吉林大学档案分类办法.doc

吉林大学档案分类办法为实现我校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化，加强档案的科学管理，推进学校档案管理现代化的进程，根据原国家教委高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范（教办1993429号文件），结合我校实际情况制定本办法。本办法由编制说明、吉林大学档案分类主表 、吉林大学档案分类详表三部分组成。一、 编制说明1. 主题内容本办法规定了我校档案归档范围、分类原则、分类方法、类目设置及标识、档号编制及不同载体的标识等。2. 分类原则以我校全部档案为对象，遵循档案的形成规律，结合档案内容，保持档案之间的有机联系，利于组织档案馆藏，便于科学管理和开发利用。 3. 类目设置与标识 3.1 一级类目的设置与标识 一级类目是高等学校档案实体分类的最高层位。根据高等学校档案产生的领域范畴、结合档案记述的内容性质，我校确定十三个一级类目，其名称、标识符号和主要内容如下：DQ 党群工作类主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。XZ 行政工作类主要包括行政部门（教学、科研、开发、基建、设备、外事、财会等部门除外）工作中形成的文件材料。JX 教学工作类主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。KY 科研工作类主要包括科学研究管理和科研实践活动中形成的文件材料。CP 产品与科技开发类主要包括校办产业和公司在生产管理及业务活动中形成的文件材料。JJ 基本建设类主要包括基建管理和工程项目建设中形成的文件材料。 SB 仪器设备类主要包括仪器设备等资产管理方面形成的文件材料。CB 出版物类主要包括出版工作管理和出版活动中形成的文件材料。WS 外事类主要包括外事工作管理和外事活动中形成的文件材料。CK 财会类主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。RW人物类主要包括学校著名人物在职务活动和其他社会活动中形成的文件材料。SW实物类主要包括学校在各项活动中获得的反映学校真实历史面貌的特定物品。SX声像类主要包括学校及校内各单位或校外相关单位形成的与本校有关的声像载体材料。一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如：“XZ”即“Xing zheng”（行政）的简称。3.2 二级类目的设置与标识二级类目的设置，依据每一个一级类目的内容特点，分别按职能、问题、项目等设置。党群和行政类的二级类目主要按职能并兼顾组织机构设置。教学类的二级类目主要按学历层次和办学性质设置。外事类的二级类目按档案的内容结合活动过程设置。科研类、基建类、设备类、产品类、出版物类的二级类目依据文件的形成和成套性特点设置。实物类、声像类由特殊载体构成，二级类目按形成的载体设置。人物类围绕人物建档，二级类目按形成对象设置。二级类目的标识，一般采用阿拉伯数字“双位制”。如：“综合”为“11”，其余二级类目依次层累为12、1399，但10、20等带“0”的数字不用。人物档案二级类目的标识，直接采用建档人物的姓名。如“唐敖庆”。3.3 三级类目的设置和标识根据实际需要设置三级类目。一般情况下，以吉林大学归档单位为三级类目，采用阿拉伯数字为归档单位代码。（详见吉林大学归档单位代码一览表）根据成人教育的特殊情况，其三级类目按校区分类设置： 01 前卫校区02 南岭校区03 新民校区04 朝阳校区05 南湖校区远程教育是成人教育的组成部分，因没有校区之分，三级类目也采用阿拉伯数字为学院代码。 人物档案三级类目按建档内容设置，采用大写英文字母为内容分类代码。如“A”代表建档内容（书表类）。3.4 四级类目的设置与标识四级类目是在三级类目设置的基础上，对三级类目的细划分，是区分学生学历层次的代号。四级类目的标识采用阿拉伯数字“双位制”。