公司行政办公管理制度与流程课件.doc

2019年12月24日行政部-办公事务管理制度与流程(草稿) 目 录行政办公事务管理组织机构图01公文处理办法、流程、表格02-25文档管理办法、流程、表格26-43名片管理办法、流程、表格44-46固定资产低值易耗品、办公用品管理办法、流程、表格46-54贵重物品管理办法55-56商业秘密保护办法56-63 印章使用与管理办法、流程、表格64-79医院员工互派学习及公司外来人员学习管理规定、流程、表格80-86关于人才引进奖励办法87-88证照管理办法、流程、表格89-91公司车辆与司机管理办法、流程、表格92-103公司驾驶员管理办法104-108员工宿舍管理办法109-112差旅费开支管理办法、流程、表格113-120公司手机号及通讯费管理办法121-122业务招待费使用管理办法123-127法律事务工作管理办法128-130合同管理办法131-134员工福利（礼金、慰问金、孝工资）管理方法135-137考勤制度、流程表格138-148节假日值班制度149会议管理制度150-154181 / 187物资采购制度155-163 先进办公室和优秀办公室工作人员评选制度164公司报表管理制度165 行政办公管理组织架构图总裁 副总裁总裁办 唐山医院天津医院沈阳医院徐州医院内蒙古医院黑龙江医院北京医院网络科技有限公司河南医院北京医院办公室办公室办公室办公室办公室办公室办公室办公室办公室办公室公文处理办法第一章 总则第一条 根据国家公文处理的有关规定，并结合北京管理有限公司（以下简称公司）的实际情况，制定本办法。第二条 本办法所称公文是指公司及下属机构在经营管理活动中撰写和使用的或机关、团体、企事业单位传送给公司的各类公文。第三条 公司办公室负责和协调公司的公文处理工作，主要任务是：(一)对公司公文处理工作进行指导和培训；(二)统一收发、拟办、传递系统内外单位发送给公司的所有公文； (三)负责公司名义公文的核稿、报批、缮印、盖章、发送；(四)负责各类公文的立卷、归档、借阅、回收等管理工作。(五)公司办公室设专人负责公司各类公文的处理工作；公司其他部门也应指定人员负责对本部门职责权限内公文的处理工作。第四条 公文处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，按照行文要求和公文处理规定进行，做到及时、准确、安全。第二章 公文种类第五条 公司常用的公文种类有：(一)请示，用于向上级单位请求指示和批复事项的文种。(二)申请，用于向上级管理单位或职能部门请求批准事项或要求的文种。(三)报告，用于向上级单位汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级单位查询的文种。 (四)通知，用于发布规章制度、任免干部、部署工作、转发主管单位、含隶属关系的管理单位的文件或主管领导的批示、批转下级单位的公文的文种。(五)批复，用于答复请示、申请事项的文种。(六)规定，用于对某一具体事项做出安排，要求有关部门、人员遵照执行的文种。(七)决定，用于对重要事项做出决策和安排的文种。(八)决议，用于经会议讨论通过的重要决策事项的文种。(九)意见，用于对重要问题提出见解和处理意见，阐明公司指导原则的文种。(十)通报，用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况、介绍工作经验的文种。(十一)会议纪要，适用于记载和传达会议决定事项、主要精神，要求与会单位共同遵守、执行。主要有董事会会议纪要、总裁办公会纪要、总经理办公会纪要。各类会议纪要，需简明扼要、精练准确，由办公室整理印发的文种。 (十二)函，用于彼此无隶属关系的公司内部各单位之间相互商洽工作、询问答复问题，公司或公司部门向业务协作关系单位提出要求或答复的文种。 (十三)合同(协议)，公司或被授权的业务单位或部门按合同法等有关法规，与公民、法人或其他经济组织之间签署的应承担民事责任的法律公文。 