会议管理制度.doc

.会议管理制度一、目的及适用范围1. 为全面掌握公司各方面情况，及时解决实际工作困难与难题，公司各级应定时召开不同层次的工作会议。2.会议是公司处理重要事务、实现科学决策的重要途径，也是信息沟通、协调关系的重要手段。3.为加强各中心、部门之间及时的交流和沟通，加强对各项工作的及时检查和信息反馈，提高会议的效率与效果，从而达到工作经验共享，相互学习，相互提高，特制定本管理制度。4.适用范围：本管理制度适用于公司各部门及分（子）公司。二、职责定义1.行政人资部:制订和修订公司会议管理制度；负责各类会议的组织及会务工作；根据需要，配合各中心、部门例会及专题会议的会务工作；负责公司会议场所和设备的日常维护和管理；负责会议资料的归档管理。2. 各部门及分（子）公司（以下统称“单位”）：负责按本制度定期或不定期组织召开本单位会议；负责本单位会议记录整理及归档工作。三、会议类型（一）公司年会1.目的：为与公司全体员工共同总结、回顾公司上一年度的工作、明确新一年度的工作任务和措施。通过对已取得业绩的总结，增强员工的集团荣誉感，通过对未来年度内关键事项或事关全局的焦点、热点问题充分讨论，集中全体员工的智慧，并最后形成公开、民主的决策。2.会议成员构成：公司全体员工。3.会议召开：会议每年召集一次，安排在春节前或后两周左右召开，如果遇其他情况不能如期召开，则由总经理另行决定会议召开时间。4.会议召集和主持：公司年会由总经理召集主持；如公司年会后有年会活动，则由行政人资部负责组织。5.会议事项:总结、回顾公司上一年度工作；表彰上一年度先进集体和个人；计划公司新一年度的工作任务和措施。6. 会务工作：公司年会会务工作由行政人资部负责，由行政人资部根据工作需要协调总公司及各部门配合；会务具体工作包括组织年度总结会议的通知、筹备、组织、摄像摄影资料收集等等。 （二）公司年度经营总结会1. 目的：为与公司全体管理人员共同总结、回顾公司上一年度的工作、明确新一年度的工作目标和任务。 2.会议成员构成：由总经理、副总经理、总经理助理、各部门负责人、各分（子）公司负责人、各事业部负责人构成，在总经理认为有必要的情况下，可以指定部门副经理以下级别人员或子公司有关人员参加，听取他们的意见。3.会议召开：会议每年在年会前召集一次，与春节前的最后一次经营管理办公会安排在同一时间。4.会议召集和主持：由总经理召集主持。5.会议事项:总结、回顾公司上一年度工作；明确各部门、分（子）公司新一年度的工作目标和任务。 6、会务工作：由行政人资部负责会议的通知、筹备、组织、摄像摄影资料收集等等。（二）经营管理办公会1.目的：经营管理办公会是公司日常经营管理事项的决策机构，审议、决议公司内外经营事项，落实公司远期及近期工作规划。2.会议成员构成：经营管理办公会由总经理、副总经理、总经理助理、各部门负责人、各分（子）公司负责人、各事业部负责人构成，在总经理认为有必要的情况下，可以指定部门副经理以下级别人员或子公司有关人员参加，听取他们的意见。3.会议召开：会议一般每月的月30日或次月5日前召集一次，安排在公司会议室召开，如果适逢节假日，或遇其他情况不能如期召开，则由总经理另行决定会议召开时间。4.会议主持：会议由总经理或总经理指定一名副总经理召集并主持召开，如总经理遇特殊事务不能参加，由总经理指定副总经理主持。5.审议事项：包括经营方针与计划事项；公司组织机构与制度事项；公司财务事项；项目经营事项；办公事务事项；月度述职。6.决议方法：经营管理办公会审议的所有事项，应在充分听取与会人员意见的基础上由总经理最终决策并形成决议。7.决议执行与实施报告：经营管理办公会一经形成决议，由相关部门经理负责，及时贯彻决议内容，并负责本部门的执行工作；决议内容如需变更，其决定权在总经理；部门经理有义务和责任在适宜时候，把决议实施过程、情况与结果，向总经理报告；公司行政人资部负责会议决议实施的监督及落实。