教务管理系统规划.doc

教务管理系统规划组长：董宇亮 组员：张智文、周文华、卢文博、吴英杰、张恒 专业：计算机科学与技术系统调查和可行性分析1.1项目背景某学院是一家采用金字塔式组织结构，内部分工简单，业务流程短促的中型教育机构。长期以来对学生进行严格管理，对教学认真负责。随着学院的不断发展，不仅在地区上发展成知名学院，而且在国内的知名度也渐渐有很大的提高。学院经过近十几年的奋斗，在专业教学方面已具有较大规模，招生的范围已突破原有的地域范围，形成以本院所在地为中心的省际辐射，学生数量和师资力量都扩大到以前的数倍。学院在快速成长的同时，对学院组织结构的设计、教务管理的规划、各种数据存储和应用提出了新的要求，旧有的模式已不能再适应学院迅速发展的需要。随着社会对教学质量的关注和对学校师资、硬件管理的要求，学院的高层领导也意识到学院内部管理存在一些问题，信息技术的发展和普及应用给管理者带来了希望。他们希望通过信息化的建设改变学院的现状，能对教学教育的更新做出快速反应，给学院的管理带来更加优越的便利性。管理信息系统成功应用的案例使得管理者有信心通过管理信息系统的开发和利用改变学院的管理现状，使学院得到更好的发展。1.2学院现状根据初步调查，目前学院拥有少量计算机，大多数工作人员对计算机的操作知识知之甚少，学院没有采用任何管理信息系统，基本工作大多由人工完成，计算机仅仅进行文字录入、处理，导致工作繁琐、重复性大，学院发展滞后。计算机在学院的主要功能停留在核算统计方面，无法应用到各个管理部门，即无法实现数据的共享。学院的教务流程中各个环节几乎都是手工操作方式，数据量大，使得工作人员工作量大，并且容易出现差错，效率低下。另外，学院是凭借单据实现部门间的工作顺序、从属关系，单据一般由学生传递，使得学生要在各个部门间奔波，学生意见很大。学院现在的财务部与结算科的职能边界不清晰，容易造成权责不明确，在生源招收和杂费核算上容易出现差错。由于整个工作流程都采用了手工方式，一些关键的信息不能及时地传给高层管理者，造成信息滞后，不利于决策者进行准确的生源关键地区判断决策，无法适应社会的瞬息万变。学院现在采用的是金字塔式的组织结构。1.3开发原因基于上面学院现状可知：学院的主要问题是手工操作致使工作效率低下，经济效益不高。许多繁琐、经常性、重复性的工作本可以用计算机解决的问题却困扰着工作人员，浪费了大量的人力、物力和财力。学院规模的不断扩大，学院师生人数的逐渐增多，各个部门的工作人员工作量就会加大。该学院招生完成后，没有有效的进行后期管理，由于数据处理都有人手工操作，学生信息没能有效的进行分类管理，从而使人员工作更加繁琐。这样学院进一步发展和学院目前管理存在的问题的矛盾就会更加激化，学院的发展迫切需要一套管理信息系统帮他解决目前的主要问题以及学院未来发展。 在对该学院原系统的运行、实践进行初步调查，发现原系统计算机的应用只是收集、存储了师生、教学设备等信息，但都是以Word文档的形式存储的，其功能仅停留在查询、统计、打印报表等一般功能，而没有充分利用起丰富的信息资源为学院服务。在学院领导的支持下，为加强学院营销管理，开发一个对学院销售情况进行全面管理的管理信息系统已经势在必行了。 目前，学院还存在着一些管理信息系统开发的有力因素。如学院内部有少数精通计算机硬件的高尖端人才，为信息系统的管理应用提供了前提；学院还拥有几十台计算机以及系统安装的硬件资源，学院领导和大多数员工的配合支持；系统的开发应用潜力很大；系统的应用还可以使工作人员从繁重的工作中解脱出来，改善了学院内部组织管理，使学院内部信息流和物流畅通无阻，提高工作效率，促使学院进一步发展。1.4系统目标教务管理信息系统是为了适应学院学院综合管理的需求，改变学院现有的管理模式，加速学院管理的自动化，标准化和科学化，而建立的一个整体性的教务管理操作系统。它可以为各管理层提供可靠的信息，为提高学院各方面的效益服务。系统的总目标是：用信息支持学院的决策和学院的业务操作，用信息技术实现办公室自动化代替原有的手工管理方式，用过程管理代替智能管理，取消不增值的智能管理，提高教务处理效率。具体如下：改变过去手工操作，建立计算机操作系统，更加快捷，做到高效率。