办公室接待方案及流程.doc

办公室接待方案及流程 导读：办公室接待方案及流程篇一1 售楼员按考勤日志顺序接待客户(客户指明某一售楼员者除 外)，若轮到的售楼员不在或正在接待客户，则由下一位售楼员接待客 户，原轮到的售楼员不予补3 解释部门 本预案由市环境污染事件应急指挥部办公室负责解释. 9.办公室接待方案及流程篇一1 售楼员按考勤日志顺序接待客户(客户指明某一售楼员者除 外)，若轮到的售楼员不在或正在接待客户，则由下一位售楼员接待客 户，原轮到的售楼员不予补回;2 销售主管负责监督调整客户接待的秩序，做到公平合理并保证 每个来访客户到时即时得到售楼员的主动接待;3 轮到的售楼员接待客户，必须事先做好准备工作(包括资料夹、 楼书、户型手册、笔、计算器等)，不得随意离开，须和即将轮到的售 楼员站立在接待台最靠门口处，当客户进入门口时主动迎接客户;4 恭迎客人到来时(含发展商领导及工作人员和本公司领导及工作 人员)，客人走进售楼部，全体销售人员起立面带微笑恭迎：”您好， 欢迎光临 XX 花园”;5 轮到售楼员在接待客户时，义务接待(是指按接待排班表的最后 一个)售楼员要协助前者斟茶倒水，如多名客户一起来到时，协助工作 不分顺序;6 只要来访者有了解楼盘情况的意向即为客户，售楼员不得挑客 户，不得令客户受冷遇，不论客户的外表、来访动机，售楼员都要全 力接待;7 售楼员不得以任何理由中断正在接待的客户，而转接其它客户;8 售楼员不得在客户面前争抢客户;9 售楼员不得在其它售楼员接待客户的时候，主动插话或协助介 绍，除非得到邀请;10 每个售楼员都有义务协助其它售楼员促成交易。其它售楼员的 客户来访(接待前须首先问明是否已经受到其它售楼员的接待)须立刻与原售楼员联络，得到同意了解情况后才能继续接待，售楼员不得递 名片与他人的客户，除非得到原售楼员同意;11 售楼员无权私自为客户放盘、转名、无权直接找发展商打折或 申请其它事宜，否则自行承担由此而产生的后果;12 售楼员不得和客户达成私下交易，比如为客户争取相对应的折 扣后要求一定的回报;13 售楼员接待客户完毕，必须送客户出售楼部，并做好接待记录， 不得背后谈论、辱骂或取笑该客户;14 每个售楼员都有义务耐心解答来电客户问题，并鼓励客户来访 地盘售楼处，可表明自己身份，但不得要求客户到现场指定找谁;15 已作接待登记的客户来现场，可由原接待登记的售楼员优先接 待。如原售楼员不在或暂时无法接待，则由义务接待售楼员代为接待 或原售楼员委托其他售楼员待为接待，待自己忙过后再来接待。义务 接待或受委托的同事替原售楼员做来访登记记录，受委托或代接待售 楼员的轮号可补回;16 未登记的客户来访时主动找某售楼员，可由其指定的售楼员接 待，指定售楼员在排班上的接待顺序不变;如正轮到该售楼员接待，则 计为轮过。如该售楼员不在场，则由轮到的售楼员接待并作客户登记;17 若已登记客户中途主动提出要求更换接待人，由销售主管实行 协调处理更换接待，由新的售楼员做客户登记，原售楼员不得对处理 结果表示异议;18 若客户与接待人之间发生矛盾，需报售楼主管，当事售楼员不 得对处理结果表示异议;19 发展商和本公司介绍的客户，由轮到的售楼员接待并作客户登 记(除指定售楼员以外)。20 所有职员对客户资料应严格保密;21 对违反接待管理办法，售楼主管有权视水准轻重给予警告或做 待岗处理。篇二客户接待是我们从事商务活动的一个重要组成部分，是我们实行 商务洽谈、客户沟通的有效载体。