出差及差旅费用管理指引(城市公司).doc

出差及差旅费用管理指引编制XXX（部门牵头修订具体负责人）日期2011年12月审核XXX（城市公司总经理）日期2011年12月批准XXX（区域分管总）日期2011年12月修订记录日期版本号修改内容修改人审核人审批人2011年12月A/1详见附带修订记录版（已留存）XXX（文件直接修订人）、XXX（其它对文件进行修订的人员，含排版人员）XXX（部门牵头修订具体负责人）、XXX（城市公司总经理）XXX（区域分管总）1 总则1.1 本办法旨在加强公司员工出差及差旅费用管理，强化公司员工出差事前审批， 并对公司各部门（单位）差旅费的归口、报销和管理做出相应规范，便于各责任单位对差旅费用的控制和考核。1.2 本办法适用公司本部（公司领导、各部门、中心、项目部）、各区域管理总部和公司具有管控权的各项目公司，其他参资公司参照实施。1.3 本办法所称差旅费包括城际交通费、市内交通费、住宿费、伙食补贴及临时出国补贴。交通费和住宿费在规定的标准内凭据报销，不再实行总额包干，国内伙食补贴以和临时出国补贴（包括伙食补贴、公杂费和零用钱标准）实行总额 额包干。1.4 公司、区域管理总部和项目公司对差旅费的财务管理需强化以下关键方面或关键环节的风险控制，并采取相应的措施控制差旅费用：1.4.1 公司、各管理总部和项目公司须严格执行本办法中的交通工具选乘标准、酒店住宿等级及各项补贴标准。1.4.2 公司本部、各区域管理总部和各项目公司应本着勤俭节约原则，统筹规划差旅费预算的开支使用，通过提高出差的计划性、加强出差前的通讯沟通等手段提高出差效益，并在差旅费用管理中实行预算控制和管理（出差申请审批单）。1.4.3 公司、区域管理总部和项目公司财务部门须按公司的会计核算制度及差旅费核算科目进行正确的财务核算。 1.4.4 员工出差的差旅费用报销严格执行本下达标准，超出部分一律自理；培训、考察差旅费用标准亦严格按批准的标准和预算执行；陪同客人考察发生的差旅费用按专项签报批准的标准执行。1.5 术语及释义： 本办法所称“公司”指招商局地产控股股份有限公司和深圳招商房地产有限公司。本办法所称“区域管理总部”系指北京管理总部、上海管理总部、广州管理总部及依公司批准成立的各管理总部。本办法所称“项目公司”系指公司具有管控权的各项目公司。本办法所称“公司本部或总部”指总部各部门、各中心及各项目部。2 职责2.1 公司人力资源部和项目公司行政人事部负责所在单位员工出差的备案管理， 并据此进行员工考勤。2.2 公司财务部负责差旅费用标准和本办法的修订和解释，包括差旅费用归口口 径、年度差旅费用预算审核和费用考核标准的下达；各项目公司财务部负责本办法落实和解释；公司及项目公司各级财务部门负责本办法的实施和监督。3 员工出差、学习和培训等审批流程3.1 员工（除公司领导外）出差前要通过OA填写出差申请单，列明出差人姓名及所在部门、出差事由、行程安排、费用预算及费用归口范围等，并按公司规定权限和审批程序履行出差审批手续。3.2 公司总部员工出差审批规定：公司各部门员工市内出差由所在部门负责人审批，各部门负责人需分管领导审批，但不涉及差旅费用的可以不填写出差申请单；公司各部门员工市外（包括香港、澳门，但不包括台湾，下同）出差由各部门负责人审核、分管领导审批，部门负责人市外出差则直接报分管领导审批，没有办理出差申请单的不予报销差旅费用，考勤不得作为出差；公司总经理助理职级以上人员市外出差原则报公司总经理审批，国内出差可以不填出差申请单，国外出差以上级公司审批为准。3.3 公司总部成立的跨部门专业委员会和工作小组成员市外出差，由专业委员会主任或工作小组负责人审批后，再报员工所在部门的分管领导审批；差旅费用报销由专业委员会主任或工作小组负责人审批。出差业务有对应归口秘书部门的在对应的秘书部门费用预算中列支；出差业务没有归口秘书部门的，员工差旅费用在其所在部门费用预算中列支。3.4 区域管理总部员工市外出差，由管理总部总经理审批；区域管理总部总经理则由公司分管领导审批；公司分管领导兼任区域总部总经理的按公司领导出差审批办理。