广西运德集团

运德集团集中财务管理解决方案广西运德集团用友NC集中财务管理解决方案北京用友软件股份有限公司广西分公司二OO五年七月目 录1.项目背景32运德集团财务集中管理应用目标及规划421运德集团财务管理现况422运德集团财务集中管理需求分析523运德集团财务集中管理应用目标524运德集团财务集中管理应用规划73运德集团财务集中管理系统解决方案931运德集团财务集中管理系统总体目标932用友NC财务集中管理解决方案详述9321运德集团财务集中管理解决方案能做什么？9322解决方案中的应用模式10323用友NC系统核心产品功能介绍154用友的咨询实施服务解决方案194.1咨询服务194.2项目管理194.3项目实施计划、步骤214.3.1项目启动214.3.2建立项目组织214.3.3项目调研234.3.4软件安装254.3.5项目培训254.3.6系统试运行264.3.7编写业务指导书274.3.8系统正式运行284.4培训服务284.4.1培训人员要求284.4.2产品培训方式284.4.3产品培训教材294.4.4产品培训安排294.5实施后支持服务294.5.1项目移交售后规范294.5.2售后服务规范304.5.3售后跟踪305.应用部署方式311 1.项目背景随着现代信息科技的发展，利用信息技术平台，提高企业获取信息的能力，是提高企业竞争力，支持企业战略目标实现的需要。实行财务集中监控是大型企业集团以及行政事业单位进行统一财务管理核算，加强监督控制的必然要求。目前企业和行政事业单位内部的会计信息失真、财务管理失控是当前改革和发展中迫切需要解决的重大问题，集团企业本部面临的问题就是：信息失真、信息滞后、监控困难、信息管理成本高。广西运德集团在近年来取得快速的发展，目前有下属汽车站十七家，其他下属单位如管理部、宾馆、物业八家，都使用了用友软件U8系列产品。由于多个行业、跨地域，目前的软件应用采用的是分布式的应用模式。广西运德集团在集团化的财务管理上同样面临信息失真、信息滞后、监控困难、信息管理成本高等诸多问题，规范有效的集团式财务管理尚未形成，给集团公司领导的决策带来重重困难。建立广西运德集团财务集中管理信息系统，加强集团财务管理，已成为迫在眉睫的大事。2运德集团财务集中管理应用目标及规划21运德集团财务管理现况广西运德集团虽然已初步形成集团化的财务管理，但由于下属单位、子公司数量众多、分布区域分散，点多面广，各单位财务单兵作战，各单位按自己的意图建立本单位的账套，进行财务独立核算，在当地纳税，给集团的合理避税带来很大困难。各下属单位及控股子公司均采用用友的网络版或者单机版财务核算软件。应该说，广西运德集团财务系统已经有了良好的建立集团财务信息化的基础。对于单一企业而言，可能财务管理的问题并不太明显，但也存在一些核算上的问题。对于一个集团要求财务集中管理而言，由于财务核算的不集中，必将产生众多的问题：、对集团公司领导而言集团公司的领导经常出差在外，对公司财务状况的了解也仅仅限于电话交流，并且由于集团公司财务部及审计部都无法对下属单位的生产经营活动和财务核算活动进行及时跟踪与控制，领导层对重大事件的决策判断就无法顺利进行，极大影响了工作效率与工作成果。、对集团公司审计部门而言由于公司下属单位、公司地域分散，财务核算独立，审计部对每一单位实施财务审计都需要亲自到达该单位、公司的办公地点查看其账务处理，据此判断其财务核算是否真实、合法，完全丧失实时控制的功能，坐在办公室开展审计工作更无从谈起，难以每年对每个单位开展哪怕是一次详细的审计工作。、对集团公司财务部门而言对集团公司财务部门而言，只能通过各单位月末呈送的会计报表对下属单位的经营状况进行事后的了解，无法实施对各公司经营活动的事中监控，对其具体财务核算的财务监督基本无法实现，从根本上削弱了集团财务部门对整个集团公司生产经营进行监督控制的作用，集团财务部门对下属单位财务部门的核算是否真实、合法，是否存在舞弊行为的检查加强对下属单位的财务监控便被提到日程上来。、对基层各单位财务核算部门而言基层各单位具体的财务核算部门是集团财务管理系统实施和应用的主体部门，目前集团公司内各单位所使用的财务核算软件，功能比较简单，仅仅能满足各单位财务独立核算的需要，远远达不到满足集团财务管理的要求，致使集团公司财务部门对各基层单位财务核算部门缺乏有效的监督管理工具，集团监管乏力。