第六条 文件划分，公司在经营管理过程中形成的各类文件作如下划分：(一)凡属下列事项可以公司名义行文，文头用“北京祥云医院管理有限公司文件”：属于重大的或涉及整个公司的事项，向上级各部门的请示、报告；与上级各部门的联合行文；编制、制定公司年度综合计划及中长期发展战略；发布公司有关重大事项的规定、决定、决议、意见等；涉及所属企业的管理体制、机构编制、人事任免、重要问题处理等重大事项；其他重要事项的行文；(二)凡属下列事项可以办公室名义行文：属于一般事项，向上级对应部门的请示、报告；公司范围内的一些具体工作；公司会议及具体事项的通知；其他须以办公室或业务部门名义行文的事项； (三)凡属下列事项也可以公司名义行文：按照公司职能规定，属于部门具体业务，需要指导下级单位或对口部门开展工作的；其他须以各部门名义行文的事项。第三章 公文格式第七条 行文格式。正规公文的格式一般由秘密等级、紧急程度、发文单位(文头)、发文字号、签发人、红色反线、标题、主送单位、正文、附件、发文单位署名、成文日期、印章、主题词、抄送单位、印制单位、印制日期等组成。公司发文分上行文：请示、报告；下行文分：通知、通报、决定、决议、批复。(一)涉及公司秘密的公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”，并标明份数、序号。(二)紧急公文应当根据紧急程度，分别标明“特急”、“紧急”。(三)发文单位应当使用全称或规范化简称；联合行文，主办单位应当排列在前。文头字一律套红印刷。文件文头与正文用红色反线隔开。红色反线上方留三分之一天头的为上行文头；留四分之一天头的为下行或平行文头。(四)发文字号，包括单位代字、年份、序号。年号一律要全称，不能写为后两位数字，并且用方括号，不能用圆括号()或尖括号。总公司发文统一格式为“祥云医字年份号”，号不以“0”作为虚号。(五)上报的公文，应当在首页附：发文签。(六)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并表明文种。标题中除法规、规章用书名号外，一般不用标点符号。(七)主送单位，一般写在公文标题之下，正文之前，后加冒号，主送单位的全称、特称、单称，均应使用统一的表达形式，不能随便排列。(八)公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。 (九)成文时间一般以负责人签发日期为准。(十)公文除会议纪要外，应加盖公章。公章加盖在成文日期之上，发文单位署名一般省略不写。联合发文单位都应加盖公章。主办单位的印章应排列在前。(十一)公文主题词由表现公文内容归属、主题内容的词或词组和表现公文形式特点的词组组成。按先“内容”后“形式”的顺序排列词目，每一公文标引主题词的数量一般不超过5个词或词组。主题词的位置在成文日期之下，阅知范围之上。第八条 合同(协议)的格式按照公司合同管理办法执行。第九条 公司公文用纸幅面规格采用国际标准A4型。第四章 行文规则第十条 公司及公司各部门的行文关系，应当严格按照各自的隶属关系和职权范围确定，统一按公司名义下发。第十一条 向下级单位的重要行文，应当同时抄送上级单位。第十二条 各部门未经公司主管行政副总裁审阅、总裁签批同意，不得擅自向下行文。第十三条 请示应当一文一事；一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级单位。除领导直接交办的事外，“请示”不得直接送领导个人。第十四条 报告中可以提出意见或建议，但不得夹带请示事项。第五章 收文办理 第十五条 收文办理一般包括签收、登记、拟办、批办、分送、传阅、承办、催办、查办、存档等程序。收文编号分为单位X字年份号。 第十六条 签收、登记、拟办、分送由办公室负责。签收时应注明时间、份数、急缓程度；拟办时要附公文处理单，并签注拟办建议。第十七条 对传阅公文、资料，应速传速阅，一般不得超过两天，并注明传出时间。加急件应随到、随传、随阅，必要时可集体阅读。对需送几位领导传阅的公文，办公室应按领导排序由前向后递送。