保利物业创优目录及操作手册.doc

创国家级示范小区迎检资料 保利物业创优目录及创优操作手册保利城花园管理处创建国家级示范小区资料总目录一 基础管理档案目录1按规划要求建设，房屋及配套设施投入使用见基础管理档案（1） 1土地使用权出让合同 2土地使用权转让批复 3红线图 4地界放点测量报告 5开发单位营业执照和资质证书 6建设规划许可证 61建设工程规划许可证 62建设用地规划许可证 7建设工程施工许可证 8固定资产投资计划通知 9投资许可证 10建设工程施工图设计审查表 11总设计平面图 12建筑物命名审批表 13建设工程初步设计审批表 14建设工程桩基报建审批表 15消防设计审核意见书 16建筑工程验收证明文件 161建设工程规划验收合格证 162建设工程竣工验收备案证明书 163消防验收意见 164电梯验收结果通知书 165民防地下室建设意见征询单 166民防工程验收证书 167深圳市建设工程环保竣工验收 168燃气工程验收 169噪音验收合格证 17房地产预售许可证 18项目各工程承包合同 181保利城花园建设工程施工合同 182保利城花园白蚁防治工程施工合同 183保利城花园小区智能化系统工程合同 184保利城花园供水管道施工合同 185保利城花园管道燃气工程施工合同 186保利城花园办公楼、商场空调冷水机房工程施工合同 187保利城花园柴油发电机环保工程承包合同 188保利大厦水、电自动抄表系统工程合同 189保利城防火、防盗制作安装工程合同 1810保利城花园高低配电工程施工承包合同2.已办理接管验收手续见基础管理档案（2） 1接管验收工作方案 2保利城花园整体移交验收表 3物业接管验收资料移交清单（电梯、消防、空调、燃气等系统） 4文件材料目录（智能化系统） 5设备移交清单（停车场管理系统器材） 6保利大厦智能化工程移交 7保利城花园小区智能化系统工程移交 8公共机电设备验收单 9保利大厦外广场装饰工程移交书 10房屋及公用设施等移交验收交接表 11房屋及公用设施等移交验收交接（交业主管委会） 12房屋及公用设施等移交验收交接（业主管委会交管理处） 13办公（商品）用房验收交接表 14验收总结报告3.由一家物业管理企业实施统一专业化管理见基础管理档案（3） 1保利物业专业化管理档案 11保利物业管理有限公司简介 12保利物业管理有限公司组织架构图 13保利物业管理有限公司机构代码 14保利物业管理有限公司营业执照 15保利物业管理有限公司税务登记证（国税、地税） 16保利物业管理有限公司法人代码书 17保利物业管理有限公司资质证书 2保利城管理处专业化管理档案 21保利城花园管理处简介 22保利城花园管理处营业执照 23税务登记证（国税、地税） 24保利城花园管理处组织机构代码证 25保利城花园管理处岗位架构图 26管理处办公场所使用证明（业委会盖章）4建设单位在租售大厦前，与选聘的物业管理企业签订物业管理合同，双方责权利明确基础管理档案（4、5、9） 1物业管理合同（发展商与物业管理企业） 2物业管理方案5在房屋销售合同签订时，购房人与物业管理企业签订前期物业管理服务协议，双方责权利明确基础管理档案（4、5、9） 1前期物业管理服务协议（业主与物业管理企业）6建立维修基金，其管理、使用、续筹符合有关规定 基础管理档案（6） 1基金的建立、管理使用等政府规定 11深圳市房屋本体维修基金管理规定 12深圳市房屋本体维修基金指导标准 13关于住宅（房屋）本体维修基金问题的通知 2基金的建立/续筹 21保利城花园本体维修基金使用方法（业主委员会盖章） 22建立/续筹基金的相关通知 3基金帐目 31 年 季本体维修基金收支情况公告表 4基金使用申请表 5基金使用记录7房屋使用手册、装饰装修管理规定及业主公约等各项公众制度完善 基础管理档案（7） 1房屋使用手册 2房屋质量保证书 3装修管理规定（见作业指导书wi/poly-750.2.1） 4业主公约等公众制度（见公众制度） 5业主公约签名表（见业主资料）8业主委员会按规定程序成立，并按章程履行职责 基础管理档案（8） 1保利城花园业主委员会成立程序、流程图 2保利城花园成立业主委员会工作计划表 3关于筹备保利城花园小区业主委员会的函 4深圳市南山区建设局关于同意筹备成立保利城花园业主委员会的函 5筹备小组成立公告 6业主委员会筹备小组会议纪要、签到表 7业主委员会委员候选人推荐表、名单 8业主委员会选举选票（样本） 