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工程档案培训教程 2019 12 20 提纲 2019 12 20 一 基建工程档案管理的基本概念 基本建设档案简称基建档案 是在各种建筑物 构筑物 地上地下管线等基本建设工程从规划 设计 施工和使用 维修活动中形成的基建档案 即一个建设项目从酝酿 决策到建成投入使用的全过程中形成的应当归档保存的文件材料 或者从项目立项 可行性研究 勘察设计 施工 监理 生产准备到竣工投产的全过程中形成的 应当归档的各种形式和载体的文件材料 大家要注意一点 象基建档案中的规划许可证 土地使用证 开工证等 对于审批单位来说 如规划局 建委等 属于文书档案 而对于建设单位则属于基建档案 一 概念 2019 12 20 一 基建工程档案管理的基本概念 二 特点 1 专业技术性 即唯一性 基建文件的唯一性主要表现在两个方面 其一它是基建活动的唯一记录 其二是记述和反映本专业 本学科的专门记录 2 成套性 完整性 在一项独立的基建活动全过程当中 所产生和形成的基建文件的总和 就构成了该项基建活动的基建文件的一个整体 即成套性 对于基建文件在整理 保管及利用等方面起着重要的规定和制约作用 3 更改性 准确性 由于基建文件正处在形成和正在使用的动态过程中 所以存在更改性 使之达到内容准确 这样才能更好地发挥基建文件的现实效用 4 通用性 指一项基建活动的基建文件 可以作为其它许多同类或类似基建活动的依据 5 现实性 基建文件从立项开始 到竣工验收全部结束 都自始至终发挥着作用 还具有形式多样性 标准化 技术可转让性等特点 2019 12 20 一 基建工程档案管理的基本概念 三 基建文件管理措施 1 实行 三纳入 和 四同步 管理 纳入工作计划纳入工作程序纳入部门和人员的职责范围下达任务同时提出归档要求 检查进度同时检查形成情况 鉴定成果同时验收材料情况 上报成果同时出具专题归档 2 将其形成 积累列入经济责任制考核范围 由档案部门进行考核 3 档案部门要参加基建工程竣工验收 以确保文件材料的完整 准确 系统 4 档案部门应从归档的角度对基建文件标准执行情况进行监督 检查 A 形成的文件是否齐全 完整 成套 准确 B 图样的标题栏格式 内容填写是否符合有关要求 签字手续是否完备 C 文字材料的原稿是否用蓝黑墨水书写在规范化的用纸上 字迹工整 清晰 D 图纸的折叠方法是否符合规范 标准 E 基建文件的幅面 格式 名称 编号 更改等是否符合有关标准 责任签字是否符合规定要求 2019 12 20 二 基建档案收集范围及保管期限 2019 12 20 二 基建档案收集范围及保管期限 基建文件 2019 12 20 二 基建档案收集范围及保管期限 基建文件 2019 12 20 二 基建档案收集范围及保管期限 基建文件 2019 12 20 二 基建档案收集范围及保管期限 基建文件 2019 12 20 二 基建档案收集范围及保管期限 基建文件 2019 12 20 监理文件 二 基建档案收集范围及保管期限 2019 12 20 二 基建档案收集范围及保管期限 监理文件 2019 12 20 二 基建档案收集范围及保管期限 监理文件 2019 12 20 二 基建档案收集范围及保管期限 施工文件 2019 12 20 二 基建档案收集范围及保管期限 施工文件 2019 12 20 二 基建档案收集范围及保管期限 施工文件 2019 12 20 二 基建档案收集范围及保管期限 施工文件 2019 12 20 二 基建档案收集范围及保管期限 施工文件 2019 12 20 二 基建档案收集范围及保管期限 施工文件 2019 12 20 二 基建档案收集范围及保管期限 竣工图 2019 12 20 三 基建工程建设各阶段文件收集与各方责任 1 工程项目准备阶段形成的前期文件 