3.5 各项目公司员工市外（不含香港、澳门、台湾）出差的，由项目公司总经理审批，项目公司总经理由管理总部总经理审批；各项目公司员工到香港、澳门地区出差的，由管理总部总经理审批。3.6 公司总部员工到台湾地区、国外出差的，一律由分管领导审核，报公司总经理审批，出差人员中按规定需上报上级公司审批的循其规定；区域管理总部、项目公司员工到台湾地区、国外出差的，由区域管理总部总经理或项目公司（无管理总部）分管领导审批后，形成专题报告，报公司人力资源部审核，由公司总经理审批，出差人员中按规定需上报上级公司审批的循其规定。公司所有员工到台湾地区、国外出差的没有专项审批的，不得作为出差。3.7 公司总部员工出差申请审批结束后，由公司人力资源部备案；区域管理总部、项目公司员工出差申请审批结束后，由对应的行政人事部备案。公司总部、区域管理总部、项目公司的财务部门凭出差申请单或专项审批进行出差费用报销审核。3.8 公司总部、区域管理总部、项目公司组织的陪同外单位出差或考察的，应专项申请，申请内容包括事由、时间、线路及费用估算等。由公司总部组织的，报公司财务总监和总经理审批；由区域管理总部或项目公司组织的国内大陆出差和考察，报公司分管领导审批，但出差或考察地点在香港、澳门、台湾地区及国外的，由管理总部或项目公司专项报公司审批，公司成批程序为：人力资源部、分管领导、财务总监审核，公司总经理审批，出差或考察人员中按规定需上报上级公司审批的循其规定。3.9 公司领导组织外单位出差或考察的，一律专项报总经理审批，出差或考察人员中按规定需上报上级公司审批的循其规定。3.10 公司各部门或项目公司组织合作单位（包括因项目设计、工程或其他需要）的国内大陆地区考察：合作单位人员费用自理的，按部门、项目公司出差审批程序办理，但合作单位人员费用由公司承担的，报专项报分管领导审批，且费用计入年度预算考核范围。3.11 公司总部、区域管理总部或项目公司组织赴台湾地区、国外进行学习、培训或考察的，应专项申报（包括行程、线路、费用预算），报公司人力资源部、财务部、公司分管领导、财务总监审核，由公司总经理审批。3.12 公司总部、区域管理总部、项目公司组织参加国内会议、培训、考察、学习的，须有专项计划（包括目的、人数、行程、时间、计划等），并按公司培训费审批程序执行。3.13 外派员工因公回深圳出差的：项目公司总经理级别以下员工可凭公司或公司总部（含部门）通知，由项目公司总经理审批；其他情形须报区域管理总部总经理审批；区域管理总部总经理级别以下员工、项目公司总经理由区域管理总部总经理审批；区域管理总部总经理，由公司分管领导审批。3.14 外派员工因私休假探亲的，一律报区域管理总部总经理审批，并由员工向其业务所属部门报备，填写员工休假单。4 差旅费用报销标准及管理4.1 员工出差期间交通费、住宿费、伙食费和市内交通费的按标准进行控制；所有出差人员均不实行总额（食宿、交通）包干；所有交通费（附表一）、住宿费（附表二）在规定的标准内凭正规票据报销，超出部分自理；伙食费（附表三）按规定的标准给予补贴，但前往家庭所在地出差的，周末和节假日不发伙食补贴；市内交通费包括来往机场的出租车费、市内公共交通费、必要的市内办事出租车费，凭正规票据据实报销，但出租车票要注明来往地及事由；员工受外单位邀请出差、学习、培训和考察的，原则上不再报销任何费用，如果有费用报销的需在出差申请审批单或出差审批报告上注明具体费用项。附表一：交通工具选乘标准 项目 标准职级类别火车轮船飞机其他交通工具公司领导（集团领导）软席一等舱头等舱凭据报销公司领导（集团高管）软席一等舱公务舱公司领导(非集团高管)硬席二等舱经济舱其他人员硬席二等舱经济舱特别说明：1、公司领导（集团高管级）所搭乘航班没有公务舱设置，仅有头等舱设置的，如果飞行时间超过1.5小时以上可改乘头等舱，飞行时间小于1.5小时应换乘经济舱；2、国际机票一律只能由公司办公室或项目公司行政人事部统一订票和付款，个人自行订票和付款的国外交通费用原则自理，财务部门不得以票面金额作为报销依据；3、城际间交通不得选乘出租车，特殊情况需由分管领导以上审批，并提供特别说明。