公司费用管理办法.doc

公司费用管理办法第一章 总 则第一条 为加强财务管理工作，明确和规范费用报销的标准、程序和办法，有效控制经营费用支出，结合本公司实际情况，制定本办法。第二条 本办法规范和管理的主要范围为各种借支和成本费用中的办公费、差旅费、运输费、招待费和修理费及其它公共费用支出两个方面。第二章 借支管理规定和借款流程第三条 根据员工借支用途和使用频率，将借支设为定额和不定额两种。(一) 定额备用金的借支范围为:1.司机: 根据每月油耗及路桥费测算备用金为5000元/人。2.物资采购员和报关员：10000元/人。3.其他需借支定额备用金的项目根据实际情况核定。(二) 不定额备用金的借支标准:1.差旅费借支: 借支额出差天数住宿费限额标准+交通费，国内出差最高借支限额为5000元/人。2.其他支出借支: 按借支用途据实借支，其中：对应实行预算控制的费用开支借款，按审定的预算额度控制借支金额。3.销售人员借支按销售管理办法执行。第四条 借款流程 (一) 借款人按规定填写借款单，注明借款时间、借款事由、借款金额等事项，要素必须齐全（大小写须完全一致，不得涂改）。 (二) 审批流程: 部门负责人审核签字部门分管领导审签财务部签审(是否有未归还借款)总经理审批到财务部门领款。 （三）所有借支原则上必须由借款人持借据到财务办理借款手续，款项只能支付到借款人帐户；特殊情况委托别人代理办理的，需要有授权委托书，否则，财务有权拒绝办理。第五条 借款的还款(报销)期限(一) 定额备用金按月报销。(二) 不定额备用金报销: 差旅费在出差返回后10个工作日内报销还款，其他业务在业务完成后15个工作日内报帐还款。第六条 借款管理其他规定 (一) 跨年度使用备用金时，年底必须重新办理借款手续，并冲销当年备用金。(二) 借款未还者原则上不得再次借款，即“前账不清，后账不借”，逾期未销账且未说明原因的在次月工资中扣回。 (三) 财务部按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立借款备用金台账，按月及时清理。(四) 备用金借款未清退终结者,不得办理调动、离退休及离职等手续。第三章 费用管理及报销办法第七条 费用管理基本原则为科学合理和有效控制费用，根据费用性质和用途，结合公司实际，将公司费用支出分为日常费用、专项费用和公共费用进行管理。(一)日常费用：包括公司管理层、各部门需要发生的经常性通讯费(固定电话费和手机费)、办公费、差旅费、交通运输费(含小车费)和业务招待费。公司对日常费用实行年度预算、包干控制，包干标准核定方法和程序如下：管理层：按年度核定标准控制执行，如因工作需要变更标准，由总经理依据分管业务范围变动情况另行确定。销售部门：按业务量的一定比例控制费用。具体按年度销售费用包干规定执行。每月月初由销售部门根据上月业务量按上述比例申报本月费用预算，经财务部核定，分管领导审签，总经理审批后作为当月的包干费用标准，财务部据此控制其包干费用的报销。 (二) 专项费用：为日常工作之外的各项中心工作所发生的办公费、差旅费、交通运输费(含小车费)、业务招待费及会议费。公司对专项费用实行专项预算管理，核定方法和程序：由经办部室事先进行专题报告，编制费用预算（需要明细费用预算及测算说明），经分管领导签署意见，报总经理批准或授权审批后再由经办部室安排。(三) 公共费用：包括咨询审计费、软件开发费及维护费、广告费、水电费、设备设施维修费用、培训费用、快递费、邮寄费、技术服务费等。公司对公共费用控制基本原则为年度预算控制原则，具体按规定程序申请、审批后，据实核销，节超采取单项考核措施进行控制。第八条 费用报销的一般流程及审批程序(一) 包干费用审批及报销程序：费用支出申请表报销人整理票据及填写报销单填报单位负责人签字填报单位分管领导签字财务规范性审核财务负责人签字交财务部登记并送总经理签字每周三上午来财务部领总经理批字后报销单交费用报销会计做凭证交审核会计审核报销人签字确认交出纳付款。（二）专项费用审批及报销程序。先报费用预算，其他程序流程同上。 (三) 其他规定：公司领导的费用报销审核实行交叉审批，副职领导的费用由总经理审批，总经理的费用由董事长审批。第九条 财务部按进度控制包干费用的使用，超支一律不予报销，特殊情况经总经理批准后准予报销，但超支的部分由部门负责人承担20%。全年按季考核，对包干费用节余的给予节约额一定比例的奖励，其中：招待费节余奖20%，其他包干费用节余奖10%。第十条 费用报销的一般规定 (一) 报销人必须取得相应的合法票据，且发票背面有经办人和证明人（验收人）签名。 (二) 填写报销单应注意：根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真填写，注明附件张数；金额大小写须完全一致且不得涂改；简述费用内容或事由。 (三) 经办人本人办理报销手续，并在付款凭证上签字，原则上谁经办谁报账，报账款付给谁，特殊情况委托别人代理办理的，需要有授权委托书。(四) 费用发生后应及时报帐，除本办法有单项规定以外，原则上上月费用必须在当月15日前报销完毕；特殊情况，经总经理同意可延期15天(当月底)；对超过一个月且无正当理由未及时报帐的费用，视同自行放弃，财务有权拒绝报销。 