徐州五一大型车展方案.doc

第十一组 商务技能训练项目四：商务会展策划方案成员：张晶晶（本公司总经理） 王倩（本公司总经理助理） 丁云仙（本公司总经理助理）项目成员自评互评老师审评张晶晶丁云仙王 倩徐州五一大型车展方案前言：近几年来，中国的汽车产业和汽车市场发展极为迅速。汽车投资方兴未艾，30款新车型竞相亮相，性价比及服务体系日臻优化，五大政策即将出台，国内汽车消费占全球汽车消费比例猛增至7.5中国的汽车市场在全球的分量日益重要，为汽车展览的发展提供了经济基础和强有力的产业背景支持。而汽车展览作为人们与汽车近距离接触的最全面、便捷的交流方式，在推动汽车市场发展方面也具有显而易见的重要作用。一、 前期准备（一） 车展目的：开拓更广阔的汽车市场、争创汽车销量、树立汽车品牌文化、 展示徐州汽车文化与技术（二） 车展主题：本次车展以“振兴徐州汽车演绎精彩生活”为主题（三） 车展名称：徐州第十届汽车节暨淮海经济区第七届汽车博览会（四） 车展时间：2011年5月1日-5月2日（五） 车展地点：徐州淮海食品城国际会展中心（六） 车展日程安排（车展日程安排表见附件一）（七） 主办单位：徐州市政府 （八）承办单位：徐州广播电视台、徐工集团（九）邀约工作：1、 各汽车经销商：我们将在4月1日邀请徐州各汽车经销商前来参展（邀请函见附件二）2、 各家媒体邀约：我们将在4月5日邀请徐州各家媒体徐州广播电视台 徐州日报、彭城汽车网站、百度网站前来做车展宣传活动，（邀请函同附件二）。（十） 组织结构：清洁组、秘书组、宣传组、策划布置组、维修组、保安组（组织结构任务安排表见附件三）（十一）车展展出车型阵容：各种品牌的汽车（奥迪、本田、丰田、马自达、雪佛兰、大众、别克、帝豪、吉普、甲壳虫、福特、奇瑞）（十二）展前宣传：1、电视宣传：（1）宣传时间：4月15日-4月30日（2）宣传具体操作：我们将选在每晚8：00在徐州电台插播宣传广告（3）宣传内容：广告的画面以各类车型为主，外加旁白介绍参展商一些新款车型，同时增添一些会展中心现场布置进程图。广告宣传时间控制在一分钟中之内（4）广告语：汽车让生活更美好2、报纸宣传：（1）宣传时间：3月10日-3月20日（2）宣传具体操作：我们将在每期的徐州日报A版上刊登相关车展内容（3）宣传内容：汽车宣传：一年一度的徐州第十届汽车节暨淮海经济区第七届汽车博览会2011年5月1日于徐州国际会展中心隆重举行，本次展出的车型种类齐全，包括中国本土极具知名度的自主品牌奇瑞、上海大众、北京现代等。而且本次车展是有史以来规模最大的，影响范围最广的一次车展，想必此次会展一定会给大家带来不一样的视觉感受。车模大赛宣传：说明车模大赛的时间（报名时间3月15日3月19日、初赛时间4月1日、复赛时间4月15日、决赛时间5月1日）（4）广告语：五一车展，精彩无限；让美丽与动感同在3、宣传单宣传：（1）宣传时间：4月25日-5月1日（2）宣传具体操作：我们将印发4万张长30厘米宽20厘米的宣传单在徐州市中心（鼓楼区）大马路上派专人分发宣传（3）宣传内容：宣传单上印有各参展商名称（润东福特、江苏良宇）、参展车型车展时间、地点；车模大赛决赛时间（4）广告语：享受车的魅力，让一切更美好4、网络宣传：在彭城网站上发一些关于车展的帖子，比如拍一些汽车、模特照片并附上文字说明“今年五一不用愁，车展带您游个遍”；发布新闻消息，告知大家车展时间地点及参展商。（十三）展区布局（展区布局图见附件四）1、展销区：展销区内共有15个展位，每个展位形状各不相同，展位与展位之间可用收缩拉带将其隔离，每个展位的高度要控制在5厘米-15厘米之间，展位地板铺设采用的材料是木板、瓷砖。