9业主委员会委员候选人简历、简历公告（见基础管理档案附件8-1） 10关于举行业委会候选人投票封箱的通知 11关于召开保利城花园首届业主大会的通知 12第一届业主大会会议议程、签到表、会议纪录 13选举点票记录表、结果统计、公告 14第一届业主委员会成员登记表 15第一届业主委员会成员简历、公告（见基础管理档案附件8-1） 16业主委员会备案的批复 17业主委员会刻制公章申报表 18第一届业主委员会委员备案表 19业主委员会章程 20每年至少开一次业主大会（相关记录：大会议题、议程，大会总结，签到等）（见基础管理档案附件8-2） 21业主委员会开会相关记录（见基础管理档案附件8-2）9业主委员会与物业管理企业签订物业管理合同双方责权利明确 基础管理档案（4、5、9） 1物业管理合同（业主委员会与物业管理企业）10物业管理企业制订争创规划和具体实施方案并经业主委员会同意 基础管理档案（10） 1创建“国家级物业管理示范小区”的请示 2创建方案与工作计划（国家级物业管理示范小区） 3创建“国家级物业管理示范小区”的批复（业主委员会盖章） 4创“国优”动员大会及会议纪要、签到表 5实施情况记录（国家级物业管理示范小区） 6创建“省级物业管理示范小区”的请示 7创建方案与工作计划（省级物业管理示范小区） 8创建“省级物业管理示范小区”的批复（业主委员会盖章） 9创“省优”动员大会及会议纪要、签到表 10实施情况记录（省级物业管理示范小区） 11创建“区、市优秀小区”的请示 12创建方案与工作计划（区、市优秀小区） 13创建“区、市优秀小区”的批复（业主委员会签章） 14实施情况记录（区、市优秀小区） 15争创安全文明小区申请 16争创安全文明小区方案与计划 17实施的相关记录（安全文明小区）11大厦物业管理建立健全各项管理制度、各岗位工作标准并制定具体的落实措施和考核方法基础管理档案（11） 1各项管理制度 11公众制度（见公众制度） 12公共事务管理制度（见公共事务管理制度） 13人事行政管理制度（见人事行政管理制度） 14财务管理制度（见财务管理制度） 2各岗位工作标准 21管理处岗位职责汇编（见作业指导书wi/poly-551.6） 3考核方法及落实措施 31物业服务监督检查程序（见程序文件qp/poly-824） 32绩效目标考核手册（见作业指导书wi/poly-824.1）.321绩效目标考核计划（见基础管理档案附件11-1）.322绩效目标考核书（见基础管理档案附件11-1）.323考核记录表（见基础管理档案附件11-1）.324考核情况通报（见基础管理档案附件11-1）.325整改实施情况记录（见基础管理档案附件11-1） 33员工日常考核管理程序（见程序文件qp/poly-622.2）.331员工考核评分表.332员工考核检查表 34部门岗位考核实施标准（见作业指导书wi/blc -622.2.3） 35员工培训管理程序（见程序文件qp/poly-622.3）.351公司内部培训年度计划（见基础管理档案附件11-2）.352内部培训季度实施计划（公司）（见基础管理档案附件11-2）.353部门内部培训年度计划（管理处）（见基础管理档案附件11-2）.354内部培训季度实施计划（管理处）（见基础管理档案附件11-2）.355培训签到表（见基础管理档案附件11-2）.356员工内部培训考核统计表（见基础管理档案附件11-2）.357员工考核试卷（见基础管理档案附件11-3） 36管理处服务管理程序（见程序文件qp/poly-750） 37服务规范（见作业指导书客服手册）12物业管理企业的管理人员及专业技术人员持证上岗；员工统一着装，佩戴明显标志，工作规范，作风严谨基础管理档案（12） 1管理处员工花名册 2个人资料档案（见基础管理档案附件12-1） 3物业管理岗位培训证书（管理人员） 4管理处人员证件一览表（毕业证、等级职称证、操作证复印件）（见基础管理档案附件12-2） 5部门定编与员工聘用程序（见程序文件qp/poly-622.1） 51部门定岗定编表（见基础管理档案附件12-3） 52用人申请表（见基础管理档案附件12-3） 53报到通知单（见基础管理档案附件12-3） 6管理人员有明显标志（工作牌及工作服，现场） 7服务规范（见作业指导书客服手册）13物业管理企业应用计算机、智能化设备等现代化管理手段，提高管理效率基础管理档案（13） 1物业管理系统简介 2监控系统简介 3消防报警系统简介 4车辆管理系统简介 5小区智能化系统简介 