物资采购审核及报销制度(定版).doc

成都众意（集团）投资有限责任公司物资采购审批及报销制度 为保障集团公司及下属各分公司正常经营活动的开展，规范集团各分公司物资申购、采买及报销程序，结合公司实际情况制订本制度。一、适用范围:除房产工程物资以外的所有常规物资。二、申报流程：1、拟订、审批物资申购报告1.1 库存常规物资备货：集团公司及分公司根据实际经营需要，于每月20日向库房提交次月物资（含印刷品）消耗计划（见附件1），除经营中出现的特殊情况外必须按计划执行，仓库于每月25日根据物资领用及月末物资结存情况拟订次月物资采购月计划表（见附件2），经如下程序审批：仓库主管每月25日汇总确认集团公司采购经理集团公司总裁签批部门经理及店长提交物资消耗计划1.2 零散及新增物资申购： 集团公司及各分公司在经营过程中申购零散或新增物资，申购部门经理首先应确认库房（集团公司、房产公司库房确定为森桦苑库房）有无相应物资或相应物资有无充分备货量，新增物资申购前应查询库房是否有相应物资的替代品。确认无误后拟订相关物资采购申请表（附件3），报集团公司财务部审核后，根据金额大小经分公司总经理、集团公司总裁审批通过后，方可开支此笔费用。审批流程：* 申购物资金额在人民币500（含）元以下的新增及零散物资申购流程：市场询价员询价后签署参考价及质量品牌市场询价员确认采购价格集团采购部经理签字确认技术管理中心负责人仓库主管确认有无库存申购部门填制物资采购申请单（附件3）集团公司财务部经理签字确认所属分公司总经理签批* 申购物资金额在人民币500元以上的新增及零散物资申购流程：集团采购部经理签字确认技术管理中心负责人市场询价员询价后签署参考价及质量品牌仓库主管确认有无库存申购部门填制物资采购申请单（见附件3）集团公司财务部经理签字确认集团公司总裁签批1.3 印刷品及广告制作集团公司和各分公司在宣传活动中所需物资的制作或采购，首先由部门经理/店总(或分公司总经理)与企业发展中心经理（或集团公司总经理）沟通确定所需物资是否需要企划部的设计制作，确认无误后拟订物资采购申请表（附件4），报集团公司企业发展中心、技术管理中心、财务部审核后，根据金额大小经分公司总经理、集团公司总裁审批通过后，方可开支此笔费用。审批流程：* 费用在人民币500（含）元以下的新增印刷品及广告制作申请流程：申购部门填制申请表并由该部门经理及该店店总签字确认 （附件4）企业发展中心经理签字确认技术管理中心负责人市场询价员询价后签署参考价及质量品牌等集团公司财务部经理签字确认 所属分公司总经理签批* 费用在人民币500元以上的新增印刷品及广告制作申请流程：申购部门填制申请表并由该部门经理及该店店总签字确认 （附件4）企业发展中心经理签字确认市场询价员询价后签署参考价及质量品牌等技术管理中心负责人集团公司财务部经理签字确认 集团公司总裁签批1.4 报损物资申购流程因人为原因、磨损、自然事故等造成的毁损而丧失其使用价值的物资，集团公司及分公司需再次购买时需提供该物资的资产报损单（附件5）及物资采购申请表（附件3），报集团公司企业发展中心、财务部审核后，根据金额大小经分公司总经理、集团公司总裁审批通过后，方可开支此笔费用。审批流程：* 费用在人民币500（含）元以下的零散及新增物资、印刷品、广告制作申请流程：集团公司财务部经理签字确认技术管理中心负责人市场询价员询价后签署参考价及质量品牌企业发展中心、仓库主管确认签字使用部门提供有部门或分公司及集团公司总经理签署意见的物资采购申请表（附件3）（并附该资产报损单）所属分公司总经理签批* 费用在人民币500元以上的零散及新增物资、印刷品、广告制作申请流程：集团公司财务部经理签字确认技术管理中心负责人市场询价员询价后签署参考价及质量品牌企业发展中心、仓库主管确认签字使用部门提供有部门及分公司或集团公司总经理签署意见的物资采购申请表（附件3）（并附该资产报损单）集团公司总裁签批2、实施物资采购2.1 采购部根据完成签批程序后的物资申购报告，视物资的使用进度及频率安排采购。