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体系文件编写 一 体系文件编写的重要性 体系文件在OHSAS18000体系建立和运行的过程中扮演着相当重要的角色 1 符合标准要求在OHSAS18000的条文中 均要求组织 组织应根据本OHSAS标准的要求建立 实施 保持及持续改善OH S管理体系 形成文件 2 工作的依据建立体系文件最重要的作用即是所有的工作有所依循 保持一致和稳定的工作方式 以避免不同的人在操作相同的工作时出现不一致的工作方式和标准 或者由于口头交待沟通工作的方式和方法欠明确和清楚 一 体系文件编写的重要性 3 提升管理技术水平的基础当所有的工作要求都文件化后 公司即可在此基础通过日常工作 不断地完善管理和技术的要求 4 防止经验的流失书面化的运行体系亦可避免由于人员的流失而导致经验的流失 从而造成动作上的因难 一 体系文件编写的重要性 5 改善人际关系由于工作的依据全部在书面上有明确的指令 在执行上大大减少了口头式的命令和沟通 同时降低了同事之间的磨擦的机会 6 员工的责任心和荣誉感执行工作人员透过文件知道自己的工作权责和内容 明确了自己的工作范围从而提升了工作的责任心和荣誉感 二 体系文件的架构 一 目前建立的体系文件 一般企业均将文件架构分为四个层次 即 一阶文件 手册二阶文件 程序三阶文件 工作指导书四阶文件 表单或表格但是 并不是每家企业都必须建立上述架构的体系文件 许多规模较小制程简单的公司往往将文件的结构划分为3个层次 即 一阶文件 手册二阶文件 程序 工作指导书三阶文件 表单文件结构的划分完全取决于一间公司的规模 人员的数量同时亦需考虑公司未来的扩充和发展等 二 体系文件的架构 二 文件架构的说明1 手册对于一个国家来说 宪法是根本大法 任何法律的制订都必须依宪法的要求来拟制 而对于一间公司来说 手册即是公司在管理制度上的根本大法 它会叙述公司在体系运行上的大纲要求 简言之 手册即要求我们应该要做哪些工作 2 程序书程序即是明确规定工作进行的途径 亦就是说 针对手册要求的工作和要求程序需详细描述 文件化的程序通常包括活动的目的和范围 做什么事情和由谁来做 何时 何地和由谁来做 应使用什么材料 设备和文件 如何对活动进行控制和记录等 二 体系文件的架构 3 工作指导书工作指导书是工作的明确指示 它需详细叙述某一具体的工作如何来执行和操作 很多公司亦称为工作指引或作业标准书 4 表单格式化的记录清晰明了 易于保管 所以在编撰文件时 就应适当的设计用以做记录的表格 值得注意的是大量的或设计复杂的表格会令工作复杂化 降低效率 所以设计表格应力求共享 在表达明白的前提下 精简填写项目和内容 二 体系文件的架构 一般来说 一项工作涉及到多个部门则我们写文件时编制成程序 例如 采购程序 纠正和预防措施程序等 而工作只和自己部门有关的作业在编制文件时做成指导书的格式 例如 设备使用指导书 指导书产品检验指导书等 一般对于图纸 设备说明书 国内 国际的标准亦归纳为工作指导书类文件 三 文件的结构 一 一份文件的结构往往视乎文件内容的需要 一份文件一般完整结构有 1 目的2 范围3 权责4 定义5 作业内容 文件内容6 附件现将文件结构应叙述的内容做一详细叙述 1 目的应叙述编制此文件的作用和目的 即 做这件事是为了什么 三 文件的结构 2 范围规定此文件应用的场合和时机 范围的界定直接决定文件的功能范围 所以编写时应注意它的涵盖性 例如某公司有手动和自动的钻床 如果文件的内容只针对台式钻床 却将文件的范围写成 适用于公司所有钻床的使用 即是明显的错误 3 权责即在文件运行中相关单位及人员所担负的权责 一般时常会就相关人员担负的权责做简单叙述 但是亦有公司只叙述和此文件有关的主导部门和相关部门的权责 4 定义亦即名词解释 针对文件中用到的专业术语 英文缩写做明确说明 会令文件内容更清楚明白 三 文件的结构 5 作业内容即工作执行的方法 过程和要求 一般将作业内容的编写分为两个部份 1 流程图 以流程图的形式描述工作进行和程序 会更容易了解文件内容 但是并非每份文件都需流程图 完全视乎文件类型 2 文件内容 在编写文件内容时 一定需注意5W1H