实用文体写作课件

实用文体写作主讲徐冬梅 培训目标 了解实用文体的基础知识 及写作要求 学习使用文体的写作方法 提升几种实用文体写作能力 要求培训 关闭手机积极参与 一 行政公文 公文 全称公务文书 是机关团体 企事业单位等依法成立的社会组织用来办理公务 有一定格式的应用文 公务还分为政务和事务 政务是社会组织领导所主管的人员安排和组织发展的大事 事务是社会组织全体成员从事的业务性 日常性的工作 1 公文的种类公文的种类简称文种国务院办公厅发布的 国家行政机关公文处理暂行办法 将国家行政机关的公文归纳为九类十三种 命令 决定 公告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 2 公文写作的基本要求不同种类的公文 有着不同的具体要求和写作方法 但是 不论哪一种类的公文 都必须做到以下几点 一 要符合党和国家的方针政策 法律法令和上级机关的有关规定 二 要符合客观实际 符合工作规律 三 公文的撰写和修改必须及时 迅速 反对拖拉 积压 四 词章必须准确 严密 鲜明 生动 3 要注意的几点 1 条理要清楚 公文内容要有主有次 有纲有目 层次分明 中心突出 一目了然 2 文字要精炼 篇幅要简短 3 遣词用句要准确 公文要讲究提法 分寸 措词用语要准确地反映客观实际 做到文如其事 恰如其分 4 论理要合符逻辑 公文的观点要明确 概念要准确 切忌模棱两可 含糊其词 产生岐义 耽误工作 5 造句要合符文法 通俗易懂 并注意修辞 不要随便生造一些难解其意的缩略语 对涉及一些平时用简称的单位应使用全称 6 正确使用标点符号 7 正确使用顺序号 一 一 1 1 五 要符合保密制度的要求 通知 通知是一种使用范围较广的文体 凡需要特定机关和人员知道 办理的事宜 都可以用通知 但也不能因为通知便于使用而滥用通知 通知可分为 批示性通知 指示性通知 一般性通知 会议性通知 任免通知 五种 这里仅介绍 一般性通知 会议性通知 任免通知 三种 一 一般性通知在上级机关的有关事宜需要使下级机关知道或办理时 如 庆祝某个节日 成立 调整 合并 撤销某个机构 启用印章 更正文件差错 请下级机关报送有关材料等 都可使用这种通知 这种通知 要交待清楚所通知的事项 如何办理 有什么要求等 二 会议通知上级机关要召开比较重要的会议时 一般都要提前通知所属有关单位 这就是会议通知 这种通知要求写得明确具体 交待清楚会议名称 主持单位 会议内容 起止时间 参加人员 会议地点 报到地点 携带材料以及其他有关事宜 如果这些事项交待不清 丢三拉四 就可能影响会议的按时召开和正常进行 三 任免通知上能机关在任免下级机关的领导人或上级机关的有关任免事项需要下级机关知道时要发任免通知 这种通知的写法比较简单 一般只要写清楚决定任免的时间 机关 会议或依据文件 以及任免人员的具体职务即可 不论哪种类型的通知 都应该注意以下几点 一 通知一般都要有一个符合标题 三要素 即发文机关 事由 文种 的标题 使人一看标题就知道是通知什么事情或要求做什么事情 有些机关简单地使用 通知 作标题 这是不确切的 应尽量避免 更不应提倡 二 被通知单位就是文件的主送单位 有的通知往往不写被通知单位 这是不妥当的 三 如果所通知的事项需要被通知的单位尽快知道 可在 通知 之前加 紧急 二字 这就是常见的 紧急通知 报告 报告 是下级机关向上级领导机关 业务主管机关 部门向机关领导 执行机关向权力机关汇报工作 反映情况 提出意见建议 答复询问所使用的陈述性上行公文 报告 是陈述性文体 写作时要以事实材料为主要内容 以概括叙述为主要表达方式 报告 是行政公文中的上行文种 撰写 报告 的目的就是为了让上级机关掌握本单位的情况 了解本单位的工作状况及要求 使上级领导能及时给予支持 为上级机关处理问题 布置工作 或作出某一决策提供依据 下情上达 是制发 报告 的目的 所以报告的内容要求以摆事实为主 要客观地向上级反映具体情况 不要过多地采用议论和说明 表达方式以概括叙述为主 语气要求委婉 谦和 不宜用指令性的语言 1 报告的主要特点一是报告的行文目的是向上级汇报本机关的工作 情况 建议 答复等 它不直接请求上级机关正面回答报告中的问题 所以不带请示事项 这也是它与请示相区别的重要区别之一 二是报告中一般不提出建议或意见 如果确需在某一领域或某些部门贯彻报告中提出的建议或意见 可建议上级机关批转到有关部门贯彻执行 报告一经批准 便作为批转文件的附件下发 其权威性依赖或附属于批转机关 三是报告在内容上不象请示那样有 一文一事 的要求 它可以在一件公文中综合报告几件事情 层次结构也比较复杂 四是报告广泛使用于下级机关向上级机关反馈信息 是沟通上下级机关纵向联系的一种重要形式 