基础行政工作手册目录-最新版本.doc

基础行政单元工作手册目录一、企业文化3（零一）公司核心价值观3（零二）行政部核心价值观和服务理念4二、组织架构6（零一）公司组织架构6（零二）部门组织架构6（零三）部门职务架构图6三、岗位职务说明7（零一）行政副理职务说明书7（零二）行政专员职务说明书7四、工作内容8（零一）行政副理工作内容8（零二）行政专员工作内容8五、工作流程8（零一）办公室饮用水工作流程8（零二）办公室员工餐订购工作流程8（零三）办公室卫生管控工作流程8（零四）办公室图书管控工作流程8（零五）公司档案管理工作流程8（零六）公司证照管理工作流程8（零七）打印复印操作工作流程8（零八）印刷品订制工作流程8（零九）收发快递工作流程8（壹十）收发传真工作流程8（十一）内部公文发布流程8（十二）公司文件物品交接工作流程9（十三）办公用品订制工作流程9（十四）会务接待工作流程9（十五）差旅服务工作流程9六、工作制度9（零一）办公室纪律安全管控工作制度9（零二）公司档案工作制度9（零三）公司证照工作制度9（零四）办公资产工作制度9（零五）公司资产工作制度9（零六）办公用品工作制度9（零七）会务接待工作制度9（零八）差旅服务工作制度9七、管理制度9（零一）办公室饮用水管理制度9（零二）办公室员工餐管理制度10（零三）办公室卫生管理制度10（零四）办公室纪律安全管理制度10（零五）办公室图书管理制度10（零六）公司档案管理制度10（零七）公司证照管理制度10（零八）打印复印管理制度10（零九）公司印刷品管理制度10（壹十）收发快递传真管理制度10（十一）公文签发管理制度10（十二）公司文件物品交接管理制度10（十三）办公资产管理制度10（十四）办公用品管理制度10（十五）公司差旅管理制度10八、工具表单10（零一）饮用水登记表11（零二）用餐登记表11（零三）卫生检查表11（零四）处罚汇总表11（零五）办公室安全检查表11（零六）图书入档目录11（零七）图书借阅归还登记表11（零八）档案建档目录11（零九）档案销毁记录表11（壹十）档案证照借阅登记表11（十一）打印复印登记表11（十二）印刷品下发签收表11（十三）收发快递/传真登记表11（十四）文件签发签收表11（十五）办公资产台账明细表11（十六）办公资产盘点表11（十七）办公用品领用登记表12（十八）办公用品结存表12（十九）会务接待安排流程表12（二十）出差日程安排清单12一、企业文化（零一）公司核心价值观感动顾客：感恩、感动、敬畏、服务、支持、配合 感动员工：感谢、尊重、信任、关爱、垂范、成长感动自己：梦想、激情、进取、勤奋、坚持、成就创新求变：创新、学习、思考、钻研、超越、领先崇尚理性：理性、严谨、认真、科学、规范、系统德才兼备：正直、善良、诚信、智慧、气度、胆量使命必达：担当、执行、高效、敬业、合作、忠诚（零二）行政部核心价值观和服务理念核心价值观：服务 支持 高效 感动服务：保障公司基础行政服务快速、无误。支持：满足全公司行政需求，提供全面系统支持。高效：开发先进工具，打造高服务质量，强服务技能。感动：发挥部门优势，设身处地的解决员工需求，安排丰富多彩的文化生活 。服务理念：基础后勤细心用心、系统维护保质保量、文化活动丰富感动二、组织架构（零一）公司组织架构（零二）部门组织架构工程维修信息管理企业文化商业情报法务法律总务后勤行政部基础行政法律咨询合同审核法规普及政府部门产业政策主管部门行业标准竞争对手咨询内容主流媒体信息报道企业文化学习组织企业文化内容展示企业文化活动组织企业文化榜样宣传设备管理维修管理保养管理系统运维信息规划系统建设资产保全宿舍租赁宿舍退租宿舍运维宿舍人员信息宿舍费用信息宿舍其他事务档案证照印刷品打印复印快递传真文书收发办公资产办公用品会务管理差旅管理办公事务（零三）部门职务架构图三、岗位职务说明（零一）行政副理职务说明书（零二）行政专员职务说明书行政专员岗位说明书岗位名称：行政专员 所属部门：行政部 撰写日期： 岗位级别：专员级别 岗位评价：行政副理 资料备案：人力资源部 行政经理公司各部门行政副理企化专员信息主管维修副理行政专员营运部各门店工作范围：接受训练1.行政专员应接受基本技能训练，了解并掌握公司企业文化、价值观；2.