古代的文书档案工作.ppt

第三章中国古代的文书档案工作 第一节公务文书和文书档案工作的出现 一 结绳和刻契结绳而治 周易 系辞 上古结绳而治 用结绳的方法来进行管理 刻契 释名 契刻也 刻识其数也 旧唐书 俗无文字 刻木为契 在木板 竹片 骨片或其他材料上刻些缺口或其他记号 用来记录某种事实或作为有关各方的一种信约 文字产生前的记事方法具有管理功能和信约功能文书的前身 第一节公务文书和文书档案工作的出现 二 文字的发明和公务文书的出现 一 汉字的发明 仓颉造字 的传说文字是公务文书形成的先决条件 二 最早的公务文书出现于黄帝时期三皇五帝三皇 伏羲女娲神农 神农无制令而民从 自五帝始有书契 第一节公务文书和文书档案工作的出现 三 黄帝时期的公务文书坟典 三坟 五典 八索 九丘 三坟 三皇之书 五典 五帝之书 八索 八卦之说 九丘 九州之志 尧典 皋陶谟 大禹谟 第一节公务文书和文书档案工作的出现 三 夏代的公务文书和文书档案工作 一 夏是我国历史上第一个国家政权国家形成的标志 第一 按地区划分国民第二 公共权力的设立公务文书成了国家管理的重要工具 第一节公务文书和文书档案工作的出现 二 夏代的公务文书和文书档案工作通过史籍记载 说明夏朝已有比较成熟的公务文书1 尚书 中收录夏代的公文 甘誓 甘誓 是启讨伐有扈氏时发布的檄文 胤征 吕氏春秋 先识览 夏太史令终古 出其图法 执而泣之 夏桀迷惑 暴乱愈甚 太史令终古乃奔如商 2 夏太史令终古掌管文书档案工作 图法是宫中的重要档案 第二节中国古代公文种类和名称的演变 一 区分古代公文与现代公文的含义公务文书 公务活动中形成的文字材料的统称公务文书概念的外延大于公文现代公文的概念 公文是指国家机关和其他社会组织在履行法定职责 处理公务事宜时所使用的具有法定效力和规范格式的文书 古代公文的概念 公务往来中使用的有规范名称和格式的文书 第二节中国古代公文种类和名称的演变 二 我国最早的公文名称 誓典 部落联盟首领言行的记录谟 下属对部落联盟首领陈述的记录誓 帝王动员部下讨伐敌方的命令性文书 尚书 中收录五篇誓 甘誓 汤誓 牧誓 费誓 秦誓 甘誓 主要特点 中心突出 要言不烦 富于气势和鼓动力 是一种比较规范的公文 誓 到秦汉以后消失 用 檄 代替 第二节中国古代公文种类和名称的演变 三 历代主要公文名称种类 一 古代主要下行文种类1 诰 君王勉励属下的文书 始于商朝 秦时废 汉代复用 明清时授予五品以上高官用 诰命 辛亥革命后废除 历史上出现最早 使用时间最长的公文名称之一 2 制 皇帝颁布重大政治制度的命令性文书 始于秦 汉称 制诏 唐宋后称 制书 一直沿用到清代 辛亥革命后废除 第二节中国古代公文种类和名称的演变 3 诏 又称 诏书 是皇帝发布一般性命令 训示 答复臣下上奏 或皇帝即位 逝世时颁告天下的文书 起于商代 秦代成为皇帝的专用文书 明清时用于宣布重大政务 辛亥革命后废除 制与诏的区别 制书的规格高于诏书 命为制 令为诏 命是重大的 有关全局性的命令 令是一般的 局部性的命令 第二节中国古代公文种类和名称的演变 4 敕书和戒书又名戒敕 始于汉代 皇帝对臣僚训示用的专用文书称 戒 一般上级官员向下级官员行文用 敕书 南北朝以后 戒书 废除 敕成为皇帝专用的下行文 宋代称 敕牓 皇帝诫励百官 晓谕军民 赐宴的文书 元代后 称 敕命 辛亥革命时废除 第二节中国古代公文种类和名称的演变 5 策 册 书皇帝用于册封或罢免诸侯王 公卿 大夫的专用公文 一般书写于两相连的竹简上 