秘书实务 第十一章调研和督查工作 PPT.ppt.ppt

第十章 信息工作 第一节信息工作概述第二节信息工作的程序和方法第三节高层次信息的开发和处理 信息工作 信息工作的意义信息工作的一切行政工作的基础信息是领导决策的依据信息工作是增进秘书才能的最佳途径 信息的特点 传输性 信息可以通过不同的方式 媒体 渠道进行传输 扩散性 同一内容的信息 可以借助不同的物质载体 同时向四面八方扩散 而某一物质载体也可以将不同内容的信息向不同方向扩散 共享性 广泛地沟通 交流 互相启发 共同获利 扩展性 信息随着生产力的发展和人类社会的进步不断地扩展 不断地发展和补充 替代性 包括两方面的含义 一是指同一内容的信息在传输过程中 其物质载体是可以变换替代的 二是指信息可以替代资本 劳动和物质材料 信息工作 信息的主要内容政策法规信息指挥性信息本单位信息社会反馈信息可比信息相关信息未来信息 信息工作 信息的形式文字形态信息书面形式 包括文字 数字 图形 表格等秘书应收集原始信息 或 一次文献 声像形态信息图书 照片 录音 像 带 磁盘 cd vcd等秘书应将声像信息与文字信息配合使用记忆形态信息存在于人们的大脑中的 零次文献 秘书通过采访 交谈获得 有不确定性的特点 信息的渠道内部信息渠道与对象国内信息渠道和对象国外信息渠道与对象 信息工作 信息工作 收集整理加工提供传递储存检索 信息工作的程序和方法 信息的收集和整理 秘书收集信息的方式收存复印记录录音电脑购买交换 信息的整理分类按照一定的标准筛选将信息分为真实 虚假 有效 失效保留真实 有效信息 信息的加工和提供 信息的加工充实与综合提炼与摘要归纳与分析 秘书如何提供信息适事适时适度 信息的传递 储存和检索 信息的传递迅速 准确 保密信息的储存原件储存目录 索引储存软件储存有专用的柜 橱或保险箱 能防盗 防火防潮 防虫科学地存放排列信息的检索 秘书综合信息的方法 调查法线索追踪法一是从初级信息分析中发现有价值的信息线索 确定追踪的课题 返回到实践中去 充实新的内容 形成高层次的信息 二是从领导 上司的讲话及调查研究成果中 寻找线索 确定选题后进行有针对性的收集 三是通过对某些信息的收集 触类旁通 发现新线索 从而不断扩充信息量 借助外脑法交换法建立数据库 怎样给领导提建议 一 小王小张曾是同窗好友 又的两个单位任秘书 小王对单位领导较满意 小张却认为领导没把他放在眼里 有一件事他向领导提了七八次意见 不仅不管用 还使他太幼稚 小王说 我看你确实是幼稚 缺乏自知之明 小张 你怎么一点不同情我 小王 你总是希望别人理解你同情你 可你理解不理解领导 同情不同情领导 你以为自己什么都行 凡事都想说上几句 当然 说得对的 领导应采纳 但有时说得对的 领导也不一定采纳 因为个人看问题的方法 角度不同 领导需要站在全局考虑 你的意见对 但在全局看不一定行得通 领导不采纳是正常的 小张 那我今后不提什么意见和建议了 怎样给领导提建议 二 小王 那倒也不是 我的方法是 只要不是大是大非问题原则问题 一个意见最多提三次即可 提了三次领导不采纳 说明领导有自己的考虑 即便某个问题处理不妥 领导也会负责的 自己提了三次也尽职了 小张按小王的方法试了一段时间 果然有效 两人又见面时小王说 我们都是给领导当参谋的 既然是 参与谋划 所提意见就有采纳和不采纳两种可能 不能光想着自己行 不采纳就不高兴 对领导是这样 同事之间也应是这样 问题 小张和小王对领导的感觉为何完全不同 秘书应如何想领导提建议 如何为领导出谋划策 一 a和b同时分配做秘书 一年后 领导遇到问题总爱和a商量 b很纳闷 请a分析原因 a 我看你主要是提意见多 提建议少 提了一大堆问题 却很少提办法 b 我认为提意见是下属的事 拿主意是领导的事 a 领导也不是神 事事都有主意 我接到上级的通知或下级单位的报告 都要认真想一想 提出处理意见 不管领导采用不采用 我都坚持这么做 时间久了 领导就对我的建议重视了 b 那每次提几条建议呢 如何为领导出谋划策 二 a 古人讲 上中下三策 就是每次提好中差三个建议 我看主要是指决定命运的大事 