研究生教育博士： 11 学历博士12 同等学力博士13 不授予博士学位14 撤消博士学位硕士：21 全日制硕士22 专业学位硕士23 同等学力硕士24 不授予硕士学位25撤消硕士学位本（专）科生教育 本科： 11 本科12 辅修 专科： 21 专科 成人教育 本科：11 夜大12 函授13 脱产专科： 21 夜大22 函授23 脱产远程教育11 本科21 专科4 档号的编制4.1 档号一般由四部分组成，即：全宗号+年度号+类目号+案卷号人物档案的档号设置由三部分组成，即：全宗号+类目号+案卷号4.2 全宗号：合校后的吉林大学档案全宗号为“07”。4.3 年度号：年度号由四位阿拉伯数字组成，如：“2006”即“2006年度”。 4.4 类目号：类目号是指吉林大学档案实体分类的类目代号。我校各类档案类目根据实际情况分别划分到二级、三级或四级。4.5档号标识：采用汉字、汉语拼音、英文字母和阿拉伯数字相结合的混合号码制。为了避免重号，便于区分、查找和计算机检索，二级类目和三级类目，三级类目和四级类目之间采用间隔符号“ ”间隔（人物类档案除外）。类目与案卷号（实物编号）之间采用连接符号“”连接。4.6 案卷号：分类的最下位类内排定的案卷顺序号，用阿拉伯数字标识（1n）。4.7 档号模式4.7.1 一般档号模式4.7.1.1党群类综合档号模式示例全宗号+年度号+类目号（一级类目+二级类目）+案卷号072006DQ111n 案卷号党群综合代号（二级类目）党群类代号 （一级类目）年度号 全宗号注：案卷号按最下位类目流水，年度用自然年度。4.7.1.2教学类学位材料、毕业生成绩单档号模式示例全宗号+年度号+类目号（一级类目+二级类目+三级类目+四级类目）+案卷号研究生类目模式：072006JX 12 16 111n 案卷号 学历博士（四级类目） 化学学院（三级类目） 研究生教育（二级类目） 教学类（一级类目） 年度号全宗号注：案卷号按最下位类目流水，年度用自然年度。本（专）科生类目模式： 072006JX 13 16 111n 案卷号 本科（四级类目） 化学学院（三级类目） 本、专科生教育（二级类目） 教学类（一级类目） 年度号 全宗号注：案卷号按最下位类目流水，年度用自然年度。成人教育类目模式：072006JX 14 01 111n 案卷号 本科夜大（四级类目） 前卫校区（三级类目） 成人教育（二级类目） 教学类（一级类目） 年度号全宗号远程教育类目模式：072006 JX 14 89 111n 案卷号 远程本科（四级类目）远程学院（三级类目）成人教育（二级类目） 教学类（一级类目） 年度号全宗号注：案卷号按最下位类目流水，年度用自然年度4.7.1.3科研类科研项目档号模式示例全宗号+年度号+类目号（一级类目+二级类目+三级类目）+案卷号 072006KY12161n 案卷号化学学院（三级类目）科研项目（二级类目）科研类（一级类目）年度号 全宗号注：案卷号按最下位类目流水，年度用自然年度。4.7.1.4 实物类档号模式示例全宗号+年度号+类目号（一级类目+二级类目+三级类目）+实物编号072006 SW 11161n 实物编号化学学院（三级类目）题词、字画（二级类目）实物类（一级类目）年度号 全宗号注：实物编号按最下位类目流水，年度用自然年度。4.7.2特殊档号模式4.7.2.1人物类档号模式示例全宗号+类目号（一级类目+二级类目+三级类目）+案卷号07RW唐敖庆-A1n 案卷号书表类（三级类目）建档人物姓名（二级类目）人物类（一级类目） 全宗号注：案卷号按最下位类目流水。5. 档案实体排架我校档案排架的方式：一般采用年代一级类目横向排架。人物档案采用建档人物独立小全宗依次横向排架。二、吉林大学档案分类主表DQ 党群11综合党委办公室、信访办公室、机关党委、后勤党委、离退休党委、产业党委工作中形成的文件材料入此。12 纪检、监察13 组织14 宣传15 统战民主党派材料入此。16 工会、妇委会17 团委学生社团材料入此。XZ 行政11 综合校长办公室、校友办公室、学科建设办公室 、政策法规办公室、普教办公室、网络中心工作中形成的文件材料入此。