会展策划重点打印版.doc

会展业概念的内涵：会后暂时会议和展览的同城，狭义的会后暂时只展览、展览会或展会，广义的会展不仅包括会议和展览，还包括结清、奖励旅游。会展业通常被称为MICE是指由经营各种会议和展览的公司形成的行业mICE由会议、奖励旅游、大型会议和展览会组成后又增加E节事活动会展运营投入要素包括人力、设备、技术、信息、能源、土地资源等。会议和展览：会展示以城市会议和展览设施为依托，以诚实文明和产业结构、消费结构为条件，通过专业化运作主体市场化运作方式和专业化运作手段，以展览和会议为载体，能够为社会和运作主体带来经济系哦啊亿、社会效益的经济经营活动。会展行业；会展产业是会展行业的产业化会展经济是通过举办大规模、多层测、多种类的会展活动而去的的直接经济效益和广泛社会效应的总和。会展业的要素构成极其定义：1、会展组织者2会展场馆3会展服务提供者4参展商5观众信息传播具有以下特点：信息收集方便会计；信息传播具有广泛性；信息反馈非常及时；会展业的特点：信息的高度集中；联系面广；展览会对企业的宣传是全方位的；不断创新；会展业的分类：1根据展会的内容分类：综合性展览、专业展看、消费展览。按照展会规模不同进行分类：国际展、国家展、地区展和独家展。按照展会的性质不同进行分类：专业展、展销会和综合展按照其他标准分类：时间间隔和长短：不定期展，长期展，短期展。国外会展业的发展状况：会展经济在世界各国的发展很不平衡，欧洲是世界会展业的发源地，北美的美国和加拿大是世界会展业的后起之秀，亚洲会展经济的规模和水平总体上次于欧洲和北美洲，大洋洲会展经济发展水平仅次于欧美但规模小于亚洲。我国会展业的发展概述：我国会展业发展迅速，以每年超过20%的速度增长。会展业会成为我国的一个新兴产业并在经济合作与交流、国际贸易与往来、技术交流等方面发挥作用，我国会展业的发展格局：会展业的发展与一个城市的产业结构、区位优势、开放和市场化程度、基础设施建设以及服务贸易发达程度等因素有关。我国已形成五大会展经济产业带（五大：以北京为中心的环渤海会展经济带；长江三角洲会展经济带；广交会和高交会为龙头；由大连、沈阳哈尔滨组成的东北会展经济带；武汉、郑州、程度、先、昆明等城市为龙头的中西部会展经济带）我国会展业现阶段特点：会展类型与数量日趋增多；会展质量逐步提高；会展场馆规模不断扩大；会展公司层出不穷；会展专业化、国际化程度提高我国会展业未来发展趋势：行业协会经承担管理和服务性职能；外资所占市场份额继续扩大；会展业与国际接轨的步伐加快；会展业中介组织将大批出现；会展业市场将进一步专业化细分，会展业的特征与作用：表征性；开放性；关联性；风险性；会展业的作用：推动会展举办城市建设，促进城市功能定位和发挥；推动区域经济的贸易合作，吸引外部投资；促进区域产业专业化分工，彰显发展成果；促进区域经济一体化的发展，为政府间合作提供平台（具体表现：有利于统一市场规则，管理和经济秩序，有利于加深不同国家、地区间的分工和合作，会展业有利于加强经济一体化的政府协作）第二章 会展策划概述会展策划的概念：包括策划者、策划对象、策划依据和策划评估要素等。会展策划的特点：针对性；前瞻性；系统性；动态性；可行性会展策划的作用：战略知道作用；实施规划作用；晋城制约作用；效果控制作用；规范运作作用。会展策划原则：目的性原则；操作性原则；创新性原则；艺术性原则；有效性原则会展策划的主要内容：1会展的理想策划；会展筹建策划；会展宣传推广策划；会展招展策划；会展宣传推广策划；会展招展策划；会展招商策划；会展现场管理策划；会展相关活动策划；会展策划方案基本流程：设立项目策划小组；有针对性的进行市场调研；制定详细玩着那个的会展策划方案；制定媒体策略；制定设计策略；考虑相关的服务要点；制定预算方案；撰写项目策划方案；做好对会展的评估会展策划的步骤：1信息搜集分析（会展市场信息的分析包括：产业发展状况分析；会展公司经营环境分析；会展市场供求关系分析；参展商那个和与会者购买行为分析；会展市场竞争者分析；会展公司经营策略分析）2拟定策划方案3论证策划方案完整的策划书应包括：产业与环境市场分析；会展具体策划；会展招展计划；会展招商计划；会展宣传推广计划；会展组织分工计划；会展整体预算；会展筹备进度计划；会展现场组织管理计划；会展相关活动安排；会展结束计划第三章 