由建设单位收集积累 立项 规划 征地 批复等 勘察设计单位负责勘察 设计文件的收集 积累 并按规定向建设单位移交有关设计基础资料 文件 2019 12 20 三 基建工程建设各阶段文件收集与各方责任 2 工程项目施工阶段形成的文件 1 项目实行总承包的由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集 积累 整理并提交总承包单位汇总 2 由建设单位分别向几个单位发包的由各承包单位负责收集 积累其承包项目的全部文件 3 项目监理文件由监理单位收集 积累 2019 12 20 三 基建工程建设各阶段文件收集与各方责任 3 项目试运行阶段形成的文件由试运行单位负责收集 积累在该阶段产生的各种文件 2019 12 20 四 基建工程文件 档案 的整理 一 基建文件的鉴别工作 完整性鉴别 首先要按项目收集齐全 完整 成套 不能有缺项 即归档率应达到标准要求 其次 在每一个项目的全部科技文件内 应完整地反映该科技活动的内容和实际的面貌 即完整率应达到标准要求 2019 12 20 四 基建工程文件 档案 的整理 一 基建文件的鉴别工作 准确性鉴别 理解两个一致 科技文件应与它所反映的科技 生产活动的对象相一致 同一项目的科技文件之间在内容上相一致 如底图与蓝图相一致 准确率应达到标准要求 2019 12 20 四 基建工程文件 档案 的整理 二 基建文件的组成保管单位 立卷工作 1 关于图纸的折叠方法 2019 12 20 四 基建工程文件 档案 的整理 2019 12 20 四 基建工程文件 档案 的整理 2019 12 20 四 基建工程文件 档案 的整理 底图的存放 一种是平放 按整理顺序平放在底图柜内 这种方法保证底图的平整 取放方便 有利于保护底图和查找利用 另一种方法也可以卷放 2019 12 20 四 基建工程文件 档案 的整理 二 基建文件的组成保管单位 立卷工作 2 档案分类组卷 1 一般要求一般一个基本建设工程项目是由大小不等的许多单项工程组成的 每个单项工程又分为土建 结构 通风 电气 水暖等不同专业组成的 各专业的文件是有机联系的整体 可分别组卷 如果是群体建筑物按单项工程组卷 A 每一卷都是一组具有有机联系的科技文件 而不是随意组合B 一卷当中有一个相对的数量界限 即厚度 根据标准卷盒有五种 分别为20 30 40 50 60 卷夹有10 20mm C 一卷内科技文件的保存价值大体相同 如有不同价值的 保管期限一律从长 D 根据国家标准规定 保管单位有两种 卷夹 软卷皮 卷盒两种 2019 12 20 四 基建工程文件 档案 的整理 二 基建文件的组成保管单位 立卷工作 2 档案分类组卷 2 具体要求 组卷前要检查每一项目的施工技术文件 基建前期文件 竣工图是否收集齐全 图物相符 文字性材料底稿一律使用档案要求的书写材料 字迹工整 易于长期保存 竣工图应是新蓝图 图面整洁 字迹清楚 修改竣工图要符合规范要求 2019 12 20 四 基建工程文件 档案 的整理 二 基建文件的组成保管单位 立卷工作 3 组卷具体方法 基建前期文件内容 问题组卷第一卷 基建计划任务书等重要文件 项目建议书及批复 会议纪要 领导讲话等 第二卷 建设用地征地 拆迁文件 用地许可证 地形图 选址报告及批准 拆迁协议书 报告等 第三卷 地址勘探 测绘 设计招投标文件 地勘报告 测绘成果报告 初步设计 规划方案 招投标 设计 施工 监理文件 第四卷 工程竣工总结第五卷 工程概算 预算 决算第六卷 工程监理文件第七卷 其它文件 2019 12 20 四 基建工程文件 档案 的整理 二 基建文件的组成保管单位 立卷工作 3 组卷具体方法 施工技术文件 1 土建专业 2 暖卫 燃气 设备 专业 3 电气专业 4 通风 空调专业 5 电梯专业 6 工艺专业 工业项目 2019 12 20 四 基建工程文件 