公司印鉴及证照管理办法.docx

. 公司印鉴及证照使用管理办法公司印鉴管理1、 目的为加强公司印鉴管理，保护公司合法权益确保印鉴使用的合理性、有效性和可控性，特制定本办法。行政综合部负责公司印鉴管理工作，发放、回收印鉴，监督印鉴的保管和使用。二、适用范围 本规定中所指印鉴是在公司发行或管理的文件、凭证文书等与公司权利义务有关的文件上，因需经公司名义或有关部门名义证明其合法作用而使用的印鉴，包括：公司印鉴、合同专用章、人事专用章、财务专用章、董事长、总经理职章等公司或部门专用章，各部门未经总经理不得刻制印鉴。三、印鉴管理细则1、印鉴的刻制、启用由行政综合部负责，如有需要更换印鉴，应由规定的印鉴管理人员将旧印鉴交还行政综合部。2、行政综合部应将每个印鉴登入印鉴台账。印鉴更换实行先交后发的原则。3、公司印鉴、合同专用章、董事长、总经理职章由行政综合部负责保管；财务专用章由财务部负责保管。4、公司用印依照以下原则进行：公司名章用于以公司名义行文时；职务名称印鉴在以职务名义行文时使用。四、公司印鉴使用程序1、需使用公司印鉴，应先填写“公司印鉴使用申请表”，写明申请使用理由，征得部门领导或行政综合部负责人签字同意，并报公司总经理批准后，连同需盖章文件一并交印鉴管理员。经审核手续齐全，印鉴管理员方可给与盖章。2、需使用公司合同专用章，盖章合同应有“公司合同会签单”，并经法人代表或法人代表授权委托人签字后,连同需盖章合同一并交印鉴管理员。3、印鉴管理员应建立印鉴使用台帐，并由使用印鉴人签字。4、印鉴管理员应保管好印鉴使用申请单。5、公司印鉴不准带出公司，如确因工作需要，经总经理批准，并由申请人填写单据并注明借用时间和期限，方可借出。借出的公司印鉴，应由印鉴管理员负责携带并盖章，盖章应符合经批准的用印事项。6、任何人不得开具空白介绍信或在空白纸上盖章，如确因工作需要，经总经理批准，并由申请人写明理由，方可用印。五、印鉴使用方法1、盖印文件必要时盖骑缝印；2、公司文件、对外介绍信、证明材料及其它以公司名义出具的材料盖公司印鉴。3、以公司名义对外出具凭证，需要公司董事长或总经理署名或用职章；4、除有发文卡、总经理签字或直接盖章外，其它用印需填写用印申请单。5、所有盖章的对外材料必须由印鉴管理员留存一份。6、如违反本办法未按程序用印者，一经证实，公司将对用印人及印鉴管理员给予严肃处理；如造成严重后果，触犯刑律的移送司法机关，追究其刑事责任。六、印鉴的废止如需废止公司印鉴，由印鉴保管部门提出申请，经公司总经理或分管副总经理批准后，由行政综合部出具正式文件予以废止。行政综合部应将废止印鉴保存三年。三年后移送公司档案部门管理。公司证照管理一、 目的 为了规范公司营业执照等证件原件及复印件的使用管理，避免因管理不善给公司带来的风险，防止遗失并保证按时年检，特制订本制度。 二、 适用范围 营业执照、组织机构代码证、税务登记证及企业各类证件的原件、电子档及复印件等。 三、 证照资料的保管归档 证照原件、电子档以及复印件统一由行政综合部保管和传送。 四、 证照资料的使用管理 1、需要借阅、借用、复印证件资料，须到行政综合部填写公司证照使用申请单写明事由及拟用证照资料名称、件数、归还期限等，经部门负责人审批，分管副总签批确认后，可到行政综合部办理相应手续； 2、行政综合部仅凭分管总经理或分管副总签批的申请单办理借用、借阅、复印等业务，其它任何人员提出的任何要求，均不予受理； 3、凡借阅、借用证照资料，必须在申请日期内归还，不能按时归还的应申请延期，手续与上述1相同，但最长不得超过15天； 4、公司证照不得丢失、损坏。如出现损坏或丢失，除立即向主管领导报告，并立即与发证机关联系，及时办理证照的挂失和补办手续；5、不许擅自使用公司的证照进行各种担保； 6、除印鉴管理人员其他人不得擅自保存证照电子版和复印件；五、证照的年审、到期、变更 证照的年审、变更、延期等相关手续，行政类证照（如工商营业执照、组织机构代码证等）由行政综合部负责办理，财务类证照（如税务登记证、统计证、外汇登记证、贷款卡、开户许可证等）由财务部门负责办理，其他证件由最初办理证件的部门办理年审、变更、延期等手续，证件归属部门负责在规定的时间内完成手续办理和申报的具体工作。 六、相关责任 1、证件管理人管理的所有证件都应有清单和目录，确保证件数量的准确性，对于借阅和归档都应有相应人员的签字确认，证件管理人负有登记的及时性和完整性的责任； 2、证件借阅人负责借阅期间的文件保管，确保公司证件的完整性和整洁性，使用完毕后应及时归档。借阅后不得将证件转借其他人使用。 七、注意事项： 凡违反上述规定而私自复印文件或转借者，经行政综合部每发现一次视情节严重程度给予50-500元罚款处理，如果导致公司损失的，应赔偿公司因此而造成的损失；构成犯罪的，由公司送交相关司法机关追究刑事责任。 本规定自2015年7月21日起执行。附:使用流程图 蒙羊牧业（兴安）有限公司 二一五年七月二十日 印鉴（证照）使用流程申请人（部门）行政综合部总经理开始复印归档合同章合同会签单（相关领导全部签字确认）公章法人章证照用章（证照）申请用章（证照）部门领导同意结束申请单归档加盖印鉴（用证）分管领导印鉴保管人审核同意同意同意审批印鉴（