机关公文收发管理制度.doc

机关公文收发管理制度篇一：公文收发管理制度 附件： 公文收发管理制度 为提高我局公文办理工作的效率和质量，实现公文办理工作的制度化、规范化和科学化，根据机关公文办理有关规定，结合我局实际，特制订本制度。 一、 收文办理 （一）外单位所有来文及各处室接到的文件、通知等，应统一由综合处办理收文手续。 （二）收文办理的程序一般包括：签收、编号、登记、分送、阅示、分办、催办、保管、归档、销毁等。 （三）综合处接到来文后，要认真清点，核对并逐件编号，粘贴文件处理单，并登记收文登记簿。 （四）综合处按照文件的内容和性质进行分送；局领导阅示后，由综合处按领导批示意见进行分办。 （五）传阅文件应于两天内阅毕；有办理期限的，应按规定时限办结。 （六）办理完毕的来文应由综合处进行归档。 （七）各处室在办理来文过程中，要严格执行有关保密规定，防止泄密事件发生。 （八）保密件应单独编号，并于收到当日送局领导阅示，阅完后单独保管，并做好保密件的清退工作。 二、发文办理 （一）凡需统一编制支付局文号的公文，纳入发文范围。 （二）发文办理的程序一般包括：拟稿、审核、签发、登记、印发、归档、销毁等。 （三）凡需制发的公文，需填制支付局发文稿纸，由拟稿人签字，不需会签的文件由处室负责人审核签字、需会签的文件经由有关处室会签后，统一交综合处审核后，由局领导审核签发。 （四）经签发的公文，统一由综合处编制文号并印刷。 （五）签发后的公文，未经签发人同意，不得改动。 （六）公文办完后，综合处应及时将公文的签发稿、正本和有关材料整理归档。 三、其他 （一）其他对外报送的材料，由业务处室填写对外报送材料登记簿，经综合处审核后，报局领导同意方可对外报送。 （二）收发文管理及材料对外报送纳入支付局日常考核。具体赋分将按照支付局工作目标及督查事项考核赋分办法办理。 （三）本制度自下发之日起执行。篇二：公文收发文管理制度 收发文管理制度 为了保证#委员会工作的条理性、保密性、有效性，特制定收发文管理制度。 收文管理制度 一、 一切外事文、内引文（包括外出会议带来的文件、资料） 均须交综合办公室统一拆封、统一登记、统一分文、统一办存，其他人不得擅自拆封、自行分文或滞留在自己手中。 二、 所有内外行文，均须在办公室登记并由办公室主任分发， 后由文档人员严格按照分文意见及时送达传阅、催办，填写承办结果并做好平时立卷，年终归档。 发文管理制度 一、 凡以#委员会名义的对外行文，须在办公室办理登记编号 手续。取得行文编号前，文档秘书要审查行文承办单的主要内容是否齐全。承办单内容有：领导签发意见、会签部门意见、拟稿人签字、标题附件、主送单位、抄送单位。同时审查文字、文本是否符合统一对外口径及文面格式要求。 二、 对外行文的原始草稿与最后定稿及相关附件一并在盖章前 交办公室一份完整资料备存立卷归档。 三、 对外行文的范围、份数须在办公室登记备案并严格执行。 复印、传真管理制度 为了强化基础管理，提高工作质量和效率，特制订如下复印、传真管理制度： 一、 凡需复印的各种文件、资料，须由部门负责人同意后，到 办公室由文档秘书登记后方可复印。登记的内容有：复印日期、内容、张数、经办人、监办人、核算金额等项。不得擅自复印与公司业务无关的资料。 二、 每月25日，文档秘书将公司当月复印情况按部门汇总报财 务进行成本核算。 三、 凡不属正规行文或内部自用的资料，尽量采用作废资料纸 张的背面。 四、 做好外发、内接传真的登记、分送、催办，不得擅自接发 与公司业务无关的传真。 