档案 的整理 二 基建文件的组成保管单位 立卷工作 3 组卷具体方法 竣工图 综合竣工图 建筑竣工图 结构竣工图 暖卫 燃气竣工图 电气专业 电梯专业 工艺专业 2019 12 20 四 基建工程文件 档案 的整理 二 基建文件的组成保管单位 立卷工作 4 卷内文件排列 1 图纸排列按图纸目录顺序 按专业即建筑 结构 水 暖 电气 设备等分别排列 2 文字材料排列按重要程度 批复在前 请示在后 正文在前 底稿在后按时间顺序 无目录的 按整体 局部顺序排列 2019 12 20 2019 12 20 四 基建工程文件 档案 的整理 二 基建文件的组成保管单位 立卷工作 5 案卷编目 1 编页号 卷内文件有书写内容的页面一律编写页号 页号编写位置 文件照片正反面 单面书写的在右下角 双面书写的正面在右下角 背面在左下角 页号编写方法 案卷装订的以每卷为单位 按顺序编写页号 案卷不装订的以每份文件为单位 从1起按顺序编号 1 页号1 2 3 页号2 页号3 2019 12 20 四 基建工程文件 档案 的整理 二 基建文件的组成保管单位 立卷工作 5 案卷编目 2 填写卷内目录 图纸 建1 1 旅游建筑设计所 总平面图 2011 3 1 建2 2 旅游建筑设计所 建筑一层平面图 2011 3 1 2019 12 20 四 基建工程文件 档案 的整理 2019 12 20 2019 12 20 四 基建工程文件 档案 的整理 二 基建文件的组成保管单位 立卷工作 5 案卷编目 2 填写卷内目录 文字 文号 1 昌平区规划局 建设用地规划许可证 2011 3 1 2 昌平区档案局 关于新建档案馆征地的请示 2011 9 5 昌规字 2011 15号 10 18 21 2019 12 20 2019 12 20 四 基建工程文件 档案 的整理 二 基建文件的组成保管单位 立卷工作 5 案卷编目 3 填写备考表 10 56 张三李四 2011 10 20 2019 12 20 四 基建工程文件 档案 的整理 二 基建文件的组成保管单位 立卷工作 5 案卷编目 4 案卷封面编制 昌平县档案馆建筑竣工图 旅游建筑设计所 2011年3月 永久 J 1 1 J代表基建 1代表第一个工程 1代表第一卷 2019 12 20 四 基建工程文件 档案 的整理 二 基建文件的组成保管单位 立卷工作 6 案卷装订 1 图纸可不装订 文字材料装订 2 永久保存的文件去掉金属钉 3 采用不装订形式的要在每份文件右上角加盖档号章 2019 12 20 四 基建工程文件 档案 的整理 2019 12 20 四 基建工程文件 档案 的整理 2019 12 20 四 基建工程文件 档案 的整理 2019 12 20 四 基建工程文件 档案 的整理 2019 12 20 四 基建工程文件 档案 的整理 2019 12 20 四 基建工程文件 档案 的整理 1 7 编制检索工具 抄写案卷目录 J 1 1 昌平县档案馆建筑竣工图 旅游建筑设计所 2011 3 永久 2019 12 20 四 基建工程文件 档案 的整理 2019 12 20 四 基建工程文件 档案 的整理 2019 12 20 五 基建工程档案的归档与移交 1 归档范围 制定本单位使用归档范围 在划定范围时不要与文书及其他档案交叉 2 归档时间 按工程项目全部结束时间归档或按工程项目阶段或工程项目子项结束归档 即单项工程应竣工一项归档一项 3 归档套数一般的归档一份 如特别重要的 使用频繁的可归档二份以上 对于需要上报有关部门或专业档案馆的文件材料 建设单位应与监理单位 施工单位对归档份数在前期签订合的同时就提出要求 对整理规范 移交时间等做出明确规定 2019 12 20 五 基建工程档案的归档与移交 4 归档基本要求 1 由相关基建业务部门承担 由基建业务部门及有关的业务人员负责基建文件的归档工作 是国家的一项规定 2