档案管理基础(第6章档案的检索)备用.ppt

第六章 档案的检索 第一节档案检索工作概述 一 档案检索的定义档案检索包含广义和狭义两种含义 广义的档案检索包括档案信息存储和档案查检两个具体的过程 狭义的检索只限于查找所需档案的过程 一 档案信息存储阶段的主要内容1 档案信息存储的定义 是指将档案原件中具有检索意义特征的信息 如文件作者 题名 时间 主题词等 记录在一定的载体上 进行分类或主题标识 编制成档案检索工具 建立档案检索体系的过程 2 环节a 档案的著录和标引 著录和标引是对档案的内容和形式特征进行分析 选择和记录 并赋予规范化的检索标识的过程 著录和标引的结果 就是制作出反映档案内容 形式 分类和存址的可以用来检索的条目 b 组织档案检索工具是指按照一定的规则 对著录和标引所产生的大量条目进行系统排列 使之形成某种类型的检索工具 并根据需要进行检索工具的匹配 组成手工的或计算机检索系统 二 档案查检阶段的主要内容1 定义 档案查检就是利用检索工具和检索系统查找所需档案的过程 2 环节a 确定查找内容 确定查找内容是指对利用者的检索要求进行分析 确定利用者所需档案的主题 形成查寻概念 并将这些概念借助检索语言转换为规范化的检索标识 从确定利用主题到形成检索表达式的过程 也称为制定检索策略 b 查找查找就是档案人员或利用者通过各种手段把表示利用需求的检索标识或检索表达式与存储在手工检索工具或计算机数据库中的标识进行相符性对比 将符合利用要求的条目查找出来 二 档案检索效率1 查全率是指检索结果满足利用者要求的全面程度 即检索出来的有关档案与全部有关档案的百分比 与之对应的是漏检率 即未检索出来的有关档案与全部有关档案的百分比 查全率 检索出的有关档案 全部有关档案 100 2 查准率是指满足利用者要求的准确程度 即检索出来的有关档案与检索出来的全部档案的百分比 与之相对应的是误检率 即检索出来的不相关档案与检索出来的全部档案的百分比 查准率 检索出的有关档案 检索出的全部档案 100 注意 查全率和查准率之间存在着一种互逆关系 即如果放宽检索范围 以求得较好的查全率 那么 查准率就会下降 反之亦然 第二节档案著录和标引 档案检索工作的一项重要内容就是编制各种档案目录 以从不同的角度揭示和介绍档案的内容和成分 指出其存放位置 为利用者提供查找档案的途径 著录 标引 选择著录项目和信息 形成主题概念 转换为检索语言 记录在载体上 标引 一 档案著录 一 档案著录的含义和作用1 定义 档案著录是指在编制档案目录时 对档案的内容和形式特征进行分析 选择和记录的过程 内容特征是指档案的主题 表现为档案的分类号 主题词 摘要等 形式特征是指档案的标题 作者 形成时间 档号 文种 载体等 2 作用 档案著录时形成档案目录的基础 由著录项目形成的档案条目就是以后人们利用档案时查找的信息线索 二 档案著录规则1 著录项目 是指用以揭示档案的内容和形式特征所需要的记录事项 包括以下项目 1 题名与责任说明项 该项包括正副题名 文件编号 责任者 附件等项目 2 稿本与文种项 该项目包括稿本和文种两个单元 3 密级与保管期限项 该项包括密级和保管期限两个单元 4 时间项 5 载体类型及形态项 该项包括载体类型 数量及单位 规格三个单元 6 附注与提要项 该项包括附注 提要两个单元 7 排检与编号项 该项包括分类号 档案馆代号 档号 缩微号 电子文档号 主题词或关键词六个单元 2 标识符号标识符号是表示不同著录项目和著录含义的标志 3 著录格式著录格式是著录项目在条目中的排列顺序及表达方式 档案著录规则 规定 一般使用段落符号式的条目格式 实际工作需要也可以使用表格式条目格式 4 著录用文字和著录信息源著录时使用的文字必须规范化 汉字必须是规范化的简化汉字 