档案利用效果事例汇编.doc

档案利用效果事例汇编（2007-2013年）山西省国新能源发展集团有限公司档案室编印2013年7月前 言档案作为历史的载体，是汇集起来的记忆，它蕴藏着丰富的知识和信息，是建设有中国特色社会主义事业的重要组成部分。在人类社会快速发展的今天，档案的开发利用已成为经济发展中不可缺少的组成部分。近几年来，集团公司一手抓档案管理现代化，完善检索体系，提高管理水平；一手抓转变职能，大力开发档案信息资源，做好查阅接待工作。近几年共接待查阅利用人员近300人次，利用档案资料近千卷（件）册。为集团公司各处室中心以及直属控股企业制定计划、规划，实行科学决策，进行经济活动，办理房地产权，编史修志，落实政策以及晋级调资，开展诉讼、公证等一系列活动提供了大量可靠的依据，充分发挥了档案的作用，取得了较好的社会和经济效益。根据近年来档案利用工作的情况，特汇集具有代表性的档案利用工作实例，来展示集团公司档案利用工作成果，旨在进一步增强服务意识，营造有利于档案工作发展的良好氛围，进一步加强档案资源建设。 目 录1、编写史志42、资产损益检查43、查询单位名称变更情况44、为集团制度汇编提供便利条件55、历史遗留问题的资料佐证56、开具历年工资证明67、提供任免原件证明68、查询证券公司开户信息69、天然气公司上市相关资料查询610、核实公司投资情况711、公司资产界定712、房产资料查询713、房租合同时间确认814、为审计部门检查提供资料815、党委工作制度汇编816、查阅凭证917、设备折旧918、与供电部门核对信息919、年度财务决算1020、公司对帐1021、办理所得税减免1022、查阅煤炭购销合同1123、完善竣工资料1125、办理银行授信复印公司章程121、编写史志2012年8月-12月，省国资委要求编写山西省志国有资产监管志，时间跨度为1978-2011年，涉及企业发展简史、基本建设、生产与营销、企业改革等内容。结合国新能源发展实际情况，公司前身为省腐植酸办公室，隶属于省乡镇企业管理局，档案资料几经变更，特别是对于编写企业发展史和企业改革来说，有一定的难度，但通过查阅档案，找到了完整的1982年的工商企业登记事项年检报告书资料，并且之后历年登记材料齐全，顺利完成山西省志国有资产监管志国新能源部分的编写工作。2、资产损益检查2012年7月，省审计厅来集团公司进行两年一度的资产损益检查，并将介休公司列为抽检单位。由于检查为突击行为，在实地调研介休公司时，介休公司并没有准备好相应的资料，如果要准备齐全，时间上不能满足。通过协商，决定向集团公司档案室查询介休2010年决算审计报告，在很短的时间内，就完成指定项目的查阅核定工作，并且省审计厅方面的领导对集团公司提供的材料相当满意。3、查询单位名称变更情况2012年12月，集团公司财资管理处因工作需要升级更新浪潮财务软件，由于软件自2007年安装使用后一直未进行更新，而与集团公司有账目来往的单位名称几经变更，给软件升级形成无形障碍，如果这些名称输入不准确，将会使账目前后不一，所以决定通过查阅集团公司档案室财务档案，对相关单位的付款单据进行核对，在很短的时间内就准确无误的完成这项工作，节省了大量的时间。4、为集团制度汇编提供便利条件2010年，集团行政工作处按照集团领导整章建制、实行精细化管理的要求，要求梳理历年文件，编写集团公司监督制度汇编，通过查询集团档案室资料，将历年有关的文件进行了整理汇编，去芜存精，于2010年9月顺利出版，为集团公司进一步完善监督管理制度做出贡献。5、历史遗留问题的资料佐证2012年，冶金公司在理顺历史遗留问题赛马场仓库资产关系时，省政府法制办要求出具相关证明。为争取资产权宜，冶金公司通过集团公司档案室，从1971年开始查找冶金公司与仓库有关的固定资产来往历史凭证，最终查找到了相关的往来材料，为历史凭证鉴定工作起到了应有的作用。6、开具历年工资证明2012年，炬鑫公司女员工张雪梅到了退休年龄，在办理退休养老保险手续过程中，由于多种原因，其个人退休金需要进一步排查核定，通过到集团公司档案室查询，档案室工作人员为其出具了入职以来的历年工资情况证明，进而理顺了五险一金，顺利退休。7、提供任免原件证明2011年，集团公司法规审核处张某某同志要评高级会计师，职称评定机构要求出具职务任免证明的原件和复印件，经集团公司档案室查询，找到原件，按规定程序办理完成手续后为其高级会计师的下一道申报手序扫清了障碍。8、查询证券公司开户信息集团公司经省国资委同意，购买了山西三维股票，成为其股东。2011年，山西三维股票准备更换证券公司，办理相关手续时需要提供原证券公司包括开户地点等详细信息，通查询档案，顺利查到了相关信息，完成更换手续办理。9、天然气公司上市相关资料查询2012年，天然气公司在准备上市过程中，按上市规程要求，需提供集团公司下属公司的相关材料，通过档案室查验原始凭证，逐一核实情况，提供了详实的上市所需资料。10、核实公司投资情况2012年，孝西公司应律师意见函要求，查历年来往资金情况，明确投资主体，集团财资管理处接到律师函后，通过查询档案认真核实，明确了相关信息，为律师提供了满意的回复。