办理公文传阅、传批的办公室人员应随时掌握公文去向并予以记录。除领导另有指示外，不应将公文在领导之间自行传递。第十八条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应明确签署意见、姓名和审批日期。其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示阅知。第十九条 对所属企业上报的需要办理的公文，各部门应进行审核。审核的重点是：是否应由本部门办理；内容是否符合公司规定；涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范，是否符合行文规则。对符合规定的公文，公文办理者应及时处理公文，对不属于本部门职权范围或者不适宜由本部门办理的，应当迅速退回办公室并说明理由。第二十条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应主动与有关部门协商。 第二十一条 根据办理公文件件有着落、事事有交代的要求，建立三类催办制度，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办，使催办贯穿于公文处理的各个环节。(一)凡送公司领导批示的公文、下属医院与网络公司送隶属管理机关的公文和总裁办公会、公司周例会等上交办的事项，由总裁办负责催办；(二)公司各部门承办的公文和申报的公文由各主办部门专人负责催办。第六章 发文办理第二十二条 发文办理一般包括拟稿、审核、签发、翻译、缮印、校对、用印、登记、分发等程序。第二十三条 草拟公文应当做到：(一)符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定，符合上级单位或领导的工作指示，并同现行有关公司规章制度相衔接。如提出新的政策规定，应加以说明。(二)情况确实，观点明确，条理清楚，层次分明，文字精练，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。(三)公文起草时，有关人名、地名、数字、引文必须准确。引用公文应先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日，日期使用阿拉伯数字。在使用简称时，应先用全称，再加以说明。(四)公文的正文层次可以为多层：一级标题为“一”（使用黑体，不加粗）；二级标题为“(一)”（使用楷体）；三级标题为“1”（使用仿宋体）；四级标题为“(1)”（使用仿宋体）；五级标题为“”（使用仿宋体）。 (五)公文必须使用国家法定计量单位。(六)公文中的数字，除成文时间、部分层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应一律使用阿拉伯数字。代表数量金额的数字，应加逗号分隔符、金额单位、币种。(七)文稿送签时，若有需要向主管领导说明的事项，应另外附简要的说明，随文稿一并送审。第二十四条 公文有些内容如涉及公司内部其他单位的职权，主办单位应事先与其他有关部门主动协商并会签；若有不同意见，应报请主管领导裁定。对于不同意见未协商一致、又未经主管领导协调裁决的问题，一律不得上报、下发公文。第二十五条 公文的签发事宜由办公室负责承办。在送领导签发之前，先由办公室进行审核。审核的重点是：一、是否需要行文；二、是否符合国家的法律、法规、方针、政策及有关规定；三、是否与有关部门进行协商、会签； 四、文种使用、行文格式等是否规范；五、是否条理清楚，层次分明，文字精练，书写工整，标点准确。对不符合规定的上报公文，办公室应退回呈报单位，并告知要求改正的部分。第二十六条 公文拟稿后，按以下规定签发：(一)以董事会名义发文，由董事长签发。(二)以公司名义发文，由总裁签发。 (三)以下属分公司名义发文，由总经理签发。根据公司授权规则的规定，凡有权人明确授权的，被授权人也可签发。第二十七条 签发人在批签时，应表明同意与否，并签署姓名和日期。