始于汉代 西周 一直沿用到清末 辛亥革命后废除 6 命 令帝王或执政大臣代表国家发布的命令性文书 用以任命官员 赏赐 始于商代 命在秦以后废止 令在两汉魏晋南北朝广泛使用 至隋唐废止 辛亥革命后 命令又成为常用的下行公文名称 第二节中国古代公文种类和名称的演变 7 谕 旨谕 皇帝主动发出的命令或指示 始于秦汉 主要于明清时使用 明代称 敕谕 清代有 上谕 或 圣谕 和 谕贴 堂谕 之称 旨 始于唐代 皇帝批准臣下施行政务的公文 称 敕旨 元明清三代 皇帝发布的公文统称 圣旨 谕旨 皇帝的指示的统称 明发谕旨 和 寄信谕旨 之分 旨 在辛亥革命后废止 谕 则在国民党政府时仍使用 委员长手谕 第二节中国古代公文种类和名称的演变 8 檄 檄文周天子或诸侯用来征召 晓谕或声讨敌方的文书 类似于 誓 始于春秋战国时期 一直沿用到清代 辛亥革命后废止 檄文的特点 叙事明白 说理雄辩 气势强盛 话词果断 忌隐晦曲折 和缓细巧 第二节中国古代公文种类和名称的演变 9 典夏以前 典 为记录首领典范行为的文体 尚书 中 尧典 舜典 西周时成为帝王颁布的制度 法规的文书 如 建邦六典 后世为专门的法律文件的名称 10 贴官府征调兵役 徭役发给吏民的一种文告 始于南北朝 唐代的 堂贴 明代沿用 第二节中国古代公文种类和名称的演变 11 批答君王对臣下的章疏做出回答的公文 相当于现在的公文 批复 始于唐代 历代沿用 第二节中国古代公文种类和名称的演变 二 古代主要上行公文名称1 上书始于战国 是臣民向君王陈述主张 见解的公文名称 是后代奏 章 表 疏的前身 上书往往就一件事 依据确凿的历史事件 纵横议论 逻辑性强 富有说服力 李斯的 谏逐客书 第二节中国古代公文种类和名称的演变 2 奏臣子向君王进言上书的统称 臣下评议政事 陈述政见 弹劾官员的文书 始于秦代 汉代以后通常称 奏议 奏书 奏章 奏疏 奏折 3 章官员受封赠后向皇帝谢恩的文书 始于汉代 东汉以后又用于对皇帝的庆贺和谏议 唐以后基本废而不用 第二节中国古代公文种类和名称的演变 4 表官员向皇帝陈述事情的上行公文 始用于汉代 魏晋南北朝盛行 唐宋以后多用此名 用处广泛 凡论陈 劝请 进献 荐举 庆贺 请安 讼理 弹劾均可用表 第二节中国古代公文种类和名称的演变 5 议臣下就重大国事向皇帝论说事理 表述意见的文书 西周时出现 汉代正式设为上行公文 也称 驳议 作为官员向皇帝陈诉不同意见之用 6 疏 上疏 官员对政事的建议以及弹劾官员的上行公文 类似表 特点 是对所议事项分条陈述 贾谊 论积贮疏 始于秦代 止于清代 第二节中国古代公文种类和名称的演变 7 状官员向皇帝陈述事情或申诉所用的文体 起始于汉代 唐宋后扩大适用范围 通用于黎民百姓向官署或下级官署向上司报告使用 唐代的 牒状 宋代 奏状 元代 申状 明代 呈状 清代 诉状 明清以后 多用于法律部门和信访部门 现代汉语中 告状 一词 即源于此 第二节中国古代公文种类和名称的演变 8 题本 奏本 奏折 密奏明清时大臣向皇帝进奏的几种主要公文 题本 以官署的名义向皇帝陈述 请示有关政务 军情 钱粮等公事所用的文体 须用印 送通政司转交内阁称 通本 送朝廷部院的称 部本 内容大都属于例行公事 奏本 官员以个人名义呈送皇帝的陈情 建言 申诉等 不须用印 不必告诉上级官员 直接交奏事官进呈皇帝 具有保密性 一旦公布易引起朝廷的震动 两种公文均出现于明代 第二节中国古代公文种类和名称的演变 乾隆始 题本和奏本统称题本 奏折 一种专门奏议军国大事的机密上行公文 