工程材料管理规定.docx

工程材料管理规定工程材料的管理是影响工程项目实施最重要的一环，是保障工程质量、进度、安全、成本的基本条件。为统一对工程项目的管理标准，统一规范各工程项目材料管理的工作程序，使工程项目材料管理工作标准化、统一化，特制订此规定。1.工程材料采购的管理原则1.1. 材料采购严格执行廉政自律的原则。1.2. 材料采购严格执行公正公平、优质优价的原则。1.3. 材料采购执行“货比三家”的原则。1.4. 材料采购严格执行报备审批的原则（申报审批采购）：项目部控制材料的采购由材料员申报，经商务员审核、报项目经理审批后执行；公司控制材料的采购必须由材料部做出性价比书面报告，经成本部审核，报总经理审批后执行。1.5. 材料采购执行供应商准入制的招标原则：通过资格预审逐步建立合格供应商名录，以后进入名录的供应商有资格参与供应投标。1.6. 公司控制材料的单项采购合同总价在10000元以内（含10000元）的供应商，可由项目部、材料部提出议案报成本部审批。1.7. 公司控制材料的单项采购合同总价合同超出10000元以上的供应商，必须经成本部审核后，报总经理审批。1.8. 采购合同总价在5000元以上的必须签订“采购合同”；零星材料采购必须指定一家供应商，并签订采购合同（附材料清单及材料明细），材料员综合询价，经项目经理确认价格后，将确认价格发给成本部，报总经理审批。1.9. 材料采购的优先原则，即同质同价同货期的情况下，可优先选择合作记录良好的供应商。1.10. 材料采购严格执行项目部、材料部与成本部是既互相合作又互相监督的原则。1.11. 材料采购应确保质量合格、资料齐全，杜绝不合格材料进场的原则。1.12. 材料采购合同应按经评审过的合同范本签订，特殊情况另议。详见附件采购合同范本。1.13. 合格供应商名录每年重新核定一次，由材料部整理提出议案，经成本部审核后，报总经理批准，作为本手册附件发放至各工程项目部执行。详见附件合格供应商名录式样。2. 工程材料采购的控制分类根据工程性质分室内精装修工程和室外幕墙工程，根据材料的特点和材料采购的执行者不同分为项目控制材料和公司控制材料两类。有关具体材料的分类如下表：2.1. 室内精装工程材料的分类代号类型执行者定义具体材料A项目控制材料项目部主要指工程所需的基层次要辅材或所属地方材料，此类材料价格采购过程中不需要申报公司成本部审批，由材料员负责直接采购，但成本部有权随时抽查此类价格情况给予意见反馈，此类材料的价格采购情况作为项目部的业绩的考核指标之一。水泥、沙、石、钉类、螺丝类、枪钉、排钉、双飞粉、纤维素、原子灰、纸带、白乳胶、万能胶、熟胶粉、木方、吊筋及配套、云石胶、干挂件、电焊条、电气配件等包括所有以上的基层辅材。B公司控制材料材料部或授权项目部主要指工程所需的饰面材料或总金额较大的主要辅材料，此类材料原则上由材料部统购，必须报公司成本部审核后执行；如确定由项目部采购的则必须在成本部批复价格内采购并不得降低材料质量。夹板类、电线管、电线类、开关插座、灯具、水管、木线条、钢材类、结构胶、石膏板、轻钢龙骨、石材、瓷砖、墙纸、地毯、布艺、门锁五金、玻璃、镜、铝板类、乳胶漆类、木作油漆类、委外加工材料（门、软膜天花、栏杆等）等包括所有以上主要材料注：特殊情况经总经理审批后，可不受上述约束。2.2. 室外幕墙工程材料的分类代号类型执行者定义具体材料A项目控制材料项目部主要指工程所需的辅材、此类材料价格报幕墙公司及公司成本部审批后，由材料员负责直接采购。