其他审批人圈阅，则视为同意。第二十八条 草拟、修改、审核、批阅、签发公文，用笔用墨必须符合存档要求，不得使用圆珠笔、铅笔、彩色笔和纯蓝墨水笔。不得在文稿装订线外书写。第七章 公文流转程序第二十九条 公司各部门接收的各类公文（包括电子、纸质资料），必须在第一时间交办公室，由办公室登记接收并进入公文流转程序。第三十条 公文运转要严格按程序办理。凡是送公司领导签批的文稿、文件，一律通过办公室登记，并附公文处理单，不要直接呈送领导个人，由办公室核稿后，按领导分工报送或提请有关会议集体讨论决定，应克服“后门文件”和“公文逆运转”等混乱现象。公司正规公文发文的程序是：拟稿者起草公文并填写发文稿部门负责人审核有关部门会签(如有必要)办公室核稿领导签发办公室排版缮印办公室盖章发文归档。第三十一条 以公司名义对外签署的合同(协议)等公文需要经有关部门会签，才能送领导审批后盖章。程序是：有关部门准备好合同(协议)公司内部审核送律师审核按律师意见修改填写合同(协议)盖章审批单，并负责办理律师审核签字办公室阅核、签字(修改前后的合同或协议、律师签字审批单、律师修改意见等四份文件)财务负责人阅核、签字领导批示经办部门到办公室盖公司章送交有关单位。第三十二条 工作签报和电话记录作为非正规公文，按以下程序办理：起草者填写有关表单办公室或部门负责人签字办公室编号、登记有关部门负责人提出拟办意见送领导批示有关部门办理归档。第三十三条 公司各部门需请求公司职能部门或公司领导给予有关支持的申请、请示，以审批单形式按以下程序报送相关部门。相关部门有权决定的，直接答复提出要求的部门；超权限的，应提出拟办意见通过办公室报主管领导决定：(一)涉及人事、薪酬、福利、编制、培训、出境的公文直接报送公司人力资源管理部； (二)涉及资金调拨、预算管理的公文直接报送公司财务管理部：(三)涉及有关法律事务的公文直接报送公司办公室(法律)；(四)涉及以公司名义作广告、购置信息技术设备等实物资产的公文直接报送公司总裁办公室；(五)凡涉及两个部门及以上的、无法确定主办部门的申请、请示送办公室处理。第八章 归档与销毁第三十四条 公文办完后，应当根据章程和有关规定，及时将公文审定签发后的终稿、印刷后的正本和有关材料整理立卷。电报随同文件一起立卷。第三十五条 公司领导责承有关部门办理的公文应及时到办公室办理借阅手续，及时归还，以免遗失。第三十六条 公文归档，应当根据其相互联系、特征和保存价值、期限整理立卷，要保证档案的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，以便于保管和利用，一年归档一次。第三十七条 联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其他单位保存复制件。第三十八条 公文复制为正式文件使用时，视为正式文件妥善保管。第三十九条 案卷应当确定保管期限。个人不得保存应当归档的文件。第四十条 没有存档和存查价值的文件，经过鉴别和领导人批准，可以定期销毁；销毁秘密公文，应当进行登记，由两人监销，保证不丢失、漏销。第九章 附则第四十一条 公文用印按照公司印章使用与管理暂行办法执行。第四十二条 本办法由公司办公室负责解释。第四十三条 本办法自下发之日起执行。公文处理办法流程图下发公文办理流程图办公室下发公文盖章缮印 报批办公室核稿存档核对接收 办公室签收、登记（急件、特急件随到随办）接收公文办理流程图审 核拟 办传阅分送公司领导批示办复查办催办承办来文机构回复存档会签文件流转流程图办公室、批转、拟办意见办公室登记、分类办公室签收公文 公司领导阅办会签法务分送总裁批办办公室督办承办部门承办部门行政办公室公文处理办法格式（附件1-9）附件：北京管理有限公司红头文件格式 北京管理有限公司 文 件 字 号 北京管理有限公司 二一三年X月X日主题词： 发： 印发 附件：北京管理有限公司便函格式北京管理有限公司便函 祥云便函 号 北京管理有限公司 年 月 日 函 告 主题词： 发： 北京管理有限公司总裁办公室 