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行政机关公文格式标准及公文处理工作前言：中国共产党机关公文处理条例和国家行政机关公文处理办法，是全国各级各单位公文处理工作的基本依据。另外，人大机关、政协机关、军队系统也有各自的公文处理规范标准。对国家行政机关而言：2000年8月24日由国务院以国发200023号文件印发的国家行政机关公文处理办法，对国家行政机关公文的定义、公文种类、公文格式、行文规则、收发文、公文归档、公文管理等各方面都作了规定，是我们公文写作、收发和管理的一个最基本的、也是最权威的文件，也是我们办理公文的尚方宝剑。国家行政机关公文处理办法规定了行政机关公文的定义和作用：行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。1999年12月27日由国家质量技术监督局发布的国家行政机关公文格式（GB/T9704-1999），对公文的格式做出了明确的规定。2001年1月1日由国务院办公厅以国办函20011号文件印发的关于实施涉及的几个具体问题的处理意见，就意见文种的使用、函的效力等11个问题做了补充说明。以上3个文件，是行政机关文秘人员必须熟练掌握的基本知识。第一章 公文格式标准一、公文的种类共13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案 、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要 其中：下行文8个：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、批复、会议纪要；上行文2个：报告、请示；平行文2个：函、议案；上行、下行、平行文均可使用的1个：意见。二、公文的字体采用方正GBK字库中的方正仿宋、方正小标宋、方正黑体、方正楷体等字体。我区从05年6月以合川府办2005213号发文明确，具体规定：（一）标题用方正小标宋二号字体。（二）文中标题第一层次一、二、三用方正黑体三号字体；第二层次为加括号的（一）（二）（三），用方正楷体三号字体；（注意：不加粗。）第三层次为1. 2. 3.，用方正仿宋三号字体。（三）正文用方正仿宋三号字体。（四）主题词“主题词”这三个字用方正黑体三号字体，各词目之间空1字距离用方正小标宋三号字体。三、公文用纸幅面及版面尺寸（一）幅面尺寸：公文用纸采用A4型纸，其尺寸为：210mm297mm。 （二）公文页边与版心尺寸： 1.公文版心尺寸为：156mm225mm。2.公文用纸天头（上白边）为：37mm1mm； 下白边为：35mm1mm； 3.公文用纸订口（左白边）为：28mm1mm； 右白边为：26mm1mm。（看附图一、演示如何具体操作）四、排版规格和装订要求（一）排版规格：一般每页排22行（行间距28.95磅），每行排28个字（跨度15.8磅）。注：此为一般情况而言，特殊情况（出现空白页时）可以调整。（二）装订要求：公文应左侧装订，不掉页。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各l4处，允许误差4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm一5mm。 五、公文格式分类依照发文机关标识的不同，公文格式主要分为“命令式”、“文件式”、“信函式”、“电报式”、“会议纪要式”五种。以我区为例，介绍公文格式分类（一）“命令式”发文机关标识为：“重庆市合川区人民政府令”。（二）“文件式”发文机关标识为：“重庆市合川区人民政府文件”、“重庆市合川区人民政府办公室文件”。发文机关代字有“合川府发”、“合川府文”。（三）“信函式”发文机关标识为：“重庆市合川区人民政府”、重庆市合川区人民政府办公室”。发文机关代字有“合川府”、“合川府函”、“合川府办”等。（四）“会议纪要式”发文机关标识分为“区政府全体会议纪要”、“区政府常务会议纪要”、“区长办公会议纪要”、“区长工作例会纪要”、“区政府专题会议纪要”等。注：1.还有“工作通报”等一些结合实际制定的格式分类。2.“电报式”由于目前合川事实上没有使用，在关于印发合川区人民政府公文格式标准的通知合川府办200948号就没有将其纳入，今后如确有需要可另行发文。六、公文中各要素标识规则、页码、表格（一）“文件式”格式中各要素标识规则公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。即公文的头、身、脚。其中置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。