供应商审核技巧和流程ppt课件.ppt

AuditTechniqueandConsultation 审核技巧和流程 1 WhatisSupplierAudit 2ndPartyAudit 根据统一的标准 对供应商活动进行客观比较 ObjectivecomparisonsofSupplieractivitiesagainstagreedstandards 2 供应商考察的关键点 KeyPointsYouNeedtoKnowAboutAudits 独立客观 不可存有偏见系统化 从开始到结束 自始至终系统化调查 系统性的 非个性化的客观证据的检查 评价 真实的 活动 而不是你 想象的 跟既存的标准做比较 这个标准可能是ISO系列 编定的工艺规格或者是相关法规如食品安全程序 如HACCP HALAL 3 审核员的角色 RoleofanAuditor 审核员应做到 有过培训经历有相关经验熟悉审核流程 可独立工作熟悉合同要求和常规要求没有不良政治动机 4 审核员的其他素质要求 RoleofanAuditor 具有真正的 客户关注 意识很好的沟通能力 能够得体表达能提出品质改善建议能够达到自我满意友好 有指导能力 善于深入思考良好的道德 5 审核小组组长的职责 RoleoftheLeadAuditor 审核小组组长应负责监察的每个阶段 具体包括 评价质量系统中的文件 以确定其充分性组织并精简考察团队组织启动和总结会议化解争议准备并提交考察报告 6 AuditingTechnique 审核技巧 7 审核员的行为 应该做的 耐心尽量按计划进行使用监察记录表使用笔记本 做好记录让其他团队成员协助明确知道自己考察的目的 8 审核员行为 不该做的 激进 Aggressive 傲慢 Arrogant 轻率的给出意见 Passinstantopinion 迟到 Belate 思路受被审核者影响 BesidetrackedbyAuditee 9 提问技巧 开放性问题 比如用谁 什么 怎么 为什么 在哪里等开始 如 你们的客户投诉主要是哪些 封闭性问题 引出简短回答 包括是 不是或其他简短的事实回答 如 这是你们最近的规格吗 这些是你们的部门管理程序吗 引导性问题 具有建议性 监察者通常有自己希望的答案 并希望由供应商来说出 如 你们将在下周进行检查 对吗 沉默性问题 检查者保持沉默 或者用 嗯 啊 哦 等回答 来给供应商更多的时间 给出更深入更全面的回答 10 聆听技巧 聆听 用10 的时间来说 90 的时间来听集中精力 不要走神及时回应 用语言或非语言能从情绪上把握回应的效果不要中途打断 保留建议保持开放 不可武断创造聆听氛围 11 信息收集技巧 观察 寻找事实证据 根据程序文件和作业指导 观察实际发生的事情记录 边走边记 不要过于相信你的记忆 有技巧的记笔记复印文件 先征得供应商的同意 记录会谈内容在当时和结束会议上 与供应商核实相关内容 12 感觉 如果你习惯于信任你的内在感觉 尊重它对某些 看起来正确 但感觉不正确 的事情 这也许是唯一的解决之道如果无法确定客观证据 那就仅仅记录 13 化解冲突 看看供应商如何采取行动 以达到符合标准的要求 14 ProcessofCarryingOutanAudit 考察流程 15 初步准备或者计划 浏览过去的审核报告 以便于 行程安排了解客户反馈所有的内 外部审核发现做笔记 16 确定审核的目的 范围 准则 明确审核范围准备所有需要的工作文件 检查表审核方和受审方达成一致的要求法令 食品安全法和相关卫生法要求质量标准组织结构图相关质量体系文件 复印以上和其他相关资料给审核小组的其它成员 如有 17 建立审核追溯 EstablishAuditTrail 审核应该按照工艺和评价系统的流程进行正向追溯 从进入某个部门的信息或者产品开始 进行顺势的追溯 反向追溯 从工艺结束点开始 通过在每一阶段的生产和工艺控制管理进行反向追踪确认 定点检查 对已经被检查和测试的点 进行详细确认审核追溯应该关注实际操作和文件记录关联协调的部分 在那些地方容易发生管理真空 控制缺失或重叠 18 文件应该满足 及时性和可控性清晰明白完整性符合相关的标准 文件评审 如有必要 19 检查表作为审核员所使用的书面工具 可有如下作用 审核指南记录问题和审核发现记录客观证据 以判定其是否符合以后考察的参考 准备检查表 PrepareChecklist 20 召开首次会议 HoldOpeningMeeting 首次会议的作用 自我介绍让参与人员互相熟悉 达成共识双方在审核发现上达成共识 明确审核范围 目的和程序 简短说明考察程序 申请防护措施在危险复杂的工作环境中考察时需要 告知末次会议的时间以便于被审核方安排其余下的时间 21 现场审核实施 CarryingOuttheAudit 确定审核范围保持敏感 审核 既是科学的又是人性化的 根据事物发展规律进行趋势和模式判断 审核管理风险 哪些是危险和关键点 被审核方如何定义和解决质量系统中的重要缺陷 是否做改进 这些改进有用吗 22 现场审核实施 CarryingOuttheAudit 必须收集和检测客观的证据 必须记录具体的不符合项的细节和不可控状态 并附上相关的参考依据 当有明显的证据发现不符合项 尤其是影响食品安全的不符合项时 必须采取纠正措施 在客户受影响之前 审核员发现并处理好不符合项 非常重要 23 审核结论 预报告 Decisions PreliminaryReport 在末次会议中 需报告对审核发现的评价在末次会议之前 需首先组织一次审核小组内部会议在这样的小组内部会议中 可以 再次查阅笔记检查所有的发现是否基于客观依据强调不符合项确定不符合项 确定的不符合项需满足 可纠正能防止再发生给不符合项分级 重大还是一般 需要仔细的考虑 24 召开末次会议 HoldClosingMeeting 末次会议的目的 讨论审核发现末次会议包括如下内容 相关人员签到 重申审核目的和范围 肯定被审核方的配合 记录回顾 优点和不符合项以及观察项同样重要 25 报告不符合项 不符合项明确定义 并且与观察项严格区分 征求受审核方意见 同被审核方商定纠正措施完成时间 保持团队合作方法 审核当天 留一份预审核报告给被审核方 召开末次会议 HoldClosingMeeting 26 审核报告 FinalReport 报告必须准确 完整 如实反映所有审核发现 所有使用到的文件复印件也必须包括在报告里 笔记草稿和速记也是审核报告的一部分 审核报告应包含管理上的优点 明确区分不符合项和观察项 审核报告不应包括在末次会议上没有提及的项目 27 审核后续活动 Follow up 只有审核人员持续跟进 直到供应商完成协定纠正措施 审核才真正结束 审