应用文写作ppt课件 (2).ppt

理论篇 一 应用文基本概念二 应用文写作的基本要素三 学习应用文写作的意义和方法 1 一 应用文基本概念 一 应用文的概念和沿革1 应用文的概念 人类写作活动有两类 一是文学写作 一是应用写作 前者为欣赏型 后者为实用型 应用文的使用非常广泛 几乎涉及各个领域 各个部门 各个阶层 每个个人 应用文概念 应用文是国家机关 企事业单位 社会团体或个人在处理各项公务和日 2 一 应用文基本概念 常事务中为解决实际问题所使用的具有惯用格式的实用性文章的总称 2 应用文的历史沿革 殷墟出土的甲骨文是应用文的 祖先 秦汉时期 公文文体分类和公文格式已基本形成 皇帝向臣的 圣旨 有 制 诏 策 戒 此为下行文 臣下向皇帝的文书有 章 表 奏 议 此为上行文 插入材料一 3 一 应用文基本概念 古代应用文的佳作如林 例如 晁错 论贵粟疏 司马迁 报任安书 曹操 让县自明本志令 诸葛亮前后 出师表 西晋李密 陈情表 魏征 谏太宗十思疏 王安石 答司马谏议书 文天祥 指南录后序 林觉民 与妻书 4 一 应用文基本概念 1912年 南京临时政府颁布 新公文程式 规定政府公文为令 谕 咨 呈 示 公布 状等 并取消了 大人 老爷 等称 代之以 先生 或职务称呼 1916年7月 北洋政府公布 新公文程式 增至13种 并明确规定 凡处理公事之文件为公文 对公文概念作了明确规定 新中国成立后 党和政府多次颁布机关公文写作的文件 5 一 应用文基本概念 1987年 国务院办公厅公布了 国家行政机关公文处理办法 1993年11月对此又作修订 规定国家行政机关的公文为12类13种 1996年5月3日 中共中央办公厅 中国共产党机关公文处理条例 规定党的机关公文共14种 2000年8月24日 国家行政机关公文处理办法 规定了行政机关公文13种 附录 6 一 应用文概述 二 应用文的特点 作用和分类 应用文的特点1 实用性 其写作目的就是为了处理和解决问题2 真实性 事实确凿可信 统计数据准确无误3 简明性 语言准确得体 简洁明快 通俗易懂4 时效性 及时迅捷 不能贻误时机5 规范性 各类应用文一般有惯用格式 即程式性 7 一 应用文基本概念 应用文的作用 1 宣传教育作用2 权威规范作用3 沟通协调作用4 依据和凭证作用 应用文的分类 公务文书和私务文书公务文书分为 通用文书和专用文书 8 一 应用文基本概念 通用文书分为 法定公文和事务文书专用文书包括 传播类 财经类 科技类 司法类 礼仪类 文书 的概念 指公文 书信 契约等 指机关或部队中从事公文 书信工作的人员 9 二 应用文写作的基本要素 一 内容要素 主题主题是作者通过文章的具体材料所表达的中心思想或基本观点 是作者的意图 主张或看法在文章中的体现 1 正确 符合党和国家的方针政策 符合有关的法律法规 符合客观实际情况 能够正确反映客观事物的本质规律 对工作起积极指导作用 经得起实践的检验 10 二 应用文写作的基本要素 2 鲜明 赞成什么 反对什么 肯定什么 否定什么 都要表述和交代得一清二楚 决不含糊其辞 模棱两可 3 集中 应用文的主题要单一 突出 即 一意贯底 把文章的基本观点集中 突出地表现出来 把中心思想写深写透 4 深刻 要求应用文的主题不能停留在表面事实的罗列上 要从事实中归纳出观点 提炼出思想 11 二 应用文写作的基本要素 材料应用文材料是指写进文章的事实 依据以及相关背景资料 它既不同于议论文中证明论点的论据 也不同于记叙文以及文学作品中的题材 材料是构成文章内容 形成 支撑并表达主旨的各种事实与理论 从材料本身的形态来看 事实与理论是材料的两大类型 12 二 应用文写作的基本要素 从材料的来源来看 有第一手材料和第二手材料之分 材料真实是实用型文章的生命 而材料的真实又是使文章具有真实性的首要条件 有力是实用型文章的材料所应具备的另一个特点 二 形式要素 结构 13 