眉首：1.公文份数序号：用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第l行。2.秘密等级和保密期限：分“绝密”、“机密”和“秘密”3类。注：凡未标明或者未通知保密期限的国家秘密事项，其保密期限按照绝密事项三十年、机密级事项二十年、秘密级事项十年认定。3.紧急程度：如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。注：如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。4.发文机关标识：（1）包括“重庆市合川区人民政府文件”、“重庆市合川区人民政府办公室文件”两种。发文机关标识上边缘距版心上边缘为25mm。对于上报的公文（请示、报告），发文机关标识上边缘距版心上边缘为80mm。（2）发文机关标识原则上使用小标宋体字，一般用红色套印。字号以醒目美观为原则确定，但应小于22mm15mm（高宽）。（3）行政机关联合行文，主办机关应排列在前；行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列。5.发文字号：发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“ ”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。6.签发人：上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号方正仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号方正楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第l行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。（附图说明）主体1.公文标题：红色反线下空2行，用2号方正小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。标题一般应标明发文机关名称、公文主要内容和公文文种。标题中除法律、法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。2.主送机关：指公文的主要受理机关。置于标题之下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍须顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。标识主送机关应使用主送机关的全称、规范化简称或同类型机关的统称。所谓同类型机关的统称，如“各镇人民政府、街道办事处”。3.公文正文：主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。用阿拉伯数码标识的数字和年份不能回行。4.附件：（1）有附件的公文，应在正文之下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后用全角冒名和名称，或在正文相关处用括注标明“见附件”等字样。（2）附件如有序号，使用阿拉伯数码（如“附件：1.”）；附件名称后不加标点符号。（3）公文标题中已标明所批转、转发、印发、报送、转报、公布的文件的，不加附件说明，也不标注“见附件”等字样。（4）附件应在用印页之后另起一页，并尽可能与正文装订在一起。不能装订在一起的，应在附件首页的左上角注明文件的发文字号。5.成文日期：用汉字将年、月、日标全；成文日期的标识位置见“公文生效标识”的说明。成文日期以领导同志签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。注：如二九年中的“”，不是0、O、零。6.公文生效标识：公文生效标识是证明公文效力的表现形式，包括发文机关印章或签署人姓名（也可用签署人签名章）。（1）单一发文印章。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。（2）联合行文印章。行政机关联合上报的公文，由主办机关加盖印章即可。联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。（3）当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。7.附注：（1）一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明，如“此件可见报”等，不是对公文的内容作出解释或注释。