大厦物业工作简介.ppt

大厦名称 东淮海国际大厦 2 议程 了解您的客户管理中心架构图在管理合同下我们需负责什么工作 大厦简介维修供应商指定装修供应商紧急应变 准备 应变 紧急程序事件管理装修管理保安管理公司的信息科技系统 3 了解您的业主代表 在以下的组织图里 您的业主代表是谁 4 物业管理中心人员架构图 5 在管理合同下我们需负责什么工作 公共区域管理维修及保养保安清洁营运绿化财务管理装修管理客服采购供应商管理紧急事故处理 6 在管理合同下我们需负责什么工作 维修保养单位交收支付开支保安清洁工程定期报告 例会年度预算 大厦信息 8 一般大厦资料 大厦高度层楼 地面以上 层楼 地面以下 总面积标准楼层面积楼层与楼层之间的高度楼层负荷分区安排停车场的楼层位置避难区楼层的位置大厦墙幕种类大厦特别的地方大厦所得奖项大厦主要租户名称 9 大厦资料 中央空调系统 10 大厦资料 供电和分配系统 11 大厦资料 火警警报系统 12 大厦资料 电梯 13 大厦资料 自动扶手梯 14 大厦资料 电信及电视 电信服务供应商名称 可使用的电视种类 可否使用卫星电视 15 大厦资料 大厦运作时段 16 维护供应商 紧急准备应变 18 紧急准备 应变 紧急程序 在以下情况下阁下应怎样做什么呢 水淹火警电力中断电梯故障气体泄漏炸弹威胁罪行自杀交通意外公众媒体化学物品泄漏 19 紧急准备 应变 紧急联络名单 员工 供应商 公营机构 请立即把以下电话输入到阁下的手机内 20 紧急准备和应变 21 紧急准备 应变 演习 火警演习会在月举行举行演习由如真实紧急程况熟悉逃生路线并依从该逃生进行演习帮助维持秩序及在演习中引领参加者到在大厦主管领导下为参加者点名 22 紧急准备 应变 主要阀门位置 事件管理 24 1 目的 确保公司有一个一致及协调的方向去认知 通知 优先处理 调查 分析和行动及事故回馈让公司每一位成员都能分享有关经验支持符合良好公司管理标准确保通知实时相关人仕加强公司处理事故的能力 25 事故通报者职责 填写事件报告 大厦经理职责 1 完善事件报告 确定事故等级并递交写字楼主管2 起草事件调查分析 并于规定时间内上报写字楼主管 写字楼主管职责 1 审核事件报告 事故等级并递交科技及发展小组2 审核事件调查分析 并递交科技及发展小组 科技及发展小组职责 1 将事件报告存入 事件报告网上平台 2 将事件调查分析更新至 事件报告网上平台 2 事件上报流程图 26 所有物业及设施管理部的同事都必须遵守事故管理政策 有关事故通报范围覆盖 以如下事件为例 但不限制于下列事件 不道德行为违法事情欺诈盗用炸弹威胁恐怖分子攻击导致客户或租户有实在或潜在财务损失的事故或险失事故导致实在或潜在的保险索偿事故或险失事故导致实在或潜在的人体伤害或死亡事故或险失事故导致无法履行合约的事故或险失事故重要设备环境管理事故 3 应用范围 27 事故等级 ISL 评估 IncidentSeverityLevel ISL 意为 事故等级 其适用于所有事故 包括项目内或公司内所发生的事故 当ISL等级被评定及输入 事件报告网上平台 系统内 它会被作为一个依据去执行所需之呈报 4 事故等级 28 一级事故 ISL1 滑倒或高处堕下的事故中受伤 中度的医务治疗 受伤引致晕倒 非计划物业部份地方需进行疏散 发现轻微的退伍军人症 10cfu mland 100cfu ml 直接或间接财务损失多于美金1 000但少于美金5 000 轻微事故 由现场处理需采取适当举动控制损失 按当地要求升级呈报 尽快制定计划并准备做逐渐升级呈报 事故类型如 5 事故等级分类 29 二级事故 ISL2 重要设备环境管理 CEM 事故 严重受伤且需送至医院 引致当地传媒负面报导之事故 违规的环境伤害 如污染 非计划整座大厦需要进行疏散 中度的退伍军人症 100cfu ml及 1 000cfu ml 直接或潜在财务损失多于美金5 000但少于美金50 000 事故类型如 中级事故营运单位负责跟进行动呈报按有关营运单位政策进行 当补救行动落实后需立即通报及进行升级呈报 5 事故等级分类 30 三级事故 ISL3 员工或公众人事死亡 违规的重大环境污染 高度的退伍军人症 1000cfu ml 灾难事故引致公众注意 严重的数据中心事故 有机会失去主要客户 直接或潜在损失多于美金50 000 严重事故需要进行区域性的通报事故应尽快通报及呈报 