一次优质的客户接待活动既能充分 展示我司业务人员的业务水平、综合素质、谈判技能、组织水平及协 调水平，又能充分展示公司的品牌形象、展示公司的综合实力，更能 促动双方合作的顺利实行，促动项目洽谈的顺利展开，同时，还能促 使新合作项目的生成，将双方的合作提升到战略伙伴合作的层面。所 以，一次考虑全面、服务周到的客户接待活动对于生产型企业的销售 工作推动起着举足轻重的作用。一、客户来访的一般目的：在我们业务人员和客户实行邮件沟通的过程中，客户很可能提到 要来公司访问，同时，我司业务人员也会在适当的时候邀请客户来我 司考察访问，以加深双方的沟通和了解，促动双方合作的实行。那么， 我们首先要了解清楚客户来访的目的，通常不外乎以下几种：1、考察工厂以便了解我公司的生产规模、生产水平、产品品质 等基本运作情况，同时了解我司的生产体系、质量控制体系和研发体 系等等。这些客户往往是新客户，仅仅通过网站、展会、客户介绍等 方式了解到我们公司并产生了强烈的合作意向，但对于我司企业实体 了解不深，所以，实地考察访问无疑是一种最为直接有效的了解方式。2、实行项目洽谈，这样的客户往往是和我司相关业务人员已经 有过几次沟通，而且在相关展会上已经看到过我们的产品和公司整体 形象展示。来访者往往是带着订单、带着项目，是有备而来的。目的 就是讨论现有项目的合作，包括相关技术问题、价格问题、付款方式、 交货期等内容的实质性讨论。这样的客户通常是我们最为重视的，所 以，接待时不但要有专业技术人员陪同，公司领导也会适时参加接待 和谈判。3、验货为主，顺便了解公司最新发展情况。这样的客户通常已 经和我们公司开始有了订单的合作基础。来访的主要目的是对我司的 产品质量和品质实行进一步确认。同时，手中有一定的新项目，如果 谈的愉快，新项目生成的可能性极大。这类客户往往会被我们的业务 人员及相关领导忽视，因为客户此前已经来访过，而且大家合作正常 实行，但我们往往会忽略客户新项目的生成。4、投诉为主，顺便对我们公司实行深入考察。这样的客户使我 们最想接待但又最怕接待的客户。想，是因为他确实是一个很好的合 作伙伴;怕，是因为我们此前有对不住客户的地方，担心谈不好会伤害 并可能丢失了客户。但，这样的客户，我们恰恰必须要充分重视。5、双方公司实行基本的人际沟通。这样的客户来访往往是顺道 而过，来之前或许也没有预约。这样的客户和咱的关系已经很铁了。 来一下仅仅增强沟通，顺带看看正在合作的订单运转情况。二、客户来访之前的准备工作一旦确认客户来访，我们的业务人员必须认真、细致地做好相关 准备工作，针对客户来访目的，我们必须根据公司相关流程和制度， 针对性地做好安排：1、了解客户对于老客户来访，我们不需要对客户实行深层次的了解。但对于 新客户来访，我们必须慎重，必须详细了解清楚客户的实际状况和来 访的真正用意。如果发现客户公司实体并不存有或者是和我司的产品 相似的制造型企业，我们必须谨慎对待客户来访。所以，客户调查是 非常重要的，业务人员必须通过网站查询、客户沟通等方式认真填写 表 1.2、邀请函及相关来访入境手续在客户确定来访后，业务人员必须和客户详细沟通，了解客户是 否需要我司制作来访邀请函，以便客户顺利办理 VISA 卡。有的国家还需要我们协助提供相关其它证明材料如：我国政府部门需要审核对方 的资信情况身份情况等材料，那么我们的业务人员应该在客户确定来 访前协助办理，以便客户顺利入境。