对公文的注释或解释一般在公文正文中采取句内括号或句外括号的方式解决。公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。（2）“请示”、作为上行文的“意见”、“函”应当在附注处注明联系人的姓名和电话，用圆括号括入。版记1.主题词 置于文件末页左下端、抄送栏之上，按类别词、类属词、文种的顺序排列，除类别词外，词目数量不超过5个。“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。主题词的索引规则： 一份行政文件，除类别词外，最多不超过 5个类属词； 先标类别词，再标类属词。标类属词时，先标反映文件内容的词，再标文件形式的词。如国务院关于加强水土保持工作的通知，先标类别词“水利”，再标类属词“水土保持”，最后标文种通知 一份文件如有两个以上主题内容，先标第1个主题的类别词、类属词，再标第2个主题的类别词、类属词，最后标文种。 根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引。如国务院关于“九五”期间深化科学技术体制改革的决定，可标“科技、体制、改革、决定”。（这是我们平常使用得最多的方式） 当找不到准确的类属词时，可以在类别中选择适当的词标引。同时将能够准确反映文件内容的词标在类属词后面，并在该词后面加符合以示区别。2.抄送机关 公文如有抄送机关，在主题词下1行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。注意：是“抄送”，对上不再用抄报，对下不再用抄发。3.印发机关和印发日期：位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发机关统称“重庆市合川区人民政府办公室”。印发日期一般为公文送往印刷厂付印的日期，用阿拉伯数码标识。4.版记中的反线 版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。5.版记的位置 版记应置于公文最后一面（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。确定版记的位置在实际操作中会遇到以下情况：（1）公文主体之后的空白容不下版记的位置，需另起一页标识版记，此时版记要放在最后一面。（2）公文的篇幅如果在一个折页（即有四面）以上，这时公文的页数一般应是4的倍数，此时版记也一定要放在最后一面，而不管前面的空白有多少（一般不会超过3面）。两页以内的放在第2页。（3）公文有附件。如果附件最后的空白能够容下版记，而该页又正是4的倍数，此时版记应置于该空白处，以免造成不必要的浪费。如果附件是被转发的文件，该文件后面也有版记，则删除该版记，只标识转发文件自己的版记。（4）转发或翻印文件，不标识被转发或翻印文件的版记，只标识翻印文件的版记。除此之外，页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm（即距页边28mm）。单页码居右空1字，双页码居左空1字（即外侧）。页码只标识到公文主体部分结束的那页，空白页和空白页以后的页不标识页码。公文中的表格公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四（可放分送，不放页码）应当空白，将A3纸型贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。（二）“命令式”公文格式（略，基层用得不多，不再介绍，只看图）（三）“信函式”公文格式发文机关上边缘距上页边的距离为30mm，一般用小标宋体字。发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行居中排28个字。首页不显示页码。发文机关名称及双线均印红色。发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识。发文字号下空1行表示公文标题。如需标识公文份数序号、秘密等级、紧急程度，可置于武文线下1行版心左边缘顶格标识。两线之间其他要素的标识方法从“文件式”公文格式标准相应要素说明。（四）“纪要式”公文格式发文机关标识上边缘距版心上边缘为25mm，用红色小标宋体字。在发文机关标识之下空1行居中标识为“第期”，在同一届政府任期内按顺序编号；发文字号之下占1行位置标识印发机关和印发日期，居左顶格标识，印发日期居右顶格标识；印发机关和印发日期之下4mm处印一条红色反线；红色反线下空2行居中标识标题。会议纪要不加盖印章。