6巡更系统简介 7门禁系统简介 8保利大厦空调计量系统简介14物业管理企业在收费、财务管理、会计核算、税收等方面执行有关规定至少每半年公开一次物业管理服务费用收支情况基础管理档案（14） 1深圳市物业管理收费指导标准 2保利城花园收费公示栏（综合类） 3财务管理制度（见财务手册） 4财务收费类的政府文件（见基础管理档案附件20-6） 5费用收缴程序（见程序文件） 6 年 季度费用收支情况表15房屋及其共用设施设备档案资料齐全，分类成册，管理完善，查阅方便基础管理档案（15） 1保利城花园移交竣工图纸、资料目录 2保利城花园移交施工图纸目录 3保利城花园移交其它资料目录 4设备台帐（见基础管理档案附件15-1） 5房屋数量、种类、用途分类统计表16建立住用户档案、房屋及其配套设施权属清册，查阅方便基础管理档案（16） 1房屋及配套设施权属清册（业主委员会签章） 2客户情况一览表 21客户情况一览表（业主） 22租户情况一览表 3入伙通知书（见业主档案） 4入伙会签单（见业主档案） 5业主公约、装修管理协议、前期物业管理服务协议等签约页（见业主档案） 6产权证明（复印件）（见业主档案） 7客户情况登记表（见业主档案） 8业主身份证明（见业主档案） 9房屋交接验收单（见业主档案） 10客户档案记录（见业主档案） 11租户档案（见基础管理档案附件16-1）17建立24小时值班制度，设立服务电话，接受业主和使用人对物业管理服务报修、求助、建议、问询、质疑、投诉等各类信息的收集和反馈，并及时处理，有回访制度和记录基础管理档案（17） 1二十四小时值班制度（见公共事务管理制度） 2客户沟通（投诉）程序文件（见程序文件qp/poly-723） 3回访制度（见作业指导书wi/poly-723.1） 4紧急事件处理程序（见程序文件qp/poly-752） 5应急方案及流程（见作业指导书wi/blc-752.1） 6维修服务程序文件（见程序文件qp/poly-750.4） 7管理处日工作记录（见基础管理档案附件17-1） 8部门往来联络单（见基础管理档案附件17-2） 9派工单（见基础管理档案附件17-3） 10维修登记（见基础管理档案附件17-4） 11回访记录（维修类）（见基础管理档案附件17-5） 12紧急事件处理记录表及相关资料（见基础管理档案附件17-6） 13客户投诉记录表 14回访记录表（投诉类） 15管理处联系电话一览表18定期向住用户发放物业管理服务工作征求意见单，对合理的建议及时整改满意率达95%以上基础管理档案（18） 1客户意见调查和分析程序文件（见程序文件qp/poly-821） 2客户意见调查方案 3客户意见调查表（见基础管理档案附件18-1） 4客户意见调查统计表（见基础管理档案附件18-2） 5意见调查表发放率、回收率统计表 6客户意见调查分析报告 7意见处理措施及回访记录（见基础管理档案附件18-3） 8相关通知、公告19建立并落实便民维修服务承诺制，零修急修及时率100%、返修率不高于1%并有回访记录基础管理档案（19） 1服务承诺（见客服管理手册） 2零修急修及时率100%、返修率不高于1%（见基础管理档案24） 3回访记录表（见基础管理档案附件17-5）20文件管理基础管理档案（20） 1文件和资料控制程序（见程序文件qp/poly-423） 2电子文档管理规定（见作业指导书wi/poly-424.1） 3档案管理规定（见人事行政管理制度） 4内部文件 41接收公司文件（见附件20-1） 42部门往来文件（见附件20-2） 43上报公司文件（见附件20-3） 5外来文件 51外来文件（法律、法规）（见附件20-4） 52外来文件（来自客户）（见附件20-5） 53外来文件（政府部门）（见附件20-6） 6公开文件（见附件20-7） 7文件/资料借阅登记表 8文件控制单21内部沟通基础管理档案（21） 1内部沟通程序（见程序文件qp/poly553） 2工作计划（见基础管理档案附件21-1） 3会议纪要、签到表 4会议落实反馈表 5员工建议/投诉处理表 6效果评估表 7开箱记录表22纠正、预防基础管理档案（22） 1不合格品（服务）控制程序（见程序文件qp/poly-830） 2纠正措施管理程序（见程序文件qp/poly-852） 3预防措施管理程序（见程序文件qp/poly-853） 4不合格报告 5采取纠正/预防措施的方案（附相关记录）23内审、管审基础管理档案（23） 