档案管理归档制度相关内容.doc

精选资料杭州市萧山区农水系统数字档案室档案归档制度发表日期：2010年12月23日 出处：办公室 档案的归档、借阅利用、保密、库房管理和鉴定销毁等五个制度档案归档制度为确保文件材料的完整、齐全、及时规范地收集归档，根据集中统一管理档案的原则，特制定本制度。一、归档原则1、凡列入归档范围的文件材料在办理完毕后，都应由各职能部门负责收集、整理后填写清册，移交档案室；2、各职能部门应确定一名兼职档案员，负责本部门日常工作中形成的档案的归档工作。三、归档范围凡反映本单位各职能部门在工作、活动中产生和形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录均属归档范围。四、归档时间1、文书档案集中整理在次年第一季度归档（也可即时归档）；2、科技档案在项目完工、鉴定验收后三个月内整理归档；3、会计档案在本部门保存一年以后移交综合档案室归档；4、特种载体档案在事项完成后归档；5、重要的、保密的文件材料在形成后按有关保密规定整理归档；6、电子文件应随时归档；五.归档要求1、归档文件应是办理完毕的,具有保存价值的原件；2、归档文件必须完整齐全，经过系统整理，保持文件之间的有机联系；3、归档文件在移交时应及时办理移交手续并填好交换文据。借阅利用制度1、本单位工作人员因工作需要查阅档案，需办理登记手续，方可查阅。2、非本单位人员因工作需要查阅本单位档案，须持有单位正式介绍信(函)，证明利用者的身份和利用档案的目的与范围，并经分管领导同意后方可查阅。3、档案限在室内阅览，原则上不外借。确因工作需要，经分管领导同意，严格履行借阅手续定期归还。4、借阅人员对案卷应妥善保管，保持其完整、清洁，不得在档案文件上勾划、圈点、涂改随意拆散及抽页、剪贴；违者根据情节轻重给予处罚，直到追究法律责任。5、利用者需复印档案，需经档案员同意，复制的档案只限与利用目的直接有关部分，凡复制件盖章有效。6、归还档案时应详细检查，当面点清，如损毁、丢失甚至损坏档案的，应及时查处。档案保密制度1、认真贯彻执行保密法遵守国家保密制度和保密纪律，维护档案的完整和安全。2、珍贵档案和有密级档案须经领导批准后，限于在阅览室内查阅。3、未经允许不准擅自摘抄、复制和对外泄密档案内容。4、档案人员要做到知密不泄露，不与无关人员谈论档案机密。库房管理制度1、档案库房应保持清洁卫生，做到防盗、防光、防火、防潮、防尘、防高温、防有害生物和有害气体等八防措施；2、存放档案必须有专用的密集架或箱柜，做到分类存放，排列科学；3、存放胶片、照片、磁盘，要配备专门的存放设备并做到定期检查；4、库藏档案应定期清查核对，做到帐物相符，对破损或变质的档案应及时修补和复制，发现问题及时解决。5、库房温度应控制在1424，湿度控制在4560%.6、防止档案破损、被盗、涂改和泄密事件发生。7、未经档案人员允许，任何人不得擅自进入库房，库房钥匙由管理人员专门保管，防止遗失，进出库房随手关门。8、禁止火种引入库房，并备有防火设施；库房内不得存放与工作无关的杂物，库房周围不准堆积易燃易爆物品。档案鉴定销毁制度1、档案的鉴定工作由单位分管领导、有关专业人员及档案员组成档案鉴定小组，定期审定保管期限和密级，鉴定档案的保存价值；2、经鉴定的档案应正确划分档案保管期限表，保管期限一般分为永久、长期、短期三种（新的文书档案保管期限一般规定为永久、30年和10年三种保管期限）并编制档案保管期限表；3、销毁档案必须慎重，凡超过保管期限、失去利用价值的档案应适时剔除，但必须保管一段时间确无保存价值的，由档案员填写销毁清册并办理档案销毁的相关手续；4、经鉴定，对失去利用价值和保存价值的档案，需要销毁的，需由鉴定小组提出意见，编制档案销毁清册，经分管领导审批