3、客户的行程安排在确认客户来访后，业务人员应充分了解客户此次来访的行程安 排，客户通常情况下不会仅仅因为拜访我们公司而进入中国。一般是 同时考察几个供应商，或者是展会结束来访，所以，业务人员应该事 先和客户沟通确认好。如果客户在考察过我们后还要到其他中国供应 商考察，应该协助客户做好相关联系和对接工作。4、航班、用车、酒店、住宿等信息确认客户确认来访并已经办好 VISA 卡后，通常会告诉业务人员准确 的航班信息，这时，我们的业务人员应主动联系客户，尽量让客户不 要直飞上海，能够通过香港转机到南京，这样一来能够节省我们接机 的时间，二来能够为我司节省一定的用车费用。航班信息确认完毕后，要同时询问客户是否需要我司代为预定酒 店，以便安排住宿。酒店住宿费用通常由客人自行支付，但我们的业 务人员应主动询问并协助客户预定酒店。客户来访之前，业务人员必须根据来访客户数量提前两天填写用 车申请单交行政部，以便及早安排好车辆接送客户。见表 2：5、参与接待人员对接根据前期的沟通，业务人员应该基本上能够了解客户此次来访需 要洽谈的主要内容，为此，业务人员应提前一天和相关技术人员及相 关领导做好沟通，并请相关技术人员在接待时给予协助和支持。同时， 应提前将客户来访信息汇报给部门经理及外贸部副总，以便准确把握 客户意图，保证洽谈进程顺利实行，并对相关可能出现的问题加以分 析和判断。更为重要的是客户来访前应根据客户级别相对应知会部门 负责人、总经理或副总经理，以确定参与谈判的人员。如需要董事长等高层领导参加，必须提前 2 天书面告知总经办，以便确认董事长等 高层领导是否能够参加。6、资料准备客户来访前，业务人员应事先认真整理好和该客户沟通过的相关 资料，如：洽谈合作的产品情况、价格情况、技术改进情况、模具开 设情况等等。以及与该客户往来的重要传真、EMAIL、相关合同、报价 及其他重要资料。相关产品的技术参数、使用说明等应事先与研究院 或技术部门相关人员联系以确保无误。并就这些信息和部门经理及外 贸部副总实行事先沟通，以促动谈判的顺利实行。更重要的是，在谈 判前，业务人员应对拟洽谈合作的产品情况实行充分了解，以便谈判 现场能够迅速反应并随时回答客户的相关提问。7、会谈必备用品准备客户来访的前一天，业务人员必须事先告知行政部来访人数、需 要准备的矿泉水、咖啡、样本、水果、纸杯、便签纸、笔等需求数量， 展厅使用时间，多媒体教室使用时间，会议室使用时间，是否需要国 旗、礼品、横幅/欢迎牌及其他要求，以便行政部做好会议准备工作。 行政部必须在客户进入会议室前 10 分钟必须把会议室空调打开，并将 所有准备资料和用品准备到位。8、备用金准备为保证客户来访期间的资金使用充足，业务人员应根据来访客户 数量、到达时间等信息事先按照相关手续从财务部预借部分备用金， 以便招待客户途中简餐或其它特殊用款。9、就餐准备客户来访之前应根据客户在我司考察的时间情况合理安排就餐， 如果客户当日返回，中午应该宴请客户，并有部门经理或外贸部副总 参加。如果客户次日或隔日离开，午餐应从简，由业务员本人陪同客 户外出或在公司餐厅就餐，晚餐则应有部门经理或外贸部副总参加或公司其他领导参与宴请客户，宴请酒店地点应事先和外贸部副总沟通 好以便外贸部副总安排后援部及早做好预定。