学院教职工、学生、缴费、仓库等部门全部实现自动化管理。学院在本系统的支持下，能够达到合理招生、处理缴费、及时更新硬件、减少损耗的目的，尤其是学生信息管理这一块，能够大大降低学院管理操作步骤，取得最佳效果。通过教务的整合和组织的结构调整，以高数据的准确性，避免逻辑的错误和认为的错误，提高数据的可信度。运用分布式的微机网络，避免以往新建传递是所消耗的时间，提高工作的实效和只对性，有助于提高领导的决策，减少失误。能够及时了解学生和仓库情况。通过对师资招生和社会需求分析，指定和调整学院的教学计划。1.5系统构成为实现上述目标，将系统分为5个功能模块：教职工信息管理模块、学生信息管理模块、收费管理模块、教学任务管理模块、仓库管理模块。它是根据各子系统的管理功能来划分，使得系统分工明确，业务流程清晰，从而优化学院管理，最终为学院带来良好的教学环境。 教职工信息管理：管理教职工的基本信息级工资信息等。 学生信息管理：管理学生的基本信息及在学院中的后续发展信息等。 收费管理：根据各个学期的资费情况，管理学生学费及教职工工资等。 教学任务管理：根据学院的教学安排，管理各个专业的上课安排情况。 仓库管理：根据学院现有硬件设施、教学资源的存量等，确定管理消损名称、资源更新。1. 6可行性分析1.技术可行性学院目前拥有50多台计算机、6台只能交换机、若干台打印机和复印机。在设备方面，学院的计算机、打印机和复印机已经满足系统应用的需求。该系统对软件没有太高的要求，市场上存在的系统软件足以满足系统各个方面的要求。开发人员具有专业知识，已经成功开发了一些复杂的管理信息系统。而现在要开发的教务管理信息系统是比较简单的，在开发技术上不存在难题。虽然学院中大多数工作人员对计算机知之不多，但是在学院的管理部门和库存部门的大多数员工有一定的计算机应用能力，能够对日常的工作业务进行简单的操作和管理，并能自行排除日常工作中随时可能遇到的计算机故障。2.经济可行性学院的教务管理信息系统是比较简单的系统，开发和维护费用都不是很高，学院现有的设备已经能满足系统的需要。学院所需投资比较少，在学院可接受的范围。系统投入运行后会给学院带来方便的管理效果：一方面解决了手工操作带来的工作效率低、容易出错等问题，为学院的管理人员在工作上缩短了时间，增加了生源竞争力。另一方面，使得信息流动得更快，能为各层管理者提供多的高质量的信息。使得管理者有更多的时间和信息为学院未来的发展做准备。3.环境上的可行性由于学院领导者已经认识到学院存在的问题和对系统需求的迫切性，对系统的开发是大力支持的，领导认为学院走信息化的战略对学院的成长是有有利的，并且有助于学院长期健康持续稳定的发展。学院现有的管理方式和方法存在一定的缺陷，领导和教职工都有改变相应管理制度的要求，学院现有的结构和教务流程都较简单，实行相应的改革是可行的。系统开发完成后，大部分原始数据都将由计算机进行储存和处理，数据的正确性和准备性都会提高。近年来，软件产业以年平均超过30%的速度增长，软件和信息技术在国民经济和社会各领域得到广泛应用，成为推动产业结构调整、产业技术改造的重要基础与支撑，极大地推进了我国信息化建设进程，各个行业目前正处于信息化处理的应用使其，有关的政策法规对学院信息化都给予了一个宽松的环境和平台。学院结合自身学院规模壮大的需求采用信息化处理方式，来提高学院的工作效率，从而在市场竞争中处于有利的位置。信息化的处理使用学院及时有效的获取信息做出适合自身发展的决策。4.可行性结论根据上面可行性分析，学院进行系统开发的条件已成熟，可以立即进行系统的开发。1.7人员分配和工作进度安排教务管理系统开发过程中配备了以下人员：项目负责人1名，系统分析员1名，系统设计员2名，程序员1名，系统调试员1名。工作进度安排如下表所示。阶段完成目标所需时间所做的主要工作系统调查和可行性分析项目确定与规划1个月人员组织、确定项目规划性质；收集相关资料信息；确定系统目标；提出系统未来略图；可行性分析；制定开发进度表；提交规划报告系统分析学院现状分析3个月详细调查；教务管理业务调查(组织结构、管理功能、管理业务流程)；数据流程调查（DFD）；数据字典系统的逻辑设计新系统分析；新系统逻辑方案（业务流程、数据路程、逻辑结构等）系统设计系统的物理设计2个