印发附件：北京管理有限公司会议纪要格式公司会议纪要（模板首页）签 发：审 核：核 稿：拟 稿：会 议 纪 要（第X期）总裁办公室 XX年XX月XX日内容：公司XXXX年第XX季度总经理运营会议纪要发送：公司各部门、下属各医院、网络天下 公司会议纪要（模板内页）对内公开公司通报年 第 期总裁办公室 年 月 日 内容： 附件：北京管理有限公司各部门会议纪要格式会 议 纪 要会议名称：会议时间： 会议主持：公司参会： 记录整理：主要内容： 年 月 日附件：北京管理有限公司内部文书阅办格式北京管理有限公司文书阅办笺来文机关： 来文字号： 收到时间： 年 月 日份数： 份 附件：标题： 拟办意见： 月 日行政副总裁批示：总裁批示：阅者签名：附件：北京管理有限公司各部门发文签批格式北京管理有限公司发文签发文号 密 级缓急程度标题主送 抄送拟稿人： 年 月 日部门审核： 年 月 日公司领导审核签发： 年 月 日主题词 校对发文日期印数附件：北京管理有限公司便函发函签批格式 北京管理有限公司（函）发文签祥云医 便函 号秘级缓急程度 标题主送 抄送拟稿人： 年 月 日部门领导审核： 年 月 日公司领导审核： 年 月 日主题词：校 对发文日期年 月 日印 数附件：北京管理有限公司接收外来上行文呈报处理格式 北京管理有限公司办文稿纸收文时间来文机关文件号文件标题 总裁办拟办意见领导批示承办部门办文情况办结时间附件：北京管理有限公司对下属单位发红头文件签批格式 北京管理有限公司红头文件发文稿纸*文件标题： *拟稿单位： *撰稿人： *修改人：*送审日期： 审核人： 缓 急：*文件序号：密级及其保密期限：定密依据：*附件：无*主题词： *印刷： 校对： *份数：*发文范围：主报单位： 抄送单位： *公司领导签发意见：年 月 日 附件：下属单位上行文格式 xxxx医院管理有限公司文 件 X字 号 关于 的请示（汇报）正文 附件：. 二0一一年三月十八日附件： 档案文件管理办法第一章 总则第一条 为北京管理有限公司(以下简称公司)档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制订本办法。第二条 公司及各部门、员工均有保护档案的义务。第三条 档案工作实行办公室统一领导，各部门分级保管、分级查阅的原则。第二章 归档范围第四条 本办法所称的档案是指：公司的战略规划、年度计划、统计资料、网络技术、品牌策划、市场营销、后勤管理、行政纪要、经营管理、医药护技的论著、发表期刊杂志、管理制度和流程、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、聘任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等文件材料。第五条 档案具体包括公司从工商登记注册起,各级部门及员工从事策划、宣传、经营、管理等活动中所直接形成的对企业有留存价值的各种文字（下发的红头文件；向上级机关申请、汇报的上行文件；办院初期的所有申报材料及上级批复；医院在经营、医疗活动中制定的重要管理办法及发生的大事记；）、图表（装修、基建等图纸文件、中层以上人员信息表）、账册（财务预算及决算材料）、凭证、报表（业务周报表、业务月报表、员工花名册）、技术资料、电子声像资料（各种集团级重要会议的文字、图像及录音资料）、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 第六条 