合同电子档案室建设QC小组.ppt

提高合同档案借阅效率 申报单位 销售商务QC小组 目录 一 选题理由 三 确定目标 五 要因确定 四 原因分析 八 效果检查 六 制定对策 七 对策实施 十 今后打算 九 巩固措施 二 现状调查 QC小组简介 现状 合同资料包括自1998年以来的中标通知书 合同 出货单 发货回执单 产品运行报告 开票资料 催款记录等 均以纸质版形式存档 仅2010年签订合同474份 其他相关档案1016份 而销售内勤中2名兼职档案管理 工作量大 责任重大 目标 希望通过QC活动寻找合同档案管理新模式 找到 提高合同档案借阅效率 的方法 解决问题与达到目标 一 选题理由 确定课题 提高合同档案借阅效率 1 资料越来越多 借阅反复 经常出现需要时资料不齐 资料破损等现象 2 资料借阅涉及范围广 且公司办公场地分开 借阅时间长 不方便 综上所述 借阅的现状是借阅范围较广 整理 归档的工作量较大 但是借阅时间长 效率低 公司要求 商务组需提升管理水平 系统地建设合同资料的建档工作 以管理促工作 遵守高效 低耗的原则开展工作 借阅现状 确定课题 活动计划表 计划 实际 为了让本次活动有步骤 有计划的开展 小组结合公司实际情况 制定了活动计划的进度表 档案借阅情况统计表 二 现状调查 22 技术协议 3 中标通知书 档案资料借阅率饼分图 62 合同纸质版 9 其他资料 4 运行报告 3 明确要求及编号 70 12 82秒 办理借阅或记录所需内容 50秒 到档案室找到合同 50秒 完成查阅工作 共需222秒 确定目标要求 查阅结果 举例1 销售部发货管理员办理合同发货 其查看或借阅合同所需步骤 查阅调查 查找原件 查看合同内容 确定目标是否在 到档案室核实是否在档 40秒 7 2 1 销售内勤查找原件 乐清开车20分钟到工业区销售部办理借阅手续 3 4 5 6 资料要求 如合同名称 合同编号等 向销售内勤核实是否符合要求 确定资料编号 排除已被借阅可能 确认合同在档 借阅成功 举例2 市场部借 陕西省局 合同投标用 其办理借阅合同所需步骤 借阅调查 12秒 50秒 50秒 20秒 40秒 50秒 查找原件需222秒 车程20分钟 故单份借阅需1422秒 折合23 7分钟 如一次找6份合同 则需222秒 份 6份 1200秒 2532秒 折合42 2分钟 举例3 内部人员核对合同WORD版 相互间查阅合同所需步骤 查阅电子资料调查 查询所需合同WORD版在谁的电脑内 30秒 共需100秒 为了调查合同借阅效率 我们于5月中下旬对1 5月借阅704份合同档案 将借阅所需时间进经汇总 分析 得出下表 档案借阅调查汇总表 档案借阅工作所需的时间是比较久的 如果要提高合同借阅效率 就要降低单份资料的借阅时间 三 确定目标 提高借阅效率总设想 将纸质版资料电子化后 工作人员只需在自己电脑中打开共享文件夹 点击数据链接就能找到所需资料 在借阅时减少双方沟通时间 特别是销售部内部人员 在发货 开票 催款等工作时 经常需借阅资料核实合同信息 如有电子资料 很多流程上就不再需要找合同档案原件了 将以上时间合并 加权平均后 预计每份资料的借阅时间可以减少37秒钟 每份资料借阅时间减少37秒钟 222秒 185秒 70秒 55秒 12秒 10秒 50秒 45秒 50秒 35秒 小小的一个改进 可以提升工作效率 实现工作质的飞跃 目标论证分析 6月10日 针对现状调查的结果 小组成员运用 头脑风暴法 和 树图 找出以下几个末端因素 合同档案借阅效率低 人员 1 缺少专职管理员 2 管理员业务能力不足 管理 3 管理不够完善 4 缺乏有效的激励机制 环境 5 档案室环境状况差 四 原因分析 方法 6 档案查找的方法落后 7 档案标识不清 确认3 管理制度不够完善 根据树图分析 我们一共得出了7个末端原因 经小组人员分工论证 进行了要因确认 结果见下表 五 要因确认 确认1 缺少档案管理专职人员 确认2 管理员业务能力不足 确认4 缺乏有效的激励机制 确认6 档案管理的方法落后 确认5 档案室环境状况差 确认7 档案标识不清 缺少专职管理员 档案查找的方法落后 找到原因 方法 人员 要因确认 六 制定对策 我们根据对策表具体实施以下工作 1 购买扫描仪 将合同资料扫描存为电子档 2 建立电子档案框架 按档案类型分设文件夹 3 故将原两名负责档案管理的销售内勤重新分工 7月份确定其中一名为专职档案管理员 4 对电子资料通过网络实现资源共享 并做好相应的权限管理 开始电子化管理 七 对策实施 电子档案室的建设简介 商务组资料包括中标通知书 合同 投标报价资料 往来文件函件 合同执行单据 运行报告等资料 将从上资料的纸质文件综合运用计算机 网络 光盘储存等技术 积累 归档 管理档案 以实现档案电子化和网络化的工作体系 电子档案室的管理要求有相适应的管理制度 软硬件配套设施及信息资源共享 电子档案室的建设内容 软硬件平台建设借助成套服务器 大型文件资料区 的网络工作平台 满足电子档案管理所需的大容量存储 共享服务 海量查询需求 终端管理计算机 扫描仪 用户纸质档案的电子化 光盘 存储备份设备 电子档案资源建设配备档案管理员网络保密设置 由股份办公室网络管理员设备档案室进入权限管理 文件设置打开密码 制度建设重新修订 合同档案管理规定 明确 合同档案电子版共享权限 接收资料 档案电子化的处理流程 资料扫描 图像处理 目录设置 设置链接 数据存储 数据验收 成品管理 电子档案室于9月底建成 档案打开和修改保密 制度建设 将档案管理专职人员与销售内勤的工作重新分工 明确合同资料的收集 目录设置 数据链接进行分工 按要求进行归档管理 归档时参照 2011年合同档案管理 八 效果检查 8 10月档案借阅 查阅情况统计表 为检查活动后的效果 我们将单份资料的活动前 后借阅或查看合同档案所需时间进行分析 结果对比如下表 单位 秒 借阅 8 10月份借259份 占所有资料的32 1 每份减少222 175 47秒查阅 8 10月份查548份 占所有资料的67 9 每份减少222 90 132秒 借阅效果对比柱形图 减少10秒 共减少47秒 0 50 100 150 200 250 QC活动前 目标 QC活动后 单份合同借阅时间单位 秒 222秒 185秒 175秒 减少37秒 222秒 185秒 90秒 查阅合同效果对比图 QC活动前目标QC活动后 每份借阅时间减少132秒 按8 10月份查阅548份计算 共20小时 节能增效结果统计 为了肯定本次QC小组活动成果 小组于2011年12月30日组织对活动所取得的经济及无形效益等指标进行了讨论分析 一 前期投入 二 经济效益 99266 6900 92366 00元 九 巩固措施 巩固措施二 起草 电子文件归档与管理规范 电子文档管理暂行办法 规范档案操作流程 对所有工作进行标准化管理 巩固措施一 网络管理员设置 查看对档案建立 登陆 修改 记录 保证电子档案保密性 十 体会及今后打算 通过本次的QC活动策划 实现合同电子档案管理的安全化 规范化 电子化 网络化目