外文与少数民族文字必须依照其书写规则 文件编号项 时间项 载体类型及形态项 排检与编号项中的数字一律使用阿拉伯数字 图形及符号应照原文著录 无法照原文著录的可改为其他形式的相应内容 并加 号标识 著录的信息源 单份文件或一组文件著录时主要依据文头 文尾 一个或一组案卷著录时 主要依据案卷封面 卷内文件目录 备考表等 被著录档案本身信息不足时 可参考其他有关档案材料 5 著录级别按照 档案著录规则 档案著录级别可以时单份文件 一组文件 一个案卷或一组案卷 一般 对于价值较大或珍贵档案应主要采用文件级著录 辅之以案卷级 一组文件或一组案卷的著录 对于内容比较单一的案卷 可以采用案卷级著录 对于反映同一问题的案卷以及由内容基本相同的文件组成的案卷 可以以一组文件为单位著录 对于相同题名的若干案卷 可作为一组案卷著录 三 著录项目细则1 题名与责任者说明项题名又称标题 时表达档案中心内容 形式特征 并使其个别化以区别于其他档案的名称 责任者是指对档案内容的创造负有责任的团体或个人 1 正题名正题名时档案的主要题名 一般指单份文件文首的题目和案卷封面上的题目 正题名照原文著录 题名中的各种符号也不应遗漏 单份文件无题名时 依据其内容拟写题名 并加 单份文件的题名不能揭示其内容时 原题名照录 并根据其内容另拟题名附后 加 以示区别 2 并列题名是指以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名 并列题名前加 以示区别 3 副题名及说明题名文字是指解释或从属正题名的另一题名 必要时照原文著录 其前加 以示区别 说明题名文字是指在题名前后对档案内容 范围 用途等的说明文字 必要时照原文著录 其前加 4 文件编号是文件制发机关或个人赋予的顺序号 包括发文字号 科技试验报告流水号 标准规范文件的统编号 图号等 文件编号照原文著录 其前加 号 5 责任者当责任者只有一个时 照原文著录 其前加 号 有时 有多个责任者 著录列居首位的责任者 立档单位本身就是责任者的必须著录 其余的视需要著录 责任者之间以 隔开 机关团体责任者必须著录全称或通用简称 个人责任者一般只著录姓名 必要时 在姓名后著录职务 并加 号 清代以前的个人责任者应冠以朝代名称 用 括起来 少数民族个人责任者称为各民族有差异 应按照少数民族习惯著录 外国责任者应著录各个历史时期易于识别的国别简称 其后著录统一的中文姓氏译名 6 附件是指文件正文后的附加材料 只著录附件题名 其前加 号 文件正文后有多个附件时 应逐一著录附件题名 各附件题名前均加 如果附件题名具有独立检索意义 也可以另行著录条目 并在附注中说明 2 稿本与文种项稿本是文件的文稿 文本 版本的名称 依实际情况著录为正本 副本 草稿 定稿 手稿 草图 原图 底图 蓝图 原版 修订本 影印本等 其前加 文种是指文件种类的名称 文种依实际情况著录为命令 决议 指示 通知 报告 批复 函 会议纪要 原始记录 说明书 协议书 鉴定书 任务书 判决书 国书 照会 诰 敕 奏折等 其前加 号 3 密级与保管期限4 时间项时间一律用八位数字表示 如 20090401 5 载体类型及形态项6 附注项与提要项7 排检与编号项 二 档案标引1 定义 档案标引是指在档案著录中对档案内容进行分析和选择 并赋予其规范化检索标识的过程 标引的目的是提供检索途径 2 档案标引的类型 1 分类标引 赋予分类号标识的过程 2 主题标引 赋予主题词标识的过程 3 档案标引的步骤与方法 1 主题分析主题分析是确定被标引档案主题概念的过程 a 主题的类型 主题的类型根据档案的内容可以分为单主题和多主题 单主题是指一件 卷 档案只表达一个问题 多主题是指一件 卷 档案记述两个以上的问题 主题 单主题 一件 卷 档案只表达一个问题 多主题 一件 