4、员工交通保险含括在公司统一购买保险范围的，不得报销交通保险费用。附表二：住宿标准（按住宿天数，货币单位：人民币） 地区 标准 职级类别国内、港澳台出国集团领导凭据实报实销凭据实报实销集团高管不超过700元/天按国家现行标准财政部、外交部 财行200173号文执行公司领导（非集团高管及以上）不超过500元/天其他人员不超过400元/天特别说明：1、陪同公司领导出差，因工作需要，随行人员1-2人可以入住相同酒店；2、出差目的地公司（包括项目公司）有定点酒店的，原则上只能入住定点（定点酒店包括：漳州出差入住华商酒店、深圳出差入住培训基地和海涛酒店）或协议酒店，协议酒店的价格要求同样按级别分别进行控制，各项目公司可以选定2家协议酒店经公司办公室审核、总经理审批后执行；3、员工出差地为家庭所在地的，出差期间不得报销住宿费用。附表三：出差伙食标准（按自然天数计算）：项目/地区国 内香港、澳门、台湾出 国伙食补贴标准100元/天200港币/天按国家现行标准财政部、外交部 财行200173号文执行4.2 员工市内出差可报销误餐费，标准为中、晚餐为20元，早餐不予补贴，并需提供出差审批单，专职司机按派车单由办公室或对应主管部门审定。4.3 员工因公临时出国人员的伙食补贴、公杂费、零用钱标准采用财政部、外交部现行办法（现行办法为财行200173号，办法中的香港、澳门、台湾除外）。员工报销时除附原始凭据外，须附有关外汇水单，无原始换汇水单的，财务部门按报销当日的市场外汇汇率折算。 4.4 员工参加会议、培训和学习的，需提供组织单位书面通知单（并经部门分管领导以上批准）， 由组织单位提供食宿的，公司不再报销相关食宿费用；如果组织单位未提供统一食宿的，出差人需在出差审批单申请单上列明住宿费标准，伙食补贴按标准执行；参加会议、培训和学习的，除可报销两地往返的市内交通费外，期间的市内交通费不予报销。4.5 员工出差人在出差地因病住院期间，按标准发给伙食补助费，不发交通费和住宿费，住院超过一个月的停发伙食补助费。4.6 外派员工因公回深圳出差或探亲的，只能报销往返交通费用（含机场到市区费用），不能报销其他市内交通费用，也不享受出差伙食补贴；如果外派人员已在派驻地安家的，可报销公司指定酒店的住宿费用；外派员工因工作繁忙无法探亲的，经管理总部总经理审批后可安排其直系亲属（包括配偶、父母、子女）探亲，给予报销往返交通费，标准不超过外派地到深圳的经济舱或硬卧；其他员工探亲的，费用一律自理。4.7 外派员工和新分配来公司的毕业生按公司规定发放安家费，新分配来公司的毕业生可报销毕业城市到深圳（工作所在地）的单程交通费，标准为火车硬卧标准。4.8 出差期间，事先经部门分管领导批准就近回家省亲办事的，其绕道交通费扣除出差直线单程交通费，多开支的部分由个人自理；绕道期间不予报销交通费、住宿费、伙食补贴。5 差旅费用的考核5.1 公司总部员工因部门业务或工作需要，到外地项目公司出差而发生的差旅费用，均在出差人员所属部门报销及考核，项目公司不予报销出差期间的任何费用（代订宾馆、机票由员工自行结算）。5.2 公司总部各专业委员会或小组（包括公司成本管理小组、策划工作小组、前期工作小组等），因公司管理规定或小组工作要求而前往项目公司所在地进行专业工作或工作指导的，所发生的差旅费用，可以计入相应项目公司，由区域总经理或项目分管领导审批。5.3 项目公司根据自身工作需要，邀请总部各部门或专业人士提供专业服务和支持的，其出差费用由项目公司承担并计入其年度考核费用，项目公司财务部凭总部人力资源部提供的经审批的出差审批单核报费用。5.4 区域管理总部到所管辖项目公司出差的，其发生的差旅费用全部在管理总 部所在地项目公司报销和考核；管理总部人员费用只能在一个公司归口报销费用。5.5 各项目公司财务部对所支付和代垫的差旅费用负有审核责任，对代付、代垫的超标准差旅费用应及时通知出差人及所属部门（含中心、项目部、区域管理总部、项目公司），并通知所属财务部协助收回。5.6 公司领导到项目公司所在地出差，由项目公司支付的差旅费用等可直接计入 项目公司，不计入考核范围，由项