房地产合同管理制度.doc

*地产集团 合同管理办法 合同管理办法编制日期审核日期批准日期会签部门总经办行政管理部成本控制部设计部采购部会签人员会签部门营销策划部财务部物业部/会签人员/修订记录 日 期修订版本修订内容修订人审核人批准人1目的为规范公司集团合同管理，防范市场风险与法律风险，提高公司集团经济效益，维护公司集团合法权益，根据中华人民共和国合同法与东莞市*房地产开发有限公司章程制定本制度。2适用范围2.1本制度适用于集团公司及各子公司对外签订、履行的建立民事权利义务关系的各类合同、协议等。2.2公司对外与法人、其他经济组织和自然人签订的合同，除应当遵守国家有关法律法规外，还应遵照本制度；2.3公司集团内部成员之间签订合同遵照本制度。3定义31本制度所称的“合同”是指以明确合同签订方之间民事权利义务关系为内容的法律文件，包括但不限于设计合同、项目工程施工合同、工程材料采购合同、营销采购类合同（户外广告合同、活动策划合同、物料制作合同等）、代理合同、合作（合资）合同、借贷合同、担保合同、委托代理合同等合同性文件、各类协议、合约、契约、订单、确认书等，但不包括劳动合同。3.2 “合同性文件”指与合同的签订、履行、变更和解除、纠纷处理相关的法律性文件，包括签约方主体资格证明、付款凭证、收货凭证，保证金收据、裁判文书、授权委托书、通知函等。 3.3本制度 “格式合同”是指需求部门组织包括业务部门、财务部门、法务人员评审，公司总经理核准颁布的，公司集团可以长期、多次使用的、合同的格式及内容固定化、标准化，只需签约双方同意并签字盖章即可成立的合同。与格式合同相对的是非格式合同。3.4本制度 “机密合同”，是指公司集团发展方向变动的，或者重要投资方变更的，或者涉及金额特别巨大（例如500万人民币以上）的，根据公司集团投资方规定或者公司高级管理人员规定需要限制知悉者范围的合同。4 文件执行者4.1业务部门对本部门业务合同的签订、履行及合同的终止负责跟进及执行； 4.2财务部对集团的业务合同原件进行保管，并对合同的履行进行监督；4.3总经办法务人员对集团的业务合同签订、履行及合同的终止提供咨询并提供法律意见。5正文5.1合同的谈判、审查、签定批准5.1.1合同谈判5.1.1.1公司集团成员需要交易的，必须根据公司事项审批程序依次报批，公司总经理核准事项审批后。交易需求部门凭事项审批表通知采购部门与交易对象谈判。但是，公司有规定或者按照公司集团已经形成的惯例无需按照事项审批程序报批的，由采购部门直接与交易对象谈判。5.1.1.2专业性比较强的交易及法律关系复杂的交易，采购部门应该邀请专业技术人员或者公司法务人员组成谈判小组谈判。5.1.2合同内容的审查5.1.2.1合同具体承办部门的主要职责：（1）负责合同相对方资信情况、履约能力等情况的调查，并提供相应资料；（2）具体负责所承办合同的招标、谈判和文本的起草（可咨询律师）；（3）严格按照规定的合同审批程序完成合同的审批手续；（4）负责合同的履行，及时解决履行中出现的问题。遇有合同变更、解除等重大 事项，须按合同审批流程报相关部门审核同意。5.1.2.2合同承办部门在签订合同前，应预先审查对方以下情况：(1)对方当事人主体资格审查，包括：企业名称、性质、地址、营业执照、经营范围、 注册资金以及依法应当办理的行政许可证；(2)对方当事人资信情况及履约能力审查，包括：资产负债、技术设备、产品质量、商业信誉等；(3)对方合同承办人员资格审查，包括签约代理人的身份证明、授权委托证明。