预埋板（含后置埋板）、连接件、螺栓(不含进口化学螺栓)、挂件、螺丝、螺钉、拉钉、镀锌铁皮、防火保温棉、防腐防锈漆、电焊条、氧气乙炔、清洁剂、保护胶纸（膜）、防霉件、美纹纸、胶条等包括所有以上辅材（含外按件）B公司控制材料材料部或授权项目部主要指工程所需几大主材， 或金额较大的主要辅材，此类材料原则上由材料部统购，必须报公司成本部审核后执行；如确定由项目部采购的则必须在成本部批复价格内采购并不得降低材料质量。铝材、铝板（含单层铝板和复合铝板）、石材、饰面板、玻璃、胶（含结构胶、耐候密封胶）、钢材、进口化学螺栓、进口多点锁、地弹簧等包括所有以上主要材料。注：特殊情况经总经理审批后，可不受上述约束。3. 工程材料采购的管理程序工程项目的材料总体计划先由项目部根据工程进度要求和材料采购的控制分类，预先提出材料采购计划（分A、B类）报成本部审核，由成本部组织工程管理公司和材料部共同进行评审，根据工程项目的性质特点以及各方面的要求，确定A类材料的采购总量计划和B类材料的采购总体计划，报总经理审批后，分别交由项目部和材料部执行。材料采购的流程按其控制分类分别执行，具体如下：3.1.项目控制材料的采购程序对于项目控制采购的材料（即A类材料），采用限量限价采购的控制办法由项目部负责采购，材料部指导协调，成本部监控：3.1.1.成本部批复一份A类材料的采购总量计划给项目部，项目部材料员在该计划量内进行采购，仓管员在该计划量内收货。3.1.2.如现场使用总量超出计划总量，项目部必须及时上报工程管理公司和成本部说明原因，未经公司两部门同意，材料员不得超计划采购，仓管员不得超计划收货。3.1.3.现场发生变更而影响材料总量计划时，由项目部及时汇总变更内容、范围及数量上报成本部和工程管理公司，由公司两部门及时审核后调整采购计划，下达给项目部执行。3.1.4.对于项目采购的材料，整个采购过程由项目部在公司给予的采购计划总量内自行控制单价、质量、供货期等，材料部给予指导、协调，并随时接受成本部和工程管理公司的监督检查。3.1.5.项目部执行采购任务时，项目材料员应先将价格情况汇总，经商务员审核后报项目经理审批执行。材料价格如有超出公司指导价的，商务员应及时报成本部审批。3.1.6.公司成本部根据每月由项目财务交回的财务账本对此类材料的采购价格进行核查、质疑及指导，项目部要及时反馈成本部提出的质疑，保证A类材料的采购处于良性状况。3.1.7. 工程竣工后，成本部汇总有关项目部自行负责采购的A类材料的计划执行状况、价格分析报告和意见报工程管理公司及总经理，以作为工程管理公司和总经理对项目部的工作考核指标之一。3.1.8.A类材料指导价格标准每年重新核定一次，由材料部整理提出议案，经成本部审核后，报总经理批准，作为本手册附件发放至各工程项目部执行。详见附件A类材料指导价格表样式。3.2 公司控制材料的采购流程对于公司控制采购的材料（即B类材料），整个采购过程由公司材料部负责实施，成本部监控，项目部配合执行。3.2.1. 由公司控制采购的属室内外工程的基层类的材料，如夹板、电气类、石膏板、龙骨、钢材等前期必须急需使用的材料，项目部材料员必须使用此材料的前十五天将所需总量及工程所在地最优采购价格、品牌、质量等相关资料汇报公司材料部，再由材料部综合提出采购议案报成本部审核，按工程材料的采购原则进行审批后执行采购。 3.2.2.由公司控制采购的属饰面类的材料如地毯、墙纸类、石材、瓷砖、油漆、铝板、铝材、玻璃等中后期使用的材料，由项目部材料员根据材料计划的数量及进场时间进行统计整理，汇报材料部共同进行市场调研。根据调研结果由材料部和项目部共同确定品牌及送样（甲方已指定品牌除外）。经甲方确认后再由材料部根据工作需要组织项目部、成本部、工程管理公司等相关部门进行采购招标，提出采购议案报成本部审核，按工程材料的采购原则进行审批后执行采购，其工作管理流程如下：3.2.3.