会议纪要不分“主送”、“抄送”，而用“分送”这一特定形式，在版记中主题词之下标识，标识方法同“文件式”公文中“抄送”。会议纪要其他要素从“文件式”公文格式标准相关要素说明。（五）其他公文格式如工作通报、退文通报等。（略）第二章 常见公文错情一篇好的公文应该达到以下质量标准：（一）公文内容符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法规及规章，符合区委、区政府的有关规定，所提措施和办法切实可行。（二）行文关系、行文规则、行文程序符合规范要求，公文运行方式和程序正确，联合行文符合有关规定。（三）文种使用正确，标题规范，主送单位准确，附件名称一致，抄送机关无误，主题词标引规范，秘密等级、紧急程度、字体、格式、印发机关、成文日期准确无误。（四）正文结构合理，主旨明确，层次清楚，表述正确，论证有理有据，观点明确，重点突出，能完整准确体现发文机关的意图，全面准确反映实际情况；符合语法、逻辑，文句通顺、严谨、精练，无错漏别重字；人名、地名、数字、机构名称、计量单位、标点符号等标注准确无误。（五）印制规范美观、工整清晰，无叠页、错页和漏页。一、关于政策方面公文内容要符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法规及规章，符合区委、区政府的有关规定，所提措施和办法切实可行。（一）引用政策要确保正确。引用上级政策、法律法规、文件的，要认真对照，确保与原文没有出入。引用文件的，除写清标题外，还应写明发文字号。（二）不能违背政策。特别是上级严令禁止的东西，我们必须遵循，不能在公文中出现相违背的条款。如：某文件要求“各有关镇要切实落实稳控措施，切实禁止群众上访”。群众合法、有序的上访是公民的权利，怎么能够随意禁止？可改为“各有关镇要切实落实稳控措施，确保社会稳定”。 另，某会议纪要“区公安局于*月*日起停止对4家采石场供应炸药和雷管”。凭什么要停止供应？应改为“区公安局于*月*日起按有关规定停止对4家采石场供应炸药和雷管”。（三）不可能实现的任务不能提。如：某部门发了一个文件，要求：“对来合客商吃住需实行一包到底。”客商的“需”指什么？如何能够保障？“一包到底”又是什么意思？（四）有悖于常理的不能提。如网上正在流传湖南溆浦政府文件闹大笑话：“为了加大我县水土流失防治力度，决定由县公安局代表水利局征收水土流失防洪费。”湖南溆浦县政府一份县长会议纪要，中国青年报6月14日报道。从字面意义上理解，是不是征收水土流失防洪费需要公安局带枪去征收？这和抢有什么区别？遇到这种情况办公室应该如何处理：一是建议领导改变决策，二是采用变通方式。二、关于行文规则方面（一）弄清职权范围根据规定，各级行政机关的办公厅（室）是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。但存在以下问题：1.部分单位的办公室不管公文。由于事情繁杂，图方便，将很多文件拟制都交相关业务科室负责起草并直接送给了领导审签，办公室只负责了盖章、分发，造成许多公文质量不高，影响的是整个单位的形象，同时也影响了全体办公室同志特别是办公室主任的形象。2.不在职权范围内行文。区政府办公室可以根据区政府的授权，可以向各镇人民政府、街道办事处、区政府各部门行文，但要写明“经区政府同意”。如转发部门的文件，如以政府的名义，则是批转（批准并转发），如以政府办公室的名义，则只能是转发，并在文字表明已“经区政府同意（或批准）字样。其他区政府各部门可在各自职权范围内向下级党政机关的相关机构行文，不能对下级党政发布指示性公文。因特殊情况确需向下级政府正式行文的，应当报经本级政府批准，并在文中注明经政府同意。3.本应由部门印发的公文，上升到政府或政府办公室层面印发。属于部门职权范围内的事务，应由部分自行行文或联合行文。如重庆市人民政府命名二八年度园林创建先进单位批复（渝府20097号），本为市政府批复给市园林局，市园林局再转给我区市政园林委。这个文件只需要市政园林委再转发给我区的相关获奖单位就行了，不需要通过区政府或区政府办公室转发。（二）弄清隶属关系1.主送单位错误。各镇街、各部门向区政府报送的请示、报告，主送单位不能是区政府办公室。特别是部分会议上区领导要求将贯彻落实情况报给“两办”汇总，主送单位也必须是区委、区政府。2.文种错误。一级政府与上一级政府的部门是平行关系，如各镇街向区政府各部门报文应用“函”，不能用报告或请示。有时，有些部门要求各镇街给他们报一些请示、报告，这是不妥当的。3.存在政府向政府系统以外的党委部门、法院、检察院、人武部等下任务、提要求的现象。这是应与区委（区委办）等联合发文，或写明“经与有关方面协商并经区政府同意”字样。在实际工作中，有的未经协商就发文，有的往往将“经与有关方面协商”字样漏掉。