物品采购修缮项目等相关流程图汇总.doc

物品采购、修缮项目等相关流程图汇总目 录前 言1物资采购基本流程及共性风险2物资采购廉政风险点及相应防范措施4物资采购流程图5固定资产购置审批流程图6上海海关学院政府采购工作流程图7修缮以及物资采购项目的报备流程图8修缮项目实施流程图9车辆维修流程图10车辆维修配件采购流程图11食品原料采购、领用流程图12药品采购流程图13学生公寓用品团体采购流程图14第 14 页 共 14 页前 言作为纪律检查部门，需根据上级要求对采购廉政风险进行防控，找出风险点并制定相关对策。作为国有资产的管理、使用部门，后保处有义务和责任配合工作，承担和落实相关工作。同时，我们与时俱进，关注全方位的立体风险，不仅仅查找采购方面的廉政风险点，还要考虑使用、领用、项目拟定、验收入库、报废、结算、保管物资等全方位的风险。查找风险点并不是说我们已经发生了什么问题，而是查找可能发生什么样的风险。人的可靠与制度的完备相互结合，不能因为人的可靠而无视规范，也不能以厌烦心理对待规范及流程，或因采购流程的执行影响采购时效性。尤其是应急采购时效性，随机采购风险也需要一并考虑。每年度进行总结回顾、评比、核定合格供应商，实行淘汰制、问责制、并征询供应商对我方操作人员的评价。物资采购基本流程及共性风险验收 履约 签约 洽谈 结账 按照物资采购的流程区分，存在洽谈、签约、履约、验收、结账五个节点的风险。按照过程管理区分，具有共性的风险为两项：采购廉政风险以及业务管理风险。现就五个节点的共性风险以及防范措施归纳如下：一、洽谈风险：洽谈风险是指我方与供货商洽谈时，可能出现我方人员私带个人条件、权力寻租等廉政风险。防范措施：洽谈禁止在私人场合进行，必须在办公场合进行。至少有两人共同参与洽谈。二、签约风险：签约风险是指对供应方资质、信誉把关不严、市场比较不充分或我方人员主观故意寻求的特定不合格的供应方而产生的风险。防范措施：严格合格供应方的把关，对其基本资质、产品生产能力和社会信誉有基本的了解。对于市场物资供应情况有比较全面的了解，供应商客观、公正的选择，不徇私情。三、履约风险：履约风险是指洽谈、签约风险产生后连带的供应方履约时的信誉、能力或主观故意产生的物资质量、等级、规格、如期供应风险。防范措施：对供应方履约过程严格把关，加强监管。四、：验收、结账风险：对供应方履约过程缺乏监管，验收货物不严格，出现假冒伪劣、以次充好或降低物品等级的风险。整个采购流程如果始终是单人操作，这几个步骤包括洽谈、签约在内（有的零星项目无需签约），则存在“飞单”空头结账的风险，或发生结账方与订立的合同方不是同一方（具备资质的供应商签订合同，结账时为第三方的风险）。防范措施：加强对供应方履约过程的监管，严格采购验收制度，至少两人或使用部门派员参与验收。增进验收人员工作责任心。整个采购流程的五个环节不能由单人（都同为一人）操作。结账时对于原合同的订立方与结账的对应关系注意核实把关。五、利益反馈风险：整个过程中均涉及利益反馈风险，可能有：接受宴请、参加供应商组织的旅游、娱乐和联欢等活动、接受纪念品、礼品和各种有价证券、在供应商处报销费用等情况。防范措施：制度保障，在采购各环节安排多人同时参与，另加强采购人员培训与教育。涉及与供应方的业务联系要有请示制度，严格执行海关总署的“六条禁令”。六、渎职或失职风险：在整个过程中虽然未索取利益，但存在疏于把关或把关不严，造成国家财产、学院经费蒙受损失。 防范措施：同第四条。按照风险等级以上情况可分为：A级：a、采购基本流程均由一人全过程操作。 B级：a、单人洽谈，权力寻租风险；b、验收渎职、失职风险。C级：a、协议合同方与结账方不一致。物资采购各类共性廉政风险点的表现形式及防范措施见下表：物资采购廉政风险点及相应防范措施风险点表现形式防范措施采购流程重要环节廉政风险洽谈风险我方与供货商洽谈时，可能出现我方人员私带个人条件、权力寻租等廉政风险。1、 洽谈禁止在私人场合进行，必须在办公场合进行。2、 至少有两人共同参与洽谈。签约风险对供应方资质、信誉把关不严、或我方人员主观故意寻求的特定不合格的供应方而产生的风险。严格合格供应方的把关，对其基本资质、产品生产能力和社会信誉有基本的了解。履约风险履约风险是指洽谈、签约风险产生后连带的供应方履约时的信誉、能力或主观故意产生的风险。对供应方履约过程严格把关，加强监管。验收风险对供应方履约过程缺乏监管，验收货物不严格，出现假冒伪劣、以次充好或降低物品等级的风险。