5.1.2.3订立合同，除即时交付的简单小额经济事务外，应当采用书面形式，因情况紧急或条件限制当时不能采取书面形式的，事后应及时补充书面合同；“书面形式”是指合同书、补充协议、公文信件等原件;5.1.2.4当事人的名称、住所、合同抬头、落款、公章以及对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称、住所应保持一致;5.1.2.5合同标的应具有准确性，买卖合同应详细约定规格、型号、商标、产地、等级等内容；服务合同应约定详细的服务内容及要求；对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的附件;5.1.2.6对于质量有国家标准，部门行业标准或企业标准的，应约定所采用标准的代号；凭样品支付的应约定样品的产生方式及样品存放地点;5.1.2.7价款或者报酬应在合同中明确，采用折扣形式的应约定合同的实际价款；价款的支付方式如转帐支票、汇票（电汇、票汇）、信用证、现金等应予以明确；价款或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付;5.1.2.8履行期限应具体明确，无法约定具体时间的，应在合同中约定履行期间的方式；合同履行地点应力争作对本方有利的约定，如买卖合同一般约定交货地点为本公司仓库或本公司的住所地； 买卖合同在合同中一般应约定交付的手续，即合同履行的标志，如运单、仓库保管员签单等。5.1.2.9合同中对方当事人要求提供担保或本方要求对方当事人提供担保的，应结合具体情况根据担保法的要求办理相关手续;5.1.3合同签批流程5.1.3.1合同承办、审查会签部门的审查事项及责任：（1）合同承办部门应对合同的业务、技术条款进行审查，并对之负责；（2）财务部对合同项目是否与国家、上级主管部门、本单位的计划抵触以及合同价款是否合理、合同支付条款是否恰当进行审查，并对之负责；（3）总经办法务人员对合同的合法性，主要条款是否完备，文字用语是否准确、规范进行审查，并对之负责。 5.1.3.2合同审核必须由交易需求部门填写合同审批表,经办人应先到合同保管人处领取合同编号，之后交需求部门负责人签署意见后，由交易需求部门依次提交法务人员、成本控制部、财务部门、公司副总经理审查出具意见后由总经理核准。5.1.3.3成本控制部、财务部门、法务人员在审核合同草案时，若要求交易需求部门提供与合同有关的补充证明材料，交易需求部门应予配合。5.1.3.4审查意见应明确、具体，审查人应该签署同意、退回补充材料或修正、不同意三种意见，使用“原则同意”、“基本可行”、“同意某某意见”、“按照某某意见办理”等模糊性语言的，视为未出具合同审查意见。5.1.3.5无签约主体资格证明材料的合同或者未填写完整的合同，任何人不得出具审查意见。但是，公司总经理书面豁免除外。5.1.3.6合同审查人员必须接到合同草案之时起算24小时之内出具审查意见，在受理后因公出差或者受理后参加超过4小时以上公司集团会议者除外。5.1.4合同签订5.1.4.1合同经总经理核准后凭合同审批文件在合同上签字用印。5.1.4.2*集团公司对外签订合同，由公司法定代表人在合同上签字，公司法定代表人认为必要时可以书面授权人员代为签字。 5.1.4.3有权签字人员签署合同时，应该查对合同审批文件，禁止无合同审批文件签字用印。5.2合同履行5.2.1合同签订后，交易需求部门应该按照合同约定严格履行。合同履行涉及公司集团多个成员的，有协助业务的部门应该积极协助履行。5.2.2签订合同后，公司集团确实不能履行合同或不能完全履行，交易需求部门应当按照事项审批程序依次报告，公司集团法务人员应该依据事项审批表出具专业法律意见，提示不履行或者不完全履行的法律后果。5.2.3交易需求部门应该每月将签约合同履行情况通报公司集团总经办，公司总经办可以随时查询签约合同履行情况。5.2.4合同交易需求部门发现合同对方不履行或不完全履行合同时，应申请公司集团向对方提出履行异议。 5.2.5公司集团收到合同对方提出的履行异议，收到人必须在收到之日起24小时之内提交公司集团法务人员处理。 5.2.6向合同对方提出异议的文件和答复对方异议的文件由公司集团法务人员拟定，经总经理同意后发出，并书面通报合同管理部门。5.2.7在履行合同过程中，合同具体承办部门若发现并有确切证据证明对方当事人有下列情况之一的，应立即中止履行，并及时书面上报各部门负责人及总经理处理:（1）经营状况严重恶化；（2）转移财产，抽逃资金，以逃避债务；（3）丧失商业信誉；（4）有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形。