行政专员应接受专业技能训练，了解并掌握公司行政部整体的运作；工作内容1、办公室事务（01）负责公司办公室饮用水订购工作（申购、使用、管理等）（02）负责公司办公室员工餐订制工作（订购、管理、清洁等）（03）负责公司办公室卫生管理工作（排班、检查、汇总、公布等）（04）负责公司办公室工作纪律工作（检查、维持、公布等）（05）负责公司办公室安全监管工作（用水、用电、防火、防盗等）（06）负责公司办公室图书保管工作（采购、入库、借阅、归还等）2、档案证照（01）负责公司档案/协议、证照外借、扫描工作3、打印复印（01）负责公司文件打印、复印及数量统计工作等4、快递传真（01）负责公司快递收发工作（收件、发件、登记、交接、统计等）（02）负责公司传真收发工作（收件、登记、交接等） 5、文书收发（01）负责公司内部文件 工作（打印、下发、交接、跟进等）6、办公用品（01）负责公司办公用品管理工作（下单、验收、入库、领用、登记、盘点、分析等）7、会务服务（01）负责公司会务接待工作（预订酒店、会务服务、票务预订）岗位职责：（01）负责公司档案/证照扫描、外借工作（02）负责公司办公室事务处理、检查、汇总、公布工作（03）负责公司会务接待工作中预订酒店、会务服务工作（03）负责协助公司总务后勤、员工活动岗位中统计性工作经济责任：在工作中出现以下过失，根据员工手册、奖惩制度、相关规定，视具体情节与造成后果严重程度做警告、赔偿、处理、处罚：因工作失误带来经济损失需要承担相应的经济责任；入职要求：学历要求中文文秘相关专业大专上学历（含）工作经历从事相关工作经验一年以上（含）个人技能01.工作主动性强，耐心细致，有责任心，善于与人沟通02.学习能力强，善于分析、思考问题03.具备团队合作精神，适应高效率团队的工作方式专业技能01. 基础公文写作能力，文件处理、打字、编辑等文字工作的，需要熟悉WORD、EXCEL等常用的办公软件02. 具备良好的表达能力和沟通能力03. 具备公司文件档案管理能力四、工作内容（零一）行政副理工作内容行政副理工作内容类型周期时间段工作内容制度支撑备注每日每天9:30-10:00查看寻呼，处理紧急事件每天10:00-10:30了解各模块前一天工作情况每天11:00-12:00开具宿舍房租发票机动每天9:30-18:00宿舍投诉处理宿舍投诉处理工作制度机动每天11:00-18:00档案证照外借公司档案管理制度机动每天11:00-18:00协助寻找新宿舍机动每天11:00-18:00宿舍退租机动每天11:00-18:00参照周工作计划工作机动每天11:00-18:00印刷品订制印刷品订制工作流程机动每周周一周二14:00-18:00行政账目核对周三14:00-18:00日常费用报销周四14:00-18:00档案建档工作公司档案工作制度周五10:30-12:00费用报销款发放周五14:00-18:00周计划周六周日每月1日10:30-18:00餐费结算5日10:30-18:00统计门店宿舍费用汇总6日10:30-18:00月度工作总结15日10:30-18:00餐费结算28日10:30-18:00宿舍水电煤扣款宿舍员工水、电、燃气费用扣款工作制度每季度第三月第10日10:30-18:00行政部季度总结报告第三月第15日10:30-18:00协助办公资产盘点办公资产工作制度第三月第15日10:30-18:00协助个人台账盘点办公资产工作制度第三月第15日10:30-18:00协助宿舍资产盘点宿舍资产盘点管理制度第三月第20日10:30-18:00档案证照核查工作公司证照工作制度每年度第12月10日10:30-18:00部门年度总结报告(零二）行政专员工作内容基础行政岗位工作内容类型周期时间段工作内容制度支撑备注每日每天9:30-9:45检查卫生办公室卫生管控工作流程每天9:45-9:55OA版面的更新每天9:55-10:30点餐办公室员工餐订购工作流程每天10:30-11:05收发传真快递收发快递工作流程每天12:30-16:00根据每周的计划完成相对应的任务每天16:00-17:00打印复印打印复印操作工作流程机动每天17:00-18:00总结今天的问题，写日记每天17:00-18:00饮用水领用办公室饮用水工作流程每天17:50-18:00仓库的检查和传真纸更换每周周一10:00-10:30文件交接内部公文发布流程公司文件物品交接工作流程每周一、三、五交接周二10:00-10:30一周维修统计13:00-18:00维修单据核对、费用报销周三13:00-15:00办公物品领用汇总办公用品工作制度周四9:30-12:00维修单据的修改12:00-18:00总表的统计完善周五12:30-18:00扫描档案公司档案工作制度公布一周的卫生结果周计划周六