22运德集团财务集中管理需求分析对于运德集团的财务管理现况、组织地域分布，从集团公司领导到集团公司财务部门、审计部门都感到了财务管理工作难度、工作量越来越大，而且集团公司在快速地发展，这给集团财务管理带来了变革式的挑战。首先，由总部汇总所有下属单位的财务数据，进行统一纳税的合理避税模式实现困难；其次，对于集团领导而言，需要随时随地了解整个企业的运营状况，及时对企业决策做出调整，适应环境的变化，并且在出现异常情况时能够主动向领导提醒；第三，由于地域的分散，需要进行数据集中管理，由集团建立统一的核算制度、核算标准、核算体系，下级单位无条件遵照执行，审计部门实现实时审计，发现问题及早处理；第四，集团公司财务部需要实时监督下级单位的日常工作，提前防范不真实的财务处理现象出现，实现财务实时管理，随时提取各单位的数据、报表，及时获得集团合并报表；第五，数据的集中，必然要求各级人员严格的权限化分，所以需要建立严格的权限管理机制，保证数据的安全可靠；第六，建立计算机内部控制机制，杜绝人为控制；第七，需要建立预警机制，及时发现异常。为达到以上需求，广西运德集团急切需要整合下级各成员单位的财务系统，建立适合广西运德集团财务集中管理的信息化平台，以彻底改变目前的财务管理状况。23运德集团财务集中管理应用目标 建立广西运德集团财务集中管理信息系统，应达到以下目标：u 建立企业统一规范的运行制度和计算机内控体系u 建立整个企业范围内规范、良好的财务管理信息流u 保障企业财务信息的准确性、实时性、一致性u 提高企业的整体运行效率u 提升企业的风险管理能力u 降低企业的总体运营成本u 为企业决策支持提供实时、准确的信息u 转变企业管理模式、适应未来的业务变化具体地说，主要达到如下目标： 为公司领导提供及时、准确、全面、真实的信息，随时查询公司各成员单位的财务数据、了解集团内部财务状况，实现公司领导移动办公。 由数据集中到管理集中，使集团公司财务部门能及时准确的了解各单位财务状况；实现集团对各单位远程监管。掌握各单位的财务数据，了解他们的日常业务，无论是总帐、明细帐、还是记帐凭证、甚至是原始凭证都随时查询到，加强对各成员单位财务业务的事中监控，实现远程管理，提高集团公司对成员单位的监管力度，强化集团公司的中央监管职能，使集团公司财务部门能够随时监督控制下属单位及子公司的成本费用开支，将各单位的财务状况与年度利润计划进行实时对比考核，规范下属单位及子公司的财务核算，使各单位财务业务更加透明，杜绝舞弊行为的发生，起到监督威慑的作用，保证财务信息的真实性，真正实现以最合理的支出获取最真实的利润。 实现实时的网络审计，避免事中审计不利，事后审计效果不尽如人意。内部审计人员也可以在办公室内通过联网的电脑，直接打开各单位的财务帐进行审计，实现了实时的“网络审计”，审计人员到达被审单位现场后，就可以根据日常网络监控情况，有针对性的对具体原始凭证进行复核、检查，使审计的工作效率和及时性都有了很大的提高，有利于加强集团监管，及时发现问题。 对于采用经营指标考核管理方式，加强事中的监督。在管理上能够更好的将集团公司制定的各项规章制度（如财务制度、标准、规范）通过计算机系统控制，很好的在集团公司各成员单位内得到贯彻，使集团公司管理者的管理理念得到体现。 由总部实时汇总整个集团的财务数据，实现统一纳税，降低企业运营成本。24运德集团财务集中管理应用规划 根据广西运德集团的企业性质、组织架构和应用需求，我们建议采用用友NC系统，建立广西运德集团财务集中管理信息系统，完善企业的管理，使企业的财务管理水平得到提升。用友NC是基于数据信息规范化、信息量的最大化、信息处理流程规范化基础上的信息集成。本方案的规划思路主要基于以下几点：1、目的性：解决集团企业财务集中管理的难题，促进企业管理水平的提高。2、先进性本系统重在控制与管理，突出决策与支持，对企业进行财务集中管理，系统采用整合性的设计思路，融合先进的管理思想，从而实现最佳的业务流程，达到最大程度的数据综合利用，确保系统应用模型的先进性。3、适用性用友NC软件在集团型业拥有典型用户，拥有成熟的业务模型，在此基础上，结合运德集团业务特点及使用习惯作相应的客户化设置，使之全面满足运德集团的应用。技术上采用B/S和完全集中式处理的实现方式，完全达到实时处理要求。4、易用性用友NC系统简单易学、操作方便，便于员工很快上手。