酒店物品申购、领用、出入库管理办法.docVIP

XX发20146号物品申购、询价、验收及出入库管理办法 为规范酒店财务管理，实现严格、有序、规范的财务管理，现制定本办法。 一、物品申购管理办法 1、库存常规物资（计划内常用物资），由仓管部根据库存物资的最高储备量和最低储备量的情况填写“物品申购单”，及时向采购部提出请购。采购单审批程序：仓管员财务总监总经理董事长审批采购部购买 2、非库存常规物资（计划外物资），由使用部门根据实际需要，提出购买物品的名称、规格、型号、数量。填写“物品申购单”，部门经理签名，交仓管部审核仓库有无存货，报批同意后交采购部采购。审批程序：使用部门仓管财务总监总经理董事长审批采购 3、物品申购单审批后，使用部门等如需变更物资规格必须及时通知仓管部变更物品申购单。 4、各部门需要申购的任何物品都应首先填写物品申购单，按照程序报批，物品申购单一式三联，部门留一联存根，采购员一联，计划财务部库管员一联。5、申购单签批程序结束后，采购员根据采购明细进行采购或与相应供货商联系送货，采购人员应做到无申购单不采购，应急物品除外（应急物品包括：董事长、总经理临时安排采购的物品；酒店设施设备偶发的部件损坏问题急需的维修物品等），应急物品采购后需在第一时间由使用部门补签物品申购单。6、酒店各部门所需物品、食材等均由采购员负责采购，使用部门无权自行采购，无权与供货商联系。 二、物品询价管理办法 （一）厨房原材料询价 1、厨房原材料（蔬菜、禽类、肉类、蛋类、食用油、干货调料等）价格浮动较为频繁的物品，需要每周进行一次询价。成立询价小组，小组成员包括厨房人员1名（行政总厨可不定期参加）、财务成本会计、餐饮部经理等。董事长、总经理可自行安排参与市场询价。 2、成本会计根据采购物品打印询价表，每周根据实际情况进行增减、调整。 3、询价可分为当地市场现场询价、同行业采购询价、网络询价等多种途径。 4、询价结束后，成本会计对酒店正常采购物品价格进行对比，差价幅度较大的要以书面形式报财务总监，财务总监、行政总厨与采购人员对接，了解价格差距原因。 5、市场询价后要将酒店现有物品采购价格与询问价格形成对比表，一式6份（董事长、总经理、财务总监、采购员、行政总厨各1份，公开张贴1份）。 （二）其他物品询价 1、每季度咨询客房一次性用品、维修材料价格，编制价目表，做到货比三家，优质优价，建立供应商家联系网。 2、采购部收到“物品申购单”要在当天对采购物品进行询价，询价比较后进行采购。三、物品验收及出入库管理办法1、采购物品到酒店时，须由仓库管理员凭借“物品申购单”进行验货，厨房原材料和部分必要物品须由使用部门责任人协助对质量、数量、价格进行把关验收。验收不合格的，仓管人员要及时通知采购部并填写“不合格物资登记表”送交采购部，进行退换。 2、厨房原材料及工程部应急物品可在仓库管理员监督下直接调入使用部门。对直拨物资，根据使用部门填写的“物品申购单”，按品种、质量、数量、价格进行认真验收合格后由仓库管理员员填写或打印“直拨单”交使用部门，使用部门清点物资后，在直拨单上签收确认。3、部门需要的零星物品采购回酒店后须第一时间交到仓库，由仓库管理员通知使用部门负责人协助验收，进行物品入库。对入库物资，验收根据“物品申购单”上标明的物资名称、规格、数量等，认真验收货物，合格后填写“验收入库单”入仓库。对特殊配件要在技术人员的指导下抽货试用验收。大宗物资按10%的比例抽货验收，并填写“物资抽查验收记录”。 4、厨房高档原材料，在打印出入库单的同时还需要建立物品档案，计划财务部每周对使用情况进行核对（如海参、鲍鱼、大虾等高档原材料,仓管员每周根据原始备货量与行政总厨对接近期使用情况，进行数量监控）。5、申购物品属于固定资产的，仓管员应及时登记归档，将物品统一归入酒店固定资产档案，在定期盘点过程中进行盘点。对设施设备使用说明书进行分类存档，以备维修保养使用。固定资产包括：机器机械及其他可长期使用的设备、器具；交通运输设备；电子通信办公自动化设备；仪器仪表、家电、家具等。6、物品领用：部门领取物品时，可先询问仓库管理员仓库是否有备货，数量是否足够，在有库存的情况下填写物品领料单，经使用人、部门经理、总经理签字审批后，统一到仓库领取。仓库没有备货的物品，因工作确实需要的，由部门填写物品申购单，按程序审批。常用物品原则上每周一下午以部门为单位统一申领。特殊（急需）物品按特事特办的原则办理，但必须经过审批。物品领取后仓库管理员对该物品办理出库手续。每周对各部门出入库单交相关部门负责人确认签字。 对耗材物品、工具等能以旧换新的物品采用以旧换新的领用制度。 仓管员要对在质保期内即将过期的物资，及时通知使用部门进行领取使用，避免浪费。使用部门在领取物品时需对质量进行把关，物品领出后在使用过程中发现存在质量问题的，由部门自行承担责任。 二一四年五月