1管理评审程序（见程序文件qp/poly-560） 2内部质量审核程序（见程序文件qp/poly-822） 3不合格报告（见基础管理档案22） 4管审相关文件、报告 5内审相关文件、报告24质量目标档案基础管理档案（24） 1质量目标控制程序（见程序文件qp/poly-541） 2质量目标管理方案（见作业指导书wi/poly-541.1） 3质量分析控制程序（见程序文件qp/poly-840） 4质量分析报告 5数据分析报告25合同评审档案基础管理档案（25） 1合同评审程序（见程序文件qp/poly-720.1） 2合同/方案评审记录 3合同/方案更改意见 4合同草案（见合同与协议档案）26采购分包档案基础管理档案（26） 1采购控制程序（见程序文件qp/poly-740.1） 2分包控制程序（见程序文件qp/poly-740.2） 3采购计划审批表 4分包项目申请表 5供应商/分包商名单 6报废审批表 7供应商/分包商评审记录（见基础管理档案25） 8零星工程分包档案（见基础管理档案附件26-1） 二 房屋管理与维修养护档案目录1.大厦、栋号、楼层、房号标志明显，大堂内布置合理并设立引路方向平面图，驻大厦各单位名录标识在大堂内显著位置 11小区平面图（现场、照片） 12楼层号、单元号、栋号、房号、导向标志（现场、照片） 13各类标识（见标识刻录碟）2.无违反规划私搭、乱建，无擅自改变房屋用途现象（现场）3.大厦外观完好、整洁；外墙是建材贴面的，无脱；是玻璃幕墙的，清洁明亮、无破损；是涂料的，无脱落、无污渍；无纸张乱贴、乱涂、乱画和乱悬挂现象(现场)4.室外招牌、广告牌、霓虹灯按规定设置，保持整洁统一美观，无安全隐患或破损（现场） 41室外招牌、广告牌安装管理规定5.空调安装统一、冷凝水集中收集、支架无锈蚀（现场）6.封闭阳台统一有序，色调一致,不超出外墙面；除建筑设计有要求外，不得安装外廊及户外防盗网、晾晒架、遮阳蓬等（现场）7.房屋装饰装修符合规定，未发生危及房屋结构安全及拆改管线和损害他人利益的现象 71装修管理程序文件（见程序文件qp/poly-750.2） 72装修管理规定（见作业指导书wi/blc-750.5.1/01） 73装修申请表（附施工单位资质及装修平面图）（见业主资料） 74装修承诺书（见业主资料） 75防火责任书（见业主档案） 76装修施工人员登记表（见业主资料） 77监督检查记录表（见业主资料） 78整改通知（见业主档案） 79装修验收记录（见业主档案） 710正在装修户资料（见装修资料）8房屋维修养护 81房屋管理程序文件（见程序文件qp/poly750.5） 82房屋及公共设施巡视维护规定（见作业指导书wi/blc-750.5.1/02） 83工程管理规范（见作业指导书wi/blc-750.5.1/01） 84楼宇管理规定（见公众制度pi/poly-05） 85分包控制程序（见程序文件qp/poly-740.2） 86建筑物完损等级评定标准（建设部文） 87完好率评定办法（见作业指导书wi/blc-750.5.1） 88建筑物年度养护计划（见房屋管理与维修养护档案附件一） 881计划由管理处自行实施.（1）派工单.（2）其它相关记录 882计划由分包方完成.房屋及公共设施零星工程分包资料（见基础管理档案附件26-1） 89建筑物巡查记录表（见房屋管理与维修养护档案附件三） 810房屋完损等级评定表 811房屋及公共设施维修方案 812保修金结算意见单（见设备管理档案1） 813部门往来联络单（见基础管理档案附件17-2） 814派工单（见基础管理档案附件17-3）三 共用设施设备管理档案目录（一）综合要求档案共用设施管理档案（1）1.制订设备安全运行、岗位责任制、定期巡回检查、维护保养、运行记录管理、维修档案等管理制度，并严格执行 11设备管理程序（见程序文件） 12设备安全运行管理制度（设备管理制度）（电梯、消防中心、配电房等）（见公共事务管理制度） 13设备管理各岗位人员职责（见作业指导书） 13各系统巡视维护规定、维修保养规定、操作规程（见工程管理手册） 14完好率评定办法（见作业指导书wi/blc-750.5.1/14） 141（名称）参考点数计算表 142各部门完好率参考点统计表 15责任分工表 16检修保养计划 161自行实施的记录（见共用设备管理档案附件1-1） 162计划由分包方实施的相关记录（见以下各系统质量记录） 17设备设施清单 18设备设施运行时间安排表 19设备设施巡查记录表（见共用设备管理档案附件1-2） 110设备安全事故报告 111设备安全事故调查报告 112保修金结算意见单 113设备设施维修方案 114执行情况（见以下各系统质量记录）2.