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财务软件操作说明书随着世界经济的发展，世界经济一体化，用户需求多样化，企业关联程度越来越密切，竞争越来越激烈，在这样新管理时代的企业反映必须更加灵敏，行动更加快捷，在管理的思想观念、方式方法上不断创新，很显然单靠人工操作管理是很难适应新形势下管理创新的要求的。借助当代信息科技的最新成果，实行电脑化管理，使企业的运营和管理得到进一步加强已是势在必行了。会计信息系统作为企业管理信息系统中的重要子系统，为了适应企业管理的现代化，为企业提供大量数据，必须要借助计算机辅助管理实现会计电算化，建立电算化会计信息系统。另外会计电算化的发展也是会计自身发展的要求，目前会计已从简单的事后核算发展为事前预测、事中控制和事后反映、监督等方面，会计的预测、决策和控制将成为会计工作的主要内容，会计的方法也有了新的发展，大量的高等数学、运筹学、信息技术等在会计中得到广泛运用。会计依靠人工操作已无法及时、准确、大量地处理会计数据。在这一期因计算机技术发展迅速，也为实现会计电算化提供了客观可能性。 实施会计电算化的意义：（1） 减轻会计人员的劳动强度，提高工作效率（2） 提高会计信息的及时性、准确性、全面性（3） 提高会计人员素质，促进会计工作规范（4） 促进会计职能充分发挥，推进会计理论的发展。 福建亿能达信息技术有限公司 软件产品部编制目 录第一部分 账务处理系统第一章概 述5第一节系统功能简介5第二节总体操作流程6第三节软件安装指南7第四节初始化套账8第二章日常操作说明10第一节 日常账务各模块功能简要说明10第二节 基本代码设置12第三节科目管理与期初数据19第三章凭证处理25第一节 初步了解凭证处理25第二节凭证录入与修改27第三节 常用凭证及凭证模板32第四节 凭证查询与审核40第五节科目汇总、凭证记账、试算平衡41第四章账簿管理43第一节 总账与明细账43第三节辅助账管理45第五章报表管理47第一节 报表输出47第二节 报表的常用公式49第三节 报表的编辑52第二节 报表汇编55第六章结账管理59第七章系统维护、其他管理61第二部分 工资管理系统第一章 操作流程介绍64第二章 软件的安装及卸载65第三章 期初建账66第一节 基本代码设置66第二节 人事档案68第四章 工资管理70第一节工资目录、工资栏目的定义70第二节工资处理73第五章 工资查询77第六章 考勤管理78第七章 数据维护80第三部分 固定资产管理系统第一章 资产管理系统安装/卸载说明82第二章 资产管理日常操作说明83资产入库92资产领用94资产入库（2）94资产报废95资产退库96资产调拨96资产增、减值97资产退货、出售、出租、暂停使用98资产查询99单据查询100第三章 资产报表101第四章 系统维护107第四部分 进销存管理系统第一章 概 述110第二章 软件的安装与卸载111第三章基本代码设置112第四章 入库管理120第五章出库管理125第六章 仓库报表129第七章 财务报表132第八章 物品盘点和月末结账137第九章系统维护140第五部分 实务操作练习题账务处理软件实务练习题142工资软件实务练习题144固定资产软件实务练习题147附福建亿能达信息技术有限公司联系方式150第一章 概 述第一节 系统功能简介ECAN-AIS财务管理系统 For Windows98/WindowsNT /Windows2000/Windows XP,以先进的VC6.0为程序设计语言，采用三层及多层结构开发，系统运行速度快而稳定。系统采用我公司独创的无缝联结，高度集成技术具有多重权限设置及安全保护机制，可有效地保障财务数据的可移植性、可升级性以及系统的灵活性、稳定性和安全性，满足用户不断发展的需要。现简要介绍如下：1. 用户可根据业务的大小自由选择数据库，如Access、SQL Server，Oracel等数据库，使用一段时间后，仍可以从一种数据库转化到另一种数据库中继续使用。2. 采用Windows NT/Windows 2000 Server作为局域网络平台，并可扩展到Internet等广域网上，如使用Web查询。3. 系统提供丰富的外部接口，如外来凭证、银行对账等接口，用户还可以编写自已的接口，进行二次开发或与现有的其他应用软件进行链接。4. 一套账可同时管理多个子套账，各子套账间基本代码共享，但数据分离，可以自动进行会计报表合并，同时又可查看每个子套账的账簿与报表；该功能可用于会计集中核算，可支技多种行业核算。