5、集成性本系统充分考虑与其他业务系统之间的接口以及在各业务系统之上构建的综合信息系统的接口，各业务流程间采用无缝设计，最大限度的减少数据录入量，作到了数据“一次录入，重复使用，全程共享”。在技术上保证了与其他应用系统的集成性。商务整合应用。6、可扩充性广西运德集团的未来发展不可估量，所以随着企业业务的发展，会不断对系统提出新的要求，这要求系统采用组件化的设计，易于扩充，可动态设置业务流和数据流，适应用户今后由于管理制度、机构设置、业务流程和管理要求发生变化而导致的业务重组，满足用户未来的发展需要。用友软件公司将会在总结几十万用户信息化经验的基础上，结合广西运德集团的信息化需求，依据“用友实施方法论”，采用用友NC系统，基于以上六点，构建广西运德集团财务集中管理信息系统。3运德集团财务集中管理系统解决方案31运德集团财务集中管理系统总体目标根据广西运德信集团提出的目标需求，系统的总体目标是：运用先进的互联网技术，建立面向集团公司财务集中管理信息系统。在应用框架层面上，覆盖总公司及下属公司的财务管理；在应用内容上则包括会计集中核算和财务集中分析等，实现集团财务的在线动态管理，保障集团财务信息的准确性；提高集团的整体运行效率，提升集团的风险管理能力，降低集团的总体运营成本，转变集团的管理模式，实现对企业整体资源的规划管理，保证集团的经营活动与战略目标、经营目标一致。在技术架构上，运用先进的互联网技术实现内部网的信息管理，利用无处不在的互联网技术实现移动办公等业务。32用友NC财务集中管理解决方案详述根据广西运德集团提出的目标需求，用友给出如下NC解决方案架构：报表工作流平台、审批流、预警平台、动态会计平台数据交换平台、二次开发、外设接口总 账现金银行固定资产凭证321运德集团财务集中管理解决方案能做什么？用友NC会计核算集中监控是指：集中核算单位账，集中核算处理业务，通过从最低层直接获取数据来集中数据加工处理的过程，将会计的核算与监控功能融为一体。通过建立一个套账，执行统一的会计政策，核算与管理控制制度等方式来实现集中监控。1、 依托先进的网络技术保证会计信息完整实时 采用BS结构，实现会计核算数据直接采集，集中处理； 跨单位、跨期、溯源查询多单位数据； 集团级、公司级多种参数选择控制，集中管理同时满足个性化需求； 支持多币种核算，支持单主币、主辅币两种核算体系，在实现集中核算的同时，满足企业内部不同核算的需要； 科学合理的核算流程，确保核算数据真实准确； 最低层会计核算数据向上层直接汇总，数据信息不经过任何中间层的加工处理； 内部往来协同处理，减少内部单位间业务处理工作量； 自动生成会计凭证，减少人工干预，确保会计信息质量，提高会计工作效率；2、建立起完善的内控制度 会计信息数据实时查询便于及时监控； 通过严格的权限管理及系统控制参数设置，界定操作员及下属单位的操作权限和范围，加强企业内部监控； 制定审批流程，界定审批权限，明确岗位、人员的权责； 预警机制便于企业及时进行相关业务处理。322解决方案中的应用模式本方案可以完成日常会计核算工作，实现会计核算数据集中实时反映，账表跨单位查询统计，自动编制对内对外报表。1）用友 NC针对广西运德集团设计以下应用模式在此模式下，总公司（或集团企业中的集团公司）下属有二级公司，二级公司之下又有三级公司，各子公司可以为独立法人，也可以为非独立法人，进行独立的会计核算。在应用用友NC产品时，通过应用一套NC产品，以指定上级单位的方式，建立起整个公司（集团）单位目录，并制定统一的会计政策，来实现广西运德集团对下级单位的会计核算集中监控。NC应用时，所达到的效果如图： 2）多组织企业应用设置流程应用设置说明：参数设置：提供各种控制参数供用户选择，企业可根据自身核算及监控的需要进行选择。基本档案设置：需要设置的财务会计信息主要是涉及总账系统进行基本会计核算的信息。包括会计科目、凭证类别、外汇汇率、常用摘要等。使用应收应付系统时，还需要设置应收或应付系统所需的信息。包括组织机构、人员信息、客商信息、存货信息、项目信息、结算信息等。使用固定资产、存货等系统，还需设置资产信息、库位信息等。 3）会计核算集中核算的应用流程应用流程说明：系统预置了各类账表，可根据多种查询条件进行组合查询，还可根据企业自身管理需要自定义账簿的格式，供企业的各类会计人员和管理人员进行统计查询分析。 通过权限分配，来控制对数据的录入、修改、查询的权利，以明确企业内各类人员各自相关职责。