的组成部分，对这些实物艺术档案的整理，既要体现规范和安全的原则，还要注意对易碎而确有价值实物的整理和维护。11.1 分类实物艺术档案作为特殊的艺术档案管理载体，一般以件为保管单位,可根据实物来源、数量和类型实施分类。11.2 排列实物艺术档案的排列，可按不同规格、品种的实物保管要求进行排列。凡单位艺术档案实物都要进行登记造册，统一编号，统一标签，统一编制实物档案目录。11.3 编号对每一件实物在其适当的位置上张贴标有件号的标签。11.4 编目11.4.1 编制实物目录，以每件为登记单位编写。11.4.1.1 顺序号：填写实物排列顺序编号。11.4.1.2 日 期：实物形成的日期（如：2010.04.04）。11.4.1.3 名 称：注明归档实物的内容，要求简明、概括。11.4.1.4 类 型：归档实物载体的性质。11.4.1.5 来 源：注明归档实物内容的来源。11.4.1.6 存放位置：归档实物经整理后存放在档案柜的物理位置。11.4.1.7 备 注：归档实物中需要说明的情况和相关材料存放位置。11.5 实物目录应装订成册并编制目录号，填写全宗名称、全宗号、目录号、起止号、时间、保管期限、立档单位等。12 整理材质艺术档案整理所使用的装具和材料，应符合艺术档案管理的要求，保证归档材料的耐久性，并统一使用标准的艺术档案装具格式。12.1 案卷封面书写，要采用耐久字迹材料书写。12.2 封面、封底、件内目录采用打印方法。12.3 照相册内卡片、光盘卡和目录采用打印方法。12.4 文字案卷、录像、录音、光盘、照片、实物等目录采用打印，视作归档部门保存艺术档案资产的记录。12.5 打印时最好采用激光打印，以保证字迹的耐久性。12.6 封面、封底和卷盒，使用无酸纸作为艺术档案整理的装具。12.7 需要作为艺术档案保存的文字材料，一般纸张规格为A4、A3，乐谱使用五线谱规格，舞美设计图纸用A3规格尺寸。12.8 艺术生产中形成的电子记录一般要同步归档。如文本打印、照片数码，出版、汇编书籍的印刷电子版，舞美设计三维图稿等。12.9 需要永久保存的各类艺术档案材料，应复制到耐久性较好的载体上，以保证归档保存材料的安全。附录A （资料性附录）艺术档案附录图A.1 艺术档案卷盒 卷 内 目 录 全 宗 号 案 卷 号 XXXX X 省文 化 艺 术 档 案X X XXXX XXX XXX XXX XXX立档单位日 期 （共 件）档案馆号 目录号保管期限 案卷号 220 313 220 卷 内 目 录序号内 容 名 称页数备考 XXX文化艺术单位30mm30mm40mm图A.2 艺术档案件封面210mm297mm156mm36mm45mm20mm30mm21mm117mm36mm27mm27mm27mm27mm全宗号 目录号 归档号 X X X 文 化 艺 术 档 案名 称:类 别:作 者:时 间:档案单位保管期限 案卷号 件号图A.3 艺术档案件封底210mm147mm 备 考 表全 宗 号: 分 类 号:目 录 号: 总 页 号:情 况 说 明:立 卷 人: 年 月 日200mm297mm60mm30mm X X X 文 化 艺 术 单 位 制 图A.4 艺术档案件内目录表15mm12mm15mm80mm25mm10mm 件 内 目 录 顺序号作 者日期内 容页 号备考15mm157mm 图A.5 艺术档案案卷目录 艺 术 档 案 案 卷 目 录235mm案 卷 号剧 目 号时 间内 容件 数备 注14mm141mm25mm20mm105mm25mm25mm33mm图A.6 录音带、录像带脊背标签全 宗 号年 度保 管 期 限类 别 号顺 序 号注1： 录音录像带脊背标签尺寸根据音像带规格大小设置.图A.7 录像带卡150mm顺 序 号立 卷 人检 查 人题 名摄录时间共 盘第 盘演出单位摄录地点带 长时分秒桢摄录形式机 型导 播 编 剧摄 像切 换录 音录 像80mm剪 辑字 幕声 源声 道版 次载体保存期限主创人员编 剧导 演主 演备 注图A.8 录音带卡题 名立 卷 人检 查 人录音时间录 音 人共 盘第 盘长 度载体保存期限A 面B 面备 注注2： 录音带卡尺寸根据录音带规格大小设置.241mm图A.9 艺术档案声像目录顺 序 号日 期类 别题 名规 格制 作存放位置声