二应用文写作的基本要素 层次安排方式 1 总分式2 并列式 又称横式结构3 递进式 又称纵式结构 应用文常用的开头方式 1 原因目的式 交代写作动机 缘由和目的 常用 为了 为此 因为 由于 鉴于 等介词作为文章开端之语 公文即常用此类开头 14 二 应用文写作的基本要素 2 根据式 交代写作根据 增加文章的权威性 常用 根据 按照 经 决定 经 通过 等介词组成的介词短语作为文章开端之语 公文中的通知 规章制度 计划 调查报告多用此开头 3 引述式 引述对方的来文或来函 作为拟写文章的依据 公文中的复函 批复常用此种方法开头 4 提问式 用提问的方式将论述或叙述的问 15 二 应用文写作的基本要素 题提出 让读者首先对全文要说明的问题心中有数 并引起对问题的注意和思考 科技论文 调查报告 某些新闻类文章等常用此开头 5 结论式 开头先提出结论性的意见 下文再具体解释 说明 阐述 6 概述式 将全文主要内容在开头部分简要介绍 便于读者了解文章的基本内容 新闻 总结 调查报告 经济活动分析常用此法 应用文常见的结尾方式有 16 二 应用文写作的基本要素 1 总结式 运用简洁明了的语言 概括全文内容 或得出结论 进一步加深读者印象 2 要求式 向受文发出指示 提出要求和希望 3 祈请式 请求有关部门的批准 支持和协助 4 号召式 发出希望和号召 指明方向 激励读者 17 二 应用文写作的基本要素 语言1 准确 插入材料三 2 简明3 朴实和庄重 插入材料三 表达方式 插入材料四 1 记叙 记叙也叫叙述 主要用来交代事物的基本情况 事件发生 发展与变化的过程 介绍人物的经历和事迹 说明问题的来龙去脉 原因与结果 18 二 应用文写作的基本要素 等 完整的叙述包括时间 地点 人物 事件 原因 结果六要素 叙述是应用文写作中最常用的表达方式 应用文书对叙述的要求是 只注重对事件的整体勾画 不要求细节的具体 内容的详尽 只叙述与表达主旨 说明问题有直接关联的部分 或者只是综合地 概括地叙述若干人或事的共同点 2 说明 即阐述和解说 在应用文写作中 说明往往在陈述或议论过程中出现 主要用于解说事物的形态 构造 性质 特征 成因 关系 功用等 19 二 应用文写作的基本要素 3 议论 议论 指对客观事物进行分析 作出评价或判断 表明立场 观点和态度 在应用文中 论点可以在开头出现 开宗明义 让读者先明确议论的中心 也可以在结尾点明 即开头提出问题 然后分析问题 最后得出结论 顺理成章 论据是证明论点的根据 也是议论的基础 在应用文中 论据有事实论据和理论论据两种 事实论据包括作者调查研究得到的事实 文献检索 20 二 应用文写作的基本要素 获得的事实 数据等 理论论据包括已被证实和公认的原理 定律 结论和观点等 在某些应用文体中 也包括已被公布 实施的法律和法规 论证是提示论点与论据之间的逻辑关系 也就是用论据证明论点的过程和方法 论点和论据本是各自独立存在的 只有通过论证的过程 才能将两者联系起来 构成一段完整的议论 在应用文写作中 议论是叙述和说明的补充手段 处于从属地位 往往只是点到即止 21 三 学习应用文写作的意义方法 意义 一 大到管理国家 小到工作生活 都离不开应用写作 二 应用写作是提高管理水平和工作效益的重要手段 三 应用写作是提高写作者工作能力 水平的重要途径 四 应用文的广泛应用是工业社会向信息社会发展的重要条件之一 22 三 学习应用文写作的意义方法 方法 一 大量阅读应用文范文 积累感性认识 二 学习应用写作理论 掌握基本模式 三 坚持多写多练 在实践中提高 单元写作实训 就如何学好应用文写作给任课老师写一封信 把你的愿望 要求 建议提出来 要求主题鲜明 要求具体 建议明确 字数在600字以上 23 文体篇行政公文 第一节行政文概述一 行政公文的概念二 行政公文的特点三 行政公文的种类四 行政机关的行文规则五 行政公文格式 24 第一节行政文概述 一 行政公文的概念公文 