设备及机房环境整洁，无杂物、灰尘、无鼠、虫害发生，机房环境符合设备要求（现场）3.配备所需专业技术人员，严格执行操作规程 31机电（技术）人员统计表 32机电（技术）人员资质（操作证、等级证、毕业证等见基础管理档案附件12-2）4.设备良好，运行正常，一年内无重大管理责任事故（业委会开具证明）5节约用电、用水计划 51节能方案（二）供配电系统管理档案共用设备管理档案（2）1保证正常供电，限电、停电有明确的审批权限并按规定时间通知住用户11供配电系统管理规程（见作业指导书）12限电、停电管理规定（见公共事务管理制度）13限、停电通知及审批手续（见共用设施设备管理档案附件2-1）2制订临时用电管理措施与停电应急处理措施并严格执行21临时用电管理规定（见公共事务管理制度）22紧急事件处理程序（见程序文件）23供配电系统应急处理方案及流程图（见作业指导书）24临时用电、用水管理措施25停电应急处理措施26工作票27临时用电审批表28紧急事件处理记录表（见基础管理档案附件17-6）3.备用应急发电机可随时起用（现场）31发电机操作规程（见作业指导书）32发电机运行记录4.供配电系统41避雷系统管理规程（见作业指导书）42配电房管理制度（见公共事务管理制度）43设备设施维修方案（见共用设备管理档案1）44设备设施巡查记录表（见共用设备管理档案附件1-2）45派工单（见基础管理档案附件17-3）46检修保养记录表（自行实施的）（供配电系统）（见共用设备管理档案附件1-1）47供配电零星工程分包资料（见基础管理档案附件26-1）48供配电抄表记录（见共用设备管理档案附件2-2）49接地电阻测试记录表共用设施设备管理档案（3）弱电系统管理档案1.按工作标准规定时间排除故障，保证各弱电系统正常工作11监控系统管理规程（见作业指导书）12楼宇自控系统管理规程（见作业指导书）2.监控等智能化设施设备运行正常，有记录并按规定期限保存21监控中心管理（见作业指导书）22录像带管理（见作业指导书）23设施设备维修方案24设备设施巡查记录表（见共用设备管理档案附件1-2）25派工单（见基础管理档案17-3）26检修保养记录表（弱电系统）（见共用设备管理档案附件1-1）共用设施设备管理档案（4）消防系统管理档案1.消防控制中心24小时值班，消防系统设施设备齐全、完好无损，可随时启用（现场）11消防管理程序（见程序文件）12消防控制中心管理制度（见公共事务管理制度）13消防报警系统管理规程（见作业指导书）14气体消防系统管理规程（见作业指导书）15设备设施维修方案16设备设施巡查记录表（见设备管理档案附件1-2）17派工单（见基础管理档案附件17-3）18检修保养记录（消防系统）（自行实施的）（见设备管理档案附件4-1）19分包合同（消防系统）110分包方维修/保养实施相关记录（见设备管理档案附件4-1）111监督检查记录表（见设备管理档案附件2-3）112整改通知（见设备管理档案附件2-4）113零星工程验收评审表（见设备管理档案附件2-5）114消防栓封签（现场）115消火栓检查表（现场）116灭火器检查表（现场）117值班记录表（见设备管理档案附件4-2）118紧急联系电话一览表119消防通迅工具一览表120消防装备清单2.消防管理人员掌握消防设施设备的使用方法并能及时处理各种问题21义务消防队职责（见作业指导书消防手册）22消防标准用语（见公众制度）23义务消防队员名单24消防演习方案25消防演习记录及相片26消防演习总结3.组织开展消防法规及消防知识的宣传教育，明确各区域防火责任人31区域防火责任人职责（见作业指导书消防管理手册）32消防宣传图片及相关记录33区域防火责任人一览表34防火责任书（业主档案）35部门内部培训年度计划（见基础管理档案附件11-2）36内部培训季度实施计划（见基础管理档案附件11-2）37培训签到表（见基础管理档案附件11-2）38员工内部培训考核统计表（见基础管理档案附件11-2）4.订有突发火灾的应急方案，设立消防疏散示意图，照明设施、引路标志完好，紧急疏散通道畅通41紧急事件处理程序（见程序文件）42火灾等突发事件应急处理方案及流程图（见程序文件）42消防疏散示意图（现场）43疏散通道畅通、应急照明设施、引路标志（现场）44消防重点部位情况表45紧急事件处理记录表（见基础管理档案附件17-6）46动火作业申请表5.