密奏 只有指定的官员才有权上呈 并由皇帝亲自启封 阅看 批复的绝密奏折 不用送通政司转内阁 直接交奏事官进呈 密奏出现于顺治年间 雍正时大兴密奏之风 奏折始于清康熙时 第二节中国古代公文种类和名称的演变 9 揭帖由内阁直达皇帝的机密文书 皇帝阅后退还本人 不予公布 出现于明代 清代 揭帖指题本的副本 题本送皇帝 揭帖则分别送给各有关司 部 科参考 第二节中国古代公文种类和名称的演变 10 呈和详呈 下级官员和吏民向上级陈述事由的公文 类似现代的 报告 始用于宋代 明清时使用广泛 详 下级官员和吏民向上级陈述事由并请上级批答的公文 类似于现代的 请示 始用于明代 盛行于清代 清代呈和详两种公文明确分工 是文书工作的一大进步 第二节中国古代公文种类和名称的演变 三 公开张贴的文书和机密文书 露布和封事露布 也称露板 露版 公开张贴的文书 是各级官署为了使四方官民迅速知晓其内容而不加封缄 公开张贴于宫门 城门及交通要道的文书 类似于今天的告示 扁书 板檄始用于汉代 汉以后仅用于军事获胜奏捷 封事 机密文书 密封的奏章 百官上书奏机密事 为防泄密 用黄囊封缄呈进 称封事 始于汉代 止于明代 合檄 飞檄 第二节中国古代公文种类和名称的演变 四 古代主要平行文名称1 移 古代广泛使用的一种平行文书 为各诸侯国之间或各国官署之间的往来公文 始用于春秋 称 遗书 战国时称 移书 汉魏以后 称 移 或 移书 移文 第二节中国古代公文种类和名称的演变 2 载书 盟书 春秋战国时诸侯王集会所订立的共同遵守事项 称 盟誓 写成文书叫 载书 3 国书春秋战国时邻国互派使节 沟通情报的文书 国书被后世沿用 现代外交活动中用的 国书 则是国家元首派遣或召回大使时向对方发出的正式文书 第二节中国古代公文种类和名称的演变 4 关 关文 朝廷各部之间互相质询的来往公文 始用于晋代 沿用至清代 清代使用范围扩大到地方组织之间往来行文 又用于向外国派遣官员时的身份证明 相当于现代的 护照 5 咨 咨报 翰林院移文三省 枢密院时使用的文体 始于宋代 元明清时地位较高级别相等的官署 公事往来也用咨文 辛亥革命后 南京临时政府沿用 第二节中国古代公文种类和名称的演变 6 照会始于宋代 原是一种类似现代 通报 的下行文明代始 用作不相隶属的文武官府之间行文使用的文种 类似现代公文中的 函 官阶相同者用 黑笔照会 官阶不同者用 朱笔照会 清末 照会 成为我国正式外交公文名称 沿用至今 第二节中国古代公文种类和名称的演变 五 古代多用公文名称1 牒主要作为平行文 始用于唐代 内外各官府不相统属者 相互往来的公文 多用于各州署之间互相移文 在宋元明三朝沿用 称为 故牒 晚清出现 通牒 是国与国之间往来平行文书名称 还可用于下行文 出现于唐代 用于官府向老百姓发布文书 第二节中国古代公文种类和名称的演变 2 札 劄 子宋代盛行的一种多用公文名称 既是下行文 也是上行文 宋代有许多以 札子 为名的公文名篇 欧阳修的 论按察官吏札子 等元明清也有用 劄 札付 为文名的 第二节中国古代公文种类和名称的演变 3 榜 牓 用于下行文 为张贴或悬挂以公布示众的公文 后来多用于发布科举考试的结果 榜上有名 成语即源于此 用于上行文 翰林院向皇帝奏事时用的文体 类似于宋代的 札子 始用于唐代 元代后 榜不再用于上行文 第三节中国古代的文书工作制度 一 有关公文拟制的重要制度 一 文书正副本制度形成于西周王命文书颁发后 正本交受命者 副本交由内史保存 中央官署的文件 副本在原官署存档 