整个采购流程如果始终是单人操作，这几个步骤包括洽谈、签约在内（有的零星项目无需签约），则存在“飞单”空头结账的风险，或发生结账方与订立的合同方不是同一方（具备资质的供应商签订合同，结账时为第三方的风险）。1、 加强对供应方履约过程的监管，严格采购验收制度，至少两人或使用部门派员参与验收。2、 增进验收人员工作责任心。3、 各步骤不能由单人（都同为一人）操作。4、 结账时对于原合同的订立方与结账的对应关系注意核实把关。结账风险采购整个过程廉政风险利益反馈风险整个过程中均涉及利益反馈风险，可能有：接受宴请、参加供应商组织的旅游、娱乐和联欢等活动、接受纪念品、礼品和各种有价证券、在供应商处报销费用等情况。1、 制度保障，在采购各环节安排多人同时参与，另加强采购人员培训与教育。2、 涉及与供应方的业务联系要有请示制度。3、 严格执行海关总署的“六条禁令”。渎职或失职风险在整个过程中虽然未索取利益，但存在疏于把关或把关不严，造成国家财产、学院经费蒙受损失。1、 加强对供应方履约过程的监管，严格采购验收制度，至少两人或使用部门派员参与验收。2、 增进验收人员工作责任心。3、 各步骤不能由单人（都同为一人）操作。4、 结账时对于原合同的订立方与结账的对应关系注意核实把关。注：除了共性风险以外，个性风险以及防范措施见下列各采购项目流程图所示。物资采购流程图风险点控制2：有合法资质，如检查工商、税务执照，经营范围等 根据学院报备规定进行报备 见上海海关学院政府采购流程图 见固定资产购置审批流程图 否 是 否 是 否 是 否 是 退回处理 否 是 风险点控制6：采购工作由2人以上完成，至少包括专职采购员 确定信誉好、价格低、质量好的2至3家 按政府采购流程操作 是否通过 按固定资产购置审批流程审批 是否 合格 按学院财装处相关规定结算 验收入库 质优价廉 按需求购买 风险点控制3：采购工作由2人以上完成，至少包括专职采购员 根据需求到指定地点购买 通过网络、电话及商家三种方式进行询价 风险点控制1：组成3人以上评估小组，其中至少包括处分管领导 通过竞争性谈判，多方面考察，综合比较 询价采购 定点采购 政府采购 固定资产 使用部门会同仓库管理员提出申购见修缮以及物品采购项目的报备流程 风险点控制7：各步骤均安排2人以上参与，结算单据由参与人员签字 风险点7：“飞单”风险。如从询价到结算均由同一人操作则可能出现 风险点6：单人购买可能出现利益反馈风险 风险点4：采购和验收仅一人且为同一人， 可能出现渎职或失职，寻求利益反馈，对物品数量、质量、规格不进行检查把控 风险点3：单人购买可能出现利益反馈风险 风险点1：单人进行竞争性谈判可出现权力寻租，利益反馈 风险点2：如缺乏资质审核，可能出现产品以次充好，价格不合理的风险 风险点控制4：由2人以上参与验收入库，其中至少包括仓库管理员 风险点5：单人询价可出现权力寻租。询价的准确性、局限性，询价仅限熟人、关系户，影响采购产品的性价比。风险点控制5：询价采购由2人以上完成，至少包括专职采购员 固定资产购置审批流程图风险点1：如果仓库管理员一人提出，可能出现情况不实的风险 否 返回 返回 是 否 是 1000元 按物品采购流程执行 处领导审批 院领导审批 物品单价 审批通过 审批通过 资产管理部门审批 设备主管部门审批 使用部门会同仓库管理员提出申购 风险点2：单人审批可能有出现纰漏的风险 风险点控制2：2人以上，至少包括处领导和固定资产管理员 风险点控制1：需要使用部门根据需求共同提出申购 见物品采购流程图 上海海关学院政府采购工作流程图注：依据上海海关学院政府采购管理实施细则固定资产在一周内完成入账登记 报财政部和总署 是否批准 下达至各采购部门执行 财装处汇总后逐级上报 是否通过 财装处根据相关凭证办理结算 使用部门会同采购部门严格验收 停止 停止 否 报学院政府采购领导小组审批 财装处初审审核汇总 采购部门编报采购计划至财装处 否 是 采购部门编制下年度政府采购预算 是 通过审批 编写采购部门严格按照学院规定实施 风险点控制1：建立供应商档案，对产品、工程、售后服务的质量和行业信誉进行跟踪记录 风险点1：供应商的产品、工程、服务等质量不达标 详见：上海海关学院政府采购管理实施细则 修缮以及物资采购项目的报备流程图风险点1：项目数额大、疏于把关 风险点控制1：严格按规定实施 财务部门受理项目结算 风险点2：易失控，项目虚拟 风险点控制2：a逐级上报审批；b采购、维修由使用部门共同提出；c公共部位维修由一线上报 通 过 未通过 学院审批 1万元 填写报备表，内容准确完整 处里逐级审批通过 项目金额 物品采购修缮项目 1万元 详见：物品采购流程、修缮项目实施流程图 按学院有关规定与程序实施项目 填写完成的报备表交监察室备案 否是取消项目 修改项目 修缮项目实施流程图风险点1：跳空风险，项目真实性风险 5万至公开招标限额 1万至5万 1万 风险点控制2：由2人及以上人员参与，至少包括部门领导，资质审查包括实地察看施工队的资质、资历 风险点控制4：由项目管理员和部门负责人共同签发验收单 风险点控制6：小组人数是不小于5的单数，其中至少包括处领导、项目管理员、部门领导 付 款 按合同约定支付工程款 填大额资金支付审批单 验 收 风险点控制3：由项目管理员监督。