档案保存年限表组织档案保存年限表档案分类档案名称保管期限备注存档单位组织类有关公司章程类的档案永久由董事会秘书保管公司档案室股东会的档案永久由董事会秘书保管公司档案室股东名册、股东印鉴簿、出资证明书永久由董事会秘书保管公司档案室董事会档案永久由董事会秘书保管公司档案室行政档案保存年限表档案分类档案名称保管期限备注存档单位行政事务公司下发行政红头文件档案永久由总裁办保管公司档案室公司行政文书档案10年由总裁办保管公司档案室公司接收上行文档案10年由总裁办保管公司档案室重要会议资料档案（图片、文字纪要、视频光盘）永久由总裁办收集公司档案室公司制度/工作流程/汇编档案永久由总裁办收集/修订公司档案室医院制度/工作流程/汇编档案永久由总裁办收集/保管公司档案室总裁个人资料档案永久由总裁办收集/保管公司档案室社会行为外事活动资料档案（商会资料、政协资料、企业联盟等）永久由总裁办收集/报管公司档案室投资战略资料档案（调研报告、可行性研究报告、筹备计划、实施方案、投资预算等）永久由总裁办收集/保管公司档案室下属单位周、月、季报表、计划和总结10年总裁办收集/保管公司档案室部门计划、总结、预算5年总裁办收集/保管公司档案室经营档案保存年限表档案分类档案名称保管期限备注存档单位经营业务医院经营方案（各大病种治疗方案）档案永久由医疗中心收集公司档案室医院经营部绩效考核档案10年由医疗中心收集公司档案室医院经营部月、季、年（报表、总结、计划）档案10年由医疗中心收集公司档案室专家聘用合同档案永久由医疗中心收集公司档案室专家证件资料档案永久由医疗中心收集公司档案室专家保险年限（险种）资料档案永久由医疗中心收集公司档案室医院经营部管理制度汇编档案永久由医疗中心收集/修/保管公司档案室医院经营部工作流程汇编档案永久由医疗中心收集/保管公司档案室医院经营部培训会议资料5年由医疗中心收集/保管公司档案室医务部档案管理保存年限表档案分类档案名称保管期限备注存档单位医务部医务部规章制度及职责永久由医务部收集存档公司备份医保办公室管理制度永久由医务部收集存档公司备份病房管理规章制度永久由医务部收集存档公司备份病案管理规章制度永久由医务部收集存档公司备份针灸理疗科规章制度永久由医务部收集存档公司备份药剂科管理制度永久由医务部收集存档公司备份检验科管理制度永久由医务部收集存档公司备份放射科规章制度及操作规程永久由医务部收集存档公司备份B超心电室规章制度及职责永久由医务部收集存档公司备份疾病预防控制科规章制度及职责永久由医务部收集存档公司备份信息科规章制度及职责永久由医务部收集存档公司备份光疗、中药外洗科规章制度及职责永久由医务部收集存档公司备份抢救制度及流程永久由医务部收集存档公司备份教学办规章制度与职责永久由医务部收集存档公司备份科研论文集各部门院内或发行印发的医疗手册永久由医务部收集存档公司备份学术会议资料10年由医务部收集存档公司备份卫生常规检查资料10年由医务部收集存档公司备份医务部医保办培训会议资料10年由医务部收集存档公司备份培训班资料10年由医务部收集存档公司备份护理档案保存年限表档案分类档案名称保管期限档案收集存档单位护理管理护理部制度档案永久护理管理中心修订/收集公司档案室护理部工作流程档案永久护理管理中心修订/收集公司档案室护理部工作手册档案永久护理管理中心修订/收集公司档案室护理部活动（图片/视频）档案永久护理管理收集备份公司档案室护理活动策划案档案永久护理管理收集备份公司档案室护理重要会议资料档案5年护理管理收集备份公司档案室护理培训资料档案5年护理管理收集备份公司档案室护理评选档案10年护理管理收集备份公司档案室护理人事任免档案5年护理管理收集备份公司档案室护理部工作总结档/报表/报告/档案10年护理管理收集备份公司档案室护理部考核/检查/资料档案5年护理管理收集备份公司档案室信息部保存年限表档案分类档案名称保管期限备注存档单位信息部服务器等重要设备的文档说明3年信息部存档公司备份医院HIS信息系统电子文档永久信息部存档公司备份医院系统数据备份文件5年上交医院总经理公司备份医院内部帐号密码系统配置目录3年信息部存档公司备份医院信息系统故障应急方案永久信息部和医务部公司备份医院机房管理制度永久信息部存档公司备份医院计算机操作规范永久信息部存档公司备份市场部保存年限表档案分类档案名称保管期限备注存档单位市场部市场转诊医生信息永久市场管理收集备份公司备份异业活动合作联系人信息永久市场管理收集备份公司备份社区活动（社区负责人联系方式）永久市场管理收集备份公司备份每月市场报表分析3年市场管理收集备份公司备份义诊活动资料档案，活动计划5年市场管理收集备份公司备份市场工作制度档案 （公司/医院）永久市场管理收集备份公司备份公益活动协议的收集（公司/医院）10年市场管理收集备份公司备份针对竞争对手的资料收集2年市场管理收集备份公司备份市场对外宣传图片收集永久市场管理收集备份公司备份品牌档案保存年限表档案分类档案名称保管期限备注存档单位品牌部图片视频/类电子版档案（公司/医院）永久品牌管理收集备份公司档案室广告设计图（矢量版）电子版档案（公司/医院）10年品牌管理收集备份公司档案室策划方案电子版档案（公司/医院）5年品牌管理收集备份公司档案室活动总结电子版档案（公司/医院）5年品牌管理收集备份公司档案室活动设计文件（矢量）电子版档案（公司/医院）10年品牌管理收集备份公司档案室广告、活动、样报（电视小样）（公司/医院）5年品牌管理收集备份公司档案室企划品牌制度档案（公司/医院）永久品牌管理收集备份公司档案室广告公关合同档案（公司/医院）5年品牌管理收集备份公司档案室合作商资料档案（医院）医院品牌部保管医院档案室平面设计小样及矢量图（电子版）（公司/医院）5年品牌管理收集备份公司档案室公司及下属单位企业文化资料档案10年品牌管理收集修订公司档案室人力资源档案保存年限表档案分类档案名称保管期限备注存档单位人力资源中心公司及分公司组织架构图5年人力资源中心收集公司档案室人力资源全员制度汇编5年人力资源中心/修订/收集公司档案室公司及分公司人员全员花名册5年人力资源中心收集公司档案室公司及分公司员工手册5年人力资源中心/修订/收集公司档案室公司及分公司所属部门（计划与总结）5年人力资源中心收集公司档案室公司及分公司全员岗位说明书5年人力资源中心/修订/收集公司档案室劳动合同与返聘协议档案10年人力资源中心/修订/收集公司档案室简历（科室负责人及以上的）5年人力资源中心收集医院档案室简历（科室负责人以下的）5年培训档案（计划、实施、课件、结果、考核及参加人名单、流程、录像）10年人力资源中心收集公司档案室公司及分公司（奖惩）资料档案10年人力资源中心收集公司档案室人员调动档案（调岗、调薪等手续）10年人力资源中心收集公司档案室绩效考核（方案、评审、考核结果）5年人力资源中心收集公司档案室人力相关的商业合同档案（招聘网站合同、猎头公司共同、招聘会与培训公司合作合同等）永久人力资源中心收集备份医院档案室工资及社保档案永久人力资源中心收集备份医院档案室物流中心档案保存年限表档案分类档案名称保管期限备注存档单位 采购中心月、季度招标采购计划审批文件档案5年采购中心收集存档公司存档 备份设备到货验收记录5年采购中心收集存档设备、物资、药品申购计划5年采购中心收集存档药品调拨审批单5年采购中心收集存档药品验收入库记录3年采购中心收集存档部门工作计划、培训、总结3年采购中心收集存档设备、物资、药品等供应方资料永久采购中心收集存档部门文件管理及合同类管理永久采购中心收集存档部门章使用登记3年采购中心收集存档供应商调查、评估、考核评鉴过程记录及文件10年采购中心收集存档招标及其他方式采购过程记录及文件10年采购中心收集存档采购合同、协议及相关签订依据、谈判记录永久采购中心收集存档公司采购审计记录10年采购中心收集存档供应商资质文件资料永久采购中心收集存档采购计划、资金预算及执行资料永久采购中心收集存档与供应商日常业务往来函件永久采购中心收集存档询价、比价、议价、定价等单记录永久采购中心收集存档主要产品市场价格波动表永久采购中心收集存档后勤档案保存年限表档案分类档案名称保管期限备注存档单位后勤工程管理档案医院装修改造设计施工工程材料：设计院及图纸资料、施工方（各分包商：水电、管网、消防、外装改造、）资料、施工合同资料、永久医院后勤部收集/存档公司档案室电子存档备份装修改造竣工验收文件：项目竣工验收报告、工程设计图纸、工程施工计划、工程监理部门的报告、项目质量评审文件、工程审计文件、材料、决算报告、环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等验收审批文件、竣工验收会议决议