卷 档案记述两个以上的问题 单元主题 用一个单元词即可表达的主题 复合主题 又称多元主题 是指用若干个单元词组配或直接采用复合词表达的主题 b 主题分析的步骤和方法 第一 阅读与理解文件或案卷的标题 第二 阅读文摘 简介 前言 领导人批语等 从中发现标题中未予表达的内容 第三 浏览正文 了解文件的大概内容 第四 查阅文件的外部特征 如作者 时间 密级等 明确文件的形成北京和作用范围 2 概念转换a 分类标引概念转换的基本做法 根据主题分析的结果 查找档案分类表 将相应类目的分类号作为检索标识 标于著录的条目之上 b 主题标引概念转换的基本做法 根据主题分析的结果 查找主题词表 将相应的主题词作为检索标识 标于著录的条目之上 对多主题文件的概念转换 必须先分解为单主题 再分别赋予其分类号 或再采用主题词分组组配的标识方法 3 审校审校是标引的最后一道程序 时确保标引质量的重要环节 审校的内容 a 档案的主题是否提炼得准确全面 主题概念是否准确恰当 时候遗漏了隐含的主题 所标主题是否具有检索意义 b 是否存在过度标引或标引不足的问题 c 分类标引是否符合分类标引规则 主题标引是否符合主题标引规则和组配规则 d 标引的类号 主题词是否充分 完整 准确 书写是否正确无误 e 对同一主题的标引是否前后一致 审校的程序 分为自校 互校 总校 a 自校 标引人员对自己的标引结果进行校对 发现主题分析有误 归类不当 前后不一致 符号错误等问题 及时纠正 b 互校 标引人员对标引结果互相进行校对 纠正因个人理解不同而引起的错误 保持不同人员标引的一致性 c 总校 在自校 互校后 进行总校 进一步消除标引中的错误和误差 保证标引工作的整体优化 第三节档案检索工具 一 档案检索工具的种类 档案检索工具 按编制体例 按检索范围 按功能 按载体 目录 索引 指南 全宗范围的检索工具 档案馆范围的检索工具 专题范围的检索工具 若干档案馆范围的检索工具 查检性检索工具 馆藏性检索工具 介绍性检索工具 网络检索工具 机读式检索工具 缩微式检索工具 书本式检索工具 卡片式检索工具 二 常用检索工具的编制方法和使用 三 建立档案检索体系由于档案检索工具的多样性和互补性 档案馆 室 应结合自身的需要 充分利用档案检索工具之间的互补性建立一套完整的检索体系 一 基本要求 1 保证有一定数量和种类的检索工具 2 充分利用检索工具的互补性 3 检索工具的设置应与利用需求相吻合 4 馆藏性 查检性 介绍性检索工具并举 二 步骤 首先 应该分析本单位工作的实际情况 包括 机构设置 档案的种类和数量 业务活动情况等 其次 需要分析本单位档案利用的特点和规律 再次 要选择既能覆盖全面档案信息 又有专指性的检索工具 最后 充分利用计算机网络 发挥档案检索体系的优越性 四 如何使用检索工具 一 档案检索 查档 的一般过程 提出检索需求 明确主题概念 选择检索途径 概念转换为标识 标识比对 确定查找线索 提取档案 二 检索要求的类型1 从检索目的角度划分 1 查证型检索查证型检索是指通过档案提供证据 解决某个需要证实的情况或问题 特点 针对性强 不可替代 2 研究型检索研究型检索是指利用档案作为研究历史 总结经验 探索规律的参考资料 特点 全面性 查询档案的范围较大 2 从检索对象的角度划分本检索类型所涉及的检索范围 可以是检索对象的全部档案材料 也可以是检索对象某一部分的材料 3 从利用者对检索对象线索掌握的程度划分这类大致可分为确定检索对象 未确定检索对象和部分确定检索对象三种类型 三 检索提问分析是指在档案检索过程中的主题分析 目的是调查清楚利用者究竟需要什么档案 以便正确划定检索对象和检索范围 并制定检索策略 我们需要确定以下问题 1 检索目的是查证性 还是研究性 2 检索对象3 检索范围全部还是部