项目管理员分为：1、土木、五金，2、上下水、水质处理及设备，3、电器及设备，4、冷暖设备（包括锅炉） 等4类。 验 收 报监察室 审核，通过后监察室派专人监控实施全过程 处相关人员组成评标领导小组，评比打分 实施 邀请招标 签订施工合同，并施工 拟合同，填合同审批单 确定施工 队伍 确定施工 队伍 领导审核 填写招标申请表 询价比较、资质查验 询价比较、资质审查 见修缮以及物品采购项目的报备流程 根据报备规定进行报备 项目金额 填写修缮专用申请表 维修小组提出维修申请 施 工 风险点控制10：同4 风险点7：邀标中主观故意或无意造成邀标对象局限性、质量可靠性、市场性价比准确性 风险点8：单人询价可出现权力寻租。询价的准确性、局限性，询价仅限熟人、关系户，影响采购产品的性价比。 风险点5：同一人操作可出现“飞单风险” 风险点控制5：由项目管理员和部门负责人及处分管领导共3人以上审核结算 风险点4：同风险点9 风险点10：验收渎职、失职风险 风险点6：同风险点8 风险点9：同风险点3 风险点控制9：同3 风险点3：施工过程、隐蔽工程、投入实物量的核定，操作规范、监理可靠性 风险点2：同风险点7 风险点控制8：同2 风险点控制1：由项目管理员核实确实需外方施工后会同使用部门共同提出申报 车辆维修流程图总结 反馈意见 签订维修协议、或合同 有否回扣 按合同实施车辆维修 指定品牌4S店作维修点 车辆维修 维修验收 通过 转账付款 领导审批 开发票，两人签字 未通过 无 写入合同,变暗扣为明折 有 提供依据 风险点1：定点选择服务商时可能出现权力寻租、利益反馈 风险点控制4：开发票由2人以上签字认可 风险点控制3：验收工作由2人以上共同完成 风险点控制1：由2人以上共同完成 重新审核 风险点4：开票结算虚报、不属实风险 风险点3：验收的渎职、失职风险，利益反馈风险等 风险点控制2：由2人以上共同完成，对产品性价比、实时市场行情比较监管，定期核查维修点 风险点2：定点的麻木性，产品质量的可靠性、市场变化等风险 车辆维修配件采购流程图风险点控制3：开发票由3人以上签字认可 风险点控制1：询价洽谈及采购工作由2人以上完成 验收使用 按需求采购 质优价廉 确定为定点品牌采购点 配件采购 车辆自修 否 是 提供依据 现金或转账支付 通过 未通过 领导审批 重新审核 有 折扣及时上交，礼品发给对应车辆使用 无 询价洽谈 货比三家 总结 反馈意见 开发票，三人签字认可 折扣礼品 课题：监管成本与采购成本的比较均衡，动态管理为主，事事、实时投入的采购力量与动态管理中的抽查、核查如何相结合？ 风险点3：开票结算虚报、不属实风险 风险点控制2：验收工作由2人以上共同完成 风险点2：验收的渎职、失职风险，利益反馈风险等 风险点1：询价洽谈时可能出现权力寻租、利益反馈 食品原料采购、领用流程图风险点2：零星采购和随机采购都可能有定点和非定点采购，单人操作可能有权力寻租、对产品性价比无法把关的风险 风险点3：验收渎职、失职、权力寻租、利益反馈，对产品降低等级、以次充好的风险 风险点1：单人进行询价洽谈可出现权力寻租，利益反馈 各部门按需求申请采购 按审核通过的价格执行 领导审批 与供货商洽谈协商价格 采购领导小组市场询价 供货商向采购小组报价 通过审批 未通过审批 正常使用，并反馈意见 未通过 停止使用 退回处理 通过 使用验收 退换货 未通过 通过 收货验收 货物入库 并付款 供货商根据定价供货 领导审批 风险点控制2：采购工作由2人以上完成 风险点控制1：询价、洽谈工作由2人以上完成 风险点控制3：收货、使用验收均由2人以上参与，杜绝不合格产品流入使用环节 药品采购流程图风险点控制3：审计、财务、后保处、卫生所共同不定期抽查监督 风险点控制2：收货、使用验收均由2人以上参与，杜绝不合格产品流入使用环节 风险点3：价格不按定