新闻发布会流程【企业营销策划经典】 .doc

新闻发布会流程一、流程说明（一）定义泛指通过媒体集中发布某消息而于固定时间固定地点举办的活动（二）主要目的通过对新闻事件的报道和炒作，扩大品牌知名度，创造咨询量，扩大招生（三）打开条件 中心有重大活动，需要进行新闻报道和炒作时。（四）其它说明1、常见的媒体发布会有：中心启动仪式、周年庆祝活动、主题活动、合作签约等新闻发布会2、活动的举办地点视活动的规格而定，常见地包括酒店会议厅、高校或政府部门会议中心、交流中心等；3、媒体发布会的举办根据需要而定，一般每年12次为宜。二、主流程序号步骤时间规范责任人执行人分流程起始时间用时（天）1成立会务组，制定计划、前期预热与日程准备发布会前20天半天校长、市场经理或市场专员校长组建会务组，校长任组长，属下成员不少于5人，建议成员由市场人员1名、咨询师1名、咨询助理1名、网管1名、教质人员1名组成校长明确目的、主题、时间校长、市场经理费用预算市场专员制定前期推广计划（报纸、网络等）投放计划执行前2天1-2天市场专员市场专员媒体投放资料准备（广告、文稿、网页）发布会前15天，至少8天2周/1周执行前期推广计划（报纸、网络等）发布会前7天1小时校长校长、市场专员或公关公司）明确到会人员：政府、人才、信息产业、教育；学校、企业；青鸟领导；媒体半天会务人员1初步预约嘉宾发布会前5天1小时市场经理或市场专员确定具体日程2筹备发布会前5天半天市场经理会务人员2联系场地，含音响准备、音乐/影像资料准备、茶水联络（购买）2-3小时会务人员1确认参会人员半天-1天会务人员1请柬准备、派送发布会前2天2-3小时会务人员3中心宣传资料准备半天-1天会务人员3新闻通稿、领导讲话稿、发布会后半程记者提问及答案（qa）的准备2-3小时会务人员4礼品准备：嘉宾礼品；记者车马费、礼品，记者礼品一项可选择1-2小时会务人员1拍照、摄像人员联络确定会务人员1主持人（或翻译）确定、沟通发布会前2天半天会务人员2布展物料准备，包括海报、易拉宝、背板、横幅、指示欢迎水牌，飘空汽球、拱形门，后两项可选择发布会前1天2-3小时全体会务人员资料和礼品装袋半小时会务人员1礼仪小姐的确定2-3小时会务人员4布展物料准备，包括签到台、签到本/签到单、签字笔、桌签发布会前半天半天校长全体会务人员布展物料准备，包括鲜花、花篮、嘉宾胸花校长、市场专员内部接待人员确定，接待人员、礼仪小姐培训有关嘉宾和礼仪小姐揭牌或剪彩等重要环节彩排3现场实施发布会前半天3-4小时市场经理全体会务人员内部环境布展发布会前1-2小时40分钟-1小时校长、市场经理全体会务人员外围环境布展与发布会等时全体人员遵照会议日程执行市场经理或市场专员指派1-2名机动人员，进行调度，全场监督4分析总结，后续推广发布会后1-2天25-30天市场经理市场经理跟进新闻发布与深度报道市场经理活动分析与总结始终持续市场专员媒体关系维护（长期保持联络）三、分流程实施规范一) 制定计划、前期预热与日程准备中心根据自身实际需要，由中心校长和市场经理商议，举办新闻发布会。1、 组建会务组中心根据自身条件和人员情况，组建会务组。2、明确目的、主题、时间1）明确目的：媒体发布会的目的一般包括：l 为中心提供一个新闻炒作的热点，通过报纸、电视、网络等各类宣传媒体对该热点事件进行宣传，进而让社会各阶层了解中心，以扩大北大青鸟和中心在当地的知名度和影响力；l 中心邀请现有的潜在学员或学员家长参加本次活动，促进部分潜在学员转化为正式学员；l 与相关政府、企业领导及新闻媒体的朋友建立良好关系，为将来的工作带来方便。2）明确主题发布会召开前，校长与中心全体员工商议会议主题，明确一个适合新闻炒作的主题。一般而言，中心每年举办1-2次大型市场活动和新闻发布会，主题选择原则：l 当中心有重大事件发生时，如中心启动、揭牌仪式等；与合作伙伴的签约仪式；l 中心已经很长时间没有举办大型市场活动，中心招生量没有突破，市场部希望通过制造某个新闻热点来对中心进行炒作，提升咨询量，扩大招生。如周年庆典、编程大赛、毕业学员招聘会等。3）明确时间发布会召开前，校长与中心全体员工商议会议时间，具体到某月某日几点开始，几点结束。