三、会谈流程客户来访的整个会谈进程主要分为观看录像了解公司的发展历程、 参观展厅、企业情况 PPT 介绍、项目合作讨论等部分，这几个部分能 够相互交错或同时实行，但需要注意以下几点：1、客户落座及所有参与接待人员坐定后，主接待业务员(该客户 对应的业务人员，同时也是会议的主持人)应起身先做自我介绍，然后 按照职级依次向客户介绍我司参与接待人员，介绍完毕后再用中文依 次向我司领导介绍客户方代表，如果客户方只有 1 人，就不需要介绍 了。2、人员情况介绍完毕后，主接待业务员应介绍并说明整个会谈 的主题。在主接待业务员介绍和讲解期间，配合接待的业务员(次接待 业务员)应随时做好翻译协助，以便我司相关人员能够理解。3、对于公司介绍，如果没有录像资料介绍，由主接待业务员统 一按照已经审核确认的 PPT 资料向客户演示并讲解;讲解过程中要认真 听取客户随时提出的疑问并给予准确解答。没有把握的应请相关在场 领导给予解答，并同时做好翻译协助。4、新来访客户通常在主接待业务员介绍完毕后会介绍该公司的 相关情况，主接待业务员应做好对应翻译工作。5、项目洽谈，能够在会议室实行，也能够在引领客户参观展厅 期间同时实行交流与沟通。项目洽谈过程中，应建议公司相关高层领 导以适当方式回避，以保证公司领导的最终决定不收谈判内容的影响。 即便项目洽谈在展厅有过讨论，最终的项目确认仍必须在会议室实行。6、会谈全部进程之中，次接待业务员应随时做好会议洽谈全部 内容的详细记录和整理工作，会谈结束后，次接待业务员应立即做好会谈纪要，并请客户和主接待业务员审核确认，双方签字各保留一份 正本。会谈纪要的英文模板如下：7、客户接待的全过程中间，次接待人员应随时协助提供茶水、 咖啡、饮料、资料、辅助设备、辅助人员等的补充工作，同时实行现 场图片的拍摄及录像工作。四、会谈后续工作1、会谈结束后，次接待人员应清理好会议室并将相关资料设备 交还给相关部门。2、主接待业务员应陪同客户共进午餐或晚餐。通常情况下，客 户如果在我司吃晚饭，午餐应以简单的工作餐招待。和客户共进晚餐 的情况下，应有相对应部门经理或副总参与，重要客户应事先邀请公 司高层领带参与。并在晚餐前赠送礼品给客户。如果客户需要在午餐 后离开，午餐应视为正餐，按照相对应标准招待。3、主接待业务员应随时保持和行政部的沟通，以保证用车的顺 利，决不可因我司人员疏忽导致客户久等或不能正常用车。并即时安 排将客户送至相对应的火车站或机场。五、访问后期工作1、客户访问结束的第二天，主接待业务员应即时将双方确认的 会谈纪要翻译成中文，并于当日和相关生产、技术、研发部门就相关 技术问题、交货期等信息实行确认，需要下达生产、改进、开模、研 发等任务通知的应在两个工作日内下达完毕。2、客户访问结束后的第二天，应立即整理出 1 份内容详细并包 含会谈纪要附件的答谢信给客户，并抄送客户方所有来访人员及我司 参与接待的外贸部相关领导。同时将我司技术人员提供的相关改进、 开模、研发等的最新信息告知客户，以便客户即时掌握和了解我司的 反馈信息，同时明确洽谈中未决事宜的完成时间表及重要事项。邮件 中能够将客户来访时的相关照片一并发送给客户。注意：为防止邮件过大堵塞客户邮箱，所有照片应复制到 WORD 并压缩后以文档形式发出， 应确保整个邮件容量不超过 1MB。六、注意事项1、客户接待从最初的联系准备到接待结束到后续工作推动整个 过程中，主接待业务员应完成各相关表格的填写，并于后续工作正式 推动的第二天提交给外贸部副总备案留存。2、相关客户接待礼仪要求、用餐礼仪要求、业务谈判礼仪要求 等知识各位在学校和前期的工作中都有所涉及和了解，在此不作详细 讲解。不清楚的能够上网查询。如有必要，我们将在以后的培训中专 门讲解。