WHO WHEN WHERE WHAT WHY HOW 结合 即由谁 WHO 在何时 WHEN 在何地 WHERE 做何事 WHAT 为什么做 WHY 怎样做 HOW 缺少任何一个W或H 都有可能使文件的内容不易理解 三 文件的结构 6 参考文件资料用以索引文件中所提到或引用的文件资料 在索引文件时 最好将文件的编号同时附在文件名之后 以及便查找 但是不可将文件版本附上 7 附件一般用以对应文件内容中所提及的记录所使用的表单 公司所有的表单都应从此而来 最好将表单的编号附在名称后 但是也不可以附版本 8 以上是一份文件的完整结构 为了整齐可统一文件结构 但是并非所有的文件都应依循此固定的结构 鉴于文件的内容的需要 可适当的去除一些不适用的项目 四 流程图绘制 在编制文件的过程中 适当地制作一些流程图 会更容易理解文件内容和加深印象 流程的制作不拘形式 最主要的是能做到清楚明了即可 1 流程图常用的符号 四 流程图绘制 例一 收货流程 四 流程图绘制 此范例将执行的工作以执行项目来区分 这是一个最简单的流程图 您可以任意发挥 例二 生产流程执行项目负责人记录备料备料员材料日用表加温烘干烤箱操作员材料温度控制表投料备料员无设定技术参数技术员成型参数记录表正常生产技术员产品生产日报 四 流程图绘制 例二 流程图将执行项目 负责人及使用的记录分开注明 易看易懂 也是制作流程图的常用方法之一 总之 使用流程图的目的就是清晰 一目了然 如果有些工作太过繁杂和繁琐 当制成流程图时或许不容易看明白 所以应注意流程图使用的时机 五 编写文件的五忌 一 忌简单草率 未将所有的工作要求都纳入体系 二 忌过于弹性化 失去可操作性 三 忌理想主义化 导致无法实施 四 忌部门主义化 导致其它部门无法配合 五 忌咬文嚼字 理解困难 六 文件的审查 批准 一般规模较小的公司 文件制作完成后交回其部门主管或总经理审核后即可颁布使用 但是对于规模较大的公司 这种做法欠妥当 因为部门专业化的一些文件由本部门自行审批可能没有问题 但是非部门专业化涉及诸多部门工作内容的由制作部门核准使用 掩盖了其它部门的要求的意见 在使用中难免会对其它部门造成困挠 甚至引起磨擦 所以对于文件的审查和核准 许多公司规定了不同审查和核准方式 例 六 文件的审查 批准 阳光企业有限公司文件审查 核准文件类别审查核准手册各部门主管董事长程序各部门主管总经理工作指导书部门主管总经理图纸工程部主管一般来说结合相关部门主管审查文件最主要的作用是提出适合于其部门的意见 并加以修订补充 以使文件的内容更完善和具操作性 七 职业健康安全体系程序文件范例 A程序文件范例一 火灾应急管理规定1 0目的减少因火灾 爆炸对环境造成的影响 避免人员的伤亡 减少财产的损失 2 0适用范围适用于对公司内的火灾 爆炸的响应 但不适用于在地震发生的火灾 爆炸 七 职业健康安全体系程序文件范例 3 0职责和权限3 1管理部a 是火灾应急方案的归口管理部门 b 负责公司消防安全培训工作并定期检查培训效果 c 负责火灾发生后的调查分析 提出相应的整改措施并监督措施与方案的落实 d 负责组织相关部门进行消防演习 e 负责全公司消防器材管理 3 2各部门负责做好本部门紧急情况的准备和响应措施的落实及紧急情况的善后处理工作 七 职业健康安全体系程序文件范例 4 0程序4 1火灾预防4 1 1除了指定的吸烟点外 公司其它地方不允许吸烟 4 1 2在公司范围内动火 需填写 动用明火操作申请单 经审批同意后方可进行 4 1 3易燃易爆品的卸车 搬运 储存等应按照有关的规定指引执行 七 职业健康安全体系程序文件范例 4 2发生小火发生小火时 现场人员应 A 立即找就近的灭火器或消防栓灭火 同时召集邻近人员进行救险 立即切断起火区域的电源 B当火灾由电源引起时 切断电源前 应使用干粉灭火器 C 灭火后 处理人员应向经警队报告 七 职业健康安全体系程序文件范例 4 3火势不能控制或发现已成为大火或发生爆炸时 4 3 1当事人或目击者应立即报告公司经警队应急电话XXX XXXXX或当班工班长 经警或工班长应立即组织义务消防队到火灾现场 并派人在门口接警 情况万分紧急时即刻报119 报警内容 a 单位名称 详细地址 