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档案的保管 档案管理 高职文秘专业核心技能课程 认识档案保管工作 1 档案保管的物质条件 2 主要内容 档案的库房管理 3 档案使用过程中的维护和保护 2 学习目标 档案的保管即根据档案的成分和状况 采用一定的手段和方法 对已整理好并已存入柜架的档案进行日常的维护和保护性管理工作 4 认识档案保管工作 一 档案保管的含义及内容 二 内容 修护 01 02 03 04 纸张变质 字迹退化 虫蛀鼠咬 发霉结砖 自然灾害 二 造成档案损毁的因素 比如雷电 保护条件差 原件利用频繁 利用者不爱护 01 04 03 02 恶意的盗窃 篡改 纵火等 工作人员的疏忽 失误 建立和维护维护档案的存放秩序 一 防止档案的损毁 二 延长档案的寿命 三 维护档案的安全 四 三 档案保管的任务 以防为主 防治结合 一 加强重点 照顾一般 二 立足原件 保证信息 三 立足长远 保证当前 四 四 档案保管工作的要求 也是保管原则 思考 10 怎样做好档案的保管工作 严格库房管理 健全有关制度 注意流动中的保护 具备物质条件 一 建筑所在地交通便利 二 尽量不要设在楼房的底层和顶层 三 开间大小适当 四 屋顶要防水 隔热 地面应具有坚固性和耐用性 五 墙壁应坚固耐久 并有隔热 防潮 防光等要求 六 门窗紧密 牢固 防火 窗户应防光 防尘 七 库房必须专用 不能与办公室合用 也不能同时存放其他用品 库房建筑要求 档案保管的物质条件 一 档案库房 三分开 库房办公室阅览室 概念 是档案馆 室 存放并保护档案的装置或容器 是档案馆 室 必备的基本物质条件 二 档案装具 档案箱 档案密集架 三 包装材料 1 硬卷皮2 软卷皮 软卷皮 硬卷皮 使用软卷皮装订的案卷 必须装人卷盒内保存 如采用以件为单位的整理方法 则不需卷皮 卷盒的外形尺寸为300mm 220mm 长 宽 厚度分别为20mm 30mm 40mm 卷盒应有绳带等扣紧装置 卷皮卷盒和其他包装纸应采用无酸纸制作 四 技术设备 指一些机械 器具 仪器等技术设备 如去湿机 加湿器 空调 通风设备 温湿度测量设备 防盗 防火报警器 灭火器 装订机 复印机 缩微设备 通讯及闭路电视监控设备 消毒灭菌设备及档案进出库的运送工具等 档案的库房管理 一 只允许工作人员在工作时间内进入 二 非工作人员如需进入则须由工作人员始终陪同 三 不允许在库房内从事与库房管理工作无关的活动 更不允许吸烟喝水 四 库房无人时须关灯 关 锁 好门窗 一 严格进出库制度 二 落实 八防 措施 一 防火 二 防盗 三 防水 四 防潮 五 防霉 六 防虫 七 防尘 八 防光 三 合理调控温湿度 一 适宜的库房温湿度 纸质档案库房的温度在14 20 之间 相对湿度应在50 65 之间 在规定范围内 允许每昼夜波动温度为 2 湿度为 5 二 控制库房温湿度的方法 1 库房和装具密闭 然后采用空调或恒温 恒湿设备2 通风 采用自然方法或机械设备3 其他 四 保持库房与装具的有序化 1 楼层每一层自下而上编层号2 房间从入口开始从坐向右编间号 一 库房的编号 1 统一编流水号2 按方位和特征分区编号 二 库房内楼层和房间的编号 1 排放要求 1 便于保护档案 装具应与窗户垂直排放 不得紧贴墙壁 不得直接对着库房通道 2 便于利用 装具排放核实 列于列之间要留有通道 列于列之间的宽度不少于0 8米 主通道一般在1 2米左右 3 整齐美观 横竖成行 排放整齐 三 装具的排放与编号 2 装具的编号在靠近主通道一端的柜 架 侧板上 贴 插 上标签 在标签上填写全宗名称 类项名称 案卷起止号等 装具编号的方法 按照保管机构或库房房间为单元进行 自门口起从左至右编列号 每列从左至右编柜 架 号 每个柜 架 自下而上编格 层 号 五 注意档案存放秩序的维护与管理 一 档案的整体存放 按全宗存放 全宗内保持文件间的联系 二 档案在架柜上的排列 从左向右 先上后下 起始卷在左上角 终止卷在右下角 竖放 常用 平放 不超过40厘米 三 档案在装具中的存放方式 档案存放位置索引的形式 1 以全宗为单位编制的2 以库房及装具为单位编制的 四 设置档案存放位置索引 五 编制档案代理卡 六 定期检查 清点 一 档案数量是否准确 有无遗失 二 档案受损情况和数量 三 档案进出 存取登记是否准确 四 库房管理的各种制度的执行情况等 一 全宗卷的含义 全宗卷是由在全宗管理过程中所形成的管理记录性材料构成的专门案卷 档案保管工作的一个重要管理工具和手段 二 全宗卷的作用 1 可以加强对全宗的连续管理 2 有助于工作人员尽快熟悉全宗和立档单位情况 3 可以澄清事实 明确责任 七 建立全宗卷 收集中形成的文件材料 整理中形成的文件材料 鉴定中形成的文件材料 保管 统计中形成的文件材料 利用 编研中形成的文件材料 如 档案交接凭据 立档单位与全宗历史考证 如 整理工作方案 分类方案 分类表 如 档案鉴定材料分析报告 档案销毁清册 如 移进移出记录及手续 凭据 档案普查记录 档案受损与修复记录 如 全宗介绍 机关工作大事记 组织沿革 三 全宗卷的内容 档案使用过程中的维护和保护 档案无论何因被使用 都必须对调卷 还卷及交接实行进行严格的登记与交接手续 一 档案使用过程中的维护与保护制度 一 档案使用的登记与交接制度 二 档案使用行为的管理与限制制度 不允许在使用的同时吸烟 喝水 吃食物及大声喧哗 不允许在档案上勾划 涂抹 折叠 撕剪 档案在库房外未被使用时不允许长时间摊放在桌子上 不转擅自带离规定的使用场所 不同的利用者未经允许不准私自交换阅览档案 未经允许不准私自拍照 复印 抄录 每次使用的档案数量不宜过多 每批档案的使用时间应有限制等 一 量与顺序的控制 二 对利用行为的现场监督与检查 每次使用的档案数量应有控制 如需数量较大可分批定量提供 使用者再归还档案时要保持其实体秩序的排列顺序 凡外部利用 在利用现场均应有工作人员进行监督 并随时检查利用者的利用行为 如有条件 可配备闭路电视监控系统 二 档案使用过程中的维护与保护方法 利用方式以现场阅览为主利用场所应为大阅览室一般不提供单间 对重要的珍贵档案严格限制利用 如需利用则一般提供缩微品或复制件 利用过程中要格外注意监护 对特重要的档案复制时也应限制次数或采取保护措施 三 利用方式及利用场所的限制 四 对重要档案的保护性措施 技能训练 华宁公司意识到档案需要保密 就把库房设在办公楼顶层