无火灾安全隐患51无火灾事故证明（年发生率1，派出所出具证明）52无其它安全隐患（现场）共用设施设备管理档案（5）电梯系统管理档案1电梯准用证、年检合格证、维修保养合同完备11电梯准用证（现场）12年检合格证13电梯保养合同2按规定时间运行，安全设施齐全，通风、照明及附属设施完好21电梯系统管理规程（见作业指导书）22电梯管理规定（见公众制度）23设备设施清单（见设备管理档案1）24电梯分包方维保记录（见设备管理档案附件5-1）25监督检查记录表（见设备管理档案附件2-3）26整改通知（见设备管理档案附件2-4）27安全设施齐全、有效（现场）28通风、照明及其它附属设施完好（现场）3.轿厢、井道、机房保持清洁(现场)4.电梯由专业队伍维修保养，维修、保养人员持证上岗41分包方资质（营业执照及年审情况、认可证等）42维修、保养人员资质（专业上岗证）5.运行出现故障后，维修人员应在规定时间内到达现场维修51维修人员半小时内到达（参见合同及维修记录）6.运行出现险情后，应有排除险情的应急处理措施61电梯系统应急处理方案及流程（停机率1%）（见作业指导书）62紧急事件处理记录表（见基础管理档案附件17-6）共用设施设备管理档案（6）给排水系统管理档案1建立大厦用水、供水管理制度，积极协助用户安排合理的用水和节水计划11供水、排水系统管理规程（见作业指导书）12用水、供水管理规定（见公共事务管理制度）13二次供水管理规定（见公共事务管理制度）14节能方案（见设备管理档案1）15合理用水、节水相关通知（见设备管理档案附件2-1）16设备设施维修方案17设备设施巡查记录表（见设备管理档案附件1-2）18派工单（见基础管理档案17-3）19检修保养记录表（自行实施的）（见设备管理档案附件1-1）110分包方合同、保养实施记录111监督检查记录表（见设备管理档案附件2-3）112整改通知（见设备管理档案附件2-4）113零星工程验收评审表（见设备管理档案附件2-5）2设备、阀门、管道工作正常，无跑冒滴漏（现场）3.按规定对二次供水蓄水池设施设备进行清洁、消毒；二次供水卫生许可证、水质化验单、操作人员健康合格证齐全；水池、水箱清洁卫生，无二次污染31供水系统月测试记录表（见共用设备管理档案附件6-1）32水池、水箱加药记录表（见共用设备管理档案附件6-1）33水泵运行记录表（见共用设备管理档案附件6-2）34派工单（见基础管理档案附件17-3）35水池、水箱清洗合同、方案（附资质、操作人员健康合格证）36二次供水卫生许可证37水质化验单38水池、水箱清洁卫生，无二次污染及隐患（现场）4.高压水泵、水池、水箱有严格的管理措施，水池、水箱周围无污染隐患41水泵房管理制度（见公共事务管理制度） 42水箱、水池清洗管理措施42水池、水箱周围无污染隐患（现场）5限水、停水按规定时间通知住用户51限水、停水管理规定（见公共事务管理制度）52停水通知（见设备管理档案附件2-1）6.排水系统通畅，汛期道路无积水，地下室、车库、设备房无积水、浸泡发生（现场）7.遇有事故，维修人员在规定时间内进行抢修，无大面积跑水、泛水，长时间停水现象71管理人员五分钟内到达（现场考核及应急情况处理记录）72无大面积跑水、泛水，长时间停水现象（现场）8.制定事故应急处理方案81给排水系统应急处理方案及流程（见作业指导书）82紧急事件处理记录表（见基础管理档案附件17-6）共用设施设备管理档案（7）空调系统管理档案1.中央空调系统运行正常，水塔运行正常且噪音不超标，无严重滴漏水现象11空调系统管理规程（见作业指导书）12设备维修方案13分包合同14检修保养记录表（自行实施计划的）（见设备管理档案附件1-1）15设备设施巡查记录表（见设备管理档案附件1-2）16分包方实施记录、维保工作单（分包方提供）（见设备管理档案附件7-1）17空调水处理报告单（分包方提供）（见设备管理档案附件7-1）18监督检查记录表（见设备管理档案附件2-3）19整改通知（见设备管理档案附件2-4）110空调机组运行记录表（见设备管理档案附件7-2）111噪音不超标、无严重滴漏水现象（现场）2空调系统出现运行故障后，维修人员在规定内到达现象维修21管理人员五分钟到达（现场考核与应急情况处理记录）22维修人员在规定时间内到达（参见合同）3.