5. 采用网格树功能管理会计科目、部门、往来单位、项目等内容，自动编码，分级管理，方便操作，又直观明了，本功能属国内首创。科目级长可达16位，最多分七级管理，每级长度自由定义。科目可设置为外币、数量或辅助核算，记账本位币自由设定（默认为RMB人民币）。6. 自动完成月末分摊、计提、转账、销售成本、汇兑损益、期间损益结转等业务。7. 采用全部自主产权的电子表格管理报表，内置各行业报表，并提供科目账，辅助账，数量账，外币账等取数公式，可以自由编制行业报表和各种内部分析报表。8. 有总账、三栏账、多栏式账，并供提供个人账、部门辅助账、项目辅助账、往来辅助账、资金账等辅助管理功能，往来账具有自动消账功能。第二节 总体操作流程新用户操作流程图：第三节 软件安装指南一、硬件要求：最低要求486/75以上机器，16M以上内存，50M剩余硬盘空间。建议使用586/266以上机器，32M以上内存，500M剩余硬盘空间。二、操作平台：Windows98/WindowsNT /Windows2000/Windows XP三、安装步骤如下：(1)用鼠标左键双击“我的电脑”，浏览光盘里的内容；(2)找到“新财务软件”目录，双击打开你可以看到里面有一“财务软件.exe”的可执行文件，双击它运行安装程序。按系统提示完成安装工作。安装软件前建议将金山毒霸的防火墙和实时监控系统关闭，每个步骤按系统默认方式安装，直到提示安装完成。 第四节 初始化套账初始化套账： （1）增加套账（2）增加用户及分配用户权限 （一）【增加套账】（第一次使用本软件，增加套账的方法）新建套账是为一个核算单位建立财务核算体系，具体操作步骤如下：(1) 双击Windows桌面上的“亿能达财务处理系统”快捷方式；(2) 输入套账信息A. 系统弹出“套账管理”窗口（如图3-1-2），先选择使用单位所属的行业性质，然后输入使用的单位名称、建账年度、建账月份等相关信息；数据库名可以按系统默认的也可以自已另取其他名字，“单机版软件”的服务器名、用户名、密码这三个栏目按系统默认不需填写。B. 选择一种数据库（单机版一般选Access数据库，网络版选Sql Server和 Oracle数据库）；如果是网络版在各工作站上还要在此处输入“服务器名”和“用户名” C. 套账增加完后，系统会弹出“套账设置”窗口，单击“ 确认”按钮就完成套账就增加好了。图：3-1-2（二）增加用户及分配用户权限用户管理是为了实现对套账的操作员进行管理的一个功能。系统默认的操作员为系统管理员，系统管理员初始密码为“123”，系统管理员具有全部权限可以进行财务软件的任何操作。双击“用户管理”图标，会弹出以下对话框：1、增加操作员：点击“增加”按钮，会弹出以下对话框，如下图所示：用户根据自己的需要，输入“用户编号”以及“用户姓名”，然后选择想要给此用户的功能权限组（左上角），先用鼠标点击选中，然后再点击“添加”按钮即可。右下角的单位名称为该用户对应操作的套账也要添加，否则登录时找不到刚新增的操作员。2、修改操作员姓名或权限点击“修改”按钮，然后根据自己需要修改的内容进行修改，最后保存即可。3、删除操作员 点击“删除”按钮，便可删除此操作员。（注意：不能将“系统管理员”用户删除，但可以将其改名）第二章 日常操作说明第一节 日常账务各模块功能简要说明一、 账务处理流程图（如下图） 增加套账 填制 期初建账 基本代码设置 凭证处理 审核 出账表 月末结账 输入期初数据 记账 进行下一月份账务处理 （ECAN-AIS账务处理操作流程图）（ECAN-AIS财务管理系统）二、基本代码设置系统运行前的数据项设置完成后，接下来便是进行系统的基本代码设置。基本代设置主要对各种账务参数进行管理，包括套账信息、参数设置、部门代码、员工档案、往来客户、项目编码、资金编码、外币管理、科目管理、期初数据。三、凭证管理的功能本模块是日常账务处理最频繁的一个，主要提供凭证的录入、凭证审核、凭证记账、凭证打印、凭证查询及修改；查询和打印科目汇总表和试算平衡表等功能。四、账簿管理的功能查询和打印总账、三栏明细账、多栏式账、数量账、外币账。五、辅助管理的功能主要有部门账、个人账、项目账、资金账、往来账及往来消账等各种辅助管理账。六、财务报表的功能编辑、查询、打印各种所需会计报表（报表数据由系统自动生成）；“月末结账”功能是用来将本月期末数结转到下一月份（年终结转也是用此功能。）