2、舞台区：舞台区的形状为圆形，两侧有上下的阶梯，整个台面铺有红地毯，舞台上设有嘉宾席（三张沙发座椅）、音响设备，舞台上同时设有悬挂巨幅海报的铁支架，舞台周围摆放12盆龙舌兰（均匀排列）。3、休息区：休息区整体上被划分为2个小休息室，休息室1为VIP贵宾休息区区内设有12张沙发，悬挂式空调一个，中等大小玻璃桌一张，饮水机一台，液晶电视一台，贵宾休息区地上铺就的是红木板。休息室2为普通休息室区内设有20张沙发，吊式电风扇一个，中等大小玻璃桌一张，饮水机一台，地上铺就的是普通瓷砖。4、摄影活动区：摄影活动区设有一张大型液晶屏幕，两张办公桌，展区周围安置四根杆子，在杆子顶部相互之间牵设一些彩带。将气球连接在彩带上。5、抽奖处：抽奖处设有一张办公桌，一块由粉色布围起来的小隔间（里面摆放一些奖品）（十四）器材、用品、材料准备：汽车宣传单、礼品（表面印有各类汽车图案的纸质购物袋）、场地设备，服装多媒体设备，邀请函，名片 ，人员配置安排表，应急方案。 （十五）摄影展报名1、报名时间：2011年5月1日2、报名地点：徐州国际会展中心摄影活动区3、报名流程：参加人员带身份证、一张免冠彩照、20元报名费到徐州国际会展中心摄影活动区报名参展人员填写报名表并交20元报名费4、活动规则：报上名的人员在活动期间将自己的作品上交到徐州国际会展中心摄影活动区（将作品置于同一文件夹内并以自己的身份证号命名）5、奖项设置：一等奖2名（奖金5000元/人） 二等奖5名（奖金1000元/人） 三等奖10名（奖金500元/人）（十六）服务预定1、 工作餐预定：（1）预定地点：徐州“看月快餐店”（2）送餐时间：5月1日中午12：00、5月2日中午12：00、5月3日中午12：00（3）预定标准：三素两荤一汤（15元/盒）2、 矿泉水预定：（1）预定地点：徐州“繁心饮业中心”（2）送水时间：4月30日（3）预定标准：40元/箱（十七）经费预算：1.多媒体设备租赁：3天*40000/天=120000元2.服务预订：快 餐 300盒*15元/盒=4500元 矿泉水 10箱*40元/箱=400元3.员工工资：80元/人*100人*3天=2400元4.文件资料打印费：2000元5.宣传费用：30000元6.其他费用：10000元7.费用共计：169300元二、 会中工作（一）第一天安排（2011年5月1日）1、徐州第七届汽车博览会开幕式（由策划组负责）（1）时间：上午9：00-10：00（2）地点：徐州国际会展中心舞台区（3）到场人员：各汽车参展商、徐州市领导、徐州广播电视台负责人、徐工集团负责人。（4）开幕式流程：9：00-9：10 主持人介绍现场贵宾，并邀请市领导讲话。9：10-9：20徐州广播电视台负责人讲话9：20-9：30徐工集团负责人讲话9：30-9：40 主持人介绍主办方、承办方及参展单位并宣布车展开始。9：40-10：00 街舞表演。（表演团队由承办方邀请）（5）开幕式会场布置（开幕式会场布置图见附件五）（6）设备用品：会场、麦克风、多媒体、音响设备、横幅、扩音设备照明设备。2、礼品发放（宣传组负责）（1）时间：上午10：00-11：00（2）地点：徐州国际会展中心舞台区（3）人员：宣传组人员（4）发放对象：任意一个参展人员（5）礼品发放流程：10：00-10：05 音乐响起吸引顾客前来。10：05-11：00 宣传组人员发放礼品并简单介绍此次会展（让顾客产生游览的兴趣）。