新版公文制作与常见问题解决办法.doc

新版公文制作与常见问题解决办法公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理工作应当坚持实事求是，准确规范、精简高效、安全保密的原则。新版党政机关公文格式新标准从2012年7月1日开始执行，为进一步规范我公司公文行文格式，帮助办公室文秘人员尽快掌握公文制作的正确方法，按照上级公文写作规范要求，特开展此次培训课程，下面我将结合我们日常工作中常出现的以下问题，讲解一下公文制作和处理的新标准。一、 公文排版形式（一） 公文用纸幅面及版面尺寸1.公文用纸采用国家标准A4型，成品幅面尺寸为210mm*297mm。2.公文页边和版心尺寸文件页面设置页边距：上：3.7厘米下：3.5厘米左：2.8厘米右：2.6厘米版心：1.56厘米*2.25厘米（不含页码）页脚设置为2.8厘米，勾选“奇偶页不同”选项。（二） 字数及字体1.使用方正小标宋体字标识文件版头和标题文字。由于计算机系统中没有预装小标宋体字库文件，需要从网上下载相关字库，复制粘贴到计算机硬盘的C:windowsfonts文件夹中即可2.设置每页22行，每行28字。单击菜单栏的“格式-段落”，在段落对话框中将行距设置为固定值28.5磅，即可保证每行28字。无特殊要求，文中正文字体均采用3号仿宋字体，颜色为黑色。（三）页码页码用4号半角宋体阿拉伯数字，样式为“1”。一字线距版心下边缘7mm，单页码居右空一字，双页码居左空一字。选择“插入页码页面底端对齐方式（外侧）格式（1）”。然后单击左侧页码修改字体，右侧同理。信签纸首页不能有页码，若版记页无内容也不加页码，空白页不加页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。二、制版及印刷装订要求（一）版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜。（二）双面印刷；页码套正。两页码之间的误差不超过2mm.（三）左侧装订，不掉页。骑马钉或平订的订位为两钉外钉眼距版面上下边缘各70mm处。无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固。三、公文主体的标示规则（一）标题用2号方正小标宋体字，居中排布，回行时应保持词意完整，排列对称美观。2012版国标规定，“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。如果在事由部分出现多个机关、人名等并列时，每个机关名称、人名之间应用顿号隔开，不使用空格。”（二）主送机关标题下空一行左侧顶格标注，回行仍顶格。最后一个主送机关后标全角冒号。（三）正文1.主送机关之下左空2字标注，回行顶格；以后每起一个自然段均左空2字。数字、年份不能回行。2.公文结构层次序数，第一层为“一、”，用3号黑体；第二层为“（一）”，用3号楷体；第三层为“1.”，第四层为“（1）”均用3号仿宋字体，次序不可省略或逾越。用“第”、“其”、“首先”做次序号时，应当在其后使用逗号，如“第一，其一，首先”；用不带括号的汉字数字或者“甲、乙”做次序号时，其后要用顿号，不宜用逗号，如“一、甲、”；用不带括号的阿拉伯数字、拉丁字母做次序号时，其后要用小圆点，如“1.A.a.”。（四）附件说明如果有附件，在正文最后空一行左空2个字，用三号仿宋字体注明附件名称和顺序。“附件”2字后标全符冒号，附件序号用阿拉伯数码（如：“附件：1.*”），附件名称后不加标点符号。当附件多于1个时，附件的序号左端应上下对齐；当附件的标题标题文字多于一行时，回行文字应该与上一行附件名称的首字（不是序号）对齐。（5） 成文日期。2012版国标规定，公文的成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，月、日不编虚位，即（1不编为01）。成文日期右空4字，字体为三号仿宋。成文日期确定的原则为会议通过的决议、决定等以会议正式通过的时间为准。经发文机关负责人签发的公文，以签发日期为准；联合行文时，以最后签发机关负责人签发的日期为准。