项目部根据工程进度及订货时间要求，预先提出材料采购计划，明确材料规格、型号、数量、到场计划、技术合同等相关要求，并提供当地市场调研资料交由材料部汇总。3.2.4.材料部根据项目部计划以及各种市场调研结果，一句经济控制指标、工程材料的采购原则及相关要求，按照工作要求及时组织项目部、成本部、工程管理公司等相关部门进行采购招标工作，将洽商结果整理出材料采购议案，包括合同文本相关资料，报成本部审核，同时反馈项目部与供应商进行技术配合、到场要求等对接联系确认。3.2.5.成本部依据工程成本控制指标、工程材料的采购原则及相关要求组织对议案的评审工作，整理最终结果汇报总经理决策。3.2.6.总经理审批后，由材料部负责执行。3.2.7.材料部按合同管理的有关规定组织执行签订材料采购合同，负责全程监控跟踪服务，确保其有效执行，并将相关合同资料及时反馈项目部。3.2.8.项目部负责按时验收入库，并收集整理材料相关质量证书资料，如有任何问题应及时反馈材料部共同协商处理。3.2.9.项目部、材料部、成本部应加强噶偶同，相互反馈信息意见，如有任何调整变化应及时按上述流程协商解决，或提请上级领导协调确定，以确保工作的顺利进展。3.2.10.对于部分由项目部直接采购有优势的材料（主要指项目部报回的采购价格低于或等于公司指导价且在当地采购方便快捷的材料），经上述程序审批后，可由材料部授权委托项目部进行采购，材料部负责监管。3.2.11.对于建设单位指定的材料品牌或供应商，项目部必须及时上报公司材料部，由材料部根据具体情况与成本部协商后，上报总经理研究决定，并将最终意见及时反馈项目部执行。3.2.12.幕墙工程材料的采购流程按照以上规定执行。3.3工程材料采购管理流程图工 程 材 料 采 购 管 理 流 程 图 成本部组织评审确定议案项目部提出材料计划 分管领导审批 否 A类材料B类材料 是 材料部组织招标项目部参与项目部限量采购 材料部提出议案项目部签订合同成本部组织评审分管领导审批供货验收财务存档 报销支付 否 报 销 支 是库存使用 付材料部签订合同供货验收 4. 工程材料采购的报销程序4.1. 由项目部签订的材料合同由项目部办理支付材料款，由材料部签订的材料合同由项目部负责办理支付材料款。4.2.由项目部办理支付材料款项必须出具由仓管员、施工员、材料员签收的入库单（三者缺一不可），项目商务员根据此入库单、合同及公司批复的价格清单进行审核，经项目经理审批签字后（填写项目部材料请款审批单），由公司财务办理支付支付款项。4.3.项目部商务员及项目经理在审批材料款项时，必须复核项目采购价格与公司批复的价格清单，如高于公司指导价格或非公司认可的合同价格时，必须上报公司核实后方可支付。4.4.由公司材料部办理支付的材料款项必须出具仓管员、施工员、材料员、项目经理签收的入库单（四者签字缺一不可），由材料部负责人签字确认，经成本部根据项目部返回的入库单和材料部提供的合同进行审核提出明确意见，报总经理审批后，交公司财务部按合同规定办理支付款项。5. 工程材料采购问责规定5.1.项目部未按采购制度执行擅自采购不属项目采购的材料（如B类）的，一经发现，视为违反规定工作程序，按员工手册的规定进行处罚。5.2.项目部必须根据工程特点制定合适的材料计划，并及时有效组织进行采购工作。若因项目部计划不周或管理不到位，而导致发生窝工、浪费等现象的，造成的经济损失由项目部负责，由成本部存档累计，在项目奖金发放时一次扣除，无项目奖金时在项目经理及技术负责人（责任施工员）的年终奖金中扣除，不足扣除的在项目经理及技术负责人（责任施工员）的下一个项目部或奖金中扣除。5.3.