会展立项策划第一节 会展题材的选择和主题的确定问：会展题材的行业选择及方法：1、分列题材2、拓展题材3、创新题材4、合并题材问：会展选择展览会的相关因素：1会展的种类和特性的选择2、会展性质的选择3、展览会时间和地点的选择4、展出方式的选择5、目标观众的选择问：会展主题确定的原则：1、会议主题的确定（以会议的主办单位来到、分，可分为公司、协会组织和非营利机构三类组织主板的会议）2展览主题的选择：（a展览题材的选择：分为创新题材、分列题材、拓展题材、合并题材四类b展览对产业和行业的选择）第二节 会展立项策划的可行性分析会展项目的环境分析：1、宏观市场环境(是指能对展会的举办产生影响的各种社会因素，这些因素可能会给办展计划、够举办会展带来市场机会也可能会带来威胁)因素：a人口角度b经济环境c技术环境d政治法律环境e社会文化环境维护2、微观市场环境：1、办展机构的内部环境2目标客户3竞争者4营销机构5服务商6社会公众市场环境评价：方法：swot分析法第一步:整理和分析信息，并根据这些信息对环境的变化趋势作出预测第二步：详细的分析办展机构内部和外部的各种环境要素，列出市场环境对办展机构举办该展会在、形成的有事、劣势、机会和威胁。第三步：对市场环境对办展机构举办该展会形成的优势、劣势、机会核威胁进行综合分析，确定可以选择的战略和对策Swot分析法提供四种可选择的对策：so战略：即利用办展机构的内部优势去抓住外部市场的机会，st战略：即利用办展机构的内部有事去回避或减少外部威胁，wo战略：即利用外部机会来改进办展机构的内部弱点。Wt分析：即克服办展机构的内部弱点，避免外部威胁会展项目的可持续分析：一）会展项目的可持续发展分析：项目发展空间a、产业空间b市场空间c地域空间d政策空间二）项目竞争力：a会展定位的号召力b办展机构的品牌影响力c参展商和观众的构成d会展价格e会展服务三）班作战机构优劣势分析会展项目可行性研究报告会展项目的社会经济功能是指通过举办会议和展览。取得直接的经济效益以及因此而带动一个地区相关产业发展的功能。会展项目的社会功能是指通过举办会议和展览而达到一定的社会、政治和文化目标。会展项目立项可能性研究报告除了要包括上述分析的内容外，还包括以下三项内容：第一：存在的问题2、改进建议3、努力的方向第三节 会展基本要素的策划会展的基本要素有会展名称和地点、办展机构、办展时间、会展定位、会展规模等几方面构成会展名称：a基本部分：用来表明自己展览会的性质和特征b限定部分：用来说明会展举办的时间、地点、规模等c行业标识、用来表明展览题材和展品范围2、会展举办地点、包括两方面：会展在什么地方举办、会展在那个展馆举办办展机构：是指负责会展的组织、策划、招展和招商等事宜的有关单位。办展机构一般有以下几种：主办单位、承办单位、协办单位、支持单位等。会展得能够为步骤：a执行会展识别策略b选定目标参展商和观众c积极传播展会形象4创造差异化优势会展定位应注意的问题：1定位不够2定位过时3定位模糊4定位疑惑5定位僵化 会展规模：包括三个方面的含义：1展会的展览面积（有使用面积和毛面积之分）2参展单位的数量3、参观展会的观众的数量第四节 会展项目范围的策划a参展厂商范围的确定（参展厂商亦称参展客户）b观展商范围的规定（又称观众，可分为专业观众和普通观众c会展承办企业服务范围的确定（1、组展商是会展系统的主体2、场地供应商）展览组织者必须具备的两个条件：一是与特定的参展厂商法伤业务关系，有特定的服务对象；二是创造出服务的产品-展览会，即提供展示环境和信息。