（6） 印章。2012版国标规定“请示等上行文要加盖公章。加盖机关印章时，印章上弧距正文2mm-4mm，发文机关署名在成文日期之上，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置。” 按照加盖公章要“上不压正文，下要骑年盖月”和“印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内”的基本要求，因此，发文机关署名上方的空白区域高度不得低于69.4磅，可以空3行或将空白区域的行距直接设置为80磅，即可达到上述要求。（七）附注附注是公文印发传达范围等需要说明的事项，对公文的发放范围、使用时注意的事项加以说明。居左空两字加圆括号编排在成文日期下一行，回行时顶格，字体采用三号仿宋字体。（八）附件公文的附件应该在正文之后另起一面排布，附件的左上角第1行顶格标识“附件”二字用三号黑体，不加冒号。附件的名称应与附件说明的名称保持一致，与红头文件页之间不能出现空页。四、版记设置抄送机关与印发机关和印发日期都是四号仿宋字体，左右各空一个汉字。（一）抄送机关的位置。抄送机关的位置在印发机关和印发日期的上方。抄送机关的名称间用逗号隔开，最后一个抄送机关后用句号结束，当抄送机关较多，一行排列不完，回行时应与上一行冒号后的首字对齐。（二）印发机关和印发日期位置。印发机关和印发日期在公文的最后一页的最后一行，与版心下边缘对齐。（三）版记分隔线设置。选中版记中的所有文字，单击菜单栏中的“格式边框和底纹”，选择实心线和宽度1磅，单击右边预览图的上部和底部，确定即可。版记中的分隔线。两头分隔线高度为0.35mm的反线，中间分隔线的高度为0.25mm的正线。（四）版记页必须在偶数页上，如若不然加空白页。五、注意事项1.发文字号。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“”。发文字号序号不编虚位，即（1不编为001），不加“第”字，在阿拉伯数字后加“号”字。发文编号一般在发文机关标志下空两行，标题距离红色分隔线两行，主送机关距离标题一行距离。2.印发领导讲话的公文，时间应置于领导人姓名之上，用三号仿宋字体。3.原则上不得以单位名义向领导个人报送公文，包括“专报、简报”等。4.凡有主送单位的公文必须有落款，即发送机关署名。发文机关、签发日期两要素要齐全。5.会议纪要及普发性文章不用盖公章，“请示”、“报告”等上行文必须加盖公章。不加盖印章的公文发文机关署名标注在正文下空一行位置。6.“请示”、“报告”等上行文要加附注（联系电话和联系人姓名），意见、决定等直发类公文成文日期要前置，并在附注处标注说明性文字，如“此文件公开发表”、“此文件发送至*级”。7.版记中的抄报抄送用四号仿宋字体不加黑，省略“主题词”。8.除“信笺”首页不加页码外，其他文种必须在首页开始添加页码。9.“方案、办法、纲要”属非法定文种，须以“通知”形式下发。“意见”属于法定文种，不能用“通知”下发。10.“请示”、“报告”等上行文种要用固定格式，需回复的要用“请示”，“妥否，请批示。”不需回复的用“报告”，“特此报告。”“请示”一般只报送上级机关，除上级领导直接交办的事项外，不得直接报送领导者个人。请示、报告等上行文应在附注处注明联系人及电话，附注使用三号仿宋字体，紧接成文日期下一行居左空两字，并在文字外加圆括号，回行时顶格。11. 下级如因工作需要，以正式公文形式转发上级公文时，一般情况下只对上级公文内容进行转载，包括发文标题、机关日期等，但不应包括版头、发文字号和版记。12. 发文机关标志上边缘至版心上边缘为35mm,使用小标宋体字，颜色为红色。“*会议纪要”标识用红色36号小标宋体字。13. 批复无主送机关，直接送达。14. 向有审批权的机关请求批准时应写“请示”或者“函”。请示在未获批准前不能抄送给下级机关。15. 通知是下行文只能下达不能上传。16. 上行文如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右，自上而下依次均匀编排，一般每行2个姓名，中间不加任何标点符号。17. 主送机关和