五、 每月25日将当月资料传真接发情况按部门汇总报财务进行 成本核算。 会议纪要制度 为了贯彻落实司务会议及相关专题会议决议精神，保证公司各项工作有效开展，特制订会议记录制度如下： 一、 逢召开司务会议及有关专题工作会议，由文本档秘书到会并进行会议记录。 二、会议记录必须包括：会议地点、会议时间、会议主题、主持 人、记录人、参会人员、缺席人员、发言内容等八项内容。 三、会议记录内容要求完整、客观真实，会后根据会议记录内容 言简意赅、要点突出、会议决议内容清晰明确、客观真实，不凭主观臆断拟写会议记要。 四、 会议纪要须由会议主持人和有关与会领导签字确认后方能 按规定范围发放。 五、会议纪要的原始稿连同正式发放稿一并立卷，年终归档。 六、根据会议纪要决定的有关执行内容，会后文档秘书要按照时 间、内容及时做好催办事宜。 印章管理制度 一、印章的种类 （一）印章：公司向主管机关登记的公司印章或指定业务专用的公司印章。 （二）职衔签字章：刻有经理及总经理职衔及签名的印章。 二、印章的使用规定 1. 对本公司经营权有重大关联、涉及政策性问题或以本公司名义对政府行政、税务、金融、集团公司等机构行文盖本公司印章。 2. 以本公司名义对其他团体机构、公司核发的证明及各类规章典范的核决等，由负责人署名并加盖本公司印章。 3. 印章使用前核对用印登记表，确认有负责人批准签字并符合印章使用规定范围方能使用。使用后留存加盖印章原件，如无留存材料需在用印登记表中详细记载使用印章情况。使用后准确填写用印登记表中未完成内容。 4. 如遇特殊情况印章需外出使用，必须填写印章外出登记表并严格确认印章外出登记表有负责人、借印人、印章保管人签字，有借印时间。印章归还后借印人、收印人、印章保管人须在印章外出登记表上签字，并准确填写完成印章外出登记表。 三、印章的监印 本公司印章得经公司领导办公会决定，一般情况文本档秘书为印章监印人员。 四、印章的保管 各种印章由监印人负责妥善保管。如有遗失或误用情事，由监印人全权负责。 五、监印人对未经批准、审核的文件，不得擅自用印，违者受处。 六、 印章如果丢失要立即报告相关负责人及公司领导，并依法公告作废。 公司引文规范制度 为了使公司的文件有统一格式，现将公司引文的格式统一如下： 一、 凡是有标头的正式公函，格式规定为：标题：三号、仿宋，正文：小三、仿宋，标头占纸张的1/4，每页纸22行，每行28字，页边距：左/右3.17，上/下2.54。 二、 向集团公司致送的信函，格式规定为：标题：三号、仿宋， 正文：小三、仿宋，每页纸22行，每行28字，页边距：左/右3.17，上/下2.54。 三、 一般性的基建工程文件及公司其他非外发文件，格式规定 为：标题：三号、楷体，正文：小三、楷体，每页纸22行，每行28字，页边距：左/右3.17，上/下2.54。 四、 其他表格类文件视情况而定。篇三：收发文管理制度 为进一步做好我公司的收发文处理工作，确保文件能够及时上承下达，发挥承上启下的枢纽工作，提高工作效率，规范收发文工作，就收发文作如下规定。 一、 收文处理程序 收文处理的程序：收文、登记、拟签、阅批、分流、承办、归档。 1、收文登记。 凡是从外部送达本公司的文件，包括上级来文、公司内部来文、其它来文（传真、信函和其它文字材料），一律由公司前台文员负责签收，根据文件内容对其进行整理登记（附件一）外来文件登记表，并填写文件传阅卡（附件二）报行政部负责人拟签分流。 2、文件拟签 行政部负责人对前台文员报送的文件提出处理意见后，及时交呈阅领导。 