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科技档案案卷构成一般要求 释义 张金江TEL 0991 2622279 科技档案案卷构成的一般要求 释义 GB T11822 2008 一 修改情况介绍二 标准结构变化情况三 标准内容介绍 一 修改情况介绍 一 背景应国家标准化委员会的要求 由国家档案局经科司牵头组织课题组进行修改 第二次修订 2008年11月13日发布 2009年5月1日实施 GB T11822 1989GB T11822 2000 二 修改过程 成立课题组 全国范围内征求修改意见 经科司向全国各省 自治区 直辖市 国务院有关部委 中央企业等120多家单位发出征求修改意见通知 并在国家档案局网站上公布 综合归纳为136条意见 课题组讨论专家审定 三 修改目的 为适应科技工作和档案工作的发展 简化整理 进一步提高科技档案整理水平 科学技术档案案卷构成的一般要求 国标是1989年首次发布 2000年第一次修订 此标准实施后得到了广泛运用 并促进和规范了科技档案工作 随着我国经济和科技工作发展以及档案工作的发展 科技档案在内容上 管理方式上也发生了一些变化 如出现了知识产权申报材料 建设项目后评价材料 出现了大量的成册成套资料 出现了以件为单位的整理方法等 四 修改原则 在原标准的基础上 为适应科技工作的发展和档案工作的需要进行适当的补充和修订 二 标准结构变化情况 本标准由前言 八章内容和一个规范性附录组成 八章标准内容是 一 范围 二 规范性引用文件三 术语和定义 四 案卷组织 五 案卷和案卷内科技文件材料排列 六 案卷编目 七 案卷装订 八 卷盒 表格规格及其制成材料 变化情况 总体框架与原标准相比有以下改变 增加了第二章 规范性引用文件 将原标准第二章的 定义 依次改为第三章的 术语与定义 将原标准第四章的 组织案卷 改为 案卷组织 将原标准第七章的 卷皮 卷内表格的规格及其制成材料 改为第八章的 卷盒 表格规格及其制成材料 三 标准内容介绍 一 范围主要指出标准的内容和适用范围 与原标准相比 特别指出专业性较强和非纸质载体科技档案可参照执行 本标准规定了科学技术档案案卷的组卷原则和方法 案卷和案卷内文件材料的排列 案卷的编目 案卷的装订 卷皮规格及其制成材料的质量要求 改为 卷盒 表格规格及其制成材料的的质量要求 标准内容介绍 本标准适用于一般科学技术档案的案卷整理 某些形式特殊的科学技术档案的案卷整理可参照本标准 改为 专业性较强和非纸制载体科学技术档案的整理可参照本标准 二 规范性引用文件 增加的内容 原标准没有这部分内容GB T10609 3技术制图复制图的折叠方法 三 术语与定义 术语 科学技术文件材料 科学技术档案 案卷 卷内文件目录 卷内备考表 档号 案卷目录 与原标准相比 修改了名称 卷内目录 改为 卷内文件目录 增加了一个术语 案卷目录 术语与定义 3 1科学技术文件材料 以下简称科技文件材料 scientificandtechnicalrecods记录和反映生产 科研 基建 设备及其管理活动的文字 图表 声像等不同形式技术文件的总称 改为 记录和反映科学研究 生产运营 项目建设活动和设备仪器运行 维护及其管理工作的文字 图表 声像等不同形式文件材料的总称 以下简称科技文件 术语与定义 3 2科学技术档案 以下简称科技档案 scientificandtechnicalarchives企事业单位和国家机构 社会组织及个人从事生产 科研 基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料 国家机构 社会组织以及个人从事各项社会活动形成的 对国家 社会 