印鉴管理制度.docx

公司印章和法人证件管理制度为加强公司印章和法人证件管理，保证印章和法人证件使用的合法性、严肃性和可靠性，杜绝违法行为，维护公司利益，特制订本制度。第一条 印章的刻制和启用（一）印章的刻制1.公司印章的刻制均须报公司主要负责人批准，由公司综合部开具介绍信，到公安机关相关部门办理刻制手续。2.印章的形体和规格，按国家有关规定执行。（二）印章的启用1.新印章启用前要做好戳记，并留样保存，以便备查。2.印章启用应报公司主要负责人批准，并下发启用通知，注明启用日期、发放单位和使用范围。第三条 印章和法人证件管理的一般规定（一）保管公司各类印章、法人证件必须专人保管，明确管理责任。1.公司行政公章、合同章、党支部公章、工会公章、法人证件由综合部负责人保管。2.公司法人代表章由法人代表自行保管或指定专人保管。3.公司财务印鉴由财务部负责人保管。4.公司各部门的印章由各部门负责人保管。5.印章保管必须安全可靠，加锁保存，印章保管人员不可私自委托他人代管。（二）借用和交接1.严禁员工私自将公司印章、法人证件带出公司使用。2.如因特殊情况需将印章、法人证件借离公司使用的，需由借用人员填写印鉴、证件使用审批单，征得其部门主管同意，并经公司主要负责人批准，由印章保管人陪同前往办理。如确因印章保管人不便陪同的，由借用人填写借据，经公司主要负责人批准，方可带离公司。印章外出期间，借用人只可将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。3.印章、法人证件保管人因事离岗时，须由领导指定人员暂时代管，以免贻误工作。4.印章、法人证件移交须办理手续，签署移交证明，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。（三）停用有下列情况，相关印章、法人证件须停用。1.名称、登记事项变更；2.印章使用损坏；3.印章、法人证件遗失或被窃，声明作废。印章、法人证件保管有异常现象或遗失，应保护现场，及时汇报，配合查处。印章、法人证件停用时须经公司主要负责人批准，及时将停用印章、法人证件封存送档案室保管，建立印章和法人证件上交、存档的登记档案。第四条 印章使用（一）使用必须准确。1.必须正确使用相应的印章，不得混淆错用。2.以公司部门为名用章的书面材料，必须使用本部门的印章，各部门印章不得交叉使用。3.使用必须符合以下程序，否则，印章管理人有权拒印。（1）以公司党、政、工等名义用章的书面材料，必须先经相关主要领导或分管理领导在该材料上签字（签章）同意后，然后才能盖公章。若该材料上不便于领导直接签字（签章）的，应在该材料上附印鉴、证件使用审批单（见附件），由相关领导在印鉴、证件使用审批单上签字同意后，方能由印章管理人员盖章。印章保管员应将印鉴、证件使用审批单保存好，于每年年底交档案室汇总存档。（2）以公司各部门为名义用章的书面材料，必须经部门负责人同意方能盖章，重要材料需要部门负责人签字备查。 4.严禁在空白合同、协议、证明及介绍信上用印。 第五条 违纪处理各类印章、法人证件的管理部门和具体管理人员对印章的使用具体负责，因违反本规定，对印章和法人证件使用不当、管理不善而给公司造成负面影响或损失的，将追究管理部门负责人和具体管理人员的相应经济和法律责任。附件：印鉴、证件使用审批单附件：印鉴使用审批单印鉴、证件使用审批单 NO：【】 号 领导审批年月日部门负责 人意见年月日印章