向上级及时汇报工作 反映问题 提出建议 也是下级机关必须履行的一项工作制度 2 报告的种类从内容上分主要有 汇报性报告 答复性报告 呈报性报告和例行工作报告 3 报告的结构报告的结构一般由标题 主送机关 正文 落款和成文时间组成 下面分别介绍几种报告写法 一 汇报性报告汇报性报告主要是下级机关向上级机关 执行机关向权力机关汇报工作 反映情况的报告 这种报告一般可分为两种类型 1 综合报告 这种报告是本单位 本部门或本地区 本系统工作到一定的阶段 就工作的全面情况向上级写的汇报性的报告 其内容大体包括工作的进展情况 成绩或问题 经验或教训以及对今后工作的意见 这种报告的特点是全面 概括 精炼 所谓 全面 是指报告的内容要体现一个地区 一个部门在某一段期间内的全面工作情况 所谓 概括精炼 是指表述内容的时候 少写或不写繁琐的工作过程 要用结论性 要求性的语言 表达出某项工作的结果 希望或要求 2 专题报告 这种报告是本单位 本部门或本地区 本系统就某项工作或某个问题 向上级领导部门所写的汇报性报告 其内容与综合性报告差不多 但也有自身的特点 一是内容专一 也就是说 一份专题报告只反映某一方面的情况和问题 除了写出事件的结果以外 常常把重点放在情况的阐述 事情的原委 性质的分析和自己的看法上 如果是反映成绩的报告 则应把重点放在作法 成绩 经验和总结上 也可就某一问题专门提出建议 二是针对性强 主要包括两个方面的意思 一种是日常工作中出现的新情况 新问题 向上级汇报以后可以及时得到支持或指示 一种是上级部门在安排部署某项工作任务时 就要求下级单位在一定期间把工作进展情况按期向领导汇报 领导要求什么 汇报什么 所以针对性较强 汇报性报告主要便于领导掌握情况 为决策提供信息 除其中少数领导批转下发外 一般只予呈送 并不要求领导回答或批准什么问题 二 答复性报告答复性报告是针对上级领导部门或业务管理部门所提出的问题或某些要求而写出的报告 这种报告要求问什么答什么 不要涉及询问以外的问题或情况 三 呈报性报告呈报性报告主要用于下级向上级报送文件 物件随文呈报的一种报告 一般是一两句话说明报送文件或物件的根据或目的以及与文件 物件有关的事宜 四 例行工作报告例行工作报告是下级机关或企事业单位 因工作需要定期向上级领导机关或业务主管部门所写的报告 如财务部门定期向业务主管部门和财政 税收 银行等业务指导机关所呈送的财务报表 包括日报 周报 旬报 月报 季报等 二 事务文书 事务文书的共同特点是具有突出的使用价值和惯用的写作格式 这类文书的特点这类文书的特点主要体现在以下几个方面 1 对象比较具体 2 格式比较固定 3 写法比较实际 4 实现比较紧迫 会议记录 1 基本要求一 准确写明会议名称 要写全称 开会时间 地点 会议性质 二 详细记下会议主持人 出席会议应到和实到人数 缺席 迟到或早退人数及其姓名 职务 记录者姓名 如果是群众性大会 只要记参加的对象和总人数 以及出席会议的较重要的领导成员即可 如果某些重要的会议 出席对象来自不同单位 应设置签名簿 请出席者签署姓名 单位 职务等 三 忠实记录会议上的发言和有关动态 会议发言的内容是记录的重点 其他会议动态 如发言中插话 笑声 掌声 临时中断以及别的重要的会场情况等 也应予以记录 记录发言可分摘要与全文两种 多数会议只要记录发言要点 即把发言者讲了哪几个问题 每一个问题的基本观点与主要事实 结论 对别人发言的态度等 作摘要式的记录 不必 有闻必录 某些特别重要的会议或特别重要人物的发言 需要记下全部内容 有录音机的 可先录音 会后再整理出全文 没有录音条件 应由速记人员担任记录 没有速记人员 可以多配几个记得快的人担任记录 以便会后互相校对补充 四 记录会议的结果 如会议的决定 决议或表决等情况 2 注意事项1 真实 准确 要如实地记录别人的发言 不论是详细记录 还是概要记录 都必须忠实原意 不得添加记录者的观点 主张 不得断章取义 尤其是会议决定之类的东西 更不能有丝毫出入 真实准确的要求具体包括 不添加 不遗漏 依实而记 清楚 首先是书写要清楚 其次 记录要有条理 突出重点 2 要点不漏 记录的详细与简略 要根据情况决定 一般地说 决议 建议 问题和发言人的观点 论据材料等要记得具体 详细 一般情况的说明 可抓住要点 略记大概意思 3 始终如一 始终如一是记录者应有的态度 这是指记录人从会议开始到会议结束都要认真负责地记到底 4 注意格式 格式并不复杂 一般有会议名称 会议基本情况 基本情况包括 时间 地点 出席人数 主持人 缺席人 记录人 会议内容 这是会议记录的主要部分 包括发言 报告 传达人 建议 决议等 凡是发言都要把发言人的名字写在前 一定要先发言记录于前 