8.会务工作：经营管理办公会会务由总经理办公室或行政人资部经理或指定助理负责。会务工作包括：会议通知、会议资料准备，包括要求与会各中心、部门在会前提交工作汇报表（附表1：工作汇报表），以便会议讨论及决议；会议记录与纪要整理。（三）项目例会1.目的：会议的目的在于促进各中心、部门与项目间的信息沟通，谋求相互间的配合协调，紧密各部门的工作联系。2.会议成员构成：项目例会参加人员为各相关部门负责人及其他相关人员。3.会议召开：根据项目要求及进度定期安排会议。4.会议主持：会议由项目主管领导主持，如主管领导由于特殊原因不能亲自主持会议，可指定其他人员主持。5.审议事项：报告上一阶段的工作落实结果，共同探讨下一阶段的工作内容与重点，确定工作目标。借此，公司各中心、部门与项目部可彼此了解现况，并商讨在工作进展过程中所遭遇的各类问题，与会人员可提供有关的策划意见或向相关部门提出管理建议，促进各部门与项目部更加紧密合作。6.决议方法：项目例会审议的所有事项，应在充分听取与会人员意见的基础上由项目主管领导最终决策并形成决议。7.决议执行与实施报告：项目例会一经形成决议，由相关部门经理负责，及时贯彻决议内容，并负责本部门的执行工作。决议内容如需变更，其决定权在项目主管领导；部门经理有义务和责任在适宜时候，把决议实施过程、情况与结果，向项目主管领导报告。8.会务工作：项目例会会务工作由项目部门负责，会后应形成会议纪要。（四）专题会议1.目的：为了动员各方力量来配合解决工作过程中出现的一些较重大事项，达到与各中心、部门及分（子）公司更好地协调工作、征求其他部门处理意见。2.会议成员构成：参会人员由主要责任部门指定。如主要责任部门认为需要总经理出席会议，或总经理认为有必要出席会议，则经总经理本人同意可安排总经理出席。3.会议召开：专题会议不受时间、次数的约束，只要对公司有利的重大议题均可召集有关人员开会商讨；专题会议为不定期性的临时性会议，当一个专题需要多次的研讨才能定案时，可以相互约定次数与日期，但仍应以一题一会为原则。4.会议主持：会议由该专题的主要责任部门召集并主持。5.审议事项：工作过程中出现的某一个专门问题。6.决议方法：专题会议审议的所有事项，应在充分听取与会人员意见的基础上由召集会议的主要责任部门负责人或该部门主管领导最终决策并形成决议。7.决议执行与实施报告：专题会议一经形成决议，由主要责任部门指定相关人员负责，及时贯彻决议内容，并负责本专业/中心、部门/分（子）公司的执行工作。决议内容如需变更，其决定权在召集会议的主要责任部门负责人或该部门主管领导；各指定相关人员有义务和责任在适宜时候，把决议实施过程、情况与结果，向召集会议的主要责任部门负责人或该部门主管领导报告。8.会务工作：专题会议的会务工作原则上由主要责任部门负责，如需公司职能部门配合，应提前三天通知该职能部门；每个专题会议均应形成会议纪要，由主要责任部门整理、装订后交行政人资部归档管理。（五）晨/夕会1.目的：为了加强职业技能教育、增强公司凝聚力、向心力，晨会对一天的工作进行合理安排分工；夕会对一天的工作进行总结与回顾。2.会议成员构成：本部门或本门店的全体员工。3.会议召开：门店管理每天必须召开晨/夕会；各部门可根据部门工作实际情况安排，是否召开晨/夕会。晨会召开时间在每天上班前召开，时间控制在10分钟左右；夕会在下班后的10分钟内召开，会议时间控制在15分钟左右。4.会议主持：由部门/门店负责人主持召开，如部门/门店负责人有事不能主持会议，则由部门/门店负责人指定部门/门店主管主持。5.审议事项：晨/夕会应有相应的会前准备（附表2：晨/夕会工作记录表）；晨会主要宣传公司理念、最新政策等，鼓舞士气；夕会主要针对工作中出现的问题进行总结。6.决议方法：会议审议的所有事项，应在充分听取与会人员意见的基础上由召集会议的主要责任部门负责人或该部门主管领导最终决策并形成决议。