内审员培训提纲.ppt

掌握审核技巧做好内部审核 中质协质量保证中心湖南办事处质量 环境 职业健康安全高级审核员肖建绪论 内外推动 公司决策 贯标认证 宣贯标准体系策划建立文件体系运行体系评价内审 管评体系改进迎接外审 内审员 内审的目的 评价符合性 有效性 识别问题 予以改进 不断完善 内审的实施 内审员 数量 培训 考核 聘任 独立承担 内审员的三大职能 宣传标准 建立体系 承担审核 学习目标 部门负责人 理解标准要求 应对内外审核 内部审核员 理解标准要求 熟悉审核基本知识 掌握审核技能 承担内审任务 学习内容 一 标准回顾二 基本知识三 基本技能四 案例练习 第一部分 标准简要回顾 前提是熟悉标准 标准的简要回顾 不同 共同 1 遵循相同的管理原则 八项原则 十二项基础e o又以q为基础 2 遵循相同的运行模式 pdca策划 实施 检查 改进3 具有相似的框架结构 三标准条款对应表 4 具有兼容的管理要求 方针 目标 文件 法律法规和其它要求 职责和权限 沟通 资源 监视和测量 不符合控制及纠正预防措施 内审和管理评审 持续改进5 在实际工作中相互关联 如施工过程 质量 环境 安全 结果 建立 实施三合一的体系 第二部分 审核基本知识 gb t19011 2012idtiso19011 2011 管理体系审核指南 一 审核的定义 审核的定义为获得审核证据并对其进行客观的评价 以确定满足审核准则的程度所进行的系统的 独立的并形成文件的过程 理解重点 五个词 十个字 过程系统独立文件评价 1 审核是一个过程 输入 活动 输出 资源 增值 改进 2 审核的特点 系统性 正式 按合同 按计划 事先策划正规 已建立体系 实施 唯一 人日 人员 有序 有组织 按程序 完整 全年覆盖所有产品 场所 过程 要素 系统 活动审核过程本身的系统性 策划 准备 实施 报告 改进 跟踪 两个方面 文件审核和现场审核两个层次 符合性 有效性 独立性 客观 尊重事实 相信证据公正 代表公司行使职权 回避 文件化 证据 各阶段产生文件 按记录控制 3 审核的目的 评价体系满足准则的程度 包括评价体系的 符合性 标准 法律法规 其他要求 文件 实际管理需求 有效性 实现预期目标 通过评价 识别问题 寻求改进 为管理评审提供依据 为外部审核作准备每次可能重点不一 审核的类型 按委托方分 内部 第一方 外部 第二方 第三方 按对象分类 q e o 结合审核 联合审核按第三方审核时间 认证审核 一 二阶段 监督 复审 二 其它审核术语 1 审核准则 用于与审核证据进行比较的一组方针 程序或要求 是审核的依据 也是评价的依据 审核过程自始至终围绕审核准则进行 不能偏离 可包括 标准 管理 产品 技术 行业等 法律法规 行业规范 潜在要求 预期要求 惯例 合同 与有关机构的协议 组织的方针 目标 指标 手册 程序文件 作业指导书等 2 审核证据 与审核准则有关的并能够证实的记录 事实陈述或其他信息 来源 存在的客观事实 被访问的负有责任的人员的陈述 现有有效的文件 记录 现场观察到的现象 证据应 客观 以事实为基础 与审核准则有关 可以被验证 3 审核发现 将收集的审核证据对照审核准则进行评价的结果 发现 证据与准则对照 评价形成发现 类别 合格 不合格 三个要素 审核证据 审核准则 比较评价 4 审核结论 考虑了审核目标和所有审核发现后得出的审核结果 要求 对审核发现综合分析的基础上得出 重点分析不合格项数量 分析 性质 结论 第一方 第二方 第三方第一方 