七、数据维护的功能包括建数据库，套账管理（用来增加套账），用户管理（用来增加删除用户及分配用户权限），子公司管理，数据备份，打印模板（编辑报表、账簿取数公式和打印格式），旧版升级（用来将旧版财务软件数据转存到新版软件中），重新登录等功能。第二节 基本代码设置一、套账信息在“套账信息”中可以对会计科编码、部门编码、项目编码的长度进行设置。在“基本代码”下双击“套账信息”，显示如下窗口（图4-2-1）： （图4-2-1）说明：科目总级数为“7”代表会计科目最多可以设到7级。 科目1级长为“4”代表第一级的会计科目编码长度为四位。 二、参数设置本功能是定义日常账务核算的规则及其他个性化参数设置。双击“参数设置”系统弹出参数设置窗口，参数为将需要设置的功能在打 处“”此项参数便可生效。如图4-2-2所示：图4-2-2三、部门代码账务处理系统中，通过部门（科室）核算的功能，可以实现核算任一会计期间内各个部门的管理费用总额及各个部门各项管理费用的总额和各项管理费用在各个部门的总额，可以实现交叉核算。这是手工核算下所不能达到的功能。在手工核算下，只能实现任一会计期间内管理费用总额和任一会计期间内各项管理费用的总额。需要进行部门辅助核算的单位，在“科目管理”中对要进行部门辅助核算的科目，在“辅助核算”中的“”处打勾。1、用部门核算与常规方法核算部门账的区别(1)科目设置的区别常规方法的设置：521管理费用52101差旅费5210101管理部门5210102业务部门52102工资5210201管理部门5210202业务部门或521管理费用52101管理部门5210101差旅费5210102工资52102业务部门5210201差旅费5210202工资部门辅助账的设置：521管理费用52101差旅费（部门辅助）52102工资（部门辅助） (2)核算效果的区别：常规方法的查账结果：521管理费用1000.0052101差旅费 300.005210101管理部门 100.005210102业务部门 200.0052102工资 700.005210201管理部门 300.005210202业务部门 400.00或521管理费用1000.0052101管理部门 400.005210101差旅费 100.005210102工资 300.0052102业务部门 600.005210201差旅费 200.005210202工资 400.00部门辅助核算的查账结果兼有以上两种功能。2、增加部门(1)双击“部门代码”图标， 系统弹出“部门管理”窗口：(2)单击“增 加”按钮，系统弹出“部门代码”窗口（如图4-2-3）：（图4-2-3）(3)选择是增加同级还是下级部门，输入部门代码，部门名称，助记码。 (4)单击“确定”按钮，完成部门信息的增加。4、修改部门先选中所要修改的部门，单击“修改”按钮，这时可以修改除部门代码外的所有信息。修改完成后单击“确定”按钮。5、删除部门先选中所要删除的部门，单击“删除”按钮，系统提示“删除当前行内容”，（如图4-2-4）单击“是(Y)”按钮完成部门的删除，否则取消删除操作。图4-2-4三、员工档案用来输入员工个人资料，主要功能是用来进行个人辅助账核算。其功能与部门账相同。 1、增加员工档案（1） 双击“员工档案”，在弹出的窗口中单击“增加”按钮,如图4-2-5；（2） 输入员工编号、员工姓名、选择员工所在部门及员工性质。图4-2-5（3） 单击“保存”按钮，完成员工档案输入。2、修改、删除员工档案 操作同部门的修改、删除一样。四、往来客户对于在日常核算中往来单位较多的（比如应收账款、其他应收款、应付账款等科目），建议将这此科目设置成“往来核算”。把这些科目对应的往来单位在“往来客户”建立往来客户档案进行辅助账管理，而不直接在将往来单位设置成会计科目的二级科目。（如果往来单位较少时，设置成二级科目作起凭证较往来核算简单）。往来账的功能类试于部门账。1、 增加往来客户双击“往来客户”图标，在弹出的窗口中单击“增加”按钮。如图4-2-6所示。（1） 输入客户编码、客户名称等各项信息。图4-2-6（2） 单击“保存”按钮，完成客户档案录入。2、 修改往来客户档案 修改往来客户档案：同增加客户相同，选择所要修改的客户，然后单击“修改”按钮进行修改，修改完单击“保存”。3、 删除往来客户档案 删除客户档案：选择所要删除的客户档案，按“删除”即可。删除客户档案时应遵循自下而上的原则，要先删除二级客户档案才能删除一级客户。