基层单位在处理各项业务时，系统将自动在动态会计平台中生成实时会计记账凭证，在处理内部往来业务时，同时也会协同生成对方单位的会计凭证，使各成员单位之间的往来数据达到一致。在集团应用时，对账表的查询统计，系统提供了跨单位查询、多单位统计等功能，可以满足集团对下级单位的会计核算处理的过程和结果进行集中监控，同时便于从集团整体角度反映企业的财务状况和经营成果。 4）审批流程设置定义各种单据的审批人及审批条件，便于在业务发生时进行审批权限控制。系统自动将相关的审批信息以交办事务、待办事务的形式即传递给相关审批。实现网上审批，费用支出的事前控制（在支出申请环节）。制定岗位、人员审批流程和审批权限，可以严格区分岗位、人员职责。适用于请购、请款、固定资产审批、费用报销等多项业务环节。如：报销单和支出单的审批可作如下设置，系统将进行全程监控。5）预警机制设置建立有效的预警报警机制，对各项指标设置相关参数，由系统自动提醒，充分做好出现异常的对策。如：某月的资金使用预算为10万元，在当月15日已用去8万，如果此时我们设置好预警，系统会及时地提醒您该做好应付的准备了，否则可能造成业务无法正常运作。以下是用友预警平台的应用：通过预警平台，对企业未来事件预警，对各种异常、重要情况报警应收资金存货固定资产预算预警条件设置预警方式设置预警类型定义超储短缺预警资产报废提示超预算报警资金短缺预警应收到期提示。预警平台业务层系统登陆、电子邮件、触发点提示管理层局域网、广域网应用无线应用 预警平台建立于业务层之上，为管理层服务，可分为三方面的内容： 预警类型设置，选择预警源的内容，来源于业务层的相关数据，如：应收应付款到期、资金短缺、存货短缺或超储、采购或销售订单未执行、超预算、盘点提醒等等； 预警条件设置，设置提期预警时间，预警频率，即提前多少天预警，隔多久预警一次，出现机器故障导致预警不成功时重复预警。 预警方式设置，包括登录系统预警提示、电子邮件提示、手机短信提示等。6）权限控制系统根据岗位角色进行严格的权限分配控制，明确岗位、人员职责。 功能权限，对岗位角色限制其使用功能，如出纳不能填制凭证； 数据权限，对岗位角色使用某种资料进行限制，如出纳只能使用现金和银行存款科目； 金额权限，对岗位角色所使用的金额大小进行限制，如某会计的额度为10000元，那么他只能填制金额小于10000元的凭证。通过严格的权限控制，使数据得到安全保证，使岗位操作流程简洁明了，岗位职责更加清晰。323用友NC系统核心产品功能介绍3231总帐管理(GL)u 操作流程图 主要功能特点 总账系统是NC财务会计系统的核心模块，它提供了全面的财务核算管理功能。外部系统的业务单据通过财务会计平台生成会计凭证，传递、汇集至总账系统，再由总账系统进行后续财务处理，实现完整的财务核算流程。1、 支持集团应用适应集团企业集中式管理的要求，支持跨单位制单，支持多单位查询，只要有权限，就可以替下属任一单位制单，就可以查询任一单位的帐表、凭证；重要参数集团控制，下属单位只能查询或者修改公司级的参数，如一级会计科目集团统一控制，下属单位只能增加修改二级以下科目；基础数据集团共享，有利于集团统一监控。2、 支持国际化应用支持多币种的核算，支持单主币或主辅币核算，体现了国际化应用的特点。3、 适应管理的变化充分考虑了企业经营管理活动的灵活性、多变性，通过设置调整期来调整企业上年期末余额和本年期初余额之间的差异，以及支持科目编码使用后的变更，很好地适应了企业管理的要求。4、 组件化、用户化应用充分满足了用户个性化的需求，用户可以针对不同的单位、不同的使用人自定义用户菜单，自定义凭证、帐簿打印模板。NC总帐系统还具有灵活的导入、导出接口，银行对帐、往来核销、现金流量表等组件可以根据用户需求进行配置。3232现金银行(CM) 现金银行系统是用友ERP-NC财务会计中一个非常重要的子系统，为企业出纳提供了一个完整的工作平台。现金银行系统提供了银行对账的完整功能，并进一步提供了对各类票据的管理功能，帮助企业实现对票据核算、控制与管理。票据管理包括空白票据的购置、领用、报销、作废等处理。