5.2.8在对方当事人发生兼（合）并、分立、改制或其他重大事项以及本公司或对方当事人的合同经办人员发生变动时，合同具体承办部门应及时对帐，确认合同效力及双方债权债务。5.3合同的变更、解除5.3.1变更或解除合同的，应当采用书面形式；5.3.2变更或解除合同的协议应按照合同签订审批程序报原审批人员批准。5.4合同纠纷的调解、仲裁和诉讼5.4.1合同双方在履行过程中发生纠纷时，应首先按照实事求是的原则，平等协商解决;5.4.2合同双方在一定期限（一般为一个月）内无法就纠纷的处理达成一致意思或对方当事人无意协商解决的，经办人员应及时书面报告中心负责人或各子公司负责人，并拟定处理意见，必要时由法律事务部出具法律意见书，并报集团董事长决定;5.4.3公司决定采用诉讼或仲裁处理的合同纠纷，以及对方当事人起诉的，相关部门应及时将合同的签订、履行、纠纷的产生及协商情况整理成书面材料连同有关证据报法律事务部并配合法律事务部的各项工作。5.5合同管理5.5.1公司合同由财务部指定人员统一保管。5.5.2公司总经理认定为机密合同的，可以由公司总经理指定相关人员管理机密合同，但是，相关人员必须将签约时间、合同名称、签约对方等信息通知合同保管人员登记造册，并且在合同保管人员处签名确认接收到机密合同。5.5.3行政管理部应根据合同的性质进行编号，编号原则公司合同的档号由一级（公司编号）、二级类目（项目名称编号）、三级合同性质类别、四级合同流水号组成。例： 编号格式和示例*中央花园需要签订一份*中央花园的施工设计合同租赁合同，该合同是*地产签订的设计类第18份合同； DGMJ - MJZYHY - SJ NO.018 1、一级编码根据公司编号进行编制，编码为公司简称的第一个字母大写；公司名称编码公司名称东莞*东莞日嘉惠州*物业编号DJMJDJRJHZMJMJWY2、二级合同编码，编码为项目名称以项目名称第一字母大写。项目名称编码合同类别*中央花园*大厦研发中心*豪门编号MJZYHYMJDSYFZXMJHM3、三级合同编码为合同性质，编码为性质的第一个字母大写。合同性质类别编码合同类别施工设计营销行政编号SGSJYXXZ5.5.4合同签订后，交易需求部门留存合同复印件后，合同原件连同“合同签署审批表”一块交由交由财务部指定人员负责存档。5.5.5各项目部需要合同文本的，可以提供合同复印件给子公司作为工作用途。5.5.6合同外借、复印 合同原件外借需签署“合同原件使用申请表”，并经相关人员审批，保管人方可外借合同原件；所有外借合同外借及归还，均需在“合同原件外借登记表及跟踪表”上登记。无法及时书面核准的，可由核准权人口头同意借阅后24小时之内补办核准手续。 合同复印亦须填写“合同复印申请表”，并经相关人员审批，保管人方可复印。 保管人应把“合同原件使用申请表”、“合同原件外借登记表及跟踪表”、“合同复印申请表”，按日期先后顺序装订成册，以备查验。5.6考核与责任5.6.1公司全体职员应当严格遵守本制度，有效订立、履行合同，切实维护公司的整 体利益。总经办法务人员负责本制度执行情况的监督考核;5.6.2合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司将依法向责任人员 追偿损失：(1)未经授权批准或超越职权签订合同；(2)为他人提供合同专用章或盖章的空白合同，授权委托书；(3)应当签订书面合同而未签订书面合同。5.6.3合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司酌情向有关人员追偿损失：（1）因工作过失致使公司被诈骗；（2）公司履行合同未经对方当事人确认；（3）遗失重要证据；（4）发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻，从而贻误时机的；（5）其他违反公司相关制度的: 公司职员在签订、履行合同过程中触犯刑法，构成犯罪的，将依法移交司法机关处理。5.