注意：当该客户有存在数据时，不能删除其档案。只有没有数据的客户档案才能删除。4、 往来科目的建立方法有两种（固定往来、往来核算、）（1） 固定往来：在发生往来业务不多的情况下，将总账账科目下直接设立多个二级科目（往来客户名称），在科目管理中将科目设成固定往来。例如119 其他应收款11901 其他应收款-张三 （将该科目设成“固定往来”）11902 其他应收款-李四 （将该科目设成“固定往来”）11903 其他应收款-王五 （将该科目设成“固定往来”）（2） 往来核算：当往来业务比较多时，可将总账科目设置成“往来核算”，然后在“客户档案”中建立往来客户进行管理。而不像固定往来那样直接将往来客户设成二级科目。例如： 119 其他应收款 （将该科目设置成“往来核算”） 在“往来客户”模块中，设置所有与“其他应收款”的往来客户。 （3）将常用的单位或个人设置成固定往来，把少往来的单位设置成往来核算，如下： 113 应收账款 11301 应收账款-应收单位款（往来核算） 11302 应收账款-应收个人款（往来核算）11303 A公司 （固定往来）11304 B公司 （固定往来）在“往来客户”档案中设置所有与“11301”和“11302”科目有关的往来单位和个人。 第三节 科目管理与期初数据在增加套账时，系统已根据所选的会计行业制度初始化好了会计科目，使用单位需根据业务需要设置或预留相应的明细科目（总账科目尽量不要增加或删除）。如图4-3-1。图4-3-1会计科目编码是会计核算的基础，也是整个财务软件的核心。本系统采用网格树功能管理会计科目。会计科目级数及每一级科目的编码长度在可根据用户需要进行自定义（在“套账信息”模块中设置）。 若科目左边有“+”号图标，则表示该科目还有下级科目，用鼠标左键单击该图标，弹出下一级科目，且“+”号图标变成“-”号图标。若科目左边有“-”号图标，则表示该科目还有上级科目，用鼠标左键单击该框就会隐藏明细科目，只出现该行的科目，且“-”号图标变成“+”号图标。一、科目管理（一）增加会计科目1、增加科目的说明 (1) 增加同级科目： 同级科目：表示增加与刚才选中科目的同一级别科目，如101与102是同一级。 （2）增加下级科目：下级科目：表示增加刚才选中科目的下一级科目，级数受“初始设置”中的最大级别限制。如选中的是102银行存款，系统在“科目级码”处自动显示“1”，表明将要增加的科目是“银行存款”科目的第一个二级明细账，则102001是102的下级科目。 2、增加会计科目的具体操作如要在“1131应收账款”科目中设立二级明细科目“A公司”（1） 在“基本代码”中，双击“科目管理”图标，屏幕显示如图4-3-2所示。 图4-3-2（2） 单击选中“应收账款”，然后单击“增加”按钮，如图4-3-3所示。 图4-3-3 (3)单击“下级”按钮，系统自动给出科目编码为“113101”。在“科目名称”处输入“A公司”。其他内容在以下说明。 3、会计科目增加窗口说明:（1）科目编码：即会计科目的全码。系统会自动将该科目的本级编码与它的各上级编码相连列示在此处。用户不能对该项作任何操作。 （2）助记码：可将一些常用的会计科目以简短的字母（科目名称的汉语拼音字头码）代替，方便于记忆。“助记码”只可用字母表示，大小写均可，如（应收账款）。（3） 科目名称：输入科目的汉字和外文名称。（4） 科目属性设有“借方”、“贷方”，用户可根据实际情况设置。但在设明细科目时，其科目属性一般与其一级科目的科目属性设置相同。（5）辅助数据年初冲零到下一年初时，将该科目的所有年初余额设成零。（6）科目类型 外币账：若有涉及外币结算的科目，应在此项打勾。在右边下拉选择币种，若要参与汇兑结算，还需要在“是否参与汇兑结算”中打勾，将来的汇兑损益才可进行结算。数量账：设置科目是否为数量账。该栏目确定是需要数量核算，在方框内打勾后，并在下方的“计量单位”处填上计量单位值。以后凭证中凡是涉及到这类科目时，系统将自动弹出窗口允许输入业务发生的数量、单价和单位。数量单位设置为该科目相应的计量单位。（7）账簿格式：用户可根据科目特征而选择日记账、三栏账或多栏账。（8）辅助核算：设置“部门账”、“项目账”、“固定往来”、“往来账”、“现金流量表”、“需消账的个人账”、“不需消账的个人账”七辅助核算。如果要对此科目进行辅助核算，应在“处打勾。辅助核算必须在该科目没有发生额时方可设置（一般是建账时或增加此科目的同时设置）。