银行对帐:对帐帐户初始化 银行对帐单银行对帐查询勾对情况长期未达审核余额调节表核销银行帐主要功能特色：1、自动或手工记录银行对帐单，在线更正银行对帐接口； 2、自动或手工对帐，余额调节表及明细调节数据查询； 3、勾对情况查询、长期未达帐审计和银行帐核销； 4、空白票据的购置、领用、报销、作废等处理进行管理； 5、空白票据管理与应付系统、报账中心系统自动驱动接口3233固定资产（FA）n 应用流程图主要功能特点：固定资产模块用来帮助管理集团内各单位的固定资产账，包括对固定资产卡片的管理、固定资产变动的管理和对固定资产的分析。固定资产的日常业务可以通过NC动态会计平台自动生成总账系统的记账凭证。 用户可自由设置卡片项目，并有强大的卡片管理功能 提供资产附属设备和辅助信息的管理 提供原值变动表、启用记录、部门转移记录、大修记录、清理信息等附表 可处理各种资产变动业务，包括原值变动、部门转移、使用状况变动、使用年限调整、折旧方法调整、净残值（率）调整、工作总量调整、累计折旧调整、资产类别调整等 提供对固定资产的评估功能，包括对原值、使用年限、净残值率、折旧方法等进行评估 自定义折旧分配周期，提供平均年限法、工作量法、年数总和法、双倍余额递减法以及自定义折旧公式计提折旧功能，并按分配表自动生成记账凭证传至总账 提供各类固定资产账簿、统计分析表4用友的咨询实施服务解决方案41咨询服务管理咨询在项目准备阶段，我们的咨询顾问将与广西运德集团的各级管理人员及业务人员一起对企业业务进行“诊断”，并找出不利于企业发展的“瓶颈”，帮助企业实现业务流程优化，并在此基础上设计应用方案。这样不仅可以在信息系统开始实施前就可以提升企业的管理水平，并产生相应的管理效益，更为信息系统的实施奠定管理基础。这个过程的咨询服务包括业务流程分析与诊断、业务流程重组与优化、优化流程实施咨询及相关的培训服务。项目管理咨询我们的项目管理顾问将为整个项目的实施提供项目管理咨询服务，帮助项目各方正确处理项目过程中出现的各种问题，帮助企业有效规避项目过程中可能出现的各种风险，确保项目可以顺利实施，并在合理的期限内以最优成本实现项目目标。在整个项目过程中，将有大量的培训工作，我们将为运德集团专门制定有针对性的培训方案，为上至决策层、下至基层员工提供不同的针对性培训。考虑培训工作量大、成本高以及今后系统持续平稳运行的需要，我们将采取“Train the Trainer”(培训讲师)的方式，把相关知识转移到运德集团内部，为系统持续平稳运行和可持续发展奠定知识基础，实现运德集团IT技术应用能力的整体提升。实施咨询在方案被企业采纳并实施的过程中，我们的实施顾问将为方案的实施提供全方位的咨询服务，包括必要的二次开发、指导相关业务部门进行数据准备、应用系统安装调试与配置、应用软件的培训与操作指导、指导企业实现原有系统有用数据向新系统的移植、以及系统的正式切换起用等实施过程服务。 4.2项目管理企业需要对从信息系统选型开始到系统上线的实施全过程中存在的种种主要风险有系统性的认识，从而建立起一整套行之有效的项目和风险管理机制，提高信息系统的实施成功率，最终达到增强企业管理水平。实施风险是企业在实施信息系统的过程中可能遇到的各种风险，主要包括：实施队伍的组织、项目时间和进度的控制、实施成本的控制、以及实施质量的控制和实施结果的评价。实施队伍的组织实施队伍和实施人员对于信息系统的成功实施至关重要。由具有丰富系统项目实施和企业流程管理经验的咨询人员和企业内部的管理人员、业务人员以及技术人员一起组成项目实施小组，共同进行项目实施工作，可以提高信息系统实施的成功率，缩短实施周期，减少实施风险。有的企业采取将信息系统实施完全外包给软件供应商或系统集成商，或者相反地，完全由企业内部的技术人员单独进行项目实施，这些做法都将增加系统实施的风险。没有企业内部人员的参与，软件供应商或系统集成商无法对企业的业务和流程有深刻的了解，从而难以按照企业的实际需要进行信息系统实施；反之，企业内部的技术人员缺乏对软件的深入了解和项目实施的经验，在协调企业内部各部门机构的工作时存在种种不便，对推动和控制整个项目的进展存在困难。由企业内部人员和外部咨询顾问共同组成项目实施小组的另一目的是为了将软件系统的知识和项目实施的经验传授给企业的用户，使企业能够通过一个项目的实施，经历“知悉接受拥有”的过程，最终实现企业自身持续改善的目的。如果企业内部的实施人员经常变动、不能专职稳定地参与项目的实施工作，把实施项目视为外来咨询人员的责任而不是企业自己的工作，将直接影响到咨询人员对企业用户进行知识和经验的传授，从而造成系统上线、咨询顾问离开、企业用户不会维护使用的尴尬局面。