3、文件阅批 来文经行政部负责人拟签后，承办文员应按来文的拟签意见及时呈送领导及相关部门阅批，阅批的文件应在3日内签批并退回行政部，紧急文件应于当日批后退回。 4、文件承办 行政部综合文员按照领导阅批指示，及时向其他领导或有关部门转交。文件需转交的部门在行政部文件传阅卡上签字后给本部门留复印件一份，接收部门需按照领导阅示意见办理。承办：政府机关要求办理、领导批示办理及其它需要办理的公文由有关部门承办。属部门职责范围内的事项由该部门办理。各有关部门收到公文后按规定期限及时办理。涉及两个以上部门承办的公文应由主办部门与相关部门协商办理。需报请上级领导批准的事项，由承办部门提出办理意见并代拟文稿，交行政部负责人签发上报。 5、文件归档 所有文件统一归档行政部综合文员。 二、收文、传阅工作要求 1、对所有的文件、资料，行政部要责成专人负责登记和保管。要注重收文工作的时效性，做到规范化、制度化。 2、传递文件资料须遵循先领导后部门、先行政部后主办部门原则。 3、对领导批示急办的文件，有关部门要及时办理，并将处理结果呈报相关领导。对于需要承办的急件，前台文员须在收文当日完成登记、拟签、阅批、转交承办部门的程序。 4、文件在转递时要办理交接手续，移交人和接受人均要在各自的收文簿上签字登记，以分清责任。 5、各部门所承办的文件、资料要妥善保管，不得丢失，年终归档。 6、所有收文均应在行政部登记编号（详见附件三），个人不得保存文件正本。外出开会带回的文件，汇报或传达工作后应及时交行政部登记编号传阅，不得滞存。 7、要严格执行保密规定，所有的重要文件和资料不得随意放置，不得私自带到公共场所。 三、发文处理程序公司所发出的一切文件材料，统称发文。发文处理包括:拟稿、核稿、会签、签发、打印、校对、用印、登记、分发、归档等环节。 1、拟稿 就是草拟文件的初稿。这是发文处理的第一道程序，是关系到文件质量的基础工作，必须十分认真细致。公司公文、日常业务和事务性的文件由行政部综合文员负责拟稿；各部门负责人以公司名义起草的文件, 一律交公司行政部综合文员按正式文件的格式填写发文审批卡(祥见附件四)，经行政部负责人审阅核稿后交公司领导审批, 根据文件的急缓程度统一安排打印, 打印后的文件校对由公司行政部负责把关,力求不出差错或少出差错。文件起草要字迹清楚,不得涂改。 2、核稿 即对文件草稿进行审核。由行政部负责在草稿未送主管审批之前，依据公文的基本要求，对草稿的体式、内容等进行全面的审核。 3、签发 各职能部门需以公司名义发文时，部门负责人在发文审批卡“拟稿部门”栏签字；凡涉及到其他有关部门事宜，要事先与有关部门会签，核稿或会签后送行政部。 4、会签 签发是公司领导对文稿的最后审批，文件草稿经领导签发后，即成为最后定稿，文件据此生效。 5、编号(祥见附件三)文稿经公司领导签发后，要进行编号登记，防止发文混乱。编号应按公文格式规定的方法编排，一般包括发文代字、发文年号和该年度发文序号三部分组成。 6、校对 校对是文件制发过程中的一个重要环节，也是行政部的一项重要工作职责。要坚持三校制度。一校由起草者进行。二校由核稿人员进行，三校最好由部门负责人进行。校对时要以文件定稿为基准，进行认真仔细地校对，连标点符号也不能放过，把住文件制发的最后一关。 7、打印 即对经签发后的文稿进行印制，在印制过程中，必须做到： 1）必须以经签发后的定稿为依据，忠于原稿，不得随意改动，确需改动的要报经签发人批准。 2）注意排版艺术，版面的