12 人事、师资、离退休13 审计14 武装、保卫15 医疗、后勤、国际交流中心16 档案、图书、文博17 白求恩医学部JX 教学工作11 综合教务处、学生处、毕业生就业指导中心、注册中心、公共体育教研中心、考试中心、教育技术中心工作中形成的文件材料入此。12 研究生教育13 全日制本（专）科教育14 成人教育KY 科学研究11 综合科技处、社科处、科技园形成的文件材料入此。12 科研项目CP 产品生产与科技开发11 综合产品生产与科技开发、校办产业形成的文件材料入此。12 公司、药厂服务公司材料入此。JJ 基本建设11 综合基建处管理性文件材料入此。12 工程项目SB 仪器设备11 综合资产与实验室管理处、采购中心工作中形成的管理性文件材料入此。12 仪器设备项目CB 出版11 综合出版社工作中形成的管理性文件材料入此。12 书籍13 刊物WS 外事11 综合外事处工作中形成的管理性文件材料入此。12 出国（境）13 来校14 国际合作与会议15 外国留学生工作16 港澳台工作CK 财会11 综合财务处工作中形成的管理性文件材料入此。12 会计报表13 会计帐簿14 会计凭证15 工资清册奖金、助学金材料入此。SX 声像11 综合声像工作形成的管理性文件材料入此。12 照片13 电教RW人物A 书表类B 证件类C 自传性材料类D 任免奖惩材料类E 文件材料类F 学术性材料类G 社会评价性材料类H 通讯材料类I 声像材料类J 实物材料类K 著名人物专题纪念活动材料类 L 已故著名人物追悼会材料类 M 其它材料类 SW实物11 题词、字画12 奖旗13 证书、奖状14 印章15 牌匾16 奖杯、纪念杯、纪念盘17 校徽、纪念章、奖章、纪念币18 其它类三、吉林大学档案分类详表吉林大学党群类档案归档范围和保管期限表DQ11 党务综合序号 归档范围 保管期限1上级有关党的建设文件材料 长期（针对本校的保管期限为永久）2本校党代会材料（1）计划、通知、工作报告、议程、名单、决议、总结、记录、领导讲话稿、大会发言稿；讨论通过的文件、简报；校党委会候选人登记表和情况介绍；校党代会大会选举结果和上级批复等。 永久（2）提案及办理情况、情况反映、重要贺电、贺信。 长期（3）参考文件、工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票式样。 短期3校党委会、党委扩大会、党委常委会、常委扩大会、书记校长碰头会会议记录、纪要、决议及会议讨论通过的文件 永久4校党委发布的决定、条例、办法、指示、批转、重要通知、通报 永久5以校党委名义召开会议的文件材料 永久6校党委和上级党委对学校工作进行调查研究形成的文件及典型材料 永久7校党委领导同志在全校大会、党员大会上的重要讲话稿及参加上级召开会议的发言稿 永久8 校党委工作大事记 永久9 党群系统启用印章的文件和印模 永久10 党群系统 停止使用的印章、印模 长期11 本校参加上级党代会的代表名单、登记表及发言材料 长期12 校党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结 长期13 校党委有关保密工作的文件 长期14党务工作简报 短期15 吉大信息 短期 16 信访办公室工作计划、总结、群众来信、来访、 上级文件材料 长期 17 党委各部及基层党委报校党委的工作总结、报告、请示及批复 短期 18 其它需要归档的材料DQ12 纪检、监察序号 归档范围 保管期限1 上级关于纪检、监察工作的文件 长期2 纪委会议记录 永久3 对触犯刑律或双开除党员的处分决定及有关材料 永久4 打击经济犯罪工作文件、材料 永久5对违纪党员的处分决定（包括免于处分）及恢复党籍、取消处分等材料 长期纪委、监察工作计划、报告、总结、调查材料 统计报表 长期其它需要归档的材料DQ13 组 织序号 归档范围 保管期限1 上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报 长期2 校级党员干部任免申报材料（包括报告、考核材料、任免呈报表）及上级批复文件 