制订中央空调发生故障应急处理方案31空调系统应急处理方案及流程（见作业指导书）32紧急事件处理记录表（见基础管理档案附件17-6）共用设施设备管理档案（8）计量设备管理档案1.计量设备正常，符合有关规定，并有实施的相关记录11计量设备管理程序（见程序文件）12计量设备检定操作规程（见作业指导书）13计量设备台帐14计量设备年度校验计划表15计量设备校验报告16标准表检定报告（四）共用设施管理档案1.共用配套服务设施完好（现场）11房屋及公共设施管理规程（见作业指导书）12房屋及公共设施维修方案13建筑物巡查记录表（见房屋管理档案附件三）14共用设施清单15派工单（自行实施的）（见设备管理档案附件17-3）16分包方合同、实施记录（分包方实施的）17监督检查记录（见设备管理档案附件2-3）18整改通知（见设备管理档案附件2-4）19零星工程验收评审表（见设备管理档案附件2-5）2.共用管线统一下地或入公共管道，无架空管线，无碍观瞻（现场）3.道路、楼道、大堂等公共照明完好（现场）4.大厦范围内的道路畅通，路面平坦（现场）（五）保安及车辆管理档案1.小区基本实行封闭式管理（现场）11封闭式管理简述2.有专业保安队伍，实行24小时值班及巡逻制度；保安人员熟悉小区的环境，文明值勤，训练有素，言语规范，认真负责21有专业保安队伍，保安员文明执勤，训练有素，言语规范，认真负责（现场）22服务规范（见作业指导书客服管理手册）23安全和车辆管理程序（见程序文件）24岗位职责汇编（见作业指导书）25治安管理规定（见公众制度）26器械设备管理制度（见公共事务管理制度）27警械、警具配备、使用、保管规定（见作业指导书）28巡逻管理（见作业指导书）29护卫员训练计划表210护卫员训练记录表211岗位值班安排表212责任分工表213设施设备清单214值班记录表（见保安及车辆管理附件一）215来访登记表（见保安及车辆管理附件二）216巡逻检查记录表（见保安及车辆管理附件三）217部门往来联络单（见基础管理档案附件17-2）218物品保管记录（见保安及车辆管理附件四）219监督检查记录表（见设备管理档案附件2-3）3.结合小区特点，制订安全防范措施31安全防范措施及相关记录4.进出小区各种车辆管理有序，无堵塞交通现象，不影响行人通行41安全及车辆管理程序（见程序文件）42车辆进出登记表（包括出入卡）（见保安及车辆管理附件五）43车位登记表44各种车辆管理有序，无堵塞交通，不影响行人（现场）5.小区外停车场有专人疏导，管理有序，排列整齐51交通及停车场管理规定（见公众制度）52停车场专人疏导，管理有序，排列整齐（现场）6.室内停车场管理严格，出入登记61停车线、交通标志（现场）7.非机动车辆有集中停放场地，管理制度落实，停放整齐，场地整洁71摩托车、自行车管理制度72有集中停放场地，停放整齐，场地整洁（现场）8.危及人身安全处有明显标志和防范措施，突发事件应急措施81安全警告标志（现场）82危及人身安全的防范措施83应急处理方案及流程（见作业指导书）84紧急事件处理记录表（见基础管理档案附件17-6）9.无因物业公司管理责任发生重大刑事案件证明（派出所出具证明）（见设备管理档案4）10停车场收费合理，有合法手续101停车场营业执照102停车场许可证103停车场收费许可104停车场组织机构代码证（六）环境卫生管理档案1环卫设备完备，设有垃圾箱、果皮箱、垃圾中转站11垃圾箱、果皮箱、垃圾中转站（现场及图片）12垃圾中转让清洁制度（见公共事务管理制度）13设备设施清单2清洁卫生实行责任制，有专职的清洁人员和明确的责任范围，实行标准化保洁21清洁工作制度（见公共事务管理制度）22卫生保洁管理规定（见公众制度）23清洁绿化管理程序（见程序文件）24清洁服务合同25监督检查记录表（见设备管理档案附件2-3）26整改通知（见设备管理档案附件2-4）3垃圾日产日清,定期进行卫生消毒灭杀31日产日清（现场）32消杀管理制度（见公共事务管理制度）33消杀合同（附资质、操作员上岗证）、方案34消杀实施记录（分包方提供）35监督检查记录表（见设备管理档案附件2-3）36整改通知（见设备管理档案附件2-4）4.房屋共用部位保持清洁，无乱贴、乱画，无擅自占用和堆放杂物现象；大堂、楼梯扶栏、天台、共用玻璃窗等保持洁净；大厦内共用场地无纸屑、烟头等废弃物。共用部位、共用设施设备无蚁害（现场）5.商业网点管理有序，符合卫生标准；无乱设摊点、广告牌和乱贴、乱画现象（现场） 51商业网点管理措施6.