项目部向公司所提供的采购数量超过正常损耗且无合理解释时，超量造成的经济损失由项目部负责，由成本部存档累计，在项目奖金发放时一次扣除，无项目奖金时在项目经理及技术负责人（责任施工员）的年终奖金中扣除，不足扣除的在项目经理及技术负责人（责任施工员）的下一个项目部或奖金中扣除。5.4.材料部应根据项目部提出的材料计划及时组织进行采购工作，其工作实绩将作为对其部门工作的重要考评依据。5.5.各部门、各岗位对应其工作职能负责任，防范于未然。一旦发生过失，必须立即向上级报告，并采取有效措施将损失降到最低。否则，公司将根据相关规定给予相应处罚。5.6.工程项目材料费指标的考核及责任按本手册第一章第3条（即工程项目管理人员，必须严格遵守公司的相关规章制度，遵守员工手册，履行其相关工作权利和义务，承担相应责任和后果）执行。6.工程材料入库规定6.1.材料仓库的选择应做到防水、防潮、防霉变、防火、防盗、方便货物进出搬运，施工期间仓管员不得随意离开仓库重地。6.2.使用于该工程的材料到达工地时，项目技术负责人（责任施工员）必须及时组织材料员、仓管员依据材料合同进行质量、数量把关验收，符合要求的材料三者签收入库单交供货方一份作为支付凭证，不符合要求的材料必须拒收并清退。6.3.项目技术负责人（责任施工员）、材料员、仓管员必须严把质量关、数量关，入库单上必须清楚详细标明材料名称、规格尺寸、型号、数量、供货方名称、供货方经办人、供货时间，以便核查及存档，入库单标注不清楚不详细，财务不予接收及支付款项。6.4.所有办理入库手续的材料必须妥善保管，谨防丢失，除允许露天堆放的材料外，均需入库保管。6.5.如因材料体积过大、数量过多或易燃易爆等原因不能入库时，项目技术负责人（责任施工员）必须在使用范围内指定堆放地点，仓管员必须做好保管措施，必须保证每天不定时的核实。6.6.无论是入库堆放还或是指定堆放的材料都必须分类堆放，标识清楚，遵守先进先出的原则。6.7.仓管员必须对易燃易爆等特殊材料标明危险警示，除项目经理、项目技术负责人、材料员及指定的领料人员外，未经项目经理允许不得进入仓库重地。6.8.已入库材料未使用期间非客观原因发生质变，仓管员必须及时上报项目经理，组织人员与供货方进行协商解决，以保证施工的使用时间不受影响。6.9.凡属于供货方包工包料的材料不办理入库手续，可提供材料堆放地点，由供货方自行保管。6.10.因数量过多或体积过大不能逐一开箱测量数量，以及验收质量时（如石材）需做抽样验货以保证材料的正确性的材料，其入库单须标注签字仅为货到工地的证明，不能作为数量及质量的认可，具体数量及质量在使用时重新确认。7.工程材料出库规定7.1.材料的出库实行施工班组填报材料领用单、项目技术负责人（责任施工员）审批，指定专人领料的管理办法。7.2.项目技术负责人（责任施工员）根据材料计划及施工班组施工进度审批班组材料领用单，避免施工班组超额领用。7.3.材料领用单必须有施工班组负责人、项目技术负责人（责任施工员）的签字方为有效发货依据，各班组领料人必须为项目认可的专人，非指定的专人领料的，仓管不予发货，三者条件缺一不可（领用单不得代签）。7.4.已出库材料需调换及退回仓库时必须经项目经理签字同意方可执行，否则不予退换。班组因工作失误引起的多领料造成的损失由班组自行承担。7.5.仓管员每10天向项目经理书面汇报仓库材料库存情况，各班组的领用情况，以便项目部及时了解材料使用情况。7.6.仓管员每月30日必须统计材料进出报表（详见表格样板）经项目经理签字确认后报材料部以备核查。7.7. 材料一经出库，由各班组负责保管，因使用不当或丢失，由各班组承担损失。7.8. 材料领用手续不全而仓管员违规发货的，其全部损失由仓管员承担。7.9.