全称公务文书 是机关团体 企事业单位等依法成立的社会组织用来办理公务 有一定格式的应用文 公文办理公务 就是以文字的形式实施管理 2000年8月24日发布的 国家行政机关公文处理办法 以下简称 办法 第二条给行政公文的定义 行政机关的公文 是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书 是依法行政和进行公务活动的重要工具 25 第一节行政文概述 二 行政公文的特点 公文的制发具有程序性 公文格式具有规范性 公文由法定作者制发 法定权力的制约性 三 行政公文的种类 依照行文关系和行文方向的不同 可将公文分上行文 下行文 平行文三种 26 第一节行政文概述 上行文是指具有隶属关系的下级机关或业务部门呈报给上级领导机关或业务主管部门的公文 下行文是具有隶属关系的上级领导机关或业务主管部门发给下级机关或业务部门的公文 平行文是指同系统内的平级机关或者不相隶属的机关 部门之间来往的公文 所谓隶属关系 指上下级机关具有直接管理和被管理的关系 例如 福建省政府与泉州市政府就有隶属关系 福建省政府与江西省政府所辖的南昌市政府就没有隶属关系 27 第一节行政文概述 按照紧急程度可将公文分为紧急公文和普通公文两大类 紧急公文又分为 特急 和 急件 两种 按照有无保密要求 秘密等级可将公文分为无保密要求的普通文件和有保密要求的保密文件两大类 保密文件又分为绝密文件 机密文件和秘密文件三类 按照具体职能的不同 可将公文分为法规 28 第一节行政文概述 性公文 指挥性公文 报请性公文 执照性公文 联系性公文 实录性公文六大类 按适用范围分 根据 办法 规定 我国行政机关现行的公文有13种 命令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函和会议纪要 四 行政机关的行文规则1 下行文的行文规则 29 第一节行政文概述 政府各部门依据部门职权可以互相行文和向下一级政府的相关业务部门行文 除以函的形式商洽工作 询问和答复问题 审批事项外 一般不得向下一级政府正式行文 部门之间对有关问题未经协商一致 不得各自向下行文 如擅自行文 上级机关应当责令纠正或撤销 上级机关向受双重领导的下级机关行文 必要时应当抄送其另一上级机关 向下级机关或者本系统的重要行文 应当同时抄送直接上级机关 30 第一节行政文概述 2 上行文规则 请示 应当一文一事 一般只写一个主送机关 需要同时送其他机关的 应当用抄送形式 但不得抄送其下级机关 报告 不得夹带请示事项 一般不得越级请示和报告 除上级机关负责人直接交办的事项外 不得以机关名义向上级机关负责人报送 请示 意见 和 报告 31 第一节行政文概述 受双重领导的机关向上级机关行文 应当写明主送机关和抄送机关 3 联合行文规则 同级政府 同级政府各部门 上级政府部门与下一级政府可以联合行文 政府与同级党委和军队机关可以联合行文 政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文 32 第一节行政文概述 政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文 4 其他行文规则 属于部门职权范围的事务 应当由部门自行行文或联合行文 联合行文应明确主办部门 须经政府审批的事项 经政府同意也可以部门行文 文中应注明经政府同意 属于主管部门职权范围内的具体问题 应当直接报送主管部门处理 33 第一节行政文概述 五 行政公文格式 行政公文书面格式按国家质量技术监督局1999年12月发布的 国家行政机关公文格式 规定 组成公文的要素有眉首 主体 版记三部分 置于公文首页红色线以上的各要素统称眉首 置于红色线以下至主题词之间的各要素统称主体 置于主题词以下的各要素统称为版记 34 第一节行政文概述 1 眉首眉首由公文份数序号 