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照片档案整理方法 照片档案整理流程 收集 挑选照片 排列 编号 拟写说明 张贴 编页码 著录 打印目录 贴侧标签 第一步 收集 收集范围 记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片 领导人和著名人物参加与本单位有关的重大公务活动的照片 本单位组织或参加的重要外事活动 记录本单位重大事件 重大事故及其他异常情况和现象的照片 其他具有保存价值的照片 第一步 收集 收集要求 应按照规定向本单位档案室或档案工作人员归档 集中管理 任何单位或个人不得据为己有 归档的数码照片应刻录成光盘 一式三套保存 封存保管 供查阅利用 异地保存 收集时间 对具有归档价值的照片 其摄影者或承办单位应及时整理 向档案室归档 般在3个月内 并尽量不跨年度 第二步 挑选照片 对反映同一内容的若干张照片 应选择其主要照片归档 主要照片应具备主题鲜明 影像清晰 画面完整 未加修饰剪裁等特点 主题不鲜明 可不归档 区政务网站群改版暨政府门户网站内容保障工作会议 区政务网站群改版暨政府门户网站内容保障工作会议 构图重复 可选其一 区政务网站群改版暨政府门户网站内容保障工作会议 影像不清晰 不要归档 第三步 排列 按 年度 问题 进行分类 在同一年度内按照片的问题结合形成时间排列 注意 不要求区分保管期限 仅分为归档与不归档两部分 归档的照片保管年限为长期以上 第三步 排列 按形成时间 专题 组 排列 即将本单位的所有照片收集后 先排最早的年度 然后在一年内先排最早的某个活动或某个会议的照片 2 每专题 组 照片排列张号 例 在第1册内第一组照片有15张F1 1 1 F1 1 15 第三步 排列 在第1册内第二组照片有6张照片 延续第一组的照片编号 F1 1 16 F1 1 21在第1册内排满照片后 再排第2册 第2册的照片张号必须从1开始 第三步 排列 例 在第2册内第一组照片有10张F1 2 1 F1 2 10在第2册内第二组照片有9张照片 延续第一组的照片编号 F1 2 11 F1 2 19第2册排满照片后 再排第3册 一组照片不可以排在两册中 这是一家企业收集到的所有照片 照片 将照片按不同的年度分开 如果每个年度的照片不多 在年度内可以不分问题 直接按照片形成时间排列归档 照片 1999年 2000年 2001年 2002年 如果每个年度的照片较多 对同一年度的照片按问题分开 企业概况 照片 1999年 2000年 2001年 2002年 企业概况 宣传营销 企业文化 产品 商标 如果每个年度的照片较多 对同一年度的照片按问题分开 照片 1999年 2000年 2001年 2002年 企业概况 宣传营销 企业文化 产品 商标 1999年 2000年 2001年 第1册 第2册 第3册 第4册 第5册 第6册 第7册 如果照片数量较多 可以一个年度组成数册 比如 1999年的照片 共组成3卷 2000年的照片 组成2册 2001年的照片 组成2册 1999年 2000年 2001年 第1册 第2册 如果照片数量不多 可以一个年度组成1册 或者几个年度的照片组成1册 第四步 编号 按 类别号 册号 张号 的模式F1 3 1张号 第三册的第一张 册号 第三册照片档案 一级属类 照片档案 大类代字 声像档案 照片号的格式 F1 1 3 张号 第3张 册号 第1册 类别号 照片档案 类别号 档案分类表中表示照片档案的代号 照片号的格式 F1 1 3 张号 第3张 册号 第1册 类别号 照片档案 册号 按排列顺序对照片册从 1 开始编制的流水号 照片号的格式 F1 1 3 张号 第3张 册号 第1册 类别号 照片档案 张号 格式一中的 张号 是指在一本照片册内对照片按排列顺序从 1 开始编制的流水号 格式二中的 张号 是指在一个立档单位内对照片按排列顺序从 1 开始编制的流水号 第五步 拟写说明 以一组照片为单位拟写总说明 总说明的内容 1 标题 根据本组照片的内容 由整理者拟出标题 标题要概括出这组照片的基本内容 并作为照片档案卷内目录的著录条目 2 时间3 地点4 主要人物5 基本内容6 注明本组照片共多少张照片 整理时 用白纸 尺寸可大于3R照片 将上述内容打印 贴在这组照片的上方 第五步 拟写说明 以每张照片为单位拟写小说明位置 在照片的右侧 左侧或正下方 第六步 张贴 用白乳胶 正反两面粘贴照片整齐美观留位张贴总说明和小说明 竖式说明的粘贴方法 横式说明的粘贴方法 三 照片的粘贴方法实例 芯页正面 装订线 总说明 每张照片说明 页码 照片 三 照片的粘贴方法实例 芯页背面 装订线 每张说明 照片 第七步 编页码 在照片档案薄正面的右上角 背面的左上角盖页码 目录页不用编页码 第八步 著录 照片名称 根据本组照片的内容 由整理者拟出的标题名称 照片号 是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码 例如 机关的档案分类中照片的编号方法 F1 1 1参见号 参见号是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号 时间 照片的拍摄时间填写格式 2006年4月10日写成20060410 摄影者 摄影者一般填写个人 必要时可加写单位 文字说明 应综合运用事由 时间 地点 人物 背景 摄影者等要素 概括揭示照片影像所反映的全部信息 或仅对题名未及内容作出补充 其他需要说明的事项亦可在此栏表述 例如照片归属权不属于本单位的 应注明照片版权 来源等 第八步 著录 第九步 打印目录 一式二份 第十步 贴侧标签 大幅照片的管理 对于照片册放置不下的大幅照片 可将其放入专用的档案袋或档案盒中 按照片号顺序排列 如竖直放置 应首先将照片固定在专用的纸板上 再放入袋 盒中 如水