物料采购工作管理实施办法.doc

物料申请、采购及领用管理办法为规范公司各部门、采购员及仓管员在固定资产、低值易耗品、办公用品（不包括外包工程所需物品，下文简称“物料”）的申请、采购及领用工作的流程，便于相关人员做好公司后勤保障工作，制订本管理办法。一、 物料申请（一） 各部门提出物料需求应遵循按需申请、经济实用的原则。（二） 各部门提出物料申请时，应先按申请类型的不同填写月度物料申请表或物料申请表。月度物料申请表或物料申请表一式四份，分存申请部门、财务部、采购部和仓库。（三） 月度物料申请程序部门提出月度物料申请时应使用月度物料申请表，月度物料申请表由公共事务部于每月20日发至各部门，各部门充分估计下月实际物料使用需求后填写申请内容，于当月25日前交回采购部。月度物料申请流程申请部门填写月度物料申请表，交申请部门总监审批采购部汇总各部门申请表，并对物料询价报价，出具初审意见 公共事务部总监和财务部总监进行复审 复审如有争议，应由公共事务部、财务部和申请部门共同举行听证会按公司制定的采购审批权限报批采购部按库存情况进行领料和订购备注：1、 公司关于采购审批权限的规定如下（1） 非工程物料：金额在500元以下（含500元）的由部门总监审批、公共事务部总监加签；金额在500元至3000元（含3000元）的由财务总监加签；金额在3000元至10000元（含10000元）的由副总经理加签； 金额在10000元至50000元（含50000元），或固定资产申请金额在2000元至50000元（含50000元）的由总经理加签；超过50000元的报集团公司审批。（2） 工程物料：金额在500元以下（含500元）的由总工程师审批；金额在500元至3000元（含3000元）的由财务总监加签；金额在3000元至10000元（含10000元）由副总经理加签； 金额在10000元至50000元（含50000元），或是固定资产申请金额2000元至50000元（含50000元）的由总经理加签；超过50000元的报集团公司审批。2、 公司局域网系统完善后，将逐步建立网上物料平台，各部门届时可通过计算机完成物料的申请工作。（四）计划外申请程序各部门遇突发事件须提出计划外申请时应使用物料申请表，物料申请表由各部门按需向采购部索取填写。各部门应充分估计各月物料使用量，如非情况特殊，尽可能避免计划外申请，公共事务部考虑酌情对计划外申请过于频繁的部门予以通报。计划外申请分为一般申请和紧急申请，当申请部门不能立即获得审批人签署时（例如审批人出差、请假或不当班等情形）可履行紧急申请程序，其余计划外申请应履行一般申请程序。计划外申请流程申请部门填写物料申请表 计划外一般申请 计划外紧急申请 申请部门总监和分管副总经理签署申请部门按财务部制定的采购审批权限报批申请部门按公司制定的采购审批权限电话请示审批人 备注：1、 审批人在批准紧急申请后应通知公共事务部总监，由采购部先行办理领料或采购。申请部门必须尽快补齐审批手续，最迟不得超过提交物料申请表后二个工作日。2、 申请部门履行审批程序后，将物料申请表交至采购部处理。3、 各部门在非办公时间急需领用物料时，公司值班经理可签发金额不超过150元的物料，按如下程序办理：（1）开仓：仓库设两个门锁，分由值班经理和仓管员保管。领料时两人同时在场，同进同出。（2）领料登记：领料后值班经理和仓管员在非办公时间领料登记本上登记并签名，申请部门在事后两个工作日内补齐审批程序。二、 物料采购 （一）供应商管理1、 作为公司候选供应商，应具备法人资格，其提供商品的质量、规格、性能符合公司需要，商品的报价不明显高于市场平均价，并在交货期限，付款方式，合同期限，售后服务等方面有较优的条件。2、 各种物料应至少有3家以上的候选供应商，采购部应建立供应商数据库，收集、整理供应商基本资料、历史报价及交易记录。3、 采购部应定期拟定新供应商开发计划。对新进供应商，由采购部会同公共事务部总监实地考察供应商，填制供应商资料卡呈分管副总经理核准后，列为备用供应商。4、 采购部应制定供应商淘汰机制，对货品质量、价格水平和其他合作条件未能达到公司要求，或已停止营业的供应商，采购部应结合物料使用部门意见，书面说明供应商情况并酌情提出撤销合作关系的请示，待相关领导批准后，通知供应商撤销合作关系。（二）采购方式1、采购部应视物料的使用状况和市场供求状况等因素，选择最有利的采购方式。2、 使用数量基本稳定的物料，可采取定期采购方式；对公司物业维护中已经确定供应商的物料，可采取特约供应商采购；其他物料采购应按需灵活选择采购方式。3、 公司应根据采购方式与供应商签订定期（不定期）采购合同，由法律事务部进行审核。