1) 固定往来：是指只有一个单位或个人与本单位发生业务往来，这时该科目已明确为某单位或个人。指定客户默认为会计科目号，也可在“往来客户”选择一个。2) 往来账：该科目未指定具体的单位或个人，而在凭证处理时确定具体的单位或个人，这个科目可以是多个单位共同使用的。在“科目管理”中，“固定往来”和“往来客户”不能同时打勾。3)“固定往来”及“往来账”的区别：“固定往来”是指一个科目对应一个往来单位或个人，即只有一个往来单位或个人与本科目有关系；而“往来客户”是指与本科目发生业务关系可以是一个或多个往来单位。例：“应收账款-A公司”科目选择“固定往来”时，与本单位在“应收账款”上往来的只能是一个A公司；“应收账款-公司账”若设置为“往来辅助”则可以有A公司、B公司、C公司等。4)固定往来与往来辅助产生的分录均可直接用于消账处理，所以固定往来目的是为了消账处理。建议经常往来的单位或个人设置成科目并用固定往来处理，不经常往来的单位或个人或不可预料会发生业务往来的单位或个人只设置一个共用科目并使用往来辅助核算。5)涉及部门账、项目账、往来账、个人账核算的科目均要在对应的基本代码中的“部门代码”、“项目编码”、“往来客户”、“员工档案”设置相应的内容。（二）修改会计科目用户所设置的科目还可以进行修改。首先选择科目，使之成为当前行，单击“修改”按钮，屏幕上弹出“科目修改”窗口。修改时除无法更改“科目编码”外，其他所有项目都可以修改。修改后单击“确认”按钮保存本次修改，单击“取消”按钮放弃本次修改。（三）删除科目先选中所要删除的科目，使之成为当前行，单击“删除”按钮，将当前科目删除。 删除科目时需遵守如下规则:二、期初数据 功能: 用于录入建账期初余额或调整年初余额 1、期初数据的录入1) 如果你是初次使用本系统，必须使用此功能输入科目余额，如果系统中已有上年数据，经过“年末结账”后，上年各账户余额会自动结转到本年2) 根据建账时间的不同，录入的期初数据的内容也不同； A、如果你是年中建账，比如你是6月开始使用本系统，建账时间为6 月，你必须录入各科目的年初金额以及1-6月的借、贷方累计发生额，系统自动算期末余额 B、如果你是年初建账，你只须录入年初金额，其他栏目不需录入3)录入期初数据时，应从最细级科目输起。总账科目数据自动从明细科目累加计算生成，无需人工录入。3）辅助账期初数据录入例：“应收账款”总账期初数-8000，辅助账数据： A公司-3000、B公司-5000 （往来账） A项目-8000 （项目账） 业务部-8000 （部门账） 操作步骤如下：A) 在期初数据的应收账款的“期初”输入8000，输完后按回车键，系统弹出“辅助期初数据”窗口。图4-3-4所示。图4-3-4B)单击选择辅助账核算项目，接着单击辅助编码处的“”选择辅助核算项目（如部门账的业务部、往来账中的A公司和B公司），一个项目占一行。所有的辅助账数据输完后单击退出即可。C)当输入的辅助账金额与总账金额不等，当单击“退出”按钮时系统会将主账的金额改成与辅助账金额相同。此时不能够退出辅助账期初数据录入窗口，必须将所有辅助账数与总账数据录入到相等为止方可退出。第三章 凭证处理第一节 初步了解凭证处理 会计凭证是记录经济业务、明确经济责任并据以登记账簿的证明文件，凭证处理是会计工作中最频繁的工作。会计凭证分原始凭证和记账凭证，电脑上处理的凭证指记账凭证；记账凭证又按业务内容可分为转账、收款凭证、付款凭证，收款凭证又可细分为银收和现收，付款凭证也可分为银付和现付；本账务处理的凭证可分为四大类（通用凭证、收款凭证、付款凭证、转账凭证）。用户可根据核算需要自行决定是否对凭证进行分类。如果不对凭证进行分类，即只有一种记账凭证（统一归为通用凭证类）。一、电脑处理凭证与手工处理凭证的区别：1、凭证分类不同手工处理时，把凭证分为收款、付款、转账三种凭证，一个方面为了方便出纳的统计和核对，第二个方面为了便于不同会计人员间的分工。利用电脑的高速运算功能可以对录入电脑中的凭证，进行快速的分类和统计、查询等操作，固没有必要对凭证进行分类，凭证分类反而给凭证造成许多不便之处。2、在整个会计工作中的作用不同 手工编完凭证，只是日常会计工作中的一个环节，后面还有很多工作要做，花费很多时间和精力处理登账、汇总、试算、出报表，如果哪个环节出了错，造成数据不平衡，还要重头开始，每次出报表时都在祈祷不要出错。 