绩效 符合性 有效性 管理改进第二方 供方评价 供方改进第三方 预审 为正审作准备 正审 认证注册 上述四者关系 其它理解术语 审核委托方 受审核方 审核员 审核组 技术专家 能力 其它有关审核方案 审核范围等 结合审核技能介绍 三 审核的时机和频次 时机 例行审核 正常情况下 滚动和集中方式追加审核 异常情况下 重大变化 严重事故或投诉 频次 初期 多 正常后 每年1 2次 具体次数根据策划的安排 审核方案 针对特定时间段所策划 并具有特定目的的一组 一次或多次 审核 一般以年度 考虑以往审核结果及重要性 结合或分开 安排 可能包括n次内部审核 四 审核的组织 领导重视 任命审核员 参加会议 接受审核 资源配备 充分利用 管理手段和改进机制 管代亲自抓 领导 批准 协调 报告 专门的归口管理机构 策划 文件 组织 资料 记录 跟踪 合格的内审员 选拔 培训 考核 聘任 数量 分散 正规的程序 按程序文件 五 审核的程序 p 策划 组成审核组 编制审核计划 学习文件 编写检查表 d 实施 首次会议 现场审核 收集证据 作好记录 审核组会议 末次会议 c 检查 汇总分析 评价体系 编写不符合报告 审核报告 a 改进 原因分析 制订措施 评价措施 实施措施 评价效果 具体如何实施 学习基本技能 十大步骤 第三部分 审核基本技能 一 组成审核组 1 包括一名组长和若干名组员 可由管代指定 2 组长的主要职责 编制计划 分配任务 督促编制检查表 主持首 末次会议和审核组会议和有关沟通 协调 控制审核活动 汇总审核信息 编制 提交内审报告 组织对纠正措施的的跟踪 验证 3 组员的主要职责 按计划中的任务 编写检查表 独立完成审核 作好记录 参加有关会议 汇报审核信息 形成审核发现 开具不合格报告 提出建议 参与体系的评价 内审报告的讨论 纠正措施的跟踪等活动 配合组长完成内部审核任务 4 一个审核组的组成应考虑审核工作量 时间的安排 回避要求等 二 编制审核计划 编制审核计划是内部审核策划阶段的重要活动 是对一次审核活动的具体安排 内容包括 目的 范围 准则 审核组 时间 日程安排等 1 确定内部审核的目的 可包括 确定体系的符合性 有效性 评价体系 识别问题 寻求改进 为管理评审提供依据为外部审核作准备 每次审核的目的侧重点可能会有所不同 2 确定内部审核的范围 定义 审核范围是指审核的内容和界限 体系覆盖 涉及的产品 过程 活动 区域 部门 场所 时期等 目的 界定了组织体系实施的责任范围 决定的审核的内容 场所 工作量 人员和时间的安排 确定认证范围和认证证书 宣传材料的前提 内容 q e o可分别描述 也可一起描述 举例 qeo 接装纸 纸箱 铝箔纸 普通膜 卡纸 烟用胶等产品的设计开发 生产 销售和服务 以及相应的环境和职业健康安全管理活动 220kv及以下电力线路 变电站施工有关的质量 环境和职业健康安全管理活动 场所 计划 报告 合同 证书 获证企业名录等 注意 审核范围不等于认证范围 3 确定内部审核的准则 定义 用作依据的一组方针 程序或要求 目的 是审核 评价 判定的依据 包括 选用的标准 适用的法律 法规 技术标准和其它要求 组织的方针 目标 体系文件 合同等其它 4 确定审核组成员 包括组长 组员 可单独 也可分成小组 考虑审核的范围和任务量 5 确定审核的时间 根据审核的范围和任务量确定 6 确定审核的日程安排 一般采取表格形式 包括具体时间 受审核部门 审核内容 该部门主管过程 要素 审核员 要求 事先策划 