无违反规定饲养宠物、家禽、家畜（现场）61深圳经济特区限制养犬规定（见基础管理档案附件20-4）62饲养家禽、家畜的管理规定（见基础管理档案附件20-4）63相关公告或通知7.大厦内排烟、排污、噪声等符合国家环保标准,外墙无污染（现场）（七）绿化管理档案1.绿化无改变使用用途和破坏、践踏、占用现象（现场）2.花草树木长势良好，修剪整齐美观，无病虫害，无折损现象，无斑秃（现场）21清洁绿化管理程序（见程序文件）22绿化管理制度（见公众制度）23绿化分包合同（附资质）24分包方实施记录（分包方提供）25监督检查记录表（见设备管理档案附件2-3）26整改通知（见设备管理档案附件2-4）27绿化人员统计表28绿化苗木清单3.绿地无纸屑、烟头、石块等杂物（现场）4.对小区内、天台、屋顶等绿化有管理措施并落实41落实效果（现场及图片）42园林绿化管理规范（见作业指导书wi/poly-750.9.1）（八）精神文明建设管理档案1.全体业主和使用人能自觉维护公众利益，遵守大厦的各项管理规定11精神文明建设公约（见公众制度）12业主/用户手册（见公众制度）2.设有宣传学习园地，开展健康向上的活动21宣传栏（现场及图片）22文化活动管理程序文件（见程序文件）23社区文化活动计划表（年度计划，附活动实施方案）24文化活动记录表（记录表后附活动照片）25业主感谢信26好人好事相关记录3.大厦内的公共娱乐场所未发生重大违纪违法案件（见设备管理档案4）（九）管理效益档案1物业管理服务费用收缴率98%以上11费用收缴程序（见程序文件）12费用收取清单13收款通知书14催缴通知单15 年 季度费用收支情况表16收缴率记录2.提供有偿服务，开展多种经营21经营性收费管理规定（见作业指导书）22有偿服务价格表23多种经营收费价目表24多种经营项目审批表25交/退款通知单26月卡续卡报表（见电脑内的停车场收费管理系统）27费用减免单25意见审批单26相关记录3本大厦物业管理经营状况31应收帐款明细表创优操作手册一、前期介入企业在制定年度工作计划和工作目标时，应通过权衡企业所能提供的资源和在管项目的自然条件，确定是否参加当年的创优考评和选择几个项目进行创优达标。从而未雨绸缪，预做准备。（一） 参评项目的选择一般来说，选择参评项目主要应考虑以下因素： 1、 委托方的要求。如果委托物业管理合同中约定要创建达标且项目自然条件符合申报要求，就必须进行创建达标。 2、 企业规范管理、提升品牌的自身要求。如果企业希望通过参加创建达标提升管理水平，提高企业知名度，就应选择项目参与创建考评。 3、企业在管项目中如有基础条件好、符合申报条件的，应积极参加创建考评活动。（二）企业调配资源企业要达到预定的创优目标，必须配备相应的资源，包括组织资源、人力资源、财力资源、物资资源等。企业只有充分、合理地调度和利用资源，才能使其发挥最大功效。其中，确定创建主要负责部门是有效调配资源的关键。要作好调配资源工作必须注意以下几点： 1、 领导重视企业领导对创建达标工作关注、支持、指导的程度关系到创建达标的成效。因此，企业主要领导应在创建的各个阶段予以高度重视，并要求机关相关部门经常到参评项目现场检查、指导，确保创建工作按计划进行。 2、 组织保证为了加强对创优工作的领导，企业应成立由公司领导挂帅、机关有关部门负责人和创优项目负责人共同参加的创优领导小组；并指定一个部门作为创建主要责任部门。各参评项目亦应相应建立以负责人为首的创建工作小组，明确分工，责任到人。至此，企业便形成一个完整的系统工作网络，从组织上保证了创优工作的顺利进行。 3、 人员培训创优达标几乎涉及到参评项目管理服务工作的全部内容，必须对员工进行贯彻标准培训，让每位员工都清楚创建的目的意义，明确创建达标的任务和要求，了解考评标准的内容及本人在创建工作中担任的角色。只有把全体员工的积极性、创造性充分调动起来，创建达标工作才有坚实的群众基穿4、 激励机制创优达标工作具有时间紧、任务重、标准高、要求严的特点。为了确保创优达标目标的顺利实现，企业可采用相应的激励机制，如把创建工作成果与员工职位升降和奖金双挂钩等。尤其是进入项目初评阶段后，对整改的项目，要落实责任部门、负责人；对整改时间、整改效果作出明确规定并进行控制。这样，才能有效地激发各级组织和全体员工的创建热情和积极性。（三）申报注意事项 1、 注意收集申报信息。一般情况下，政府行业主管部门会在每年年初就当年的创优考评工作发出通知。企业可根据通知要求进行申报，并主动与行业主管部门取得联系，了解当年考评工作安排