工程完工后，由仓管员整理清点剩余物资统计成表，经项目经理签字后连同出入库账本交回公司成本部存档及分析，并将剩余物资汇报工程管理公司，由工程管理公司作统一安排。7.10.货物包装物（如纸箱、钢边角料等）或材料废品的处理必须由项目部提出议案，报工程管理公司及成本部审批后才能实施，任何人未经同意不得擅自处理，否则视为违规，承担相应责任。8.仓库管理流程图仓 库 管 理 流 程 图材料验收材料到场项目工程 供货方组织 项目部组织 合 不合格产品 格拒绝接收登记入库 供执 仓执 货 管 方行 员行材料退场整理分类 供组 仓定 货 施工班组执行 管 方织 员期重新供货库存盘点限额领料 项批 仓上 目 管 部复 员报项目部成本部凭证发货 出库使用9.附件9.1.采购合同范本合同编号：签订地点：采购合同购方名称：深圳市建筑装饰（集团）有限公司（以下简称甲方）地址：深圳市福田区滨河大道5008号深装集团大厦邮编：518033电话真-mail：供方名称：（以下简称乙方）地址：邮编：电话：传真：E-mail：根据中华人民共和国合同法及国家和工程所在地地方政府的有关法律法规，甲方兹委托乙方承担由甲方承包的的供货及安装工作，乙方确认已考察了现场，并充分理解甲方的使用及安装要求。经双方友好充分协商，达成如下合同条款。合同条款1. 合同文件1.1 合同文件的组成及优先次序为：1.1.1. 合同条款1.1.2. 往来信函（包括传真件、电子邮件等）1.1.3. 技术规范、图纸和设计资料1.2 按照上述条款，合同的各种文件应认为是相互解释的。如有意义含糊或分歧之处，按照上述条款合同文件的次序解释。1.3 本合同仅限于工程。2. 合同内容及合同价格：2.1 货物内容及单价序号货物名称规格型号单位数量单价合价1.2.合计大写：（￥元）2.2 本合同的单价被认为是固定不变的，不因原材料或人工成本的变化而变化，此单价包含乙方完成该项供货及施工工作的所有费用及材料（包括但不限于：乙方施工队所有工人施工费、工具采购及使用费、乙方自行提供的施工机具费和折旧费、现场材料保护纲、材料一二次搬运费，工人窝工费、工伤保险费、劳动保险费、管理费、伙食费、交通费和易损工具及辅材费等）。2.3 乙方自行负责施工工人的一切费用（甲方尽可能提供乙方施工工人的住宿问题），施工期间乙方施工人员的安全由乙方承担，因乙方原因所发生一切安全事故由乙方负责。2.4 乙方已确认考察了工地的实际情况，乙方安装辅材均由乙方自行负责采购及供应。2.5 乙方严格按图施工，如因图纸问题可与甲方有关人员协商，未经甲方同意不得随意改变施工图纸。2.6 以上单价均为含税到工地交货价。3. 供货计划（包括交货地点、交货期限）3.1 乙方必须负责到现场测量尺寸，按甲方要求图纸进行安装，如图纸有误，在施工前向甲方提出要求更正，否则造成的返工等损失由乙方自负。3.2 自签定合同日起乙方应于天内交货和安装完毕，区域施工顺序根据甲方要求确定。但因现场等原因还不能测量或安装时，乙方的供货及安装时间必须以甲方的要求为准，期间发生保管等的费用由乙方自理。3.3 甲方有权根据工程的实际情况随时对图纸进行调整，但须提前五天通知乙方。以保证乙方有时间调整计划，乙方必须采取一切措施保证各施工阶段的任何时间有足够的供货及安装，乙方要与甲方密切配合，以避免因供货及安装延期完工。3.4 乙方有责任及义务配合其他工种、工序的工作，如因配合造成的损失由过失方承担。3.5 乙方不能按合同约定时间内或甲方规定的时间（此时间应迟于合同期）完成合同项目，甲方可自行采购该部分货物及分包给其他施工方施工，由此发生的额外费用由乙方承担。4. 