篇三为认真做好农十师成立 50 周年庆祝活动相关会务及接待工作， 确保庆祝活动顺利实行，根据师党委关于农十师成立 50 周年庆祝活 动的安排意见及会务接待组分工职责，特制定本工作方案。一、基本原则全面树立细节决定成败的理念，对相关工作认真实行分解、量化，周密部署、细致安排，确保全面完成大庆筹委会办公 室安排的各项工作任务，让领导满意、让嘉宾满意、让职工群众满意。二、工作机构组长：石心农十师党委办公室、办公室主任副组长：徐群英农十师党委办公室、办公室副主任，机关事务管 理局局长李慎农十师机关事务管理局副局长张勇农十师北屯医院副院长张振新农十师卫生监督所副所长 成员：师办公室、师机关事务管理局相关人员。 三、工作职责 负责大庆各种集会和组织协调;负责大庆活动期间的接待和后勤 保障工作。具体负责： (一)负责庆祝活动期间庆祝大会、招待会、各界人士座谈会的会 务安排及接待工作。 (二)负责各类会议的会场布置和组织工作。 (三)负责合影活动。 (四)做好代表出席各类会议和活动的组织联络工作。 (五)负责各种票证制作和发放。 (六)负责组织、协调庆祝活动赠送的纪念品的设计、制作和采购， 提出纪念品的分配方案。 (七)做好宾客的迎送、住宿、乘车、参加各类庆祝活动等具体接 待事宜。 (八)组织好庆祝活动期间各宾馆、餐厅、招待室和会议室、活动 场所的食品安全、供电、供水、通信保障工作。 (九)培训接待工作人员及承担接待任务的宾馆服务人员，做好协 调指导工作。 (十)负责大庆活动期间嘉宾的医疗保健、食品检验工作。 (十一)负责大庆办的值班。 (十二)完成筹委会及办公室安排的其它工作任务。 四、具体任务(一)会场布置 1.负责庆祝大会主席台搭建及座区安排。 (1)重点做好会场以及主席台、贵宾席、嘉宾席的布置。会同秘 书组做好座区标牌、桌签的设计、制作、摆放。主席台铺设红地毯。 (2)做好大会主席台鲜花摆放，摆放的形式为主席台前端一周摆 放鲜花。主席台后摆放高大绿色植物。 (3)根据会场实际情况，设立自由观众区，与会场用明显隔离标 识隔开。 (4)向与会人员每人发放太阳冒一顶、T 恤衫一件、轻气球一个 (按座区分为不同颜色，印统一纪念标识)、矿泉水一瓶。 (5)统一购买高、中、低塑料方凳各 1000 个,共 3000 个。主席台 使用机关会议室椅子。 (6)会标： 主会标：“庆祝兵团十师成立 50 周年大会”; 庆祝大会会场悬挂 4 个气球竖标：(拟定标语) “感谢社会各界对十师屯垦戍边事业的大力支持” “深入学习实践科学发展观，实现十师经济社会又好又快发展” “发展壮大十师，致富职工群众，增强戍边实力” “十师与阿勒泰各族军民同呼吸、共命运、心连心” “加快优势资源转换，推动十师科学发展” 师机关办公楼前横标：“热烈庆祝兵团十师成立 50 周年”; 宾馆楼前横标：“热烈欢迎各级领导莅临我师检查指导工作准备工作：会同宣传组拟定会场布置方案;统一购置并向与会代 表发放太阳冒、T 恤衫、塑料凳;准备轻气球及竖标;协调绿化环卫处提 供并摆放鲜花;协调纪委、宣传部、发改委、民政局、建设局、教育局 及文化中心布置会场;协调公安局派 2 名武警晚间看守会场。责任人：石心工作人员：徐群英、李景丽、李慎、冯树林、秘书科工作人员。2.做好会场服务和音响保障等工作。会同宣传组负责好庆祝活动期间主会场、座谈会、宴会等音响保 障工作。由宣传组安排文化中心专人实行技术保障。