月计划物资由采购员填写申购单，经成本会计、集团公司财务部经理确认后进行采购。其他物资采购员直接根据已完成签批程序的物资申购报告进行采购。 2.2 采购物资原则上必须经三家或三家以上商家比质比价并签订供货协议（三家或三家以上商家比价情况表附协议后），经集团公司财务部经理确认，根据金额大小报分公司总经理、集团公司总裁签批后返采购人员执行。2.3 同质优价选择制：无法形成合同的日常性采购，采购部采取同一规格品种同质优价选择制，对该原则各使用部门及分公司管理人员有监督权，并可提出符合该原则的意见和建议，采购人员接到意见和建议后应着手更正或向上级报告情况。2.4 采购人员应与使用部门进行样品确认后比样购买，因采购物资不符合要求，使用部门可拒绝领用，财务部不予报销。2.5 有特殊要求物资采购任务可请申购部门派员一同采购。无力解决的必须及时（3小时内）上报，不得拖延误事。2.6 集团公司及分公司物资，包括电脑及办公设备，均依据有效申购报告由采购部统一安排购买，集团公司其他部门及分公司原则上不得自行采购，特殊情况由集团公司财务部经理认可后可作特殊处理。2.7 所有采购项目择商、报价由采购部在充分准备、掌握市场行情的条件下择优确定。采购部在择商报价过程中应认真研究，集团公司各部门及分公司应在工作中主动沟通配合，集团公司各部门及分公司有权了解所需物资的价格并提出质疑。2.8 供应商的优惠、折扣、赠送、回扣、奖金、奖品等归公司所有，赠送部分应补办入库手续，任何部门或人员不得占为私有，如有违反立即作开除处理。2.9 在购买过程中要认真检查所购物品的品质、商标、期限等内容，坚决杜绝假冒伪劣等不合格产品流入公司，如有上述情况出现按合同约定条款或国家相关质检制度处理。2.10 采购物资必须索要符合财经法规的购货发票。2.11 采购物资申请款项时，根据公司费用审批及报销制度执行。3、物资验收入库3.1 采购员采购的物资，必须经库管员或使用部门人员验收，除另有规定外。3.2 对于不符合物资申购报告的采购，库房人员必须拒收，如有违反该项采购物资财务不予报账。3.3 库房在验货过程中对商品质量、规格等难以确认的情况下应主动请使用部门人员共同验收，特殊情况可申报相关责任人。3.4 在验收过程中对于存在严重质量问题且影响使用部门正常经营的商品，库房或使用部门有权提出退货要求，经确认属实不符的由采购人员或供应商办理退货并赔偿相应损失。3.5 购买、收货和使用三个环节上的相关人员必须相互监督、相互合作，共同做好工作。对于有争议的问题必须各自向上级报告协调解决。3.6 供应商或采购人员办理入库验收手续后，库管员开据一试四联入库单，并将结算联交与供应商或采购员办理结算。4、报销及付款4.1 报销4.1.1 采购人员须于物资采购完成后5个工作日内，完成报账事项。4.1.2 报销必须凭“发票”、“验收单”、“供应商的送货回单”、“采购申请财务联”或“物资采购申购报告”、“采购订单或合同”并填制“费用报销单”或“用款申请书”，经财务部审核后，根据金额大小分别由分公司总经理、集团公司总裁审批后，财务根据合同或约定付款。4.1.3 对于长期固定的采购项目应与供应厂商约定付款期限（月结30天、60天或90天），付款方式应采用转账方式支