本单位和个人具有保存价值的 应当归档保存的科技文件 以下简称科技档案 术语与定义 3 3案卷file由互有联系的若干个文件组合而成的档案保管单位 术语与定义 3 4卷内目录innerfileitemlist登陆案卷内文件题名及其它特征并固定文件排列次序的表格 排列在卷内文件之前 增加 以下简称卷内目录 术语与定义 3 5卷内备考表filenote卷内文件状况的记录单 排列在卷内文件之后 改为 红线部分去掉 术语与定义 3 6档号archivalcode以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码 术语与定义 3 7案卷目录登陆案卷题名 档号 保管期限及其他特征 并按案卷号次序排列的档案目录 四 案卷组织 规定了组卷原则 组卷要求 组卷方法 与原标准相比 名称和内容都作了一些修改 为与后面章节相匹配 章节名称由 组织案卷 改为 案卷组织 在组卷原则上强调了科技档案成套性 系统性特点 在组卷要求中删除了不符合档案保管要求科技文件制成材料的具体名称 在组卷方法上提出了插卷方法 建设项目的组卷方法 4 1组卷原则 组卷要遵循科技文件材料的形成规律 保持案卷内科技文件材料的有机联系 便于档案的保管和利用 改为 遵循科技文件的形成规律 保持案卷内科技文件的有机联系和案卷的成套 系统 便于档案的保管和利用 4 2组卷要求 4 2 1案卷内科技文件材料应齐全 完整 签章手续完备 4 2 2案卷内科技文件的载体和书写材料应符合档案保护要求 改为 案卷内科技文件应齐全 完整 签章手续完备 科技文件的载体和书写印制材料应符合档案保护要求 删除了不符合档案保管要求的科技文件制成材料的具体名称 原标准有 不能有热敏纸 不能有铅笔 圆珠笔 红墨水 纯蓝墨水 复写纸等书写的字迹 组卷方法 4 3 1针对具体项目的管理性科技文件应放入所针对的项目文件中 按阶段或分年度组卷 1 尊重原有分类体系 2 具体问题具体解决 3 3 1直接针对具体项目的管理性科技文件材料放入所针对的项目里组卷 3 3 3引进项目中的成套科技文件材料可不拆散组卷 改为 成册 成套的科技文件宜保持其原有形态 组卷方法 4 3 2科研课题 产品 基建项目 设备仪器方面的科技文件 应按其项目 结构 阶段或台 套 等分别组卷 3 3 2产品 科研课题 基建项目 设备仪器方面的科技文件材料按其结构或阶段等分别组卷 改为 按其项目 结构 阶段或台 套 等分别组卷 科研课题的阶段 一 科研准备阶段编制科研规划确定科研课题 选题方案设计与技术准备技术准备有以下三项工作 技术论证技术设计试验设计 二 研究实验阶段 三 总结鉴定验收阶段1 科研报告和学术论文的撰写2 科研成果的鉴定 四 成果登记与奖励申报阶段 五 推广应用阶段 产品开发程序 1 开发决策准备阶段 1 调查研究 2 新产品开发决策2 设计阶段 1 方案设计 2 技术设计 3 工作图设计 三 试制阶段 1 样机试制 2 样机试验 3 样机鉴定 设计定型 四 生产阶段 1 小批生产 2 试销调查 生产定型 3 正式生产 批量生产 5 销售技术服务阶段 1 销售技术服务 用户服务 2 用户调查 基本建设项目的工作程序 1 项目确定阶段 1 提出拟建的基本建设项目 2 可行性研究与论证 3 选择建设地点 4 确定任务 编制项目设计任务书2 工程设计阶段 1 初步设计 2 技术设计 3 施工图设计3 工程施工阶段 1 施工准备 具体内容有 领取施工执照 签订施工合同 组织施工图会审 设计单位技术交底 拆迁补偿 修建施工临时用建筑物 六通一平 落实施工设备 材料等 准备就绪后 由施工单位提出 开工报告 经批准后方可破土动工 2 工程施工 一般包括 基础施工 结构施工 装修施工和收尾施工 