时间确定原则：以周为单位，如在工作日召开，宜放在后半周，如周三、周四。若确实需要在双休日举行，也请注意上午时间应该稍晚，比如10点开始；如安排在下午，则适宜从15点开始。日期的确定注意以下原则：l 避免与社会重大活动的时间冲突新闻发布会应选择合适的日期，避免与国家或当地重大活动、重要纪念日相冲突，否则记者们大都会选择更为重要的新闻事件去采访，影响发布会效果。l 根据新闻发布会所邀请的对象不同，选择不同时间根据邀请对象身份的重要与否来进行时间选择，考虑顺序依次为：政府官员、总部专家、相关技术专家、新闻记者、潜在学员以及中心人员。时间一般选择在:周三周四：有政府部门的重要领导参加安排在周二到周四的工作时间比较合适，一般不宜选在双休日举行，因为这样给人一种“加班”的感觉，给领导和嘉宾的邀请带来不便。双休日的上午10时或下午3时：当没有政府部门领导参加，或者潜在学员比较多的情况下选择周末比较合适。无论确定在什么日期，一般整个发布会过程应控制在2-2.5小时内为宜。l 其他原则符合中心目前市场情况的最佳宣传时间以中心目前人员条件为参考，预留充足的会议准备时间预留充足的会议嘉宾邀请时间，及会场确定时间。3、费用预算会议主题明确后，校长与市场经理商议会议规模，制定总体和分步骤的费用预算，末位数精确到十位。发布会各环节均须参考预算执行，尽量避免经费超支。费用一般包括以下方面的支出项 目说 明费 用 预 算前期推广此项为可选项。视会议内容重要程度决定取舍。因投放频率、投放规模、投放力度不同，费用不等。场地租金场地费用一般包括了音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板等，有的场地含茶水服务，有的不含20004000元设备租金投影设备、音响设备、背景板、临时性装饰、摄像设备等住宿费用如有嘉宾来自外地，则需提前安排住宿，一般费用由中心承担；如果对方付费，也应该协助订房200500元/人餐饮补贴一般而言，会务组工作繁忙，往往需要加班，发放一定餐饮补贴是必要的50元/人/天礼品及车马费嘉宾的礼品和记者的车马费礼品视嘉宾身份而定。平面媒体记者车马费一般200300元/人，电视台记者车马费6001000元/组杂 费指临时性支出：如打印、传真、搬运、装卸、通讯等，一般难以准确预料建议准备2000元备用4、制定前期推广计划（报纸、网络等）此项为可选项市场专员根据活动规模和预算，制定推广计划。推广计划要素：媒体选择建议选择当地主流报纸媒体1-2家，或当地热门网站投放频率如果是报纸，发布频率不低于2次/周；如是网络，持续时间不得少于一周投放时间以发布会前2周开始执行为宜，至少提前一周开始投放。5、媒体投放资料准备（广告、文稿、网页）此项为可选项市场专员根据推广计划需要准备投放广告/稿/网页。6、执行前期推广计划（报纸、网络等）此项为可选项市场专员执行推广计划。7、明确到会人员根据会议需要，选择与会人员。参加会议的人员一般分以下几类：l 政府部门领导（市区政府、人才，信息产业、教育领域）；l 行业协会（学会）的领导，技术专家；l 相关软件企业负责人，代表；l 兄弟院校领导；l 青鸟总部领导；l 加盟中心领导班子；l 新闻记者；l 在读或潜在学员及其家长。以上人员的邀请标准和要求如下表：嘉宾分类重要性必须邀请的场合可选择邀请的场合人数政府部门领导（市区政府、人才，信息产业、教育口）高揭牌仪式、周年庆典毕业学员招聘会23行业协会（学会）的领导，技术专家中编程大赛与其他单位，尤其是跨行业单位的合作签约仪式1相关软件企业负责人，代表中编程大赛、与其他单位合作签约仪式、毕业学员招聘会揭牌仪式、周年庆典23兄弟院校领导中中心启动仪式周年庆祝活动、主题活动、合作签约揭牌仪式12青鸟总部领导中揭牌仪式周年庆典、编程大赛、与其他单位合作签约仪式、毕业学员招聘会12加盟中心领导班子高所有场合12新闻记者高所有场合至少6名在读或潜在学员及其家长中揭牌仪式、周年庆典、编程大赛、与其他单位合作签约仪式、毕业学员招聘会不限8、初步预约嘉宾会务人员负责与上一个步骤确定的到会人员取得初步联络，了解他们的时间安排、参会与否；提前把发布会的背景、目的及希望讲话方向告知嘉宾，并确认是否需要主办方提供发言稿，将信息反馈给会议筹备组组长（中心校长）。