在实施项目的组织中另一个突出的问题是：由于信息系统的复杂性，在实施过程中涉及所有单位，许多实施工作需要各部门的协作才能完成，因而，如何协调部门之间的工作、统筹安排跨部门的实施人员、避免部门之间出现扯皮现象是一个亟需解决的问题。项目时间和进度控制在系统实施的漫长过程中，进行项目管理、控制项目进度、确保整个实施过程能够按照预计的时间表进行，对项目的成败至关重要。许多ERP实施项目在一开始就没有能够制定明确的、可行的实施计划，在实施过程中不能按时实现里程碑性的目标，造成项目最终半途而废或系统上线严重延误。实施成本控制信息系统的实施成本通常包括：硬件费用、软件使用许可费用和软件培训费用、实施咨询费用及维护费用等等。根据国外ERP系统实施的成熟经验，一般实施咨询费用是软件使用许可费用的1.52倍。国外企业已经普遍意识到咨询顾问在信息系统实施过程中不可替代的作用，但国内不少实施信息系统的企业尚未认识到这一点，从而在系统实施过程中遇到种种困难，甚至最终不能成功实施。在实施过程中，如何合理分配实施费用，结合项目进度和时间安排，将实施成本控制在计划之内，是每一家实施信息系统的企业需要认真对待的问题。不少企业由于不能按照项目时间进度计划开展实施，造成时间的延误和实施成本上升，即使最终系统上线，也不能符合时间和预算的要求，客观上造成实施的不成功。实施质量的控制和实施结果的评价除了对项目实施需要进行时间和成本的控制，对实施的质量和最终实施的结果也需要做出评价。不少企业在实施之初没有制定实施的目标和期望，在实施过程中未能随时控制实施质量，在实施完成时不知道如何进行实施成败的评估，造成“为上系统而上系统”、“系统上线就算成功”的现象，这对企业的长远发展埋下了危险的种子。4.3项目实施计划、步骤4.3.1项目启动运德集团财务信息系统需要企业各单位财务人员的配合和支持, 所以在项目正式启动前, 必须有企业有决定权的领导召开一次项目启动大会, 给企业的管理人员和业务人员讲清项目的重要性和复杂性, 以及应用计算机管理企业带来的益处, 鼓舞企业员工对项目的积极性, 只有这样才能为项目今后的实施打下坚实的基石。4.3.2建立项目组织实现计算机辅助管理信息系统的关键因素有三个，一是所采用的计算机软、硬件系统，二是企业的基础数据，三是人。管理信息系统和数据是实施的先决条件，但是人却是决定实施是否成功的最重要的因素。所以我们讲，管理信息系统实施成功的关键在于人，然后才是基础数据和计算机软、硬件系统。这里的人，首先指的是企业高层领导人，企业的高层领导人对整个实施过程的技术与参与，是实施获得成功的最关键所在。要使企业从上到下作为整体组织，成功地实施计算机现代化管理系统，并把它作为企业管理的工具，要有充分的思想准备去改变企业中原有的一切不合理的因素，包括人们的思维方式和行为方式。同时，企业中层管理人员主动积极的工作以及全体员工的默契配合也是成功的因素之一。综上所述在项目实施前必须建立一个完善的、强有力的实施组织，它必须由用户的一把手或相当于一把手的人亲自参加并参与决策、规划、制订措施，必要时改革机构和管理流程，进行人员调配和资金投入。实施组织主要包括项目领导小组、项目实施小组和应用组三级。现分别介绍如下：项目领导小组成立以一把手为核心的项目领导小组，即项目领导小组由企业一把手主持，它由与系统有关的总经理或副总经理、财务总监、业务总监、项目实施小组经理和软件公司主要负责人、软件公司项目负责人等共同构成。他们的主要职责是：提出企业计算机系统所要达到的目标，项目设计的范围及评价考核标准。组织调整不合理的，与计算机系统不相适应的管理机构、体制、和制度。协调各业务部门之间的关系，解决软件系统与现有管理发生冲突的问题，提出解决方案。调动及组织有关管理部门和项目实施小组，按计划逐步实施管理信息系统，并批准进行新老系统的切换。决定项目实施小组的人选研究企业工作流程的调整及机构的重组。审批新系统的工作流程及工作规程，保证项目高质量地进行。监控项目的进度。领导小组至少每月举行一次例会，领导小组组长需要经常关心、参与和指导实施工作及时处理各种问题，一把手可以把重点放在以下几方面：抓培训效果及企业人员素质的提高定期检查工作，制定严格的奖惩制度。转变企业职工的管理观念，推进企业管理深化改革。项目实施小组项目实施小组主要进行实施系统的日常工作。