7.决议执行与实施报告：晨/夕会一经形成决议，由相关主管负责，及时贯彻决议内容，并负责本组的执行工作。决议内容如需变更，其决定权在部门/门店负责人；主管有义务和责任在适宜时候，把决议实施过程、情况与结果，向部门/门店负责人报告。8.会务工作：晨/夕会会务工作由各部门/门店负责，对会议上形成的决议事项应形成会议纪要。（六）部门工作会1.目的：为了加强部门工作指导、管理与交流，达成部门成员间工作协调、促进部门合作，收集并指导部门员工在工作中遇到的问题。2.会议成员构成：本部门全体员工。3.会议召开：由部门负责人负责组织定期召开，一般为每周五召开。4.会议主持：由部门负责人主持召开，如部门负责人有事不能主持会议，则由部门负责人指定部门主管主持。5.审议事项：包括部门工作计划事项；部门与其他职能部门协调事项；部门经营事项；办公事务事项；工作进度；公司安排重要工作事项；部门应知应会学习/上传上达事项。6.决议方法：会议审议的所有事项，应在充分听取与会人员意见的基础上由召集会议的主要责任部门负责人或该部门主管领导最终决策并形成决议。7.决议执行与实施报告：部门工作会一经形成决议，由相关主管负责，及时贯彻决议内容，并负责本组的执行工作。决议内容如需变更，其决定权在部门负责人；主管有义务和责任在适宜时候，把决议实施过程、情况与结果，向部门负责人报告。8.会务工作：部门工作会会务工作由各部门负责，对会议上形成的决议事项应形成会议纪要。四、会议管理(一)会议的基本要求1.目的明确：每次会议都应有明确的目的、议题、出席人、主持人、场所、时间、准备事项。2.节时高效：用最少的时间解决最多的问题，不开马拉松会、议而不决的会。3.宁少勿多：严格限制会议次数和出席会议人数，可以个别联系、小范围协商解决的问题，就不要通过会议来解决。4.集中精力，勤于动脑，积极发言，并做到简明扼要。5.克己奉公，出以公心，坚持实事求是原则，大胆发表不同意见。6.虚心听取不同的意见，不固执己见。争议问题注意方式、方法和语气。7.遵守少数服从多数的组织原则。（二）会前准备1.会议必要性的审核：会议召开前应先就需解决的问题、会议时机的选择、会议内容的安排、会议费用的支出等多方面进行分析考虑，尽可能减少会议负担。某些情况下可利用传阅文件的方式或通过现代通讯手段来代替传统的面对面的会议。对于经常性的会议，应以例会形势固定下来，以方便参会人员预先合理安排时间，避免因出席会议而影响重要工作。2.参会人员的确定：应按解决问题的需要来确定参会者，凡对会议要实现的目标负有主要责任或与会议行动直接相关者、具备专门知识经验有助于议题深化者、对讨论的问题有决策能力者，应考虑确定为参会人员。3.开会时间的选择：开会时间的安排考虑与会者中关键人物的最佳时间并结合大多数参会者的方便时间段，避免会议打乱公司工作的正常运行秩序，会议本身的时间根据会议的性质最好控制在3小时之内；4.开会地点选择与会场布置：选择会议地点及会场布置要与会议的性质、内容相符合；会场环境应安静无干扰，会场空间安排要避免过分冷清或拥挤；会前应备齐会议中将用到的各种设备；公司办公区会议室的使用由行政人资部统筹管理。5.会议议程拟定：议程一般由会议主持人拟订，让参会者知悉各项议题的讨论顺序和时间分配。6.会议通知的拟发：根据会前准备拟发会议通知，内容包括会议的名称、时间、地点、参会人员、议题等（附表3：会议通知模版）；会议通知应尽早发给参会者以方便安排时间。会议如有书面议程，应随会议通知一并发给参会者。7.其他准备事项：由主持人指定会议记录人，该记录人员应有一定的秘书工作知识和经验，熟悉会议情况，明确会议基本精神，并自始至终一直参加会议；如果会议内容涉及公司机密，应预先考虑保密程序或措施。8.