以便随时调整工作计划。9、确定具体日程 参照确定的会议时间，进行具体日程安排。以上午10点召开的新闻发布会为例，日程如下：序号时间内容音频与视频备注19:3010:00嘉宾到vip室休息，媒体记者进入会场播放青鸟之歌、企业宣传片210:00领导入场中心校长陪同310:05主持人致开幕词，介绍来宾410:15北大青鸟aptech嘉宾1讲话510:20北大青鸟aptech嘉宾2讲话此环节可省略610:25特邀嘉宾1致词710:30主持人串词810:31特邀嘉宾2致词910:36主持人串词1010:38特邀嘉宾3致词1110:44主持人串词1210:45举行签约或授牌仪式拉德斯基进行曲1310:50中心校长总结发言1411:00答记者问此环节可省略1511:20专访说明：嘉宾发言需依照职位从高到低进行排序，切忌颠倒顺序。二)筹备阶段1、联系场地注意新闻发布会的选址必须与所要发布新闻之重要程度相匹配。注意考虑交通是否方便，硬件设施是否完备，如电话、传真、打字、照明设备、上网条件、音响设备、投影设备等。在以上因素中，重点考虑音响设备和投影设备是否符合要求。具体要求如下：1）场地选择：l 企业的新闻发布会通常选择在3星级-5星级的宾馆或新闻中心等地举行，根据会议邀请人员的级别和重要程度决定宾馆的级别l 一般选择能够容纳100人左右的新闻发布会场地，会场外应有泊车位l 发布会场地应该有足够的空间布置1排主席台（6-7人）、12排前排嘉宾席，以及足够座席与参会人数相匹配；l 会场应留有安放背景板的位置和相应的背景板支架，一般专业酒店的会场会提供这类设施，如果酒店不能提供，则需要与酒店沟通，通过租赁或制作等方式准备背景板支架，要求酒店给予相应配合；l 矩形会场，且会场中央无影响听众视线的柱子或其它障碍物；l 有重要嘉宾参与的会议还需要准备一间单独的贵宾休息室，供贵宾在会议前后休息以及进行重要专访之用。2）音响设备：l 音响控制室能够顺利播放各类背景音乐，同时能够兼容现有的存储介质（如磁带、cd、vcd、dvd等）；l 音响控制室留有与笔记本电脑音频接口，并有足够长的电缆；l 至少保证有1个固定麦克风，2个移动麦克风，麦克风的声音没有杂音，并有备用的麦克风；l 以上所有的音响设备的音量大小适宜，保证会场每个角落都能清楚地听到声音。3）投影设备：l 拥有固定可升降的投影幕布，同时根据实际需要，备有1-2个活动投影幕布，最好采用1.8m*1.8m的大投影幕布；l 配备相应数量的投影仪，采用流明数（亮度的参数）大的投影仪，用投影仪具体的大小和数量，以坐在会场后排的来宾能够较看清屏幕为原则。l 投影仪和电脑之间的数据线接口能够匹配，同时有足够长度的电缆。提前一天抵达现场，调试设备。4）茶水联络或购买：一般而言，会场都会提供茶水，假如预定的会场没有茶水提供，则需联络购买。以小支矿泉水为宜，避免浪费。2、 确认参会人员注意与嘉宾保持联络，进一步确认他们的日程是否有变动，是否可以准时出席。3、 请柬准备、派送根据嘉宾确认到会情况填写请柬，指定专人一一登门派送。4、 中心宣传资料准备中心的宣传资料提前撰写、印刷/打印好，根据预计的到会人数准备若干份。并预留20份备用。5、 领导讲话稿、新闻通稿、发布会后半程记者提问及答案（qa）的准备1）领导讲话稿根据领导身份和发言方向，为需要提供讲话稿的领导撰写讲话稿。按到会嘉宾人数打印若干份。至少提前一天完成。2）新闻通稿、qa至少提前一天完成新闻通稿、发布会后的提问稿的撰写。新闻通稿包括：l 消息：字数较短，一般在5001000字左右，发布起来快，有的媒体在发布会结束不到一小时就已经出版。l 通讯或综述：篇幅较长，内容充实，一般是深度分析、重点报道、专访。对消息无法涵盖的内容进行详细阐述。消息通常提供1篇即可，通讯稿可以从不同角度提供2-3篇，也可以用答记者问的形式来表现。6、 礼品准备注意根据当地习俗和惯例，为到会的嘉宾准备礼品或礼金；为媒体记者准备车马费，如有礼品，也可提供给记者。