包装及运输：4.1 乙方提供的全部货物须采用相应标准的保护措施进行包装，这种包装应适于内陆运输要求，并有良好的防潮、防震和利于装卸等保护措施，以确保货物安全运抵现场。4.2 由于包装不当造成的损失由乙方承担。由乙方负责送货（或托运）到甲方指定的地点，运费由乙方承担，货物实际交付前的一切风险由乙方承担。4.3 所有到货材料包装应有详细清楚的编号、名称、规格等标记及出厂检验合格证等齐全的资料。4.4 乙方应熟知遵守可能由当地政府有关物料运送现场的时限及通道的限制规定。5. 质量保证及验收5.1 产品质量要求及技术标准：乙方所提供的货物必须符合甲方所封存的样板质量、材质、颜色、品牌、质检报告书、技术标准及合同约定的相关资料。5.2 乙方提供的货物应是全新的，未使用过的，并在各个方面符合合同规定的质量、规格和性能要求，乙方要保证其货物在保修期间使用良好，在保修工期间内乙方应对其材料的缺陷而造成的任何缺陷或故障负责。5.3 乙方货到现场后，需由甲方、总包方、监理公司、业主共同验收，如有不符合甲方封存的样板的某一指标或指定的品牌，甲方可拒绝收货。5.4 若验收的货物种类、规格、品牌、质量等级与甲方的合同规定不符，甲方可拒绝接受，由乙方自运出工地现场并重新供货。5.5 供应的货物与合同规定或所封样板规格型号、材质、颜色及式样不符，甲方有权选择调整更换，乙方承担相应发生的全部费用。5.6 乙方应边安装边测试，以避免脚手架拆除后返工，如返工需搭脚手架费用时费用由乙方自理。5.7 乙方在安装时应作好周边的成品保护，如因安装造成其他工种的产品受损，则由乙方承担所造成的损失。6. 货款结算方式期限及货物交付：6.1 供应及安装的结算量以甲方及业主验收合格的实际数量为准；6.2 签订合同后日内支付合同金额的%作为定金。6.3 全部货到工地由甲方有关人员进行验货，验货合格后三天内支付至到合同额的%止。乙方安装完毕并负责调试此系统至正常运行后通知甲方，甲方在收到通知五天内组织有关人员进行内部初验，验收合格五天内支付至合同额的%止。6.4 在内部初验合格后30天内甲方组织建设单位及相关单位进行正式验收，验收合格后三日支付至实际结算总额的%止，预留%保修金，保修期限按甲方与发包方（建设单位）的施工合同相应条款执行。6.5 乙方在结算货款时须出具甲方相关人员认可的有效收货依据及正式税务发票与甲方的资料核对，如核实无误，甲方按6.3条款支付。若因乙方出具有效收货依据及正式税务发票不足或核对不符时，甲方有权不予支付，乙方必须重新出具的有效证明。6.6 若在保修期间出现属于乙方责任的质量问题，在收到甲方书面或口头通知的24小时内必须答复及维修，如因特殊原因不能按时维修时，乙方要书面通知甲方原因及取得甲方同意延期的时间。若在此间乙方无作为，则甲方有权安排其它单位进行维修，发生的所有费用由乙方承担。6.7 以上货款结算的约定须与甲方同发包方（建设单位）签订的工程施工合同中约定的工程进度款支付比例同步，如有冲突内容，则以工程施工合同中的支付比例和约定为准。7. 违约责任：7.1 甲乙双方应严格信守合同，不得违约，如有违约，违约方应向守约方赔付因违约方违约所造成的一切经济损失；7.2 乙方不能如期按合同工期或甲方规定的时间（此时间应迟于合同期）交货安装或所提供的货物不符合本合同约定，乙方应向甲方偿付违约金，违约金按货物总金额的%/日计算（天数由超出合同要求的第一天起至违约行为结束止），因不能如期交货造成甲方同发包方（建设单位）的违约并引起违约赔偿的，乙方还应负违约赔偿责任。7.3 当甲方或乙方因不可抗力的影响而不能履行合同责任，履行合同的时间可顺延，不可抗力是指战争、火灾、台风、地震及双方同意的其它不可抗力。8. 争议的处理8.1 凡因本合同的效力、履行、解释等发生的一切争议，双方