时间合理 补充时间 不要遗漏 回避 公共要素 注意 审核计划应经批准 提前下发 详略程度依审核内容不同 可灵活 考虑以往的审核情况 计划下发 7 举例 三合一举例 8 练习1 根据本公司管理手册 编制内审计划 三 编写检查表 是审核前需准备的一个重要工作文件 检查表内容的多少 繁简程度 取决于被审核部门的工作职能 范围 抽样方案 审核要求 方法 时间以及个人的能力等 1 前提要求 熟悉标准 学习文件 2 作用 始终保持审核目的 检查表要列出与审核目的有关的项目和要点 明确审核内容和思路 提醒和警示不偏离 确保覆盖面的完整和代表性 紧扣审核主题 保持审核节奏和连续性 防止前松后紧或拖延时间 确保审核计划的实现 减少随意和偏见 使审核规范 形成记录 确保审核的系统性和有效性 提高审核效能 3 方法 按部门编写 部门的主管过程 要素 关键是选择过程 分清主次 一般根据职能分配表 优点是审核有广度 部门不重复 但缺少深度 有时需要追踪核查 大多采用此方法 按过程 要素编写 过程 要素涉及的部门 关键是选择部门 分清主次 优点是审核有深度 易发现系统中的接口问题 但容易造成部门的重复受审 4 要求及注意事项 编写检查表前 应阅读相关的文件 掌握各部门的质量 环境 职业健康安全的主要职能和相关职能 熟悉相关的标准要求和本组织的体系文件要求 以及相关的法律法规 技术标准等 这是编写好检查表的必要前提条件 各部门的过程 要素 不能有遗漏 尤其是主要职能 按先主要职能后相关职能 先重点项目后一般项目的原则编写检查表 既要突出该部门的主要过程 要素 又不能遗漏相关 通用过程 要素 审核抽样应具有代表性 应明确抽样量 抽样 是审核的基本方法 有风险 所以要 保证数量 重要 关键 量大的多抽 优先抽分层抽样 公司 部门 施工项目 施工现场分类抽样 如产品 规格 批次 班次适度均衡 不能此多彼少亲自抽样 自已点随机机样 没有规律注意 抽样的合理性 有些过程可以抽样 有些过程则不能抽样 检查表的内容 过程 要素 有哪些 审核项目 查什么 审核方法 怎么查 即 通过谈 查 看等 看有没有 对不对 全不全 做没做 记没记 改没改 有效否 按部门编写检查表 编写思路 了解基本情况 主要职责 主要活动 主要文件 重要环境影响 危险源等 按过程 要素逐个查 顺向追踪 规定 结果 逆向追踪 结果 规定 各过程 要素 文件规定 实施情况 查记录 交谈 观察 注意 关键 主控过程 要素重点查 突出该部门的主管过程 要素 公共要素结合查 查主控过程 要素时一并带过 如5 3 4 2 4 8 4 8 5等注意核查部门间的接口关系 注意突出重点 qms 对产品质量有重要影响的过程和活动 如7 1 7 3 7 4 7 5 8 2 4 ems ohsms 对环境因素 危险源有关的运行活动及应急响应 监测 如4 3 1 4 3 3 4 4 6 4 4 7 4 5 1 编写依据 包括审核准则 审核计划 以往审核信息 成熟后 可形成公司的标准检查表 5 举例 三合一举例 6 练习2 根据计划 分组编写公司各部门 车间或项目部的检查表 四 召开首次会议 现场审核的开始 主持 参加人员 时间 签到 记录议程 组长介绍审核的有关事项 计划 要求等 请公司领导讲话 五 现场审核 是内部审核中的主要活动之一 目标是收集审核证据 1 基本原则 坚持以 客观证据 为依据的原则 坚持标准与实际核对的原则 坚持独立 公正的原则 坚持 三要三不要 的原则要讲客观证据 不要凭感情 凭感觉 凭印象用事 