高校文档一体化管理之系统分析与设计.doc

高校文档一体化管理之系统分析与设计第23卷第3期2002年6月淮北煤师院(哲学社会科学版)JournalofHuaibeiCoalIndustryTeachersCollege(PhilosophyandSocialSciences)Vo1.23No.3June,2002高校文档一体化管理之系统分析与设计张贵华,朱翠萍(1.淮北煤炭师范学院历史系;2.淮北煤炭师范学院档案室,安徽淮北235000)摘要:将高校文件管理和档案管理纳入一个系统进行了统筹规划,设计.实行现代化管理,发挥整体优势,以利于协调发展.关键词:高校文档一体化;管理结构;设计中图分类号:G270.7文献标识码:A文章编号:lo032l34(2002)03_0l42_03随着科技现代化和社会信息化的发展,计算机在各个领域逐渐得到普及.高校档案管理工作中的信息量急剧增加,信息结构也日益复杂.人工管理文件和档案不能充分有效地利用人,财,物,从而影响高校档案信息资源的开发利用.利用者查找档案犹如大海捞针.高校档案工作者迫切希望运用计算机来管理文件和档案信息,渴望从繁重的手工操作系统中解脱出来,利用计算机快速开发档案信息资源,及时地为高校的教学,科研,管理,生产等各方面服务.从现行文件到档案是一个连续的,统一的,前后衔接的过程,文件生命周期理论奠定了文档一体化管理的理论基础.完善的文件管理是进行档案管理的必要前提,档案管理是文件管理的继续和发展(王之聪对文档一体化的几点认识,广东档案2001年第3期),因此,有必要把文件管理和档案管理纳入一个系统进行统筹规划,采取统一的工作制度和方法来控制前后工作程序,发挥整体优势,以利于协调发展.一,目标分析高校档案主要有两大部分:一是学校各职能部门在教学,科研,生产,党政管理等活动中形成的,保存备查的文字,图表,声像及其他各种形式的文件材料;二是上级有关部门或机关发至学校的文件材料.具体说,高校档案主要有以下九个部分:党政管理类,教学类,科研类,基建类,仪器设备类,产品生产类,出版物类,外事类,财会类.高校档案管理工作大致分为文件的收集,整理,鉴定,着录,保管,编研,统计和提供利用等业务环节,要达到的目标是:(1)收集齐全,完整,(2)整理条理化,系统化,(3)鉴定准确,保管期限划分恰当,(4)着录标引快速,准确,(5)查档,凋档及时准确.1.原手工操作系统存在的问题分析(1)达标情况(如下图所示)系统目标达到等级收集齐全,完整,无重复B整理条理化,系统化A鉴定准确,保管期限划分恰当B着录标引快速,准确C查档,调档及时准确D注:A完全达到B基本达到c达不到D相差甚远(2)关键问题和薄弱环节由于手工操作速度慢,主观性强,客观性差,信息反馈不及时,导致了档案信息不能及时地进行存储,加工和输出,从而影响了档案的提供利用.因此,原手工系统的薄弱环节是着录标引和查档,调档.2.新系统目标通过对以上问题和目标的分析,高校文档一体化管理信息系统应对原系统的功能进行适当的补充和调整,对原系统中不合理的业务流程进行调整,做到既达到原系统的目标,又有辅助决策功能和自动化管理功能.二,需求分析1.高校档案馆组织机构要分析利用者对档案管理信息系统的需求,首先要搞清楚高校档案馆各组织部门之间的信息,物质流动关系及隶属关系.根据调查结果作出组织机构图.高校档案馆组织机构一般如下图所示:收稿Et期:20011116作者简介:张贵华(197卜-一),男,安徽滩溪人,淮北煤炭师范学院历史系讲师,硕士:朱翠萍(1950一),女,安徽淮北人淮北煤炭师范学院综合档案室主任,副研究员:l42上图能提供一些重要信息,如档案馆组织中的上下级关系,权力链结构,管理层次的多少和每一级的管理范围等.根据档案基本着录情况,系统对不同类别,不同保管期限的库存,收进,移出,销毁的档案进行随机统计,也能对档案的利用情况以及档案人员与设备情况等进行随机统计.4.档案的输出输出系统是将储存的档案信息按需要的不同格式出来,从而代替了大量的重复性手工抄写,大大提高档案管理的标准化和规范化程度.5.档案的借阅管理系统应设计有档案的借阅,归还,催还等功能并将利用情况以库的形式储存起来,以便对档案的利用情况进行统计,并能进行借阅人员的查询和借出档案的查询.6.档案的销毁管理上图说明高校的档案信息渠道主要有两个:一是高校内各职能部门如教务处,学生,保卫处及各院系等,二是高校上级领导机关和有关单位.档案信息经过一系列的业务环节处理之后,其服务对象也主要有两种:一是学校各职能部f,二是校领导.3.需求分析(1)高校各职能部门需要经常查阅档案信息,以供它们日常工作参考.(2)校领导需要档案馆提供诸如工作计划,工作总结,大事记,组织沿革,统计数字汇集等重要的,综合性的档案信息或档案编研成果,以供他们决策参考.(3)馆长需要相关的管理性档案信息,以便对整个档案馆进行有效的管理.三,功能分析与系统结构设计(一)新系统的基本功能根据系统目标分析及利用者需求分析的结果,高校文档一体化管理信息系统应该具有以下基本功能:1.数据维护数据维护主要是指文件,案卷等各项数据的输入,修改和删除,数据输入有追加和插入两种方式.2.档案的查询根据数据库构造各种检索途径,接受用户的查寻要求,系统设计齐全的查询功能,并且充分考虑利用者经常性和习惯性的要求,选择单项与多项条件相结台,确定条件与模糊条件相结合的查询方法,这样,不仅查寻速度快,而且查准率高,查寻的内容可显示或打印出柬:3.挡案的统计系统可根据案卷形成时间和保管期限,打印预销档案清带审批后再进行销毁,并将已销毁的案卷放在销毁库中,备统计和查询.(二)新系统辅助功能分析1辅助决策功能(1)通过对利用时间段记录的分析,调整档案馆开馆时间;(2)对利用目的记录的分析,调整档案收集的方向;(3)根据利用档案的主题记录,调整档案主题服务的方向;(4)根据各个利用者类型利用档案的情况,调整对利用权限的控制;(5)根据用户利用档案后的反馈信息,调整档案服务的方式;(6)根据档案检索的查全率和查准率,调整,优化档案检索数据库:(7)根据以上数据的共同分析,预测利用者利用档案的喜好和整个社会档案利用的趋势,进而调整档案服务的方向和进一步开发档案信息资源的课题,使档案服务和开发更具目的性,方向性和科学性.2.辅助管理功能(1)对档案利用者具体信息的动态管理,便于对利用者信息的查询,更新,身份确认与权限控制;(2)具体,详细的档案服务人员个人信息,工作日志管理,可以借此规范服务人员职业行为;(3)对档案开放,损毁,存借,利用等信息的动态管理.(三)系统结构根据以上系统功能分析,采用自顶向下的分析方法(SADT),设计出系统结构如下图:l43(四)数据流分析1.数据流程图根据以上对系统的基本功能和辅助功能的分析结果以及新系统构图,拟计出高校文档一体化管理检索系统数据流程图如下:文档登墨笪!垦J埘户登录J用户数据用户提供文档利用请求I需I求J信f息权限等级煎兰权限检查=厂,利用一譬据库一信息/人员/l2垃掘啦?簦据档案馆及校领导埘户数据库档案