后发言记录于后 记录发言时要掌握发言的质量 重点要详细 重复的可略记 但如果是决议 建议 问题或发言人的新观点要记具体详细 3 会议记录与会议纪要的区别会议纪要有别于会议记录 二者的主要区别是 第一 性质不同 会议记录是讨论发言的实录 属事务文书 会议纪要只记要点 是法定行政公文 第二 功能不同 会议记录一般不公开 无须传达或传阅 只作资料存档 会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅 要求贯彻执行 第三 载体样式不同 会议纪要作为一种法定公文 其载体为文件 享有 中国共产党机关公文处理条例 国家行政机关公文处理办法 以下简称 条例 办法 所赋予的法定效力 会议记录的载体是会议记录簿 第四 称谓用语不同 会议纪要通常采用第三人称的写法 以介绍和叙述情况为主 会议记录中 发言者怎么说的就怎么记 会议怎么定的就怎么写 贵在 原汤原汁 不走样 第五 适用对象不同 作为公文的会议纪要 具有传达告知功能 因而有明确的读者对象和适用范围 作为历史资料的会议记录 不允许公开发布 只是有条件地供需要查阅者利用 第六 分类方法不同 会议纪要种类很多 按其内容 可分为决议性纪要 意见性纪要 情况性纪要 消息性纪要等 按会议的性质 可分为常委会议纪要 办公会议纪要 例会纪要 工作会议纪要 讨论会纪要等 而会议记录通常只是按照会议名称来分类 往往以会议召开的时间顺序编号入档 对会议纪要的分类 有助于撰写者把握文体特点 突出内容重点 找准写作角度 对会议记录的分类则主要是档案管理的需要 计划 狭义的计划是广义工作计划中最适中的一种 这个特点表现在 时间一般在一年 半年左右 范围一般都是一个单位的工作或某一大项重要工作 内容和写法要比规划具体 深入 要比设想正规 细致 要比方案简明 集中 要比安排阔展 概要 1 计划的写法计划通常由标题 正文和落款几个部分组成 1 标题标题一般由单位名称 适用期限和文种名称等几个项目 有的还要点明计划的内容和要点 2 正文一般包括以下几方面内容 开头 或阐述依据 或概述情况 或直述目的 要写得简明扼要 主体 即计划的核心内容 阐述 做什么 目标 任务 做到什么程度 要求 和 怎样做 措施办法 三项内容 既要写得全面周到 又要写得有条不紊 具体明白 全面工作计划一般采取 并列式结构 任务 措施分说 结尾 或突出重点 或强调有关事项 或提出简短号召 当然也可不写结尾 3 落款落款一般包括署名也即制定计划的单位名称和日期两项内容 2 制定计划的要求第一 要符合政策 第二 要从实际出发 第三 要具体明确 第四 要留有余地 总结 总结是单位或个人对过去一个时期内的实践活动作出系统的回顾归纳 分析评价 从中得出规律性认识用以指导今后工作的事务性文书 一 总结的种类从性质 时间 形式等角度可划分出不同类型的总结 从内容分主要有综合总结和专题总结两种 综合总结又称全面总结 它是对某一时期各项工作的全面回顾和检查 进而总结经验与教训 专题总结是对某项工作或某方面问题进行专项的总结 尤以总结推广成功经验为多见 总结也有各种别称 如自查性质的评估及汇报 回顾 小结等都具总结的性质 二 总结的写法1 标题 文件式标题一般由单位名称 时限 内容 文种名称构成 例 局19 年度拥军拥属工作总结 文章式标题以单行标题概括主要内容或基本观点 不出现总结字样 但对总结内容有提示作用 例某高校的专题总结 我们是如何实行教学与科研相结合的 双行式标题即分别以文章式标题和文件式标题为正副标题 正标题揭示观点或概括内容 副标题点明单位 时限 性质和总结种类 例 知名教授上讲台教书育人放异彩 大学德育工作总结 2 正文前言一般介绍工作背景 基本概况等 也可交待总结主旨并作出基本评价 开头力求简洁 开宗明义 主体应包括主要工作内容 成绩及评价 经验和体会 问题或教训等 这些内容是总结的核心部分 可按纵式或横式结构形式撰写 所谓纵式结构 即按主体内容纵向所做的工作 方法 成绩 经验 教训等逐层展开 所谓横式结构即按材料的逻辑关系将其分成若干部分 标序加题 逐一写来 结尾作为结的结束语可以归纳呼应主题 指出努力方向 提出改进意见或表示决心信心等语作结 要求简短精练 3 落款一般在正文右下方署名署时 如是报刊杂志或简报刊用的交流经验的专题总结 应在标题下方居中署名 述职报告 一 述职报告的性质 种类述职报告是领导干部向所属的干部和职工或向上级组织和领导陈述自己任职一定时期内的工作情况的自我评述性报告 述职报告的种类很多 从时间上分有任期述职报告 年度述职报告 临时述职报告 从范围上分有个人述职报告 集体述职报告 从内容上分则有专题 单项 述职报告 综合述职报告 二 述职报告的写作格式1 标题有