电算会计中工作量最大的两个工作是初始化和凭证处理，而登账、汇总、试算、出报表等工作可以交给电脑去处理，又快又准确，只要凭证不出错，报表准是正确的（除非报表公式有错），可见凭证处理在电算会计中的举足轻重。所以你不必抱怨说录凭证对手工编凭证慢，要知道输完凭证，二万五千里长征已进行了陕北。3、出错情况不同 手工编凭证时，主要有科目用错、数据错、借贷不等、登账错、汇总错、填报错。 电算会计中主要有科目用错、数据错。科目错有业务处理错而造成用错科目、明细科目窜户；数据错指借贷数据与业务数据不等，特别是借贷均多一个零或少一个零。4、对账簿的作用不同 手工编凭证后按凭证分别登记总账和明细账，登记明细账时摘要可以与凭证略有不同，凭证中有的只在第一行会计分录处写摘要。 电算会计总账、明细账等账簿由凭证自动生成，所以每行凭证分录均应录入摘要。5、结转凭证处理不同 手工编凭证时不管表结或账结，只结转总账科目，明细账只在账本中结，不作凭证处理。 电算会计总账、明细账等账簿由凭证自动生成，所以需按明细科目结转凭证，结转凭证可由电脑自动生成。6、科目代码处理方式不同 手工编凭证时注重科目名称，而不注重科目编码，有的辅助信息也是在摘要中用文字来体现。 电算会计所有凭证处理都是以代码的方式进行的，包括科目代码、部门代码、项目代码、往来代码等，代码的应用是电算会计高效准确的前提。二、凭证处理的基本功能：1、凭证录入、修改：（1）凭证增加（2）凭证内容的修改（3）删除凭证（4）凭证改号2、凭证审核：（1）单张审核（2）批审核3、凭证记账：（1）部分记账（2）全部记账4、凭证汇总：（1）全部凭证汇总（2）指定起止凭证号汇总5、其他查询统计功能（1）凭证数据项的组合条件查询（凭证查询）（2）试算平衡表第二节 凭证录入与修改一、填制凭证填制凭证是指完成新凭证的输入并保存凭证，是财务系统中使用最频繁的一个功能模块。在录入过程中，本系统提供了各种联机帮助、快捷键等工具，可完全脱离鼠标操作，使其更适合于习惯使用键盘的用户操作。（一）进入方法在主窗口上单击“凭证管理”模块，然后单击菜单“”项。便可进行凭证编辑。图4-3-5-菜单区-工具栏区-凭证编辑区-操作员信息-摘要显示区-辅助信息区图4-3-5常用工具按钮说明：打印凭证； ：预览显凭证打印效果；：保存凭证内容； ：增加一张凭证；：修改凭证； ：删除一张凭证； ：复制一张凭证； ：在当前行前面加一行；：将当前行删除一行，下面行自动往上移。：查看凭证当前行（鼠标所指行）分录的辅助账内容。：翻查凭证，从左到右功能分别是“到当月的最前面一张（即第一号凭证”，“到当前凭证的前面一张凭证”，“到前凭证的后面一张凭证”，“到本月份的最后一张凭证”说明：以上所有工具钮都只需单击。（二）基本要素 1、凭证分类：进入填制凭证界面时，在界面右上方有“凭证类型”选项，如果用户有将凭证进行归类，可通过下接按钮进行所要增加的凭证类型。凭证类型选好后，按采单上的“增加”按钮便可此类凭证的录入。系统会自动将各类型凭证进行归类编号。 2、填制日期：进入填制凭证界面时，系统默认的凭证日期为登录时间，此时只可修改凭证发生的“日”，若要修改“年”或“月”（即输入非登录日期所发生的凭证），则需在登录时修改登录的年月；无特殊要求，录入凭证时，该凭证发生时间不可早于前一张凭证；未退出填制凭证情况下，当增加第二张凭证时，保留上一张的时间。 3、凭证编号：凭证编号系统自动按凭证的类型、凭证录入的先后顺序进行排列，无需用户录入。 4、附件：附件张数系统默认为“0”，用户按实际情况进行录入。 5、凭证摘要： 附件录完后按回车键，系统自动将光标移到摘要栏处，本栏最多可输入28个汉字。打印凭证或账簿时，会自动根据摘要的多少分为两行或一行打印，还可自动改变字体大小； 本系统摘要可自动复制。当增加一个新的分录行时，系统自动将上一个分录行的摘要复制下来，用户可使用该摘要或对它销作修改；系统还提供了摘要的复制功能。要复制某行摘要，只需用鼠标点击那行摘要栏，再点击当前行摘要栏处，即可将某行摘要栏的摘要复制到当前行。提示:每行分录的摘要栏不能为空，否则输出账簿时没有摘要。系统对摘要录入提供三种录入方法：(1)直接录入摘要文字，按回车键后系统保存该摘要且光标移到下一栏即科目栏。(2)单击该栏右方“ ”按钮，弹出“常用摘要”窗口，双击选中所需摘要即可将该摘要调到当前的凭证摘要栏内。(3)复制摘要法。先把当前摘要删除，双击某一行摘要，再点击当前行摘要处，就可把某一行摘要的摘要复制到当前行。