4 工程竣工验收阶段 1 验收准备 主要工作内容包括 完成收尾工作 生产性项目组织试生产 自评自检工程质量 收集整理施工科技文件 绘制竣工图 竣工图的编制方式 2 工程验收 3 填写工程验收鉴定书 设备仪器管理 一 外购设备1 设备购置2 开箱验收3 安装调试4 设备管理使用5 维护修理6 封存与调迁7 更新改造8 报废处理 二 自制设备自制设备管理 其前期包括 设计 试制 生产 后期包括 安装调试 管理使用 维护修理 封存与调迁 更新改造 报废处理 组卷方法 4 3 3成册 成套的科技文件材料宜保持其原有形态 指不破坏原来的保管单位 组卷方法 3 3 4一个单位保存一套相关的通用图 标准图 并单独组卷 采用了这些通用图 标准图的项目 其科技文件材料组卷时可在卷内备考表中说明并标注标准图 通用图的图号 改为 通用图 标准图可放入相应一项目文件中或单独组卷 其他涉及这些通用图 标准图的项目 应在卷内备考表中注明并标注通用图 标准图的图号和档号 组卷方法 4 3 5底图以张或套为保管单位进行整理 3 3 5底图以张为单位单独保存和管理 组卷方法 4 3 6产品局部或零部件变更 建设项目和设备仪器在维修和维护中所形成的科技文件 宜采取插卷方式放入原案卷中 亦可单独组卷排列在原案卷之后 并在原案卷的备考表中予以说明和标注 3 3 6产品更新换代或更换零部件时 保留新形成的科技文件材料并单独组卷排列在原产品案卷之后 组卷方法 科学技术档案工作条例 第十二条规定 各单位应当建立和健全图纸更改 补充的制度 更改 补充图纸 必须履行审批手续 科技文件材料的更改 一般设计到工艺 生产车间 计划 财务等部门 为了保证企业按更改后的科技文件材料顺利地进行生产 施工 必须在更改前填写更改通知单 通过会签的方法 取得有关部门的统一 然后根据批准并会签的更改通知单 首先更改地图 同时相应地修改蓝图 更改较多的必须换发新图 组卷方法 4 3 7产品升级换代 建设项目后评估 改扩建或重建所形成的科技文件应单独组卷排列 3 3 7设备维修中形成的科技文件材料单独组卷 外购设备中的随机文件材料可以单独组卷 案卷和案卷内科技文件的排列 5 1科技文件宜按系统 成套性特点进行案卷或卷内文件排列 卷内文件一般应文字材料在前 图样在后 译文在前 原文在后 没有译文的外文资料 一般要求翻译标题 5 2案卷内管理性文件按问题结合时间 阶段 或重要程度排列 一般应印件在前 定稿在后 正件在前 附件在后 复文在前 来文在后 案卷和案卷内科技文件的排列 5 3科研类案卷宜按课题可行性研究立项 方案论证 研究实验 总结鉴定 成果和知识产权申报 推广应用等阶段排列 5 4产品类案卷宜按产品设计 含初步设计 基础设计 技术设计 工艺 工装 制造 定型等工作程序 或按其产品系列 结构排列 5 5建设项目类案卷宜按项目项目前期 项目设计 工程施工 工程监理 工程竣工 项目验收及项目后评估等阶段排列 5 6设备仪器类案卷应按设备仪器立项审批 外购设备仪器开箱验收 自制设备仪器的设计 制造 验收 设备仪器安装调试 随机文件材料 设备仪器运行 设备仪器维护等阶段或工作程序排列 案卷和案卷内科技文件的排列 成册材料与零散文件 包括图纸 组成一卷时 成册材料放在后面 几个成册的组成一卷时按前面要求排列 案卷和案卷内科技文件的排列 一些管理性文件 有的一份文件对应几个问题或项目 排列时可放在其中一卷 其它涉及的案卷可存复制件 在卷内目录备注栏中注明原件档号 或直接在备考表中注明文件存放档号 对一些引进的设备工艺装置 其报关材料原则应与设备档案一起保管 分开保管的应分别注明对应档号 六 案卷编目 主要内容有 文件页号编写 案卷封面 案卷脊背 卷内目录 卷内备考表 案卷目录编制 