秘密等级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人六个部分组成 公文份数序号 是指将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号 一般用七位阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第1行 在行政公文中 份号只适用于密级较高的或需要如数收回的公文 秘密等级和保密期限 35 第一节行政文概述 紧急程度 发文机关标识 发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加 文件 组成 对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称 发文字号 它由发文机关代字 年份和序号组成 用3号仿宋体居中排布 机关代字 用1到3个汉字表示发文的机关 如 国办发 2008 3号 中 国办发 表示由国务院办公厅制发 2008 用六角括号 括入 表示文件是2008年制发的 3号 表示该文是当年所发的第3号文件 36 第一节行政文概述 签发人 即代表机关最后审核并批准公文生效的领导人姓名 上报的公文需标识签发人姓名 平行排列于发文字号右侧 红色反线2 主体主体是公文的主要写作部分 由公文标题 主送机关 正文 附件 落款 印章 附注等几个部分组成 37 第一节行政文概述 公文标题 公文标题应当准确简要地概括行政公文的主要内容并标明公文种类 一般由发文机关 事由和文种三要素组成 如 福建省人民政府关于工业生产情况的报告发文机关事由文种 公文标题中除法规 规章名称加书名号外 一般不用标点符号 主送机关 指公文的主要受理机关 即负责承办 贯彻执行 答复的收文机关 38 第一节行政文概述 公文的主送机关一般有以下两种情况 第一 上级机关制发的下行公文 如是普发的 主送机关可以是多个 但必须是同一级别 第二 下级机关发送的上行文 一般只有一个主送机关 不可多头主送 以免责任不明 互相推诿 贻误工作 如需同时报送另一上级机关 可采取抄送形式 正文 正文是公文的核心部分 反映公文的具体内容 表明制发机关的行文意图 39 第一节行政文概述 正文结构一般包括开头 主体和结尾三部分 开头用来表明制发公文的依据 目的或原因 主体是公文的核心部分 安排结构要有逻辑性 条理性 结尾 各种公文一般有与文种相适应的习惯用语作结束语 附件 只适用于有附件的公文 用于说明附属在公文正件之后的有关文字材料的名称 件数和顺序号等 公文如有附件说明 在正文下空1行 左空2字标识 附件 后标冒号和名称 附件如有序号应使用阿拉伯数码 如 附件 1 附件名称后不加标点符号 40 第一节行政文概述 落款 包括公文制发单位和成文日期 成文日期用于表明公文开始正式发挥效用的时间 成文日期以机关负责人签发的日期为准 联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准 经过会议通过的 以会议通过日期为准 成文日期必须用汉字将年 月 日标全 零 写成 印章 印章是发文机关对公文生效负责的标志 公文除 会议纪要 或以电报形式发出以外 应当加盖印章 41 第一节行政文概述 附注 指与文件有关的简要说明 应加括号标志 标识在成文日期下一行 3 版头 包括主题词 抄送单位 印发机关和印发日期等项 主题词 指标识公文主题 文件类别的 并经过规范化处理的名词或名词性词组 抄送单位 抄送机关 印发机关和印发日期 42 第一节行政文概述 公文排版规格与印制装订要求1 排版规格 2 制版要求 3 印刷要求 4 公文用纸 三 公文格式示意图 43 第一节行政文概述 0000001机密 一年 公文份数序号 特急 秘密等级保密期 市人民政府文件 政发 2007 8号 发文机关标识 发文字号 44 45 第二章通知 