(4)对于摘要库中没有的摘要，如有必要，用户可直接在录入凭证中添加。先打开摘要库后，单击右下方的“增加”按纽，屏幕将调出“增加摘要”窗口，用户输入新增摘要的代码及摘要名称后点“增加”，关闭该窗口，单击摘要库中的“确认”按纽，系统回到凭证录入状态且将最后添加的一个摘要调到当前摘要栏中。(5)本系统摘要可自动复制，当增加一新的分录项时，系统自动将上一分录项摘要复制下来，只需稍作修改，即可成为新分录项的摘要。如果用户整张凭证都使用同一个摘要，则可在每一行的摘要栏处直接回车进入科目栏的输入。3、会计科目：系统提供五种输入科目的方法：(1)可在科目栏处直接输入科目代码后按回车键，系统自动显示对应的科目名称。(2)用鼠标单击该栏的小按钮“ ”，调出科目树供选择。双击选中所需的科目，系统关闭科目树并将所选科目调到当前栏中。 (3)输入科目编码的前几位，回车后也可调出相应的科目树供选择，且光标落在所输入的科目编码处。如输入“521”后回车，则屏幕右方调出科目库，光标落在“521 管理费用”处。此时，您可以点击该科目前的加号显示出它的明细科目，选出所需的科目。(4)在科目栏处直接输入科目名称中的几个关键字后回车，系统会自动在科目库中进行搜索，并打开一个窗口显示所有符合条件的科目，如输入“应”字后回车，系统就将调出摘要库中所有含有“应”字的科目供选择，如“应收帐款”、“其他应收款”等。(5)输入科目的助记符。备注：在手工会计核算中，原始凭证中使用的是总账科目，登记明细账时可参照所附原始凭证来确认明细科目；在电算化阶段，录入的是记账凭证，所以必须要求分录项中的科目为末级明细科目，才能确定明细账户，电脑已经控制只能输入最明细的科目。4、借贷方金额 直接在借贷方金额处输入数字，第二个分录行开始，光标移到金额栏处，系统会自动填入借贷差额（该栏借贷方向必须与已存在的金额差额借贷方向相反）。可回车确认该金额或直接输入新的金额。 本系统允许多借多贷，用户可任意输入，保存凭证后，系统将自动调整凭证为先借后贷的形式。若借贷方金额不等，系统将无法保存该凭证（单击保存后，系统不会弹出一张空白凭证）。5、辅助项目 辅助项目不是每一张凭证都要输入的，只有碰到有进行“辅助核算”的科目时才要输辅助项目。在“科目管理”中设置了辅助核算（如部门账、往来账、项目账等）后，相应的输入项目才会激活并且允许输入。注意：使用这些科室核算之前要先设好相应的部门、基金项目及往来客户。具体步骤如下：A、在您的科目涉及辅助核算的条件下，输入完该科目的发生额后回车，系统调出一个输入框（如图4-3-6）图4-3-6B、在相应的辅助项中录入数据。注意：各辅助核算项目之间的总额要相等，并且要与凭证中的借/贷方金额相同。辅助账的辅助项目数据输入完毕，单击“退出”按钮即可。如果各辅助账之间金额不等，系统不允许退出。 C、如果要修改某个科目的辅助账数据，需要将凭证中该科目中的借/贷方金额重新输一次后按回车键，系统会自动调出该科目的辅助账数据编辑窗口（编辑窗口同上图）。6、人员姓名凭证中财务主管、审核、记账、出纳、制单人员的姓名无需用户录入，系统自动根据登录操作者的姓名签字。(其中财务主管和出纳人员的姓名要在“系统维护-子公司管理”中设置。只有存在银行存款或现金这两个科目的凭证，凭证打印时才有显示出纳姓名)7、保存凭证借贷平衡后回车将光标定位在下一行的会计科目栏处，输入一个“+”号，然后回车系统会自动进行保存；或者用鼠标单击“”按钮。保存完毕后系统会自动进入下一张凭证的录入状态，凭证编号由系统自动顺序加1。第三节 常用凭证及凭证模板一、 快速增加凭证（一）复制增加当前凭证功能：复制一张与当前相同内容的凭证(包括凭证的辅助账内容)。 操作步骤：1、找到所要复制的凭证；2、单击菜单栏上的P凭证下的复制增加当前凭证子菜单；3、单击工具栏上的“”扭，系统弹出保存凭证的对话对框；输入附件张数单击“”按钮，系统即会在本月凭证最后面增加了一张与原先打开的那张具有相同内容的凭证。（二）选择凭证复制增加功能：可以查找选择符合条件的凭证（包括当年度以前月份），并可同时复制一张与该张具有相同内容的凭证(包括凭证的辅助账内容)。操作步骤：1、 单击菜单栏上的P凭证下的选择凭证复制增加子菜单；2、在弹出窗口中，输入查找的“月份”然后单击确认按钮；在窗口地右边便会列出该月份的所有凭证（如下图）。3、双击窗口右边的凭证号，在窗口的的下方即会列出该凭证的内容。