展区的筹建策划：展区的设计和布置（a展区整体布置b展场整体形象设计）、展位设计与承建（具体计划：a收集信息b选择展位承建商c、展位承建工作的管理）会展的宣传策划：a制定宣传工作计划b会刊设计与制作：（1、开本一般为16开或21*“28.5大小 2、封面设计3、内容：包括：序言、公司简介、展位分布图、参展商索引、参展商名录、展会活动、行业简讯、展览跟踪调查表）c宣传册的设计（：宣传册中应该有深浅颜色的强对比，应实用简短明了的句子，充分利用图片，主要的几幅图必须精心制作；变换字体类型不要超过三种；突出注册表；适当留空）d参展商服务手册：（各种共组用的办公用品的型号及价格；站位适用的帷帘、地毯的型号和价格；可供使用的服务人员情况；所有的电力供应情况，包括电源要求、照明和电工；关于熟练工人的情况，包括雇佣这种工人的价格；标牌的价格；站位出租信息，包括站位的大小和价格；视听服务；电话服务；模特和花卉供应商的情况；各种运输方式及其费用）会展的时间控制策划：a会展时间选择的原则：（订货的时效性；季节适宜性；观众可参与性），b、会展时间选择要点：国际展，全年办展忘记3-6月和9-10月避开全年重大节日（圣诞节）和夏季休假期（7-8月）展期一般延续3-4天；国内展：选择避免春节黄金假期，延续3-5天，综合性展销会时间长）、C、会展时间控制内容：1招展时间控制（即体表现在几个方面：会展开幕时间要符合展览题材所在行业产品的产销时间特点；会展赵展的启动时间安排要合理；预留的展展时间要充足；重点招展时间要很好的把握；密切监控会展 招展进度）2、招商时间控制（具体体现在4个方面：会展招商计划及工作安排要有统一的时间规划；把握好会展招商工作的启动时间；善于把握会展招商工作的黄金时期和会展招展工作一样；密切监控会展的招商进度）3、会展宣传推广时间控制（具体表现几方面：会展宣传推广要符合会展招展的时间进度安排；会展宣传推广要从时间上考虑建立会展良好形象的需要；会展宣传推广要配合会展业代理的工作时间进度）4、会展服务及筹展撤展时间控制（a会展服务时间控制：及时，快速，有求必应；b筹展时间控制：将筹展的确切起止时间转确的通知参展商；题型参展商尽快提供展位搭建备审材料；让参展商理解筹展截止时间的不可变更性；加强布展现场管理c撤展时间控制：将撤展的准确起止时间准确的通知参展商；让参展商理解撤展开始时间的不可变性；加强撤展现场管理）会展的财务预算策划：1会展企业财务预算内容；（收入预算；支出预算；现金预算；资金支出预算；资产负债预算）2会展企业财务预算工作流程（预算计划会议：审视当年的经营情况；部门预算计划；总经理的预算报告）3会展企业财务预算管理，可以起到以下作用：经营活动具有可比性；为协调和控制企业活动提供依据；数字形式的标准能方便技校衡量，客观可靠，为纠正偏差奠定基础第四章 会展招展策划与管理招展的前期准备工作：参展商信息的收集：收集目标参展商信息：1目标参展商的信息收集渠道：各行业的企业名录；上回、行业歇会、连锁歇会等行业组织；政府相关部门；同类会展；各种专业媒体2、建立目标参数参展商数据库：a通过计算机建立一定结构的文本信息；选择合适的软件；及时修改与调整；需注意：分类科学、数据真实、方便查找、及时更新。二）了解参展商的类型：1、根据参展商的国别划分2根据参展商参展的联合程度划分3根据参展商的失利极其在行业中的地位划分，4参展商目标划分（基本目标；宣传目标；产品目标；销售目标；价格目标）展区：是组展商根据展品性质或参展商性质安排展览活动的空间。展位：是参展商展示其产品或服务的地域空间范围展位的种类：1、按展位面积分（a标准展位是指使用同一材料，按规定的标准模式统一搭建的展位3*3，b特展展位：是指参展单位要求展位面积达，申请预留空地，通常为室内或室外光地）2、按展位的外部形状分：道边形单口开；内角形双口开；外角形；半岛形；岛形；通道形；板式标摊划分展区展位的方法：按专业题材划分展区；按地区划分展区；按展品的相关性划分展区；按展品的相关性划分在展区；要考虑现场管理和服务的方便；要适应参观人流的规律；合理分配标准展位和特装展位；合理安排展会的功能服务区域；量化展品分区。