3、幸运抽奖活动（策划组负责）（1）时间：10：00-11：00（2）地点：徐州会展中心抽奖处（3）参加人员：凡购车者均可参加（4）活动流程：9：00-9：10 主持人介绍本次赞助商，并介绍本次奖项设置。9：10-9：20 主持人介绍现场公证人员，公证人员致公证词，并邀请市委书记负责抽奖。 9：20-9：40 由各参加抽奖的人员负责抽奖 。9：40-9：50 主持人公布获奖名单9：50-10：00 公证人员对本次抽奖结果进行核实并法律认证。（5）设备用品：会场、麦克风、多媒体、音响设备、扩音设备照明设备。4、儿童才艺展示（宣传组负责）（1）时间：14：30-15：00（2）地点：徐州汽车会展中心舞台区（3）活动流程：下午2：30一到，中心舞台区立刻打开音响播放动感音乐。随即被邀表演的小嘉宾（4人）上台表演节目，表演的节目是四人合奏乐器乐声为“光辉岁月”。5、徐州首届汽车模特大赛决赛（具体报名流程及注意事项见附件六）（1）时间：14：00-16：00（2）地点：徐州国际会展中心舞台区（3）人员：所有参赛人员、礼仪大师（嘉宾评委）、徐州市旅游形象大使（嘉宾评委）（4）主办方：徐州文化局（5）模特大赛决赛流程：2：00-2：15 主持人致欢迎词并介绍本次大赛规则、赞助单位、本次参赛选手、大赛评委。2：15-2：25 参赛者们身着自备服装依次从后台走出亮相。2：25-2：45参赛者们依次走向之前看好的汽车前摆出造型（测试参赛者与车的媲美性），由摄像人员为其摄像。2：45-3：00 智慧考验，主持人问关于“车模的标准”的问题，参赛选手答。3：00-3：30 参赛者于后台换上主办方为其准备好的服装再次上场走T台秀。3：30-4：00 主持人公布获奖选手名单并由主办方颁奖。5、设备用品：会场、麦克风、多媒体、音响设备、扩音设备照明设备。二、第二天安排（5月2日）1、汽车摄影展（由策划组负责）（1）时间：9：00-17：00（2）地点：徐州国际会展中心摄影活动区（汽车摄影展活动区布局图见附件六）（3）主办单位：徐州文化局（4）活动流程：从上午10点钟开始摄影展区将已上交的作品通过液晶大屏幕展示出来，并播放音乐；展区配备一名摄影专家现场解决摄影爱好者的疑难问题（5）设备用品：矿泉水、报名表、笔记本电脑、液晶电子屏幕。2、幸运抽奖活动（活动时间：10：00-11：00，活动各项事宜同5月1日抽奖活动一致）3、街舞秀表演(由策划组负责)（1）时间：下午2：30-3：00（2）地点：徐州汽车会展中心舞台区（3）到场人员：街舞表演团体（4）街舞秀表演流程：2：30-2：35 音乐响起，街舞表演团体上场2：35-2：45 街舞团体表演一段Breaking2：45-2：55 儿童表演队上台合奏一曲爱我别走2：55-3：00 街舞团体表演一段POPING（5）街舞表演舞台设计（街舞表演舞台设计图同附件四）（6）设备用品：会场、麦克风、多媒体、音响设备、巨幅海报（主题是“振兴徐州汽车演绎精彩生活”）、扩音设备照明设备。4、礼品发放（活动时间：16：00-17：00，活动事项同5月1日礼品发放活动相同）三、 展后工作1、 跟踪报道：对于本次活动，徐州广播电视台将在展会前、中、后报到展会现场各经销商的销售情况以及顾客的消费情况。2、 器材回收：展会结束后清理会场现场，各经销商将物品带回。3、 文件资料处理：各经销商的展后报告、市民意见。4、 展后宣传：为了我市汽车行业的蓬勃发展，展会后期我们还将进行后期宣传 活动，主要是以电视媒体为主（主题是介绍本次展会活动的意义结果以及为我市未来汽车行业的发展所做的一些规划）。