单击“”按钮，系统便会在当前月份的最后面增加了一张与刚才选中的凭证具有相同内容的凭证，单击工具栏上的“”扭即可（注意：保存这一步骤不能漏操作，否则刚才产生的那凭证将不被保存）（三）当前凭证冲红功能：增加一张与当前凭证金额相反（为当前凭证金额的负数），其他内容（包括摘要、会计分录、辅助账）相同的凭证。操作步骤：1、找到所要复制的凭证；2、单击菜单栏上的P凭证下的当前凭证冲红子菜单；如下图3、单击工具栏上的“”扭，系统弹出保存凭证的对话对框；输入附件张数单击“”按钮，系统即会在本月凭证最后面增加了一张与原先打开的那张会计分录相同但金额相反的凭证。（四）选择凭证冲红功能：通过查找选择一张凭证，增加一张与当前凭证金额相反（为当前凭证金额的负数），其他内容（包括摘要、会计分录、辅助账）相同的凭证。操作与选择凭证复制增加相同请参照(二) 选择凭证复制增加。（五）选择凭证移到本月凭证后面功能：将查找选择到的凭证移到本月凭证的最后面。操作与选择凭证复制增加相同请参照(二) 选择凭证复制增加。（六）修改凭证号功能：修改当前凭证的凭证号（即凭证排序号）。操作步骤：1、通过翻查找到要修改凭证号的凭证；2、单击菜单栏上的P凭证下的修改凭证号子菜单，系统弹出如下对话框；3、在“”处输入调整后的凭证号，然后单击“确定”按钮即可，系统会自动调整凭证号。二、凭证模板（一）月结凭证 月结凭证是指某些科目的余额或发生额作为结转金额的参照金额，并结转给另一科目。如：结转收入、支出、费用类科目余额到本年利润。 本系统提供了全自动的月末结转功能。用户只需简单的操作就可进行成批的结转，系统自动产生结转凭证，省去了手工记账方式的诸多麻烦。 操作步骤： 1、在凭证处理窗口中，单击菜单A模板下的1月结凭证子菜单，系统弹出月末凭证目录。如下图 2、单击“”按钮，系统便会按照凭证目录中定义的顺序对各项进行逐一结转并按其顺序在本月凭证后面产生连号的凭证。（二）年结凭证年结凭证类似于月结凭证只不过年结凭证只有在会计核算期间的年终操作，一年进行一次。比如进行收支结余结转、利润分配等。本系统年结凭证也是通过年结凭证模板来实现，操作方法与月结凭证相同。（三）外来凭证文件（四）自选外来凭证文件（五）部门二维凭证（六）人员二维凭证（七）往来二维凭证（八）项目二维凭证（九）资金二维凭证（十）常用凭证 对于每月或每日经常发生的相对固定的凭证，如销售收入、提现、差旅费结算等凭证，本系统提供了常用凭证功能。用户可以通过此功能将这些凭证定义成模板；当需要录入这些凭证时，只需调出这些模板即可就省去了录入分录的麻烦。（十一）当前凭证转为常用凭证 功能：将当前打开的凭证内容（不包括借贷方金额）保存作为常用凭证，以备以后调用。三、其他（一） 查看账簿 功能：在录入凭证的同时可查询光标所在行的会计科目的三栏明细账。（二） 凭证查询 功能：可以查询以前录入保存过的凭证内容。（三） 科目管理、往来单位管理、部门管理、项目管理、员工管理、资金管理 功能：在录入凭证时，如果需要增加会计科目、往来单位名称、部门等基本代码等，就可通过此项就可完成，无需退出凭证录入模块再进入基本代码模块进行增加。四、医院（本功能只有医院行业的账务核算才具有此功能）（一）结转凭证的使用A ) 结转药品销售成本1、点击凭证管理菜单里的“医院”，然后再选择“结算药品销售成本”，即会弹出以下对话框，如下图：2、单击“取数”按钮，便会根据用户的凭证进行取数，然后再点击“凭证”按钮，系统会自动计算出药品差价并进行结转成凭证。注意：如果药品科目或药品进销差价科目有改变的话，结转模板应进行相应的修改。（本步骤只有需进行成本核算的单位才需要）（二） 计提凭证（工会经费、福利费、住房公积金等）单击凭证管理菜单里的“医院”，然后再选择“计提工会经费”，即会弹出以下对话框，如下图：用户根据情况填入依据科目、计提比例、借方科目和贷方科目后，点击“计提”按钮，系统便会自动产生一张凭证。注意：依据科目可以是一个科目也可以是多个科目相加。计提包干福利、提取住房公积金、计提医疗保险金和提取坏账准备操作同上。（四）管理费用分摊功能：将管理费用按所输的人数或比例分摊到医疗支出、药品支出、在加工材料科目。单击凭证管理菜单里的“医院”，然后再选择“管理费用分摊”，即会弹出以下对话框，如下图： 用户根据自已单位的情况，在表中相应的部门填入人数或比例系数。然后点击“分配”按钮，系统会按照人数或比例自动计算出一张管理费用分配表，点击“凭证”按钮，便会产生一张管理费用分摊的凭证。（五） 月结凭证功能：将医疗收入、药