准备工作：准备音响设备;准备庆典活动所需国歌、国际歌及其 他音乐、歌曲等磁带或光碟。责任人：李慎工作人员：秘书科工作人员，文化中心专门技术人员。3.做好燃放鞭炮工作。燃放的地点在主席台前两侧。准备工作：购买鞭炮，安排专人。责任人：徐群英工作人员：李慎、冯树林等其他管理局人员(二)会议报到安排各相关部门要配合师办公室做好与会人员的联络和接待工作。要 派专人具体负责相关人员的报道，发放会议须知、票证、纪念品 等，统一办理入住手续。其中：1.阿勒泰地委、行署、军分区领导;十师在职副师级以上领导。 由师办公室具体负责。联系人：朱荣强2.调离十师的副师级以上在职领导。 由组织部具体负责。联系人：罗新娟 3.十师副师以上离退休老领导;老红军、老八路、老解放代表。 由师老干局具体负责。联系人：任署疆 4.劳动模范和先进工作者。 由师工会具体负责。联系人：周风雷 5.团场代表。 由师农业局具体负责。联系人：王军 6.企业(公司)代表。 由师国资委具体负责。联系人：付婷伟 7.事业单位代表。 由师直工委具体负责。联系人：吴建民 8.师机关代表。 由党委政研室具体负责。联系人：张磊 9.检法公司代表。 由师政法委具体负责。联系人：杜向前 10.民主党派人士、宗教人士及其它统一战绩方面的代表，民营 企业代表。 由师统战部、工商联具体负责。联系人：丛惠 11.民兵代表。 由师武装部具体负责。联系人：周玉琳12.六县一市代表 由国土局具体负责。联系人：马清义 12.北屯驻地单位代表。 由民政局具体负责。联系人：蔡震 13.从职业技术学校抽调 20 名礼仪人员，分配具体工作任务，配 合搞好大庆活动期间接待服务工作。 由文联具体负责。协调职业技术学校对礼仪人员实行必要的礼仪 培训。联系人：张军旗 总责任人：石心 工作人员：徐群英、李景丽、赵燕娟、秘书科工作人员，宾馆工 作人员。 (三)与会人员合影(约 230 余人) 1.时间：20XX 年 8 月 16 日北京时间 09：30; 2.地点：师机关办公楼前 3.参加人员： (1)参加庆祝大会的阿勒泰地委、行署、军分区领导; (2)师领导; (3)师老领导(副师级以上); (4)师机关各部门主要领导; (5)各团场、企事业单位党政主要领导; (6)受表彰的师劳动模范、先进工作者，师老劳动模范、先进工 作者代表;(7)民主党派人士、宗教人士及其它统一战绩方面的代表、民营 企业代表 10 人。准备工作：拟定合影人员座次表;搭架合影人员站台;由各接待负 责部门分别通知参加合影人员;联系摄影师。责任人：徐群英工作人员：李慎、郭贺凯、王春英。(四)欢迎嘉宾及劳动模范等入会场1.时间：09：40 合影活动后2.地点：列队欢迎仪式从文化广场入口处到主席台。3.参加人员：沿广场西侧，鼓乐队和学生(各 40 名)相对各列一 纵队欢迎嘉宾，学生手中持红色小国旗。准备工作：联系确定北屯中学鼓乐队和北屯中学中小学生;准备 小国旗(50 面);4 名礼仪人员分别引导合影人员从师机关到广场入口处 及主席台、座区。2 名礼仪人员和 2 名医护人员在会场为老干部和其他 与会人员机动服务。责任人：徐群英工作人员：李慎、郭贺凯、王春英。(五)会议食宿安排师现有三以上宾馆 2 家，为北屯宾馆，电力大厦，总接待水平 280 人左右。预计可满足接待需求。各与会人员均在所下榻的宾馆(酒 店)统一用餐。师级老领导、各师代表领队安排单间，其它人员安排双 人间。宾馆设医疗室，医务人员 24 小时值班。每人每天伙食标准 50 元。准备工作