11、公司资产界定2007年，在上级部门的支持和资产评估公司协助下，我们充分利用公司的各类档案，实事求是对公司资产进行界定，理清股权关系，解决了产权不清晰问题，实现了三大收益。一是通过国有资产划拔，壮大了公司实力，为公司的快速发展争取到了更大的空间和政策支持；二是明确了国有企业职工身份，使职工生活得到保障；三是为开发新项目，加快战略调整扫清了政策障碍，提供了有力的竞争条件。12、房产资料查询2013年1月，煤乡酒店、半坡街、东华门宿舍房产要进行手续办理，房管局需要提供相关资料进行确认，由于时间较长，填写要求有变，在一些关键数据上存在疑问，煤乡酒店工作手续办理人员通过查阅档案资料，整理汇总后，再次向房管局报送资料，顺利完成手续办理，理清了这三处房产归属关系等内容。13、房租合同时间确认2012年7月，华润电力山西分公司因业务变动搬迁，不再租用我单位的楼层办公，由于时间久远，且每次房租均是在固定时间交付，最初约定的租住合同华润方面不能提供出来，但又对我方提供的时间有疑义，所以租住时间需要重新认定。通过查询档案，找到当时签订合同的原件，顺利结清了租金。14、为审计部门检查提供资料2012年11月，省国资委审计部门来集团公司审计，抽查核对当年财务往来资料，财资管理处按照上级要求，到档案室调阅2010年职工薪酬、其他应付款、销售费用、管理费用、现金银行账本，档案工整齐全，类目明晰，赢得了上级审计部门的一致肯定，顺利完成审计抽查。15、党委工作制度汇编2012年，关于进一步发挥各级党组织战斗堡垒作用、各级领导干部模范带头作用和广大共产党员先锋模范作用，加强新形势下党员干部管理，集团公司党委工作处决定编写党委制度汇编，需要查阅2006年至2011年间的相关文件档案，通过与档案室协调，检索到了需要的相关档案材料，为制度编写提供了宝贵的参考资料。16、查阅凭证2013年，吉林省稽查部门在对吉林省茂源煤业公司的稽查过程中，发现该公司与我单位有购销业务往来关系，需要集团财资管理处提供相关凭证。经过查阅档案，最终复印了当年与吉林省茂源煤业公司的来往凭证，让吉林省稽查部门满意而归。17、设备折旧集团公司职工食堂厨房建于2008年，至2013年已有5年的时间，一些餐具、炊具、厨具等设备受到不同程度的损坏，经研究决定，需要购买新的厨房设备，但同时要对旧设备进行折旧转让，经过查阅当年档案，查询到进货单据及入帐凭证，经过折旧换算，顺利出让设备，并购置新设备。18、与供电部门核对信息煤乡酒店由于装修停止营业半年多，电费一直未按时缴纳，2013年恢复营业时，向太原供电局缴纳电费时，煤乡酒店对用电明细存有疑义，于是通过向档案室查询移交的帐目，双方很快达成共识，缴纳的电费。19、年度财务决算2012年，按照省国资委要求，要求上报本年度财务决算，其中有一项目是2010年以来的数字对比，财务人员准备材料时，发现现有资料还缺少一些，通过到档案室查询，找到了2010年底集团公司向省国资委请示财务决算备案的文件以及2010年集团公司下发资产减值管理办法的通知文件，补充完整数字，完成了年度决算汇报。20、公司对帐 按照会计基础工作规范的要求，各单位应当定期将会计账簿记录的有关数字与库存实物、货币资金、有价证券往来单位或个人等进行相互核对，保证账证相符、账账相符、账实相符，对账工作每年至少进行一次。集团公司与下属公司昌平公司对帐时，发现相互的账账有一些出入，2012年的一笔投资款存在疑义，需要重新核对，通过档案室调取了昌平投资款凭证并进行了复印，对帐目进行了适当调整，顺利完成对帐。21、办理所得税减免为鼓励和扶持企业或某些特殊行业的发展，国家通过所得税减免调节措施，引导和促进相关企业和行业的发展。2013年，根据国家及省里的相关政策，集团公司子公司上缴的利润是税后所得，集团公司汇总报收时，可以享受相应的国家政策，即所得税额可以进行适当减免。为了核查近几年的所得税减免情况，需要查询档案，对所得税减免与子公司实收资本账簿进行统计，最后，通过档案室帮助，顺利查阅到了相关资料，完成所得税减免办理。 22、查阅煤炭购销合同 2013年，大唐集团接受稽查审计，抽查与其有业务来往的单位合同，应要求，需要集团提供 20102012年与大唐集团签订的煤炭购销合同资料，配合稽查审计部门对大唐集团的审计工作，集团煤焦销售管理处在接到任务后，及时与档案室联系并找到原件进行了复印。23、完善竣工资料2013年7月，天然气公司在整理洪洞至安泽至长子输气管道工程竣工资料时，发现缺少2010年4月集团公司向发改委上报关于开展山西天然气管网洪洞至安泽至长子输气管道工程前期工作的请示文件，由于当时该文件以集团公司的名义上报的，天然气公司并没有存档，为了补充齐全竣工资料，天然气公司向集团档案室申请，复印了该文件，即晋国新字201045号文件，补齐了资料。 24、查阅唐新焦化厂与天津开发区凯达未结案件资料集团公司改制前为山西省乡镇煤炭运销公司，改制为集团公司时需要要对下属公司进行清产核资，唐新