永久3 副处级以上干部任免、调动和离休报告、决定、批复、通知等（上级批准的要附任免呈报表） 永久4 党群系统科级干部任免申报材料及批复 长期5 党委组织机构、党员情况统计报表 永久6 各级党委关于批准入党、转正、延期、退党和取消党员资格的文件材料及名单 永久7 组织部工作计划、总结、决定、报告及重要的调查材料 长期8 校党委、基层党委、直属支部改选结果与分工的批复 长期9 表彰和奖励的先进党组织、优秀党员、优秀党务工作者（市级以上） 长期10 党委组织机构设置变动的报告、决定、批复、通知 永久11 落实政策的有关材料 长期12 其它需要归档的材料DQ14 宣 传序号 归档范围 保管期限1 上级关于宣传工作的文件 长期2 吉林大学校刊（合订本） 永久3 本校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结 长期4 反映本校重大活动的剪报、图表 长期5 理论学习及其它活动形成的材料 短期6 其它需要归档的材料DQ15 统 战序号 归档范围 保管期限1 上级关于统战工作的文件 长期2 本校统战工作计划、决定、报告、通告和总结 长期3 港、澳、台和侨务、少数民族工作材料 长期4 各民主党派、党外人士的情况登记表、名册 长期5 统战工作情况调查、典型材料、统计报表 长期6 统战工作的重要会议记录 长期7 本校各级人大代表、政协委员名单、登记表及有关材料 长期8 其它需要归档的材料DQ16 工会、妇委会序号 归档范围 保管期限1 上级有关工会工作的文件 长期2 工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计 长期3 工代会、教代会、妇代会材料 永久4 工会常委会记录 长期5 参加上级工代会、教代会、妇代会的代表名单、登记表及发言稿 长期6 上级有关妇委会工作文件 长期7 妇委会工作计划、总结 长期8 工会、妇委会组织各项活动形成的材料 短期9 表彰先进集体（个人）的获奖材料（市级以上） 长期10 其它需要归档的材料DQ17 团 委序号 归档范围 保管期限1 上级关于团的工作文件 长期2 本校团代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件） 永久3 本校学代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件） 永久4 团委工作计划、报告、总结及规章制度 长期5 团委工作典型调查材料、优秀团员的材料 长期6 表彰和奖励先进团支部、优秀团干部、优秀团员的材料 长期7 对犯错误团员的处分决定（包括免于处分）及取消处分、恢复团籍材料 长期8 团委、团常委会议记录 长期9 学生会文件、材料 长期10 本校学生组织参与各种学会、社团的有关材料 短期11 研究生会的有关材料 长期12 社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料 长期13 其它需要归档的材料 吉林大学行政类档案归档范围和保管期限表 XZ11 行政综合序号 归档范围 保管期限1 上级有关高校行政管理的综合性文件 长期2 校务委员会会议、校务会议、校长办公会议记录、决定、纪要及会议审议、讨论通过的文件 永久3 学校工作计划、事业发展规划、总结报告、请示及上级的批复 永久4 历史沿革、概况介绍、剪报等 永久5 启用印章的文件和印模 永久6 停止使用的印章、印模 长期7 以学校名义发布的决定、规定、通知、规章制度、通报和学校年鉴、公报、规章制度汇编（或选编） 永久8 学校大事记 永久9 本校综合统计及学年报表 永久 10 校领导在上级召开的会议上的重要发言材料 永久11 校庆活动中形成的重要报告、总结 永久12 校庆贺电、贺信、会议记录 长期13 本校向上级的请示及其批复 永久14 本校各单位的请示及学校的批复（分类立卷） 长期15 有关全校性工作的调查材料和经验总结 长期16 校长办公室工作计划、总结 长期17 校内信息 长期18 上级有关普教工作的文件 