档案管理与信息管理1.ppt

档案与信息管理 主讲人 向阳 中国人民大学毕业 中南财经政法大学研究生广东科学技术职业学院副教授卓高顾问公司培训顾问湖北对外服务有限公司培训顾问曾为海尔 安利 东风本田 万科地产 中石油中南公司 湖北中烟集团 南京油运 株州时代等20多家企业进行培训爱好体育 业余足球守门员主讲课程 时间管理 商务礼仪 商务沟通 档案管理 公文写作 办公室管理等 我是向阳 培训要点 档案管理基础档案和档案工作档案的收集和鉴定档案的整理和保管档案的检索和利用 信息管理基础档案和档案工作档案的收集和鉴定档案的整理和保管档案的检索和利用 档案管理基础 第一篇 一 认识档案 档案是随着人类社会的产生和发展 逐渐产生的发展起来的 远古时期的 结绳 刻契 等记事方式 可以看作是档案的前身 但它们还不是严格意义的档案 一 认识档案 我国现存最早的档案是产生于三千五百多年前的甲骨档案 之所以说它是严格意义的档案理由如下 1 完整清楚地记载历史2 集中保存3 可供查找利用 一 认识档案 我国档案载体的演变 甲骨档案 金石档案 缣帛档案 简牍档案 纸质档案 感光档案 磁性档案 激光档案 什么是档案 一 认识档案 档案 机关 组织 个人 社会活动 文件材料 留存备查 二 档案工作 档案工作的具体内容 社会活动 档案 整理 收集 鉴定 保管 检索 提供利用 社会活动 集中 系统 精炼 安全 归纳 服务 二 档案工作 我国档案工作机构 档案局 档案馆 档案室 二 档案工作 到目前为止 我国档案馆总数已达3300多个 位居世界第一 我国档案馆网络已经建成 并在各项事业中发挥着重大作用 三 档案收集和鉴定 收集 把各处形成的档案集中到档案部门 收集的主要方法 归档 平时收集 移交 文件转换成档案的三个条件 1 办理完毕 2 有保存价值 3 集中保存 三 档案收集和鉴定 文件归档 归档时间 第二年六月以前归档范围 办理完 有价值归档要求 1 制成材料符合要求2 初步整理 档案鉴定 价值 原则 方法 期限 标准 销毁 保存 有用 无用 三 档案收集和鉴定 档案鉴定 三 档案收集和鉴定 保管期限 永久 定期 无期限 有期限 长期 短期 16 50 15 三 档案收集和鉴定 要求 1 内容 2 特征 3 需求 原则全 全面深 历史远 发展 三 档案收集和鉴定 判断 是否保存分析 价值大小确定 保存多久复审 有无变化 三 档案收集和鉴定 如何分析档案价值 来源 内容 形式 技术 功能 四 档案整理和保管 档案整理 通过对档案的分类 编号 编目 上架 使档案实现系统化的过程 四 档案整理和保管 含义按照 来源 时间 内容 形式 对档案进行常用分类法年度 组织机构 问题 四 档案整理和保管 常用分类法的结合运用年度 组织机构年度 问题组织机构 年度问题 年度 四 档案整理和保管 要求正确判断年度 组织机构 法律 条例 批准日指示 命令 签署日会议纪录 开会日计划 总结 针对日 四 档案整理和保管 编目 案卷目录的编制 案卷目录实例 卷内文件目录实例 四 档案整理和保管 档号 档案整理 保管的代号包括 全宗号 案卷目录号 案卷号 件号 页号 35 12 165 73 四 档案整理和保管 档案保管的内容 库房管理流动保护技术处理 要求 8防 火水潮霉虫尘光磁 四 档案整理和保管 库房管理了解编号熟悉编号调节温湿度库房检查流动保护 纸质档案温湿度要求 温度 14 20 相对湿度 50 65 五 档案检索和利用 档案信息 存储 检索工具 查检 利用者 五 档案检索和利用 检索工具 档案 内容 成分 报道 查找 工具 五 档案检索和利用 检索工具种类 归档文件目录 分类目录 主题目录 人名索引 全宗指南 五 档案检索和利用 档案检索工具的编制 选择 工具分析 档案形成 条目构成 工具 五 档案检索和利用 档案利用方式 档案阅览服务档案外借服务档案复制服务档案证明档案咨询档案展览 五 档案检索和利用 常用档案资料的编制大事记组织沿革基础数字汇集资料汇编 总结 通过档案工作的一系列环节 最终使档案信息得到妥善保存 有效开发 服务于社会 信息管理 第二篇 一 相关知识 秘书部门是一个机关单位的信息中心 其信息沟通涉及上下 左右 内外 具有全方位性 而为领导决策提供全面 及时 准确的信息 则是信息作用的主要方面 因此 从本质上讲 秘书人员工作的基本职能就在于接收信息 处理信息 利用信息和沟通信息 一 相关知识 信息 事物 方式 运动 直接反映 间接反映 定义 一 相关知识 信息工作的基本要求 准确 及时 全面 适用 收集 整理 传递 存储 利用 反馈 一 相关知识 信源 信道 信宿 反馈 一 相关知识 信息的种类按性质 自然 社会按形式 语言 文字 声像 机读 缩微按领域 政治 经济 按状态 静态 动态按来源 横向 纵向按作用 预测 动态 反馈 一 相关知识 特征客观时效可塑共享依附传递开发无限 大家一起来想一想 信息收集的渠道有哪些 二 信息的收集 秘书收集信息的范围 二 信息的收集 国际金融 国际市场 国内法律政策 国内市场 客户信息 社会动态 内部信息 国外 国内 企业 二 信息的收集 要求价值性 无用的不要时效性 过时的不要层次性 零乱的不要针对性 无关的不要全面性 残缺的不要 二 信息的收集 明确范围 以本单位各项工作为目标熟悉来源 分析不同来源的可信度选择方法查找信息 二 信息的收集 观察法 阅读法 询问法 问卷法 网络法 交换法 购置法 看读问写网换买 信息的收集方法 二 信息的分类 含义 同同异异方法 字母法 地区法 主题法 数字法 时间法要求 1 科学性 系统性 逻辑性 实用性 2 确定体系 标准 层次 3 准确归类 不交叉或包容 三 信息的分类 熟悉 辨类 选择 归类 信息分类方法有哪些 四 信息的校核 范围 事实 观点 内容数据 图表 符号 形式时间 地点 人物 对象政策 法规 依据 要求 以原始数据为基础排除主观因素干扰 注意 结合使用提高质量 四 信息的校核 确定内容 核实分析 选择方法 作出判断 溯源法比较法核对法逻辑法调查法数理统计法 五 信息的传递 方向 向内传递 向外传递 信件 备忘录 通知 告示 传阅单 内部刊物 信件 新闻稿 新闻发布会 报刊声明 五 信息的传递 信息传递的要求 1 快速及时 2 准确完整 3 区别对待 4 安全保密 五 信息的传递 确定方法说 语言传递读 文字传递电 电讯传递看 可视化辅助物传递 六 信息的存储 信息存储载体 纸质载体 磁性载体 激光载体 感光载体 六 信息的存储 信息存储管理系统集中管理系统分散管理系统计算机辅助管理系统 六 信息的存储 存储要求选择存储 有无用确定期限 放多久分类存储 分别放防止损失 安全放便于利用 找得到 七 信息的传递 信息传递的基本形式 1 口头传递 2 书面传递 3 电