采购合同正本两份，一份存采购部，一份存供应商；副本存法律室。 （三）采购作业1、询价报价（1）除紧急申请外，采购部不应执行审批程序不完整的月度物料申请表和物料申请表。（2）采购部收到部门交来的月度物料申请表和审批完毕的物料申请表时，先核查申请物料的名称、规格、数量、要求到货日期等内容是否明确。否则注明“填单欠详”字样后退回申请部门修订。（3）对内容和审批完整的月度物料申请表和物料申请表盖收件章，收到紧急申请表时应在表上加盖“紧急申请章”。（4）采购员汇总月度物料申请表形成总表，按表询价报价。（5）采购员可采用对比供应商资料、以往交易记录或进行市场调查等方式，拟定至少3家询价对象，询价完成后，采购人员应将报价结果整理后送采购部主管初审，据以议价并最终确定供应商。（6）采购部将月度物料申请情况和初审意见报公共事务部总监和财务部总监复审，再逐级呈批。（7）审批完毕后，如库存足够，采购部通知申请部门凭月度物料申请表或物料申请表至仓库领料；如库存不足，转采购员订购。2、订购及入库（1） 采购员按审批意见实施订购，并跟进送货和入库事宜。除无现货需订制订购的物料，采购部应尽可能满足申请部门对送货时间的要求。（2） 物料入库时，仓管员应凭月度物料申请表或物料申请表和进仓单点收，凡与审批不符的物料非经采购部主管同意不得入仓。3、特殊情形 （1）申请项目的撤消：采购员收到申请部门送来的撤销申请单时，如该申请项目尚未办理，由采购员在月度物料申请表或紧急物料申请表上加注“撤销”字样，退回原申请部门；若原申请项目已向供应商订购，由采购部向供应商接洽撤销订购。若不得撤销，采购员应于撤销申请单上注明原因，呈总经理审批后，由采购员知会申请部门，采购部应妥善保存所有撤销申请单。（2）交货质量异常：供应商交货质量异常时，仓管员将对应送货单交采购部，采购部应尽快与供应商交涉退、换货等事宜，并将有关情况记录于供应商资料库，将处理方案记录于送货单，送货单送仓库保存以备进一步处理。（3）交货延期处理：如供应商未能按约定日期交货，仓管员应在收货时于送货单注明延期情况，并与供应商送货人会签确认，以便财务部在结算时按双方合同约定厘定违约金。 三、 物料的领取、使用和报废（一）物料的领取和使用1. 仓管员通知申请部门前往仓库领料时。各部门凭领料单领料，领料单一式四联，分存申请部门、财务部、采购部和仓库。2. 各部门领料时应填写领料单，由申请部门总监签署，领取紧急申请物料的领料单应由分管副总经理加签。3. 各部门应指定专人负责本部门申请及领用物品。在部门领用公用物品时，部门专人需在部门卡上签名。属个人专用物品或设备，由本人亲自到仓库领取，并在个人卡上签名。4. 员工如离职，本人应到仓库办理退库或移交手续，个人卡上的物品需由仓管员清点确认，并在调动、离职登记表上签名，如有丢失则按折旧价赔偿。5. 员工如工作岗位调动，个人专用物品或设备应退回仓库，或转给继任继续使用，或由本人带到新的部门。无论何种方式，都应到仓库办理退回、转用、续用手续。6. 消耗类用品（如笔、胶水、回形针等）原则上每两个月不超过一件。仓管员通知申请部门领料领料流程申请部门填写领料单，按规定办理签署手续，凭月度物料申请表或物料申请表和领料单往仓库领料 仓管员凭单发料（二）物料的报废1、物料报废的程序（1）物料超过正常使用年限自然损坏或在使用过程中损坏无法维修，由负责保管、使用该物料的人员填写一式三联的物品报废/报损呈批表。（2）经仓库核价，部门提出意见报技术鉴定部门进行鉴定审核，5000以下（含5000）的物品报废报分管副总经理审批；5000以上由总经理审批。（3）物品因人为原因损坏，由责任人填写物品报废/报损呈批表，经仓库核价由部门提出酌情赔偿意见，逐级审批。（4）固定资产是指使用年限一年以上的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具和其他与生产经营有关的设备、器具、工具等，以及单件价值在2000元以上，并且使用超过两年，不属于生产经营主要设备的物品。凡固定资产报废需附上专题报告，以便进行残值回收。（5）仓库按经审批的物品报废/报损呈批表回收废物，将其中一联留底存查，一联交财务部销帐。2、剩余物料退仓制度（1）使用部门在领用物料前应根据实际工作量估算物料用量，数量力求准确，避免出现多领多退的现象，工作完成后如有剩余物料应及时退回仓库。（2） 仓管员对退回的物料进行核对、检验，对完好无损并能明确点出数量的开出退料单（用“领料单”红笔填写），由仓管员与退料人签署确认后重新入仓待发。对未能明确点出数量或稍有破损但能继续使用的（如