会前准备基本工作及流程：拟定会议计划和工作方法；选定会议议题，拟定会议议程、日程和程序；确定出席、列席会议人员名单、分组名单和召集人，确定会议记录人，明确机密事项；准备会议文件、资料和用具（必要时与会者每人一套）；确定会议时间、地点；报请领导批准以上各项问题后，发布会议通知；会务分工工作：公司对内、外的会议由行政人资部负责；各部门/分（子）公司的对内、对外会议，由各部门/分（子）主办。(三)会中管理1.会议签到：参会者因故不能到会应事先请假； 参会者要养成按时到会的习惯，不得迟到，不得无故缺席；公司组织的会议训，通知参与的人员应按时到场，如未按时到场，部门经理及以上管理人员按每分钟5元乐捐，最高上限200元，员工按每分钟2元乐捐，最高上限80元。到会后首先办理签到手续（附表4：会议签到表）。2.会场服务：会议工作人员应做好座位引导、材料分发、会场内外联系、会议总务等具体工作，并及时妥善处理好各种临时交办事项。3.会议主持：准时宣布开会，按议程严格控制会议进度，应注意引导参会者始终围绕议题讨论，并及时做出结论。4.会中纪律：会议发言要紧扣议题，言简意赅；会上集中精力，认真聆听，不得窃窃私语；与会人员不得擅自中途离会；个人手机应妥善处理，会议开始前置于振动/无声状态或关闭，避免影响会议秩序；与会人员手机响铃，乐捐20元/次。5.会议记录：会议记录应从会议组织（名称、时间、地点、主持人等）和会议内容（议题、发言、决议等）两方面真实、准确、完整地记载；一般日常性工作会议采用摘要记录方式，要求抓住重点，摘录要义，取舍得当；特别重要的会议应采用详细记录方式，要求有言必录，可考虑借助录音设备。6.会议的一般程序。会议的层次要分明，一般分五个阶段 ：开会：主持人讲话，说明会议目的、背景、议题、讨论的方法和主要事项；提出问题：运用陈述事实、提问、阐述观点、展示资料等方法切入会议主题，尽可能的把情况介绍详细，以便与会者尽快进入角色；组织讨论：最好一个一个问题进行，充分发扬民主，让每个与会者都能发表意见；归纳总结：根据多数人的意见，归纳出正确结论；讲评会议：对各类意见、建议、提案等作出评价，布置落实会议精神、决议，指定贯彻落实的负责人。7.主持人应注意事项：把握开会时间，防止会议超时、松散；把握会议议题，引导与会者围绕讨论题开展讨论，及时纠正和制止跑题和争执，随时调整方式方法；议题一时难以形成一致意见的，可说明理由，中止讨论，转题；营造气氛，让与会者自由的表述意见，给每个人发言机会，一般不要硬性指定发言，讨论中不宜感情用事，阻碍发言；对每一个议案，都应根据少数服从多数原则，付诸表决，及时宣布结果；特殊情况下，可由责任人裁定结果。（四）会后工作1.整理会议记录：会议记录作为第一手材料，是会议内容的客观反映，会后应及时整理原始记录使之完善；2.撰写会议纪要或简报：根据会议的性质内容来决定是采用会议纪要的形式还是会议简报的形式。在整理会议记录的基础上，再进行分析、综合、提炼，选择能够反映会议宗旨和精神的内容撰写会议纪要或简报。会议纪要的写作要求纪实、扼要，除简述会议的基本情况外，还需阐述会议讨论的问题、基本结论、会议所做出的正式决定并指定执行人和完成时间（附表5：会议纪要）；重要或大型会议，可以简报的形式把会议情况和内容向内部或下属单位传达通报，以起到指导和交流的作用，也可在公司刊物或公司网站中刊发；3.签发会议纪要。会议纪要写好后交会议主持人审核签发，然后根据内容的相关性和保密性等具体情况，再将会议纪要内容以全文或摘录方式印发给与会人员和有关部门；原则上在会议结束三个工作日内，主持人有义务负责安排好会议纪要的整理、撰写、签发工作；4.会议内容保密：与会者应严格保守会议机密，对会议决定，在正式公布前不得以任何方式向任何人泄露；对属于保密性的文件资料应妥善保管，方式散失和泄密；5.检查催办决议事项：会议形成的决议应认真贯彻执行，会议主持人应设专人负责催办工作，定期记载催办事项的进展情况，定期或不定期向领导汇报催办事项的进展情况；6.会议档案管理：