文件收发制度.doc

。文件收发管理制度1、 目的 为进一步完善公司文件管理，规范发文、收文管理程序，提高工作效率，明确工作职责。结合公司实际情况，特制定本制度。2、 适用范围本制度适用于公司收文管理，内部发文及对外发文的管理。3、 文件收发权限 （一）集团公司上报或下发正式文件的签发权限归属总裁、集团办主任；分公司上报或下发正式文件的签发权限归属分公司总经理；收文权限归属文件收件单位，即集团公司或相应分公司。 （二）各分公司、部室应当配备专、兼职文职人员负责文件处理工作。文职人员应当忠于职守，具备有关专业知识。文件处理的主要内容是：1、文件的起草、校核、呈批、印制和用印；2、文件的签收、登记、分发、传阅、拟办和催办；3、文件的立卷、归档、管理和销毁；4、 收文管理及流程（一）所有外来文件办理收文时，由行政专员检查文件的文本及附件是否完整，做好签收登记，登记接收文件时应注意记录清楚来文单位，接收时间，主送部门等，附上文件签收单交分公司负责人或集团办主任决定对该公文的传阅、转发、执行、归档等安排。 （二）收文应根据文件内容传送指向做出相应处理，分公司、部室对于政策类、手续类外部收文必须向集团办提供原件存档，分公司、部室可留存复印件和文件照片使用，并做好档案目录；分公司、部室对于通知类、技术类外部收文需自行整理存档，需将自行存档文件目录按时（每月月底）报向集团公司备份存档，以便查阅。（三）传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将文件转借其他人阅看，不得将有密级的文件带出公司，对尚未传达的文件不得向外泄露内容。5、 发文管理及流程（一）严格执行公司内部发文规范，发文工作要做到合规、准确、及时、安全，形成统一规范的编写格式和处理程序（详见公司收发文件附表，及后附具体表单模板）。（二）红头文件使用范围：文件内容事关公司经营、人事、财务等大事（通知、通报、决议、会议纪要）或需要呈报上级领导、主管部门的文件（请示、报告、函），需使用红头文件。部门内部会议或日常工作类通知等文件无需用红头文件，如有必要可加盖公章；红头文件复印件作为正式文件使用时，应当由文件使用单位加盖相应证明章，视同正式文件妥善保管。（三）发文流程：1、集团公司各类发文均由发文部门负责拟稿、排版及校对，分管部门领导审核，根据发文内容性质由集团办主任或总裁签发；2、分公司发文流程：发文内容属分公司内部管理范围内，且内容不与公司以外单位发生工作关系的文件，以分公司文头发文，由分公司负责办理文件处理程序工作，根据文件内容的重要性程度办理集团办审核手续，由分公司负责人签发。发文内容属分公司业务管理范围，且需和公司以外单位发生工作关系的文件，以分公司文头发文，由分公司负责办理文件处理程序工作，但必须经集团办审核后，再由分公司负责人签发。3、所发文件必须履行文件签发单手续，且要有相关拟稿人、审核人、签发人的签字方可发出，需加盖公章的文件另填印章使用申请单。最终分公司所发文件由分公司行政专员办理编号、打印、发文、存档等工作，并按时（每月月底）将发文目录报向集团公司备份存档；集团公司所发文件由集团办行政专员负责编号、打印、发文、存档等工作。 鄂尔多斯市盛泰投资集团 2016年9月26日文件签收单（附件一）来文部门来文日期来文编号签收人文件标题内容摘要（可后附）文件附件主送部门抄送部门集团办主任拟办批示：分公司、部室传阅签字：总裁批示：文件签发单（附件二）发文部门拟稿人文件编号发文日期文件标题内容摘要（可后附）文件附件主送部门抄送部门发文部门审核意见：分管领导审核意见：总裁签发意见：鄂盛投发2016第100号 签发人关于。的通知/通报 （正文） 鄂尔多斯市盛泰投资集团有限责任公司 年 月 日 主 题 词：新员工、建议、座谈 主 送：集团各部室、分公司 抄 送：盛泰投资集团公司 （留存） 鄂盛投发2016第100号 （四号仿宋字体） 签发人： （三号仿宋字体） 关于。的通知/通报 各分公司、部室：（正文四号仿宋字体） 鄂尔多斯市盛泰投资集团有限责任公司 年 月 日 主 题 词：新员工、建议、座谈 （三号仿宋字体） 主 送：集团各部室、分公司 抄 送：盛泰投资集团公司 （留存）盛泰投资集团会议纪要盛投纪2016099号 签发人： 高原 会议名称：会议时间： 年 月 日 时会议地点：参会人员：会议主持：会议记录：会议内容：正文（仿宋字体，四号，标题加粗） 主 题 词：新员工、建议、座谈 主 送：集团各部室、分公司 抄 送：盛泰投资集团公司 （留存）盛泰投资集团会议纪要盛投纪2016099号（三号仿宋字体） 签发人： 高原 会议名称：三号仿宋体字会议时间： 年 月 日 时会议地点：参会人员：会议主持：会议记录：会议内容：正文（仿宋字体，四号，标题加粗） 主 题 词：新员工、建议、座谈 （三号仿宋字体） 主 送：集团各部室、分公司 抄 送：盛泰投资集团公司 （留存）鄂尔多斯市盛泰投资集团有限责任公司鄂盛投2016*号关于人事任命的通知集团各分公司、部室：（正文）特此通知。 鄂尔多斯市盛泰投资集团有限责任公司 *年*月*日 主题词：人事任命 主 送： 集团办 抄 送：各部（室）、各分公司 鄂尔多斯市盛泰投资集团有限责任公司 （三号仿宋体字） 鄂盛投2016*号 （小二号黑体字）关于人事任命的通知集团各分公司、部室： 三号仿宋体字特此通知。 鄂尔多斯市盛泰投资集团有限责任