事故类型如 5 事故等级分类 31 6 报告时限 所有事故应按下列时限通报 培训及发展小组需输入 事件报告网上平台 作正式通报 非涉及重要设备环境管理之一级事故 在事故发生后一个工作天内非涉及重要设备环境管理之二级事故 在事故发生后十六个小时内非涉及重要设备环境管理之三级事故 在事故发生后八个小时内涉及重要设备环境管理之一 二级事故 在事故发生后十二小时内涉及重要设备环境管理之三级事故 在事故发生后六小时内请大厦经理按上述时间将报告提交写字楼主管 写字楼主管须及时提交公司有关部门 32 7 所需行动 一级事故 ISL1 通报者以电话 电邮通知大厦总经理 项目负责人采取一些措施稳定现场或防止事故继续恶化提供适当慰问给受害者收集一切与事故有关的信息使有关同事能全面了解整个事故发生过程填写事件报告 于事故发生当天内将报告递交大厦经理大厦总经理 项目负责人立刻以电话 电邮通知所辖写字楼主管 确定事件等级并递交事件报告适当的调配资源处理事故通知客户并定期更新事故状况除按报告时限指定时间提交报告外另须于四十五天内呈交根源分析调查报告 并由写字楼主管递交公司有关部门 培训及发展小组立即把事故资料存入 事件报告网上平台 定期更新事故状况 33 7 所需行动 二级事故 ISL2 通报者以电话 电邮通知大厦总经理 项目负责人采取一些措施稳定现场或防止事故继续恶化提供适当慰问给受害者收集一切与事故有关的信息使有关同事能全面了解整个事故发生过程填写事件报告 于事故发生四个小时内将报告递交大厦经理大厦总经理 项目负责人立刻以电话 电邮通知所辖写字楼主管 确定事件等级并递交事件报告适当的调配资源处理事故通知客户并定期更新事故状况除按报告时限指定时间提交报告外另须于四十五天内呈交根源分析调查报告 并由写字楼主管递交公司有关部门 培训及发展小组立即把事故资料存入 事件报告网上平台 定期更新事故状况 34 7 所需行动 三级事故 ISL3 通报者以电话 电邮通知大厦总经理 项目负责人采取一些措施稳定现场或防止事故继续恶化提供适当慰问给受害者收集一切与事故有关的信息使有关同事能全面了解整个事故发生过程填写事件报告 于事故发生两个小时内将报告递交大厦经理大厦总经理 项目负责人立刻以电话 电邮通知写字楼主管 确定事件等级并递交事件报告适当的调配资源处理事故通知客户并定期更新事故状况除按报告时限指定时间提交报告外另须于四十五天内呈交根源分析调查报告和详细调查报告 并由写字楼主管递交公司有关部门 培训及发展小组立即把事故资料存入 事件报告网上平台 更新事故状况 装修管理 36 装修管理 需要由住户 承包商所提供的文件 如果适用 提供图纸供批核消防和质监局批文供应商员工一览表工人执照副本紧急联络表动火证施工计划工程全保保险或公众责任险主材料清单装修押金 37 装修管理 施工期间 请确保以下情况能够遵守 所有施工工人都配戴由管理处发出的工作证为受影响地方作出适当保护提供轻便的灭火器设置急救箱在未经许可前不得自行中断 隔离电源 空调或消防服务 在未经批准的前不得进行结构性切割 钻凿不准做有噪音产生的工作不准对其他租户造成骚扰或厌性的行为每天清理工地内的垃圾在上落物料前 应与管理处协调运送东西前先获批准规定时间或行走路线遵照所有装修指南内容 38 装修管理 消防系统隔离通知 消防或主要系统的隔离工作 大厦管理中心必须做出预先安排在隔离消防系统或主要系统前必须由大厦管理中心预先审批 并通知相关受影响的租户 39 装修管理 装修工程完成 确保大厦内设施如阀门 卷帘门及配电系统的功能是正常确保依照已批准图纸施工确保所有被发现的缺陷 瑕疵已被清除确保其它租户并没有在该工程中有任何影响 损失确保所有工具 已从施工场地带走确保所有受影响的范围已被清理在上述事项未被清理前 装修押金将不会被退还 保安管理 41 保安管理 访客登记 在非办公时间内登记访客的个人数据 如身份证编号或工作证编号 42 保安管理 非办公时间的管理 任何人仕不得在大厦内过夜请把门 从时至时关好及锁上在时后 记录所有离开大厦人仕的数据在时后 检查所有人仕从搬运出大厦的货物 并核证它们是否有通行文件询问个别游荡或行为可疑人仕把部份载客电梯或载货电梯锁上请租户提供有关留在其单位内的人数及其工作时间 43 保安管理 钥匙 所有钥匙都应该有适当标识请把所属大厦的钥匙全放在大厦钥匙柜内不得将万能钥匙交与非大厦员工任何钥匙在交于借用者前须先在钥匙登记