项目组长（或经理）是一个非常关键和重要的岗位，人选是否合适关系到项目的成败，企业对项目组长（或经理）的要求是：必须十分熟悉企业的管理情况，具备一些主要基层业务部门的管理经验。有改革创新的精神，工作认真负责、能力强。有较强的组织能力，能与人合作，在企业中有较高的威望。项目实施经理：制定出本部门各岗位的工作职责和规范，协调各部门工作，及时将问题反应给领导小组，提交各阶段报告。系统硬件：（1人）负责硬件的维修，网络的维护，及日常的备份操作等工作。应用软件维护：（多人）负责对最终用户软件的日常应用指导等工作。软件公司人员：负责对软件系统进行培训，与用户共同指定实施计划。项目实施小组的职责积极与软件公司配合，保证实施计划的实现。指导、组织和推动应用组的工作。负责数据的采集组织，负责编码原则的制定，保证数据录入的准确、及时、完整。负责整套系统的安全权限控制和数据的备份工作。负责组织模拟运行，对管理改革的问题提出解决方案和建议。组织和开展企业内部的培训，担负起教员的工作。制定工作准则和工作规程。提交各阶段的工作成果报告。项目应用小组项目应用组是指各个具体的执行部门，应用组是在项目实施小组的领导下，研究本部门实施软件系统的方法和步骤，掌握与本部门各业务工作点有关的软件功能，并准备录入数据，学会应用各种报表提供的信息，培训本部门的使用人员，参与制定工作准则和工作规程，做好新旧系统的切换，运行新的系统。它是企业最终使用软件系统的部门。总之，领导小组、实施小组和应用组的关系是环环相扣的，下层的负责人是上层的成员，如应用组的负责人是实施小组的成员，实施小组的组长是领导小组的成员，整个项目的负责人是企业的一把手。4.3.3项目调研要想在实施中能够比较省时和顺利的成功还必须对企业的各项业务做深入细致的调研工作，这部分工作是非常重要的。系统调研的工作量是比较大的，虽然每个企业都有很多的共性，但各自的特性也是不容忽视的，这些特性就是我们调研的重点。调研步骤流程图：由企业计算机人员组织业务人员填写调研提纲是否通过?实施人员整理起草企业的系统调研报告实施人员与企业人员共同确认系统调研报告是否通过?实施人员现场对企业进行系统调研企业人员审阅系统调研报告实施人员审阅企业的调研提纲内容将调研提纲内容返回企业补充修改NOYES实施人员补充修改系统调研报告NOYESu 系统调研提纲：系统调研提纲的主要内容包括：确切了解用户的组织机构、业务科室设置、业务流程、业务权限、业务控制流程。收集并确切了解业务流程之间传递的单据、表格、账目，履行的手续，审批的部门、审批的人员、审批的方法，执行的部门、执行人员、执行方法。现行业务中的表格传递流程和表格样式。进一步了解用户系统需求说明书内容所包括的部门、包括的业务、在用户单位中的位置，在用户整个管理系统的作用，了解用户一把手的支持态度，了解实施项目组织人的能力，应用人员的业务能力和工作态度。了解用户的效益和未来的发展方向。u 系统调研报告：根据系统调研提纲的结果，调研人员需要详细认真地整理编写系统调研报告。该报告非常重要，是今后指导项目实施的根本依据。系统调研报告的主要内容包括：在系统调研报告中要详细阐述企业现行业务的流程和具体内容。应用计算机管理之后企业的业务是如何实现的？手工管理与计算机管理的不同之处是什么？是否需要改变手工业务管理流程，如何改？哪些业务是手工管理的产物，计算机无法处理，我们建议的解决方案？4.3.4软件安装项目实施人员根据实施进度计划在规定的时间为用户安装软件系统，并填写软件系统安装验收单和软件系统安装验收通知单交给用户验收签字。如果负责安装操作系统或数据库等系统软件，还需填写系统安装和升级维护记录单交给用户验收签字。4.3.5项目培训用友公司深知一个企业应用计算机管理企业日常业务是否成功，仅靠软件公司的实施服务是不可能的，必须紧密依靠企业内部的管理人员和基层操作人员，以及计算机部门的技术人员，他们才是企业计算机管理的骨干和支柱，因此在项目实施之前对用户的相关人员进行系统和规范的系统培训是非常必要的，目的是达到让用户全面深入地了解软件系统，最终自己能够解决实施中的具体的问题的目的。4.3.6系统试运行建立实施工作点结合用户管理现状、人员安排、硬件系统的布局等方面的因素合理划分计算机项目实施工作点，其目的是把计算机软件功能同现行业务工作结合起来，划分为工作点以后，把满足用户要求的计算机功能具体落实到各个工作点上，只要实现每个工作点的正常应用，以及各个工作点间的数据正常交换，就能够满足用户的需求。