采购管理.docx

采购管理一：ERP特别应用1. 采购订单一般都可以按供应商查询后用“复制”形式快速增加新订单。针对西门子、大华、莱英科德等比较常用的供应商，供应商订单号不可少。另外西门子订单还有我们的PO号，如：RC120326-1，可在备注中注明。2. 付款申请单，小贴士一：一般采取预付30%，70%的付款方式。遇到型号特多的时候，30%款没有捷径，系统不会默认每个型号的30%，只有手动输入。但若是整单100%，或者尾款70%一次性付清的情况，无须每个型号输付款金额，只须在“采购订单表头列表”的“预付比率”输进比率就会自动跳出金额，切表体中的每个型号也会自动跳出金额。 小贴士二：更改预付款日期。右单击“批改”，可直接更改每行的日期。以上两点适用于型号特别多的订单中。“批改”这项同样可用于发货的的“仓库名称”。3. 入库单。如果出现要修改入库单的情况，再已出库的情况下，必须先弃审出库单。像大华、西门子这种比较频繁的入库，最好都做到一张订单一张入库单，不要把不通订单的型号同时入库，这样会在做采购发票的时候造成麻烦。4. 一般情况财务做采购发票。没到票的及时通知采购，尽量做到开销项时进项均已到。大华情况特殊，在月底核对的时候，要求采购根据入库单，把采购发票维护掉（根据供应商订单号），这是最好的方式，不然财务那边拿到发票只能根据型号维护，而不知道具体是针对哪单。付款时，可根据发票来付款，前提是该发票已被审核掉，不然找不到。包括想西思等月结的客户，也可根据发票来申请付款。二：其他事宜1.维护EXCEL采购统计表。2.维护EXCEL信用额度表。目前我们有100万的信用额度，国产订单除大单外一般都用信用额度的付款方式，所以在3中情况下信用额度表需要更新。一、确认订单付款方式时二、发货后-维护发货时间三、开票时间（款必须在票到30天内付清）3.维护1LG0年度奖金返点表。来票时记录国产电机1LG0、1LE0的发票要素。4.西门子商务沟通。一、每周三或四问下订单的交期表，没交期的自己做张EXCEL表发个商务。若抄过两周仍没有交期的需引起重视，有漏下单的可能，特别是信用额度的。二、到了交期问GR的发邮件给商务。需要提前交期的发邮件给工厂-潘媛媛，抄送商务。一般工厂不会回复，但如果物品好了，会做GR通知商务。特别着急的话可一早发封邮件，工厂一般是下午4点出GR，当中发再多邮件估计也没效果。再急就找闵总催BU。目前看来国产电机交期还算准确，不会延误。另外邮件抬头最好都写上300号和450号。5.每周出一次负库存表。每月一次实地盘库（不得超过两个月）。根据国产库存模板出国产库存的统计表，包括所有常用型号。6.西门子的POS系统，会有一定的奖金比例。系统默认所有都是库存型，但可以做好表格发给他们改成订单型，这样就可整单归类，主要针对埃维恩的折扣订单。销售管理1.真实记录业务发生的实际情况。类似退货单、其他出库单等必须备注栏上写明。货物损坏退回须做退货单，一定情况下可灵活变动，但一般都要真实记录。做单前要想好逻辑关系，会不会对其他产生影响。例如：开了票的物品要退回，且取消订单。正确：根据发货单做退货单负数销售出库单会有红字发票申请单，可在下次开票中抵消关闭该型号订单。这是一个完整的流程。不管什么单子如果查不到，肯定就是有单子没审核，或者没做。一步步追查肯定会找到原因。要相信系统是绝对正确的，有问题肯定是人为的。业务流程图里面的逻辑关系一定要印象深刻，这样会第一时间就能反应出问题出在哪。2.报表格式设置。每年结账后转到新的帐套后，报表格式都会变回默认格式，可根据自己的需要做调整。以销售统计表为例。打开-点“分组”-修改默认格式根据需求做更改（如图）：一些未显示的栏目，也可增加点“格式”进入U8 UAP通过变更关键字段的属性，变为可显示的3.销售订单的打印设置。如果有单据的打印要设置，在基础设置单据设置单据格设置里。目前我们的单据打印格式基本调整到位，不需要做变更。销售订单若型号太多，打印时可调整简单举例： 页面设置详细格式设置表体: 增加固定列数。表头：第一页。表尾：除第一页。标题：第一页。4.查询时活用高级查询，如：销售出库单列表，高级查询可设置：审核人为空，从而只查未审核的。也可根据自己的需求增加栏目，如：在发票列表查询中增加订单号。所有的字段都是从订单出发，凡是订单有的关键字段，基本上都能显示或者查询到。库存管理：1. 调拨单做好后，需要审核其他入库单与其他出库单，才会变更库位。凡是涉及调拨单、其他入库单与其他出库单的备注必须写清。2. 报表里库存展望应用最广。还有一个库存台账，可查某个型号的出入库记录，主要应用于系统库存与实务库存有出入时，可核查。库存盘点表也有专用的“库存盘存模板”，主要根据型号分类，方便盘点时记录。涉及库存模板的有3个。1.可用库存表模板；2.国产库存表模板；3.盘点库存表模板3. 定时处理直销库等特殊库位的物品档案管理：存货档案：1.务必根据编码原则编辑；2.避免重复型号出现在档案里客户/供应商档案：1.尽量完善档案内容；2.保证客户资料归档的完整性、可查询度财务管理：1. 摘要的重要性。活用摘要汇总表。2. 熟悉应用明细账、余额表、二三栏帐等帐表3. 客户对帐。导出二三栏张后，第一步：查每笔的开票金额和付款记录（可能会多笔）能否对上。第二步：对不上的着重查，结合发票清单。有些是期货，收30%预付款和70%尾款的时间跨度比较长，能有瞬间反应出哪些开票型号是期货的意识。财务这边也要在日常工作中慢慢熟悉我们的业务模式。4. 结账。流程：采购结账-销售结账-库存结账-存货结账-应收应付结账-总账结账。系统管理：1.新增人员档案：基础设置-基础档案-机构人员-人员档案-在所属部门下新增。参考已有的人员档案设置，信息尽量完善。2. 主机上的系统管理-权限-用户，选中用户双击，可修改口令，一般改为123456，确定所属角色。目前商务部人员由于没有专职专岗，一般都设成财务主管。系统管理员用户名：admin 密码：admin3.销售人员建立档案后需要进行的系统设置：以账套主管身份进入，系统服务-权限-数据权限分配-分组-增加（根据分组编码增加新的业务员名称）。主要对“客户档案”和“业务员”字段进行设置和授权。账套主管 用户名：demo 密码：riches4.商务审