四、应急方案（一）保卫安全方面包括领导护卫工作和展会场馆保卫工作，以及保障发生突发公共事件时的人员疏散安全，由保卫处负责组织实施，其他部门协助开展工作。（二）消防安全方面包括消防监测、排除消防隐患和消防应急准备工作，由保安组负责组织实施，其他部门协助开展工作。（3）供电保障方面包括展会期间的日常供电保障和临时供电保障，由维修组负责组织实施，其他部门协助开展工作。（4）其他未列明情况其他未列明情况由策划布置组研究部署、统一指挥、协调有关部门组织实施。五、车展预期效果评估1、提高参展商的汽车销量2、带动徐州汽车行业的蓬勃发展3、扩大了我公司（策划公司）的知名度4、树立我市汽车品牌文化5、给我市市民带来一股新的汽车文化附件一：车展日程安排表日 期时 间活 动5月1日9：00-10：00徐州第七届汽车博览会开幕式10：00-11：00礼品发放10：00-11：00幸运抽奖活动14：30-15：00儿童才艺展示14：00-16：00车模大赛5月2日9：00-17：00汽车摄影展10：00-11：00幸运抽奖活动14：30-15：00街舞秀16：00-17：00礼品发放附件二：邀请函邀请函徐州XXX汽车销售商/媒体：为了呼应第六届徐州汽车展览会的召开，促进徐州汽车行业的进一步发展，更为徐州汽车行业抢占本地汽车销售市场，提高汽车市场销售份额。徐州第六届汽车展销会将于2011年5月1日5月3日在徐州会展中心隆重举行，展会得到了徐州市委、市政府、徐州市经济贸易局及徐州会展中心的鼎立支持，展出面积预计2万平方米。我们诚挚邀请中外汽车公司、相关产业的同行及各界朋友们参加和光临本届展览会。邀请单位：徐州市委、市政府 日 期：2011年4月1日附件三：组织结构任务安排表组织机构任 务秘书组通知被邀者参加会展准备会展前的文件、饮料、笔、席卡摆放会展后文件的回收、资料统计和整理会展前、中、后打入电话的接听及处理（10人）清洁组整个会展过程中卫生的打扫清洁保安组维持会展过程中的秩序；处理会展期间突发事件宣传组设计制作宣传海报悬挂张贴海报宣传发布会展的进程策划布置组开幕式及会展现场的总体布置维修组维修会议现场电子设备（多媒体、投影仪、麦克风等）出现的问题附件四：展区布局图附件五：开幕式会场布置附件六：徐州首届模特大赛具体报名流程及注意事项一、背景广告是一种销售的艺术也是一种文化。模特是广告文化标志的个性化代表，是企业及其产品的最具人性化意义的完美诠释。在模特行业逐步细分的今天，“时装模特”早已为大众所熟知，“平面模特”、“头发模特”等专属模特也已日渐成形成市。然而对于蓬勃发展的中国汽车工业，我们目前还没有一支能满足市场需要的专业汽车模特队伍。未能很好做到根据车型、车种的不同，表现出在不同环境中的人与车与自然的和谐统一，让人体美与汽车美完美结合。 这是徐州市首次由文化专业部门举办的专业性汽车模特大赛二、组织结构 （一）名称：徐州首届汽车模特大赛(2011) （二）主办单位：徐州市文化局 徐州市旅游局 （三）承办单位： 徐州广播电视台三、 大赛的宗旨： “汽车与美丽同在、青春与时尚共舞”四、 大赛定位： 宣传汽车品牌形象，弘扬汽车文化，打造专业的汽车模特队伍， 为汽车行业选拔培养一批“才貌双全”的品牌形象代言人和市场营销人员。 力争探索文化产业与汽车工业有效而良性互动的方式，并计划将这一赛事塑造成具有一定延续性和鲜明风格特色的汽车文化活动。 五、 报名条件： 报名参加本次模特大赛者(以下简称“报名者”)应当满足如下条件 （一）拥护中国共产党的领导，