要追溯到实际做得怎样 不要停留在文件 口头回答上 要按审核计划如期进行 不要 不查出问题非好汉 2 基本要求 根据检查表审核 作好审核记录 现场审核 是 提问8 聆听20 查阅40 观察12 验证10 记录20 的组合 脑力与体力的结合 3 基本方法 1谈2查3看 谈 找合适的人谈话 问 听 了解被审核对象的职责 过程 活动 地点 时间 原因 工作等信息和事实 找出客观证据 问 三种方式 封闭式提问 是非题 是否参加过培训 准确 量少 开放式提问 问答题 参加过哪些培训 量多 耗时 澄清式提问 选择题 是未参加过培训 还是培训未记录 还是记录不见了 确认 主观 听 耐心仔细听 尊重对方 不轻易打断 答非所问时 客气引导 并将有用的记下 查 查文件 查记录 有没有 拿出来 仔细看 对不对 全不全文件 包括哪些 查文件常见问题 缺 未执行 未审批 作废 矛盾 不一致 随意改 记录 需有哪些 查记录常见问题 格式不对 填写不全 随意更改 未整理 要根据检查表合理抽样 重要的 近期的优先抽样 看 包括看 听 嗅 触 量 检等全方位观察 察看 如操作人员的操作方法 环境状况 安全标识 安全措施的执行 作业文件的执行 运行控制 应急装置等 现场实际测量 检查等 4 现场审核 八要八不要 一要态度和善 不要让别人感到很紧张 二要注意方法 不要别让人反感躲避 三要有针对性 不要与无关的人员交谈 四要围绕主题 不要谈论无关的事情 五要正确提问 不要让别人听不懂 六要善于总结 不要让别人审了后不知自己做得如何 七要达成共识 不要让别人有异议 不合格确认 八要表达感谢 不要让别人的参与和合作得不到肯定 5 注意事项及审核技巧 组长控制审核好全过程 控制计划 进度 纪律 客观结果 相信样本 少说 多听多查多看 几种方式交叉进行 不要单一 作好审核记录 口问 耳听 眼看 手写 记录清晰 可追溯 有用 能作为评价的证据 正面的和负面的 6 做好记录 作为编制不合格项报告和审核报告的依据 备忘和核实的依据 查阅和追溯的依据 要求 应清楚 全面 易懂 便于查阅 追溯 应准确 具体 如文件名称 物资标识 产品批号 设备编号 陈述人职位 工作岗位 时间等 应及时 当场记 不要事后回忆补记 内容 谈到的 查到的 看到的及时间 地点 人物 文件和记录材料 发现的事实等 技巧 边查阅 边聆听 边记录 重点记录 采用速记 合格项略记 不合格事实要详细记录 确保完整 可追溯 可验证 无异议 最后要经确认 与审核目的 范围 准则有关的 评价符合的打 不符合的打 基本符合或有问题的打o 思路要清晰 六 召开审核组会议 整理审核证据 对照审核准则 形成审核发现 得出审核结论 分别通报 组长汇总 七 编写不合格项报告 是审核员应该具备的一个基本功 目的是为了实现持续改进 1 不合格项定义 未满足规定要求审核中 未满足法律法规 标准 体系文件 方针目标 合同 社会要求 顾客或相关方投诉等 2 不符合的形成 类型 文件性不符合实施性不符合 3 不符合的性质 严重性不符合 管理体系与标准或文件的要求严重不符合 系统性失效 区域必失效 可造成严重后果的 如压力容器的焊接 违反法律法规 一般性不符合 个别 孤立 偶然 轻微 次要 4 不符合的内容 事实描述 判定理由 不符条款 严重程度 5 不符合报告的编写要求 事实清楚 时间 地点 对象 人 事 物 证据确凿 判断准确事实描述具体 时间 地点 人员 事情细节 准确 简练 可重查性和可追溯性 不直接点姓名 只列岗位或职务 不能只写结论不写事实 事实自