（三）不得多头报送镇街和区政府部门报送区政府的请示或报告，往往存在以下几种情况：一是同时报送“区委、区政府”或“区委、区政府并*书记、*区长”；二是没有经领导同志同意而报领导同志个人。有的送几个单位或几个领导，或几个单位和几个领导一并主送。（四）严禁体制外循环存在镇街、部门和单位开“直通车”的现象。部分单位领导公文意识、程序意识薄弱，直接向区政府领导同志个人报送请示（报告）或签发文件，造成许多文件无法在电子档案中归档。这是极不规范、极不严肃的，也不利于工作的落实。如前不久，上级部门有一个投诉交办件，我们的承办部门可以拟了一个回复就直接送给了区领导审签。但也不能直接发文回复，又只好送政府办公室运转、审核。在发文审核程序中，我们发现他的回复完全没有把问题说清楚，答非所问，只好退文，请其重新办理。如此反复，不仅没有节余时间，反而极大的耽误了工作。三、关于公文写作规范方面公文起草是一项思想性、政策性、技能性很强的工作，要求很高，必须严肃对待，在不断摸索中提高写作水平。（一）公文标题公文通常采用完全式标题：发文机关（关于）事由文种。如：国务院关于做好扶贫工作的通知。事由，即公文的主题（主要内容的概括）；事由前一般应有“关于”；转发、批转性通知可省略“转发”、“批转”前的“关于”，如重庆市人民政府转发国务院关于做好扶贫工作的通知的通知。主要问题：1.标题要素缺失事由通常应由动词领起，组成一个动宾结构。如*局关于2008年度工作总结的报告，标题中缺少了报送的字样。2.文种错误（1）主要是“请示”与“报告”混淆。本应用请示的，用成了报告，有的在报告中夹带请示内容。上级机关收到“请示”后，一般都要作答复；“报告”就不一定答复。“请示”必须一文一事，不能一个请示文件中有多个事项的请示内容。为什么要一文一事？因为任何上级机关都有一定的职权范围，如果在请示中不是一文一事，就可能出现这件事可以批复，那件事不能批复的情况，致使上级机关对整个请示都无法批复，达不到请示的目的。所以凡属多项请示，上级机关可以不予理睬，不作研究答复。但在实际工作中，往往不是这样，一个请示文件中，请求解决的事项很多。要特别注意这一点。“请示”和“报告”只能写一个主送机关，不能是两个以上主送机关（如区委、区政府），否则收文机关可不予办理。需要同时送其他机关的，应当用抄送形式。还有一点要注意，请示不能抄送下级机关。（2）意见也是一种文种，可以单独使用。如区政府关于处理场镇建设领域遗留问题的实施意见就没有必要写成关于印发处理场镇建设领域遗留问题的实施意见的通知。同理，部门、镇街上报某方面工作的意见也可以直接使用。（3）乱用批复。没有请示就没有批复。确实需要发文的，应使用通知。经常看见有的部门给镇街下文“关于*的批复”，这是不可以的。3.文不达意如前不久，重庆某部门给我区来文关于核实*工作专项检查情况的通知，我们的部门调查后，回复的标题是关于核实*工作专项检查情况的函。难得又让对方再次核实一次？后来经审核，改为了关于*工作专项检查有关问题核实情况的函。4.误用标点符号公文标题中，除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。如关于印发*工作方案的通知，其中的工作方案就不加书名号。5.转发通知的标题，经常会遇到几个“通知”重复的问题。如重庆市合川区人民政府办公室转发重庆市人民政府办公厅转发国务院办公厅关于做好今冬明春农田水利基本建设工作的通知的通知的通知。为避免重复烦琐，一般可省略中间层次机关重庆市人民政府办公厅，如重庆市合川区人民政府转发国务院办公厅关于做好今冬明春农田水利基本建设工作通知的通知，文种要将被省略的部分体现出来，如“接重庆市人民政府办公厅转发国务院办公厅关于做好今冬明春农田水利基本建设工作通知的通知（渝办发200898号），现转发给你们。或者两个上级机关都省略，标题中只选事由，合川区人民政府转发关于做好今冬明春农田水利基本建设工作通知的通知，其他的都在正文来补救说明。如“重庆市人民政府办公厅以渝办发200898号）文件转发了国务院办公厅关于做好今冬明春农田水利基本建设工作的通知，现转发给你们”。只要能把意思表达清楚就行，这个问题国办没有规定，因为他们不涉及此类问题。6. 漏掉文种。往往出现在转发文件的通知中，如重庆市合川区人民政府办公室转发重庆市人民政府办公厅转发国务院办公厅关于做好今冬明春农田水利基本建设工作的通知，漏掉“通知”文种。（二）公文正文要求：情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。文字以社会化书面语体为主，准确、简明、平实、得体。主要问题：1.公文主旨不清晰，套话多，口号式的话多。2.结构不合理，层次不清晰，重点不突出。3.