正本上纳王室 天府 文件库保存 地方官署的重要文件也是一式两份 意义 既是文书工作的重要制度 也是档案工作的一项重要制度 为现行公文的执行和历史文件的保存提供了保证 第三节中国古代的文书工作制度 二 公文主官签发制度 判署签押制度 由文书制作者史官签名逐步发展形成的殷墟甲骨文中 卜人 的签名 是文书签名的发端 魏晋时 连署制度 联署制度 形成 即几名官员在同一公文上联合签署姓名 以表示对该公文内容共同负责 公文签押制度正式实行 唐代以法律形式规定 公文判署签名不得由他人代行 违者杖八十 代判者 徒一年 判署和签押的区别 第三节中国古代的文书工作制度 三 文书行文避讳制度避讳 史讳举例 中 其俗起于周 成于秦 避讳之俗大约始于西周文书行文避讳制度形成于秦朝唐朝还规定文书中遗忘避讳的处罚条例文书行文避讳制度为封建社会历代袭用影响 是一种极其丑陋的制度 目的是为了维护 显示帝王至高无上的特权地位 给秘书工作和全国官民造成很大麻烦和危害 第三节中国古代的文书工作制度 四 公文签发前的执论制度唐太宗制定的一项非常重要的文书制度背景 针对不同意见 一己之偏颇 徇私碍于情面等公文拟制现状具体内容 凡军国大政的公文 由中书省和门下省分别拟制和审核 要求拟稿者必须充分发表个人见解并签署 然后交长官中书令和中书侍郎审核认可 再经门下省官员给事中的 批救 或 封驳 后封还中书省 由中书省修改或重写后方可发出 意义 避免中央决策失误 对今天的重要决定形成重要政策出台有很高的借鉴价值 第三节中国古代的文书工作制度 五 请示类公文一文一事制度始于魏晋南北朝时的曹操宋代出现成文制度的典籍记载 有力地巩固了这一制度意义 一文一事制度符合文书工作的发展规律 能突出公文内容主旨 提高公文的准确性 时效性 加速了公文的运转 作为文书制作的重要原则之一 一直沿用至今 第三节中国古代的文书工作制度 六 公文用纸制度东汉蔡伦发明植物纤维纸 东晋末年 纸张成为日常公文的唯一载体魏晋南北朝时 桓温诏令公文一律以纸代替简牍后 规定重要的公文以加染的黄纸书写 以防虫蛀 一般公文以白纸书写 这使从纸的色泽上就能分辨出公文的类别 初步形成了公文用纸制度 第三节中国古代的文书工作制度 唐代 对公文用纸制度做了更详细而明确的规定 黄纸是皇家的专用纸 称 黄敬 官府往来文书和臣民上书只能用白纸 一些用途特殊的文书要用特别制造的纸 对文书用纸的尺寸也作了规定 作用 公文用纸制度使文件的种类 发文部门易被识别 并使各类文件外观统一 整齐 利于提高公文质量 第三节中国古代的文书工作制度 七 引黄 贴黄制度唐代 贴黄 唐代的敕书一般用黄纸写 凡拟制敕书时 有写错或谬误之处 故需在错处贴上黄纸 在黄纸上改正 这是唐朝首创的公文纠误制度宋代 贴黄 引黄 制度 凡上行文书写完后如有重要补充说明 可另外写于黄纸上贴于正文后 称为 贴黄 上呈奏章文书 须将内容要点 呈递日月写于黄纸上 贴于封皮或文首 称为 引黄 引黄是公文摘由的开始 提高了公文处理的效率 第三节中国古代的文书工作制度 明清的 贴黄 制度 凡上呈奏章的官员须按内阁制定的贴黄样式 将公文用百字左右进行摘要 贴附于文尾 以便皇帝阅览 并对贴黄的格式作了更具体的规定 这是将宋代的引黄制度加以发展完备 它与唐宋时的贴黄制度名同而实异 宋代的引黄和明清的贴黄 实际上是公文摘由制度 第三节中国古代的文书工作制度 二 有关公文办理的重要制度 一 收文 发文登记制度秦代出现现存最早的关于公文登记制度的确切史料 汉代公文的签收 签发制度已很严格 宋代