卷内科技文件材料页号的编写 6 1 1案卷内科技文件以件为单位编写页号 以有效内容的页面为一页 6 1 2已有页号的文件可不再重新编写页号 6 1 3卷内目录和卷内备考表不编页号 案卷封面编制 6 2 1案卷封面应印制在卷盒正表面 亦可采用内封面形式 规格 A4型 297mm 210mm 案卷封面的编制 内容 案卷题名 立卷单位 起止日期 保管期限 密级 档号6 2 2应简明 准确提示卷内科技文件的内容 主要包括产品 科研课题 建设项目 设备仪器名称或代字 号 结构 阶段名称 文件类型名称等 案卷封面的编制 6 2 3立卷单位 应填写负责组卷的部门或单位 6 2 4起止日期 应填写案卷内科技文件形成的最早和最晚的时间 年 月 日 年度应填写四位数 下同 6 2 5保管期限应填写组卷时依照有关规定划定的保管期限6 2 6密级应填写卷内科技文件的最高密级 案卷封面的编制 6 2 7档号由全宗号 分类号 项目代号或目录号 案卷号 全宗号 需向档案馆移交的档案 其全宗号由负责接收的档案馆给定 分类号 应根据本单位分类方案设定的类别号确定 项目代号 由反映产品 工程 课题 设备仪器等的型号 代字或代号确定 目录号 应填写的目录编号 案卷号 是指科技档案按一定顺序排列后的流水号 案卷脊背 直接印制在卷盒侧面内容 保管期限 档号 案卷题名案卷脊背项目可根据需要选择填写 卷内目录 主要内容 序号 文件编号 责任者 文件题名 日期 页数 备注 档号保管期限填写方法同5 2 5 也可用色标区分 红色代表永久 黄色代表长期 绿色代表短期 档号填写方法同5 2 7 案卷题名可根据各单位具体情况自行填或不填 填写方法同5 2 2 改为 案卷题名 保管期限 档号 填写方法同6 2 卷内目录 卷内目录 6 4 2序号 应依次标注卷内文件排列顺序 6 4 3文件编号 应填写文件文号或型号或图号或代字 代号 6 4 4责任者 应填写文件形成者或第一责任者 6 4 5文件题名 应填写文件全称 文件没有题名的 应由立卷人根据文件内容拟写题名 没有名称的要加标题 用 标明 卷内目录 6 4 6日期 应填写文件形成的时间 年 月 日 6 4 7页数 应填写每件文件的总页数 6 4 8备注 可根据实际填写需要注明的情况 6 4 9档号 填写方法同6 2 7 卷内备考表 卷内备考表应标明案卷内全部文件总件数 总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题 主要内容 档号 互见号 说明 立卷人 检查人 卷内备考表 说明 应标明案卷内全部文件总件数 总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题 6 5 3立卷人 应由立卷责任者签名 6 5 4立卷日期 应填写完成立卷的时间 6 5 5检查人 应由案卷质量审核者签名 6 5 6检查日期 应填写案卷质量审核时间 卷内备考表 6 5 7互见号 应填写反映同一内容不同载体档案的档号 并注明载体类型 互见号可以同时填写几种载体的档号 6 5 8档号 填写方法同6 2 76 5 9卷内备考表 应排列在卷内全部文件之后 或直接印制在卷盒内底面 案卷目录编制 主要内容 序号 档号 案卷题名 总页数 保管期限 备注 可以根据实际需要制作总目录 分类目录 专题目录 案卷目录的编制 6 6 2序号 应填写登录案卷的流水顺序号 6 6 3档号 案卷题名 保管期限 填写方法同6 26 6 4总页数 应填写案卷内全部文件的页数之和 6 6 5备注 可根据管理需要填写案卷的密级 互见号或存放位置等信息 七 案卷的装订 7 1案卷内文件可整卷装订或以件为单位装订 7 2以件为单位装订的应在每件首页空白处加盖档号章 7