长期19 附属中、小学教学计划、大纲、规章制度、毕业生名册、三好学生名单；省、市竞赛获奖名单 长期20 普教办公室工作计划、总结 长期21 上级有关学科建设工作的文件 永久22 211工程项目有关材料 永久23 985工程项目有关材料 永久24 学科建设办公室工作计划、总结等有关材料 长期25 上级有关政策法规工作的文件 长期26 政策法规办公室工作计划、总结等有关材料 长期27 校史工作材料 永久28 校友工作材料 永久29 网络中心工作材料 长期30 院庆材料 长期31 其它需要归档的材料XZ12 人事、师资、离退休序号 归档范围 保管期限1 上级机关有关人事工作的文件 长期2 关于人员编制、机构建立、撤消、合并及改变机构名称的请示报告及上级批复 永久3 关于校内机构设置、变化的文件材料 永久 4 科级干部任免材料 长期5 本校人事工作的规章制度 长期6 表彰和奖励先进集体、先进教职工材料（市级以上） 长期7 对犯错误的教职工给予行政纪律处分、取销处分等材料（双开除存永久） 长期8 专业技术干部评定职称文件材料 长期9 教职工录用、转正、定级、调资、校内调动、退职、退休、离休、死亡、抚恤等文件材料 长期10 本校教师获奖的材料（市级以上） 长期11 人事情况统计报表、教职工名册 长期12 教职工出国进修、讲学、访问、考察、参观等政审材料 长期13 人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录 长期 14 回国专家定居安排的有关材料 长期15 教职工劳保、福利、困难补助等规定、报表 长期16 教职工援外和支援边远地区材料 长期17 教职工调入、调出名册及有关材料 长期18 使用临时工有关材料 短期19 师资培养、出国、管理工作计划、规定、总结等材料 长期20 教师进修计划、安排、总结 长期21 教师工作量的规定及执行情况 长期22 教师业务考核材料 长期23 上级关于离退休工作文件 长期24 离退休规章制度、统计报表、工作计划、报告、总结 长期25 其它需要归档的材料XZ13 审计序号 归档范围 保管期限1 上级有关审计工作的文件 长期 2 本校审计工作方面的规章制度 长期3 本校审计工作方案、计划、总结 长期4 对教职工触犯刑律或双开除人员（经审计部门审理的）处理材料 永久5 对犯错误的教职工（经审计部门审理）给予行政处分（包括免于处分）、取消处分等材料 长期6 审计工作统计年报及重要报表 长期7 审计报告所列问题的证明材料 8 被审计单位对审计报告的书面意见 长期9 有关审计处理的请示，审计事项的报告及上 级机关的批复、批示 长期10 审计（含复审）结论和决定或审计意见通知书 长期11 被审计单位关于执行审计结论和决定情况的报告 长期12 罚款、没收款、扣缴款、停止拨款、贷款、冻结银行存款、封存帐册等文书及回执 长期13 被审计单位对审计结论和决定的复审申请，对审计（含复审）结论和决定的申诉材料，有关人员对审计（复审）结论和决定的申诉材料 长期14 依法作出审计结论和决定的法规目录或摘要，上级机关有关本项目问题处理的政策界限 长期15 有关审计项目的情况报告、通报 长期16 审计调查报告及有关文件材料 长期17 各种调查取证材料 长期18 移交处理意见书 长期19 群众来信或来访记录 长期20 项目审计计划或审计方案，有关本项目计划安排的意见、请示、报告、批复和其它有关材料 长期21 本项目有关的其它材料 XZ14 武装、保卫序号 归档范围 保管期限1 上级有关公安保卫工作的文件 长期2 本校公安保卫工作方面的规章制度 长期3 本校公安保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计、报表、简报 长期4 有关安全、防火方面的材料 长期5 上级有关武装、人防、军训工作的文件 长期6 本校武装部规章制度、工作计划、总结、调查报告 长期7 武装部工作统计年报及重要报表 长期8 其它需要归档的材料XZ15 医疗、后勤、国际交流中心序号 归档范围 保管期限1 上级有关医院管理工作的文件 