展区和展位划分时应注意的事项：注意统筹兼顾；因地制宜划分展区和展位；不能遮挡展馆的服务设施；注意提高展会的档次；注意提高参展商的展出效果展区展位的分配方法：延续法；先到先分法；会员法；面积法；打分法；抽签法；预定法；竞标法；支付方式法扩展价格的确定应考虑以下因素：、会展项目的生命周期2利润目标3考虑竞争需要4考虑展览题材所在行业的状况5由办展机构的发展目标确定价格；6办展机构的自身条件7考虑会展的价格弹性8展区和展位的位置差异 9国外参展商和国内参展商的区别招展价格的折扣策略：1统一折扣2差别折扣3特别折扣4位置折扣5季节折扣招展宣传与推广目的：熟知会展，扩大会展影响；树立会展形象；促进会展招商；促进会展招商；扩大会战的品牌知名度；不断提升目标参展商和观众对会展品牌的忠诚度招展宣传与推广的内容：1参展者的类别：参展者的专业类别；参展者的规模类别；2参展者的范围指数量招展宣传推广的策略：实施品牌战略；持续宣传策略；忠实客户关系管理，为参展商提供增值服务；灵活运用价格和服务策略；吸引龙头型企业参展策略；网络宣传策略；运用多种宣传营销策略；会员制策略；招展宣传推广的渠道与方法：通过一些机构和单位进行招展宣传：（行业协会和商会；国内外著名展览机构；专业报刊杂志；国际组织；各种招展代理；行业知名企业；国外同类会展，外国驻华机构，政府有关部门，网络）广告宣传：是展览宣传的重要方式，广告可分为媒体广告和户外广告两大类策划会展的宣传工具具体步骤是：会展前的新闻宣传；会展中的新闻宣传，会展后的新闻宣传招展代理的选择应考虑的因素：找对口的合作单位作为会展的招展组团代理；招展代理的主要机构应包括当地行业协会、主办单位的分支机构、行业权威机构、办展机构、海外代理机构；要对招展代理的选择和管理作出安排，对代理的佣金水平和代理权限作出规定。选择国外招展代理商应考虑以下因素：1所选代理商对象应该是对于会展有一定的客户基础2、要手洗展览会各项工作的运营3、选择信誉良好的机构4、选择办展理念相近的合作商招展代理的形式：1、独家代理2排他代理3一般代理4承包代理招展代理的考察：公司的考察；协会和商会的考察；媒体的考察；个人的考察；国外代理的考察；招展代理的聘用及代理期限1、 招展代理的聘用:程序：取得必要的证明材料，对代理商进行资质验证，确定代理商的资质是否可靠；会展项目经理或业务员初步与代理商协定代理条件，项目总监或经历审查代理条件；公司负责人批准代理条件，签订代理合同。招商代理的期限就是代理商代理招展权限的长短。招展分工：即主办方对会展的招展工作分工作出安排，包括招展单位分工安排，本单位内招展人员及分工安排、招展地区分工安排等。会展招展分工涉及两方面内容：个招展单位之间的分工安排；本单位内招展人员及其分工安排。招展书的编写：主要内容：1会展名称和标志；会展的举办时间和地点；办展机构；办展起因和办展目标；会展特色；展品范围；价格；2市场状况介绍：行业状况；地区的市场状况3会展招商和宣传推广计划4会展的相关活动5服务项目6参展办法7各种图案编制招展书的原则：1内容全面准确2简单实用3美观大方4便于邮寄和携带参展商手册的主要内容：1前言（说明编制原则和目的）2展览场地基本情况3会展的基本信息4会展规则5展位搭建指南6展品运输指南7会展旅行星系8相关表格9付款方式参展商手册的作用：参展商手册对参展商的指引作用；参展商手册对会展现场的管理作用；参展商手册对观众的作用；第五章 会展招商策划与管理会展招商：邀请观众到会展来参观，具体就是通过各种方式将那些对拟办会展展示的产品有需求的采购商和其他观众引进会展。专业观众是指从事会展上所展示的某类展品或服务的设计、开发、生产、销售或服务的专业人士。会展招商的重要性：吸引目标观众，以实现参展商的目的；提高会展的服务说平；专业观众市会展的生命线；扩大会展的社会影响；树立会展的品牌形象会展招商方案的制定：1确定会展招商方案的目标（明确招商活动的具体目标，确定目标观众；招商组织工作如何与招展工作相配合、相支持；采用何种措施能是招商组织的工作目标得以实现）2招商方案的制定原则（方案的可行性；方案的可操作性；方案的可改变性；方案的周蜜型；方案的创造性）3招商方案的制定：包括会展招商工作分工、会展通讯制作、会展招商宣传策略与渠道、会展招