一般而言，平面媒体记者车马费200300元，电视台记者车马费6001000元/组。7、 拍照、摄像人员联络确定拍照人员：可由中心人员担任；摄像人员：注意聘请有经验的人员担任摄像工作，如中心无人胜任，建议外请专业人员，以便为日后持续宣传准备资料。8、 主持人（或翻译）确定、沟通1）视发布会规格及莅临的领导而定，主持人可由中心人员担任，也可以联系当地专业主持人。如果是后者，至少提前1天把发布会的背景、目的及内容告知对方。并至少提前一天将完成的主持人串词提供给主持人。2）如会议安排有外籍嘉宾发言，则需配备一名翻译人员，中心市场经理需提前与之沟通，使其了解北大青鸟aptech的公司规模、业务状况，以便准确翻译。9、 布展物料准备，包括海报、易拉宝、背板、横幅、指示欢迎水牌，飘空汽球、拱形门，后两项可选择提前将海报、易拉宝、背板、横幅、指示欢迎水牌喷绘或印刷好，所有物料必须包含北大青鸟aptech的logo、发布会主题、主办单位，颜色、字体注意美观大方，颜色以北大青鸟vi为基准。10、 资料和礼品装袋宣传资料、新闻通稿、领导讲话稿、礼品和礼金都准备好之后，则可进行装袋，注意使用带有青鸟统一标志的文件袋或手提袋。资料必须整理妥当，按顺序摆放，在新闻发布会前发放给新闻媒体，顺序依次为：1） 会议日程2） 新闻通稿3） 公司宣传资料4） 礼品/礼金(或纪念品领用券)5） 市场经理名片(新闻发布后进一步采访、新闻发表后及时联络)6） 背景材料7） 重要发言。对新闻记者有用的发言稿。比如，嘉宾的发言，中心领导的发言等，有些有新闻价值的代表的发言也可以列入新闻记者的资料中，但是以对记者报道有益为标准。11、 礼仪小姐的确定如中心有合适人选，则由中心人员担任礼仪小姐；如无适当人员可担任此工作，则需联络专业礼仪公司，提供礼仪小姐，一般4人左右。12、 布展物料准备，包括签到台、签到本/签到单、签字笔、桌签签到台：如条件允许，可准备一个长台，或为嘉宾和媒体各准备一个短的签到台，注意台面铺设深红或墨绿色金丝绒或其他面料，放置桌签、签到本/签到单、签字笔、名片盘。签到本/签到单：一般为嘉宾准备红色或撒金底色，面积为a4或16开的硬皮专用签到本；为媒体记者准备签到表。签字笔：为嘉宾准备白板笔，为记者准备出水流畅的签字笔。桌签：注意桌签除嘉宾姓名牌之外，还应该准备指定座位范围、签到人员的标牌，如：媒体记者、企业代表、媒体签到处、嘉宾签到处等。媒体记者签到表媒体类型媒体名称姓名负责版面联络方式办公电话手机邮箱平面媒体电视媒体网络媒体其他媒体13、 布展物料准备，包括鲜花、花篮、嘉宾胸花提前半天预订，以防凋谢。14、 内部接待人员确定，接待人员、礼仪小姐培训从中心内部选择形象好、气质佳的中心工作人员担任会议当天的接待人员，一般3-4人；对接待人员、礼仪小姐进行培训，讲解会议主题、重要性，使之明确自己的职责。15、 揭牌或剪彩等重要环节彩排如发布会中个别重要环节，最好组织礼仪小姐与相关嘉宾或领导进行1-2次的简短彩排，以确保会议顺利进行。三)现场实施1、内部环境布展包括海报、易拉宝、背板、横幅的布置、张贴和摆放；签到台、桌签、鲜花、花篮的布置摆放。请注意桌签的摆放，职位高者靠前居中，其他顺序摆放。相关设备、投影仪、麦克风的调试，音像资料的试播放。2、外围环境布展1）酒店外围布置，如酒店外横幅、条幅、飘空汽球、拱形门等，各个酒店有所不同，需根据情况进行布置。2） 签到与迎接：在大堂、电梯口、转弯处安放指示欢迎牌，安排礼仪小姐迎宾。3） 会场必须设置记者、来宾签到处，签到处最好设在入口或入场通道处，准备好名片盘，注意收集到会人员的名片和其他联络方式。3、遵照会议日程执行严格遵照日程执行，嘉宾发言时间总量以不超过1小时为宜。主持人注意掌控时间和调节气氛。4、指派1-2名机动人员，进行调度，全场监督，出现问题，及时解决。四)分析总结，后续推广1. 跟进新闻发布与深度报道新闻发布会结束之后，中心应指派专人与到会记者保持联络，落实相关新闻报道的发布。以便借助传媒的力量通过各种宣传方式和宣传渠道，让社会上更多的人知道北大青鸟培训中心及北大青鸟accp/benet课程，进而创造更多的咨询量和报名，实现