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案文件永久医院后勤部收集/存档公司档案室电子存档备份车辆管理档案车辆：派车记录、行驶记录、年检记录、保养/修理记录、保险记录、燃油记录、行驶安全意识培训和检查资料永久医院后勤部收集/存档公司档案室电子存档备份员工食宿档案房屋租赁合同/物业对接材料永久医院后勤部收集/存档公司档案室电子存档备份食堂安全生产管理材料消防安全检查和培训资料后勤管理文件后勤部工作计划、总结医院后勤部收集/存档公司档案室电子存档备份后勤部培训计划、实施和总结后勤部规章制度、流程管理文件财务管理中心档案保存年限表档案分类档案名称保管期限备注存档单位财务中心经营核算的效益考核办法长期财务部收集存档财务中心备份费用报销暂行办法长期内部审计管理制度长期2013年度预算编制指引长期财务绩效考核细则及暂行办法长期财务预算长期财务预算培训内容10年财务规范培训提纲10年会计基础知识培训提纲10年资产负债表、收支总表、收支明细表、往来明细表、财务预算完成对比表、年度预算表、财务预算外资金支出审批表、付款计划审批表、公司货币资金核对账目回执表、总经理绩效工资审批表、月经营情况及预算执行情况对比表。永久会计档案按现行会计准则执行长期财务部收集存档财务中心备份网络公司档案保存年限表档案分类档案名称保管期限备注存档单位网络公司皮肤病知识培训由沈阳组收集存档公司备份优化编辑知识培训由沈阳组收集存档公司备份外联相关知识培训由沈徐州组收集存档公司备份各医院图片资料（专家、大楼、LOGO）由美工收集存档公司备份技术常用软件、工作日志由技术部收集存档公司备份第三章 档案机构及其职责 第七条 档案工作由公司办公室统一领导，办公室指派专人(档案管理员)负责对档案资料进行接收、收集、整理、立卷、保管。 第八条 公司各部门指定专人负责档案管理工作(即资料员)。第四章 档案的管理第九条 档案材料的收集：(一)建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限； (二)对遗缺不全的档案，采取不同措施，积极收集齐全； (三)及时将催办完毕的文件上交回收，在次年检查齐全后整理立卷归档。 第十条 档案的归档、立卷与管理：(一)区分全宗，确定立档部门(单位)。 (二)分类。依据档案来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。 (三)归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。 (四)案卷排列。立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录。 (五)整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写标题。 (六)对公司所有档案系统排列，确定保管期限，编制档案目录(卡片)，按一定次序排列和存放。 (七)每年对档案进行一次清理：清除不必要保存的材料、对破损和褪色的材料进行修补和复制。 第十一条 档案的保管：(一)防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全； (二)（公司或医院）设立专门地点或专用库房或专用文件库保存档案； (三)做好档案室的防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作。 第十二条 档案的鉴定： (一)从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别档案的价值； (二)确定各类档案的保管期限表。其中财务档案见财务档案保存期限表； (三)公司档案保管期限分永久、长期、短期及年限制四种。介于前两种保管期限的，保管期限从长。第十三条 档案的销毁 (一)对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该