内容缺乏概括提炼，累赘、重复、交叉、遗漏、出错，篇幅冗长。4.词语搭配不当。举几个例子：（1）“诊疗条件和服务质量有所改善”，质量与改善无法搭配，应改为“诊疗条件和服务质量有所改善和提高”。（2）“发现和解决了一大批安全隐患”。“解决”与“隐患”搭配不当，应改为“发现和排除了一大批安全隐患”。（3）“举办着世界上规模最大的教育”。举办，指举行（活动），办理（事业），如：举办展览会、举办学术讲座、举办培训班等。兴办，是创办（事业），如兴办学校、兴办企业等。在这里，“兴办教育”比“举办教育”更贴切，宜改为“兴办着世界上规模最大的教育”。（4）“为全面建设小康社会的各项目标而努力奋斗”，该句缺谓语，宜在“为”后加上“实现”，即“为实现全面建设小康社会的各项目标而努力奋斗”。（5）“重庆长期以来计划经济的色彩较快”中“色彩”与“较快”不搭配，属主谓不搭配。应将“较快”改为“较浓”。（6）“加强出入境人员和乘坐交通工具人员的卫生检疫查验工作”，应加上介词“对”。又如“加大交通安全的监管力度”应为“加大对交通安全的监管力力度”。差别很细微。（7）“增长”是“增加、提高”。与百分比搭配应用“增长”，由原来的多少数量到现在的多少数量应当用“增加”。5.数据和数量单位出错。注意：应当使用国家法定计量单位，如公尺、公斤、公升等，不能用亩等。公文中的数字，除成文日期，部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。6.标点符号应用不当。公文开头经常出现的问题如：“为了提高合川市对外开放水平，大力发展外向型经济，促使辖区内自营出口企业努力增强产品的国际竞争力，确保我市投资、消费、出口“三驾马车”协调并行。（这里应该用逗号）现将我市自营出口及出口退税有关事宜请示如下：”7.不同类的概念混用如：镇、街道是一级行政区划，两者可对应使用；镇人民政府是一级政权机构，街道办事处是区政府的派出机构，两者可对应使用。文件中安排工作时，经常出现将机构与区域混用的现象。如在文件中要求“各镇、街道办事处要如何如何”等错误，正确的应为“各镇人民政府、街道办事处要如何如何”或直接简称为“各镇街要如何如何”。在介绍情况时，经常出现“街道办事处下辖*个村、*个社区”、有*万人等错误，正确的应为“街道下辖*个村、*个社区”、有多少万人。同理，介绍镇的基本情况应为“镇下辖*个村、*个社区”等。此外，“行政辖区”、“辖区”的提法都不规范，规范表述均应为“行政区域”。第三章 公文办理的基本原则（一）要具有客观实在性。就是公文所反映的内容必须是客观存在的事实，而且要实事求是，不能弄虚作假。如*镇政府向区政府写一个关于开展安全隐患排查情况的报告，报告中反映的问题必须是真实的。（二）要讲求时效性。要严格按照规定时限办理公文，急件急办，不能拖拉。对代政府拟稿的文件，要按上级和领导的要求在规定时限内完成，不能上级要求20日报的东西，部门19号甚至21号才拿到办公室运作。（三）要严格执行保密规定。文件没有经领导签发之前，办公室、起草人员不要随意向外泄露。此外，区电子政务办公网是一个非涉密网，按照保密法规定，秘密等级及以上的文件一般不能从非涉密网上传递，只能传送纸质件。但在实际工作中，我们也发现少数镇街和部门将标有密级的文件从网上报送给区政府或发给相关镇街、部门，这是不允许的。（四）要跟踪落实。一个文件发出后，只代表工作完成了一半，一定要追踪落实情况，并将结果反馈给领导和有关方面，不能文件发了就了事， 有些部门的工作，通过政府名义发文之后就不管不问了，以为就是区政府领导或区政府办公室的事情了。其实不然，还得继续抓好文件的跟踪落实。再比如：镇街或部门向区政府上报请示或报告后，根本不问区政府是否收到了文件，只管等。而事实上由于其操作不当，区政府根本未收到文件，严重影响了工作的正常开展。所以，上报了文件之后，一定要查询是否分发成功、区政府是否收到了文件（区信管办马上要讲解如何查询），要关心文件运转到了什么程度，这样才不至于耽误工作。负责耽误了工作，第一个挨批评的是单位的领导，第二个挨批评的就是操作报文的机要人员、办公室主任等。第四章 政府系统文秘管理工作有关制度为提高政府系统公文质量，我们已建立了退文通报制度，正策划建立优秀公文质量考评制度，即将出台。一是退文通报制度。对各镇街、区政府各部门和有关单位有明显差错的上报公文，区政府办公室将严格按照关于印发退文通报制度的通知（合川府办2008125号）文件要求予以“退文通报”。退文通报制度中列举了将予以退文的如“请示”多头主送、“请示”中一文多事的、“报告”中夹带请示事项等22种错情。之前，由于考虑到镇街、部门已经很久没有对公文工作开展过培训，所以前一阶段并没有认真的执行退文制度。但从今天培训之后，特别是优秀公文质量考评制度建立之后，我们肯定会逗硬