长期2 公费医疗、保健工作的规定、通知等材料 长期3 医管处工作计划、总结、规章制度 长期4 计划生育工作材料 短期5 房屋管理、调配使用、转移等规定 长期6 防震、防汛、三废治理文件材料 长期7 上级有关后勤工作的文件 长期8 后勤处工作中形成的文件材料 长期9 后勤集团工作中形成的文件材料 长期10 国际交流中心在工作中形成的文件材料 长期 11 其它需要归档的材料XZ16 档案、图书、文博序号 归档范围 保管期限1 上级有关图书、情报、档案、文博工作文件 长期2 档案馆、图书馆、博物馆规章制度 长期3 档案馆指南、全宗介绍 永久4 档案馆、图书馆、博物馆工作计划、报告、总结、 请示与批复 长期5 档案馆、图书馆、博物馆概况、发展规划、藏品目 录、统计及统计年报 永久6 图书馆、档案馆、博物馆会议记录、大事记 长期7 其它需要归档的材料 吉林大学教学类档案归档范围和保管期限表 JX11 综 合序号 归档范围 保管期限1 上级有关学生思想政治工作的文件 长期2 学生处工作计划、总结、报告、规章制度 长期3 学籍变动材料 永久4 对犯错误学生给予开除、勒令退学处分的决定及有关材料 永久5 新生入学名册 长期6 对犯错误学生的处分材料及撤销处分材料 长期7 优秀学生奖学金获得者名单 长期8 获省、市优秀学生名单 长期9 表彰优秀学生干部的决定、名单 短期10 校领导在全校学生大会上的讲话稿 长期11 毕业生分配方案、计划、报告、请示、批复、决定 永久12 毕业生供需统计、计划 长期13 上级有关就业分配的文件材料 长期14 毕业生就业指导处工作计划、报告、总结、简报 长期15 校历届田径运动会程序册 长期16 公共体育教育研究中心工作计划、总结 长期17 学生参加全国、省、市体育比赛获奖名单、名次 长期18 考试中心有关上级来文、请示、批复 长期19 考试中心工作总结、计划、报告 长期20 注册中心在工作中形成的文件材料 长期21 教育技术中心在工作中形成的文件材料 长期22 其它需要归档的材料 JX12 研究生教育序号 归档范围 保管期限1 研究生招生工作计划、请示、报告、批复、总结、统计 永久2 录取研究生名单、名册 永久3 招考研究生（硕士、博士）试题 长期4 博士后科研流动站申报材料及上级批复 永久5 博士后研究人员进站、离站材料、申请博士后科学基金材料 长期6 博士后研究人员工作总结 长期7 与国外合作培养研究生的计划协议、派出人 员名单等材料 长期8 教育部关于研究生招生、分配培养、代选出 国预备研究生工作的有关文件 长期9 取消研究生学籍的材料 永久10 研究生的奖励、处分材料及撤销处分材料 长期11 研究生各专业培养方案、教学大纲、教学计划、 永久12 研究生（硕士、博士生）毕业成绩单 永久13 研究生（硕士、博士）中途退学、出国在校成绩单 永久14 专业性会议、座谈会、汇报会记录及文件材料 长期15 学校与有关单位关于学位问题的联系函件 长期16 教育部等单位关于学位工作的文件 长期17 学位评定委员会、分委会名单 永久18 学位评定委员会的会议记录、决定、纪要及会议材料 永久19 学位委员会对决定等文件的修改意见、汇报材料 长期20 研究生学位答辩材料（博士、硕士）（1）博士研究生毕业论文及答辩材料 永久吉林大学博士成绩登记表吉林大学博士学位申请书吉林大学指导教师对博士学位论文审议意见吉林大学授予博士审批表博士学位论文同行评议汇总表在学期间政治思想鉴定吉林大学博士学位论文学术评议书博士学位论文同行评审意见书吉林大学授予博士学位决定吉林大学博士学位论文答辩记录吉林大学博士学位论文答辩表决票吉林大学博士学位论文 其它需要归档的文件材料 （2）同等学力博士研究生毕业论文及答辩材料 永久同等学力人员博士学位申请书同等学力人员申请博士学位审查表同等学力人员申请博士学位审批表同等学力人员申请博士学位推荐书硕士毕业证书复印件硕士学位证书复印件硕士成绩单获奖证书复印件同等学力人员申请博士学位成绩登记表吉林大学指导教师对博士学位论文审议意见吉林大学博士学位论文学术评议书吉林大学博士学位论文答辩记录吉林大学博