第一节 差旅费报销制度第十一条 差旅费报销标准等级标准住宿包干（元）市内交通费（元）伙食补助费包干（元）省内省外特区省内省外省内省外特区副总经理以上人员3004005005570557085总监、副总监2403204004050506570副部长及以上人员2003003504055405570其他工作人员1501602402540304055注：“特区”指北京、上海、深圳、珠海、厦门及沿海城市。（一）交通费一律凭票报销。（二）部门领导及以下工作人员因工作需要乘坐飞机、火车软卧（含高铁特等座）、轮船二等舱的，应在出差前报总经理同意后方可乘坐和报销费用。 （三）乘车补助计发办法:乘坐火车夜间连续乘车超过6小时的，白天连续乘车达12小时的，可购乘卧铺票，在降低乘坐等级时，可凭票按规定比例计算发放乘车补助。1、符合乘坐软卧条件而乘坐硬卧的，另按所乘坐硬卧票价的40%给予补助。2、符合乘坐硬卧条件而乘坐硬座的，另按所乘坐硬座票价的80%给予补助。3、符合乘坐软卧条件而乘坐硬座的，另按所乘坐硬座票价的150%给予补助。（四）公司副总经理以上及相当职务人员，因工作需要，随行人员可以乘坐飞机、火车软卧或轮船二等舱位。副部长以上及相当职务人员的随行人员的交通工具也可比照副部长标准执行，但必须经主管领导批准。（五）总经理和董事长的差旅费实报实销。1、乘坐车、船、飞机等级标准等 级 标 准火 车轮 船飞 机其他交通工具公司副总及以上人员软卧二等舱位普通舱位按实报销公司副部长及以上人员硬卧三等舱位普通舱位按实报销其他工作人员硬卧普通舱位普通舱位按实报销第十二条 出差住宿标准（一）员工在市外出差当日内不能返回工作单位的，可按标准住宿。（二）出差人数超过1人并为同性时，不得单人单间。（三）住宿费凭发票在标准范围内据实报销，超支部分自负，未开具发票的，可按包干标准的20%计算补助。（四）因公出差国外的，需总经理批准后据实报销。第十三条 出差补助标准（一）凡出差人员报销了当日餐费，当日不再计发伙食补助。（二）交通费补助用于出差人员在出差地点市内交通费支出，实行限额内据实报销。出差人员在外出差，原则上不能乘坐的士，如遇特殊情况需要乘坐的士且费用超过限指标，其超支部分必须经总经理单独审批后随同差旅费一同报销，并列部门费用。（三）市内不包食宿的会议（含培训）在两天以上（含两天）的可报销20元/天的出差补助。市外含食宿的会议（含培训）只报销往返途中的伙食及公杂费补助；不含食宿的会议（培训）按上述标准报销补助。经办人员到财务报账时需提供相应的会议（培训）通知及文件。第十四条 报销单填写（一）交通费、住宿费等需出差人在票面签字，均匀粘贴在原始凭证粘贴单上，并整齐粘贴在差旅费报销单上。（二）报销时，必须在差旅费报销单上注明出差事由、往返地区、金额，并按程序审批签字。（三）报销单所贴车票、住宿费必须与出差时间、地点相符；住宿票据必须合规，并注明住宿人姓名、入住时间、天数、每日金额、合计金额，且大小写要相符。（四）差旅费报销单限填写交通费、住宿费，出差途中发生的其他公干费用须另填费用报销单报销，但必须和差旅费报销单一并报销。（五）报销差旅费时，必须附出差申请单，否则财务人员有权不予报销。第十五条 其他规定（一）出差人员应自觉控制出差天数，特殊情况需超计划天数的，必须专题说明，并由分管领导审批，凡部门负责人出差实际天数超过一周的，需由总经理审批。（二）同一部室因同时、同地点、同一类事项所发生的差旅费用，由一个经办人负责填列差旅费报销单报账，所有当事人均需在报销单上签字认可；非同一部室因同时、同地点、同一类事项所发生的差旅费用，可委托一个经办人负责填列差旅费报销单报账，但必须填写各部门费用分割表，各部室经办人及部门负责人签字认可。（三）工作人员出差期间，游览或非因工作需要的参观发生的费用不予报销。因参观旅游造成行程改变，其增加的费用自负。（四）工作人员出差的市内交通费和住宿费必须附在差旅费报销单一起填报，不得单独另行报账，特殊情况需详细说明。第二节 会议费报销制度第十六条 公司组织的各种会议所需费用均实行预算管理，会议费预算应包括会议主题、承办部门、会议地址、会议时间、参会总人数等要素，费用预算明细表及相关说明。按本办法第七条第二款规定程序审批后，经办部门组织实施。第三节 通讯费报销制度第十七条 公司对通讯费实行按规定的等级标准限额报销。（1） 通讯费的报销标准:等级标准移动电话费用（元/月）固定电话费（元/月）公司副总30080元/部总监280其他副总监、营销部长240营销、供应、采购主管200营销业务员150其他部门主管100其他部室工作人员50公司司机100 （二）固定电话报销标准：按日常包干费用核定程序核定和执行。第十八条 员工报销移动电话的票据必须以个人使用的移动电话实名发票，在限额内据实报销，按进度使用，累计不超支。公司领导的移动话费可由综合部统一经手报销，其他人员由使用人经手报销。原则上移动电话费应按月及时报销，特殊情况不得超过一个季度，超过一个季度视同自动放弃。第十九条 固定电话费由综合部统一与电信部门结算并经手报销，按包干标准控制，超支部分由综合部提供超支明细给各部室，由各部室负责提供扣款分配数到财务部，在该部室工作人员工资中扣除。综合部应加强对办公室固定电话的管理，办公室固定电话一律不开