12:30-18:00协助宿舍检查周日12:30-18:00借阅书籍办公室图书管控工作流程每月1日10:30-18:001、15号办公物品下单办公用品工作制度2日10:30-18:00行政部月报表统计3日10:30-18:004日10:30-18:005日10:30-18:006日10:30-18:007日10:30-18:00月度总结8日10:30-18:009日10:30-18:00每月值日考勤的制作10日10:30-18:00餐费统计月底10:30-18:00会务服务会务接待工作制度15日18:00大扫除办公室卫生管控工作流程15、24号大扫除26号-30号10:30-18:00办公事务费用统计员工餐、打印复印、快递、水费、电话费10:30-18:00月计划28号12:30-18:00办公用品盘点办公用品工作制度每季度第三月第15日12:30-18:00办公资产盘点办公资产工作制度第三月第15日12:30-18:00个人台帐盘点办公资产工作制度第三月第10日12:30-18:00行政部季度总结每年度第12月第15日12:30-18:00行政部年度总结第12月第15日12:30-18:00办公室安全检查办公室纪律安全管控工作制度五、工作流程（零一）办公室饮用水工作流程办公室饮用水订购工作流程 为了规范行政专员实施办公室饮用水订购，使用，统计，结算工作时的操作要求，特制订此流程。此流程包含办公室饮用水定义，工作流程两部分。一、 办公室饮用水定义01、 办公室饮用水指：公司总部办公室、培训教室、物流部办公室使用的饮用水；二、工作流程1、 行政每日18:00下班前，查看办公室饮用水库存数量, 当库存少于2桶时根据供应商通讯录向供应商订购饮用水，每次不超过5桶。2、1、遗漏/遗忘订购，导致无水饮用，处罚操作人购买矿泉水顶替。饮用水订购1、 未登记导致数量不符者，处罚操作人10元/次。2、 记录不规范，处罚操作人5元/次1、行政专员在领用办公室饮用水时，应将领用数字填写在办公室饮用水接收领用记录表饮用水领用1、 未在规定时间内提交数据核查，推迟一天5元2、 核查中一旦发现记录与实际不符的，将处罚20-60元不等1、每月25日行政专员做好办公室饮用水数据统计工作，并填写办公室饮用水费用统计表2、每月1日行政专员提交上月办公室饮用水费用统计表给行政副理审核。数据统计1、 逾期未交将处罚5元/天。2、 费用未及时报销，造成供应商投诉等情况，将处罚20-60元不等1、每月2日前行政专员将上月统计使用的饮水费用通知给供应商开具当月发票。2、每月收到发票后行政专员填写付款凭证，发起OA流程，并将相关票据提交至部门相关领导审核。3、将付款凭证提交至财务部。费用结算（零二）办公室员工餐订购工作流程办公室员工餐订购工作流程为了规范行政专员实施办公室员工餐订购，使用，统计，结算工作时的操作要求，特制订此流程。此流程包含办公室员工餐定义，工作流程两部分。一、 办公室员工餐定义01、 办公室员工餐指：公司办公室上班期间公司免费提供用餐；二、工作流程1、 每日10:30根据各部门用餐人员提交的用餐统计表，电话预定当日的午餐。2、 对于需要回公司用餐的外出员工可委托本部门员工协助点餐。附：办公室用餐统计表1、 未在规定时间内点餐导致用餐延迟，处罚50元/次员工餐订购1、领取午餐时混乱，给予口头警告一次，累计三次处罚50元/次1、 用餐前各部门依次到前台领取午餐。2、 用餐时间不能超过30分钟。3、 用餐后需要清理餐余垃圾并打扫干净。员工餐管理1、每月9、25日行政专员做好办公室用餐数据统计工作，并填写办公室员工餐费用统计表2、每月10、26日行政专员提交上月办公室员工餐费用统计表给行政副理审核。3、 未在规定时间内提交数据核查，推迟一天5元4、 核查中一旦发现记录与实际不符的，将处罚20-60元不等数据统计1、每月28、10日行政专员根据审核的办公室员工餐费用统计表，结算费用给供应商2、每月2日根据员工餐费用总金额填写付款凭证，发起OA流程，并将相关票据提交至部门相关领导审核。3、将付款凭证提交至财务部。3、 逾期未交将处罚5元/天。4、 费用未及时报销，造成供应商投诉等情况，将处罚20-60元不等费用结算（零三）办公室卫生管控工作流程办公室卫生管控工作流程为了规范行政专员实施办公室卫生排班，执行，检查，汇总公布工作时的操作要求，特制订此流程。此流程包含办公室卫生定义，工作流程两部分。一、 办公室卫生定义01、 办公室卫生指：公司办公室区域、公共区域（包括楼梯、过道）办公期间的卫生。