XXXXXX有限公司 XX市XX路1号 附近标识物 b 燃烧具体部位 何种物品 介质 c 火势大小 多大面积 正在冒烟 可能爆炸 d 报警人电话 姓名 准备在路口接车 引路 4 3 2当火场有人受伤 需要送医时 应打120报警 并派人在门口接警 报警时应提供以下信息 a 起火地点 多少人 b 情况如何 昏迷 骨折 烧伤等 c 联系方式 联系人和电话 七 职业健康安全体系程序文件范例 4 4情况汇报 措施处置当公司领导到达现场后 第一现场当班工段长和其他增援的当班工段长 水电负责人 当班经警应立即用最短的时间 最简练的语言汇报现场进行的救援情况及疏散员工 救护伤员等方面的情况 公司领导听取汇报后 应根据情况调动人力 物力并协助政府职能部门采取最佳的方案和措施将损失减少到最低程度 七 职业健康安全体系程序文件范例 4 5人员疏散当听到火灾报警时 建筑物内的所有员工应从最近的安全紧急疏散通道有序地疏散到应急集中点 在疏散前 设备应按规定处理 例如 切断电源 气源等等 撤退期间各主管负责其属下员工的清点工作 经警应统计访客人数 当有人员缺失时 立即向领导汇报 领导应视火势的发展决定是否能组织救险队员进入现场实施救人 七 职业健康安全体系程序文件范例 4 6灾场警戒经警队应在根据消防部门的指示在火场周围设立警戒区 防止无关人员进入火场 并保持消防通道的畅通 4 7义务消防队员应在火区四周布置消防水带 对设备 建筑物 罐区进行降温以防止蔓延 当火灾靠近罐区 仓库等易燃易爆区域时 应重点对这些区域进行喷水降温处理 4 8消防部门到达现场后 经警队负责人应向消防队介绍火场情况 A 人员遗留情况 B 起火物及现场物品存放 七 职业健康安全体系程序文件范例 4 9当火灾涉及挥发性化学品 如溶剂时 义务消防队应在泄漏的上风位建立应急集中点 如火灾或爆炸引起人员伤亡或环境污染时 应按应急沟通要求立即向有关负责人报告 4 10火灾或爆炸现场扑救结束后 公司有关职能部门负责人应主动配合政府保护事故现场 并协助调查事故原因 并作出事故结论 七 职业健康安全体系程序文件范例 4 11组织抢修事故现场 尽快恢复生产 火灾所产生的废物应按 固体废弃物管理规定 进行处理 4 12应急设备4 12 1各区域现场应有火灾疏散路线图或消防标识 路线图或消防标识由管理部经警队准备 4 12 2公司应按防火计划的要求配备消防系统及器材 并且定期检查维护 确保其有效性 4 12 3各部门应保持消防通道 安全门畅通 严禁堵塞或占用通道 堵塞安全门 4 12 4各区域的消防标识应保持清晰 七 职业健康安全体系程序文件范例 A程序文件范例二 有害作业管理规定1 定义 有害作业 是指职工所从事作业的环境中可能因为工业毒物 不良气象条件 生物因素 不合理劳动组织以及一般卫生条件恶劣的职业性毒害导致疾病之作业 七 职业健康安全体系程序文件范例 2 职责 2 1管理部负责收集与本公司职业健康安全有关的法律法规 确定有害作业清单 2 2各部门负责根据有害作业清单对相关人员进行日常管理 2 3管理部负责有害作业归口管理 七 职业健康安全体系程序文件范例 3 相关法规 职业病目录 中华人民共和国职业病防治法 职业健康监护管理 职业病诊断与鉴定 职业病危害事故调查处理办法 七 职业健康安全体系程序文件范例 4 工作步骤4 1管理部负责与市疾病预防控制中心 市安监局等部门保持联系 及时获得有关法律法规 4 2管理部根据安全评价报告和相关法规确定有害作业清单 4 3在以下情况下 管理部及时更新有害作业清单 4 3 1适用法律法规发生变化 4 3 2职业危害因素发生变化 七 职业健康安全体系程序文件范例 4 4各部门对与本部门有关的岗位建立有害作业人员台帐以及健康监护档案 管理部定期联系有关部门进行健康检查 对作业环境进行监测 4 5管理部负责提供必要劳动保护用品 4 6品管部等负责采购化学品的部门负责编制有关资料说明与职业危害相关的健康防护 应急措施和理疗处理 4 7对于发现患有职业病或类似疑似职业病 管理部应及时安排处理 八 工作指导书范例 A进入密闭空间 容器 作业管理规定1 目的保证进入密闭空间 容器 作业规范和人员安全 2 适用范围适用于本公司内所有进入密闭空间 容器 作业的工作 3