实施工作点建立的方法是我们提供软件系统的主要功能点，用户根据此功能点结合本身的具体情况建立本企业切实可行的实施工作点，要求每个实施工作点都必须具体到人，明确每个工作点的任务和责任，建立严格的规章制度。无规矩不成方圆，为了更好地应用计算机系统处理企业业务，则企业必须建立一套严格完整的规范制度，即建立业务规范，岗位规范、安全规范等。以保证计算机应用项目的实施成功。业务规范计算机应用系统是以计算机这一高科技产品为工具，以最先进的管理思想为基础的先进的管理系统，应用此系统的最终目的是使用先进的管理系统取代旧的传统的管理模式，因此用户必须按照计算机的要求进行业务规范，即对机构设置、业务流程，业务处理、业务范围等各项组织机构或业务流程进行一次规范化工作，以使企业走上先进的计算机管理轨道，切忌进行简单的人工模拟。业务规范工作应以用户为主，项目实施人员为辅进行。岗位规范计算机应用项目是通过实施工作点来完成业务管理任务，各工作点实际是一个业务处理单位，它既不同于计算机的子系统又不同于具体的业务管理部门，计算机每个实施工作点都担负不同的业务处理任务，处理的业务内容、功能不同，需要掌握的数据、计算机操作的方法内容都不同，因此岗位规范就是制定计算机各实施工作点的岗位职责和使用规范。使用规范应确定工作点操作的人员、操作内容、操作流程、操作难点、操作中易出现的问题及解决的方法等。岗位规范应由用户的领导、计算机项目支持技术人员和应用人员共同制定。安全规范：计算机应用项目是一个人机交互的大系统，必须建立一个严格的安全管理规范才能保证正常运行，主要内容有：- 计算机机房安全规范、- 计算机使用规范、- 软件使用和安全规范- 数据备份保护规范等静态数据准备准备静态数据是一项非常重要和细致的工作，实施人员将静态数据准备内容、数据编码原则和静态数据准备表格交给用户的计算机实施人员，由他们负责交给各相应业务部门准备数据，并审核反馈回来的数据，通过后交给用友实施人员，用友实施人员确认通过后双方签字留档保存。静态数据的定义在项目实施前只大规模地进行一次，在以后的实施中再随时增加新的静态数据。静态数据的定义要求规范、统一、正确、考虑全面，尤其要注意子系统之间的联系，相关代码之间的对应关系。对于每一类代码都要规定统一的编码原则，静态数据的编码必须有一个专人严格负责。系统初始 用户的实施人员在用友实施人员的指导下进行静态和动态数据的初始操作和系统初始化建账，用友项目实施小组成员协助用户项目小组完成数据检验与调整并完成系统初始化验收报告4.3.7编写业务指导书业务指导书是实施信息系统的企业经过系统培训，在软件公司实施顾问的指导下，结合企业所处外部环境与自身特点，对软件公司提供的系统操作流程进行细化，加入工作流的内容，把手工作业与计算机系统相互融合，成为企业正式运行信息系统之后指导企业各职能部门、各岗位人员从事正常业务活动的规范文件和活动纲领。并且在系统正式切换后，随着企业应用信息系统的深入和管理水平的提高，不断进行补充和完善，成为企业整体运作的管理制度中的重要文件之一。作业指导书主要由三大部分组成：(1)子系统与其它子系统的关系。要求说明本子系统所涉及的部门和数据流向并绘制关系图。(2)子系统内各具体业务的操作步骤要求包括完成具体业务所包含的全部手工操作和计算机操作步骤、承担这些操作的部门和岗位名称和责任、权限的说明，以及其它注意事项和要求；按作业步骤绘制图表。4.3.8系统正式运行计算机系统试运行成功后，用户就可以完全甩开手工记账，全部业务应用计算机来记账工作，进入计算机系统正式运行阶段，在此阶段还需注意保证数据录入的及时性、正确性和现行业务严格按照计算机流程做。4.4培训服务广西运德集团财务集中管理系统的复杂性和严密性是非常大的，用友公司深知一个企业应用计算机管理企业日常业务是否成功，仅靠软件公司的实施服务是不可能的，必须紧密依靠企业内部的管理人员和基层操作人员，以及计算机部门的技术人员，他们才是企业计算机管理的骨干和支柱，因此在项目实施之前对用户的相关人员进行系统和规范的系统培训是非常必要的，目的是达到让用户全面深入地了解软件系统，最终自己能够解决实施中的具体的问题的目的。4.4.1培训人员要求将用户参加系统培训的人员划分为三个层次：决策层、技术层、操作层，对不同层次的用户参加系统培训人员的基本要求是：（1）决策层：工作认真负责，对企业实施计算机系统有很好的认同。（2）技术