一般情况下 大多数事情 每次一条就可以了 大事或吃不准的事 不妨多提几条处理意见 供领导选用 即使提不出很好的方法 起码也要有一点建议 帮助领导打开思路 这叫 一策备选 你不妨一试 b按照a的方法做 一年以后 领导也经常找b商量工作了 问题 a和b在工作方式方法上有何不同 第十一章调研和督查工作 第一节调研和督查工作概述第二节调查研究的范围和步骤第三节调查研究的方法第四节督查工作的原则和程序 调查研究的含义和作用 含义调查 用科学的方法取得客观材料的过程研究 对材料进行分析 比较 归纳演绎的过程作用收集原始资料 支持领导决策取得反馈信息 作为修订或重新决策的依据解决常规问题 处理突发事件的必要手段提高秘书人员自身素质的主要途径 调查研究的内容 类型和方法 调查研究的内容基本情况调查专题性调查经验性调查突发事件或事故的调查 调查研究的含义和作用 调查的类型普遍调查资料全面 客观 精确 但缺乏生动性 具体性典型调查便于集中 深入地调查 但典型是人为选定的个案调查有明显的针对性 调查时不能就事论事重点调查与典型调查的区别是 重点是客观存在的抽样调查使用最普遍 比较科学 调查研究的含义和作用 调查的方法观察法 确立观察的重点 用心 懂行 访问法态度诚恳谦虚 讲究策略可以是个别访谈 也可开座谈会文献法 应先近后远 先小后大 先具体后抽象 先简单后复杂问卷法 质量的关键在于题目和答案的设计 调查研究的含义和作用 研究的方法归纳法综合法统计法比较法分析法演绎法调查研究的步骤 督查工作 含义 p170 原则 p180 程序 p181 案例1 达利公司是一家专门销售泥塑的公司 一天 总经理秘书小谷与一位刚从国外考察回来的熟人交谈 小谷了解到某外国商店里出售的中国泥塑 当地人很喜欢 生意兴隆 但产品大多是台湾制造的 工艺水平并不如大陆生产的泥塑 该国消费者特别喜欢反映中国民俗的泥塑 此时 秘书小谷应如何处理利用这送上门来的信息 案例1分析 秘书部门处于组织的信息枢纽地位 秘书应及时捕捉 筛选信息 提供给领导 以提高企业的经营效益 小谷应马上把此信息告知领导 或转给市场营销部门进行详细的调查研究 帮助拟订具有操作性的产品推广计划 包括推出的产品品种 数量 价格 宣传 促销 销售渠道等 新欣食品公司总经理秘书袁天从报纸上看到西亚两国开战 根据平时积累的国际政治知识 他估计这一打 双方不会在短时间内结束战争 他马上断定日本市场上的马肉不久会脱销 因为开战两国中 有一国是传统向日本大量出售马肉的国家 打起仗来 它将无暇顾及马肉出口 必然会影响到日本市场马肉的供应 这正是抓机遇做生意的大好时光 于是 他将此信息以及预测结果向总经理作了汇报 经理指示营销部门进行了一系列的紧急调研 结果证实了袁秘书推断的准确性 经过一番努力 公司很快与日商签订了出口大宗马肉的合同 袁秘书是怎样收集 开发利用信息的 某公司有一笔资金需寻找投资项目 公司负责人谢总从某造林公司获得如下信息 只要投入2万元 8年后可收回最低10万元 5万投入 等待6年 18万的收益 安全无比的零风险保证 保险公司投保 负责办理 林权证 以确保一切经营在合法情况下进行 谢总因怀疑该公司资信度而不敢贸然投资 2006年春节期间 中央电视台黄金时段播出了该公司老总代表 大造林公司给全国人民拜年 的广告 认为中央电视台的广告不会错的 谢总又产生了将那笔资金投资于该造林公司的想法 并要求秘书提供参考资料 秘书小李接受任务后 三天后给谢总送来一份30余页的 关于 大造林公司 及和国家林业政策的资料汇编 材料有 1 国家林业局2004年下发的 关于合作 托管 造林有关问题的通知 针对某些公司吸收社会资金合作 托管 造林现象而发 2 新京报 题为 没有真正胜利者的博弈 一百万亩沙漠圈地真相 的新闻调查 3 央视04年11月 焦点访谈 警惕 托管造林 陷阱 的文字材料 4 大造林公司 和类似企业融资广告的资料 5 秘书自己写的 关于 大造林公司 有关资料的初步分析 6 中央电视台播出的几则不实广告 冰箱每天的耗电只有0 48度 仅相当于一节小电池 牌食用油 1 1 1 经过食品监督局检测 其实际含量