二、工作流程3、 每月26日根据各部门负责人提供的下月排班表制定办公室卫生值日表。4、 每月27日前张贴在公告栏上，以供查看。5、 每月中下旬各1次的卫生打扫除工作。附：办公室卫生值日表2、 未在规定时间内安排好值日表，处罚行政专员打扫卫生直到值日表张贴为止。卫生排班4、 负责监督每天的值日员工在9:25内保质保量的完成清洁工作。5、 值日生当天必须在9:25前完成值日工作。1、未处罚在规定时间内完成清洁工作的值日生，处罚协助打扫卫生3天。卫生执行每日9:30分检查当天值日情况，记录在办公室卫生检查表上.5、 当天无检查结果，处罚打扫卫生间2天。卫生检查1、每周五统计一周检查结果并公布在公告栏上。2、每月28日汇总上月卫生检查结果公布在公告栏上。1、每周五未公布上周检查结果，处罚打扫卫生间一周。卫生汇总公布（零四）办公室图书管控工作流程（零五）公司档案管理工作流程（零六）公司证照管理工作流程（零七）打印复印操作工作流程（零八）印刷品订制工作流程（零九）收发快递工作流程（壹十）收发传真工作流程（十一）内部公文发布流程（十二）公司文件物品交接工作流程（十三）办公用品订制工作流程（十四）会务接待工作流程（十五）差旅服务工作流程六、工作制度（零一）办公室纪律安全管控工作制度（零二）公司档案操作工作制度公司档案操作工作制度为建立健全公司档案，加强对公司档案的科学管理，有效地保护和利用档案，特制定本制度。本制度包含档案定义、管理要求、处罚规定三部分。一、 档案定义01、是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案包括但不仅限于：（01）、行政文书档案（包括法规性文件、各种合同协议等）、（02）、声像档案（包括照片、录音、录像档案等）（03）、技术档案（包括技术研究档案、产品档案等）二、管理要求（一）、档案接收01、外部门交由行政部存档将有效档案，必须在档案入档交接记录表上记录。记录表包含以下内容：交接日期、交接部门、档案名称、原件/复印件、交接份数、交接人签名、接收人签名02、周五将本周内交接待存档的档案，按部门、类别进行编号存档，同时对有效期超过1年的档案进行扫描备存。（二）档案借阅01、来人借阅档案时，要如实登记借阅登记表后方可给予借阅的档案；02、档案借阅时间不得超过两个星期，到期前三天必须友情提示归还时间，到期前一天催还；03、归还的档案要当面点交清楚，如发现遗失或损坏应立即报告领导；04、归还档案核查无误后应立即归入档案夹内，档案借阅表留存备查。三、处罚规定01、接收档案时未按要进行移交（未遗失），处罚操作人10元/次。如档案遗失而造成的损失的，将承担相应责任。02、档案未按标准归档，不利于查阅者，处罚操作人20元/次。03、在借阅时未做好记录工作（未遗失），处罚操作人20元/次。未记录导致档案遗失者将承担相应责任。04、档案销毁是未按要求执行（未造成损失），处罚操作人20元/次，如造成损失操作人将承担相应责任。（零三）公司证照工作制度（零四）办公资产工作制度（零五）公司资产工作制度（零六）办公用品工作制度（零七）会务接待工作制度（零八）差旅服务工作制度七、管理制度（零一）办公室饮用水管理制度办公室饮用水管理制度为了加强对公司办公室饮用水规范管理，特制定本制度；本制度分为办公室饮用水定义、管理要求、处罚规定三部分。一、办公室饮用水定义01、办公室饮用水指：公司总部办公室、培训教室、物流部办公室使用的饮用水。二、管理要求1、责任界定01办公室02物流部03培训教室2、领用要求3、管理细则4、数据统计01、每次领用饮用水时需要登记在办公室饮用水接收领用记录表，并且计算好库存数，以便查询。02、每月25日将办公室饮用水接收领用记录表原件传真至行政部行政文员收。03、每月27日对饮水机进行彻底的清洁1次（使用饮水机专用清洁水）。04、桶装水启封后，应在一周内饮用完，不要放置在阳光照射的地方。05、每天最后一人下班时关闭饮水机电源。三、处罚规定01、每月25日未传真（迟传真）到行政部导致影响费用统计，处罚实际操作人20元/次02、对每月未在规定时间内清洁饮水机处罚实际操作人50元/次03、下班前未关闭电源将处罚1元/次（零二）办公室员工餐管理制度办公室员工餐管理制度为了加强对公司办公室员工餐规范管理，特制定本制度；本制度分为办公室员工餐定义、管理要求、处罚规定三部分。一、办公室员工餐定义01、 办公室员工餐指：公司办公室上班8小时免费提供一顿午餐