一 通知 一 通知的概念 特点及种类1 通知的概念通知是知照性公文 适用于批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知传达或者执行的事项 任免人员 的公文 46 第二章通知 2 通知的特点 1 知照性 通知的主要功能在于知照 2 广泛性 通知的广泛性表现在多方面 3 时效性 通知有一定的时效要求 3 通知的分类根据内容的不同 通知大体可以分为四类 1 批转 转发 颁发性通知 即颁布 颁发 与批转公文时使用的通知 47 第二章通知 颁布 颁发 本机关制定的行政法规与规章 决定等公文使用 例如 国务院办公厅关于发布 国家行政机关公文处理办法 的通知 转发公文时使用 例如 国务院办公厅转发水利部关于加强长江近期防洪建设若干意见的通知 2 指示性通知 用于布置下级机关工作事项 指示工作方法 步骤 例如 国务院关于切实加强艾滋病防治工作的通知 48 第二章 3 会议通知 是组织会议的单位制发的公文 例如 泉州经贸学院关于召开继续教育教学工作会议的通知 4 任免人员的通知 用于任免干部 二 通知的格式与写法通知的格式 包括标题 主送机关 正文 落款 生效标识和成文日期 1 标题 49 第二章通知 由制发机关 事由 文种三部分组成 2 主送机关写被通知者的姓名或职称或单位名称 在第二行顶格写 有时 因通知事项简短 内容单一 书写时略去称呼 直起正文 3 正文另起一行 空两格写正文 正文因内容而异 开会的通知要写清开会的时间 地点 参加会议的对象以及开什么会 还要写清要求 布置工作的通知 要写清所通知事件的目的 意义以及具体要求 50 第二章通知 和做法 4 落款署名和日期 写通知一般采用条款式行文 可以简明扼要 使被通知者能一目了然 便于遵照执行 三 通知的写作要求1 指示性通知 须写明提出指示的根据与指示事项 内容要求明确具体 2 颁布或转发性通知 要求在正文中简短地说明所 51 第二章通知 颁布或转发的公文的制发机关 制发 批准 生效 日期与公文标题以及颁发或转发的目的 意义与要求等 被颁布或转发的公文均为通知的附件 须注明附件的序号与标题 件数 3 任免人员的通知 要求写明批准的机关 日期与被任免人员的职务 姓名 4 会议通知 要求写明召开会议的名称 目的 议题 时间 会址 对参加会议人员的要求如准备发言 文件 论文 生活用品等 注意事项以及 52 第二章通知 筹办会议单位名称 联系人 联系地址 电话号码 电报挂号 会议食宿安排 去会址路线 接洽标志等 有的通知后面还要附上入场凭证或请柬等 总之 要写得清楚 具体 对必须写明的项目无一错漏 以保证会议按预定要求准时召开 范文分析 转写作材料 53 第三章报告请示 一 报告的概念报告是 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关询问 的公文 报告属上行文 应用相当广泛 可以用于定期或不定期地向上级机关汇报工作 反映情况 也可以用于向上级机关陈述意见 提出建议 还可以用于答复上级机关的询问 为上级机关了解下情 决策和指导工作提供依据 因此主送机关是有隶属关系的直接上级 一般不越级报告 特殊情况下越级报告 必须同时或事后向直接上级报告 54 第三章报告请示 二 报告的特点 行文的单向性 报告是下级机关向上级机关行文 旨在为上级机关提供情况 不需要受单位批复 属单向行文 表达的陈述性 报告用于汇报工作 反映情况 具体地陈述本部门 本单位贯彻执行各项方针 政策的情况 某一阶段做了哪些工作 怎样开展的 取得了哪些成绩 存在什么问题 表达手法是叙述和说明 55 第三章报告请示 三 报告的分类根据性质的不同 报告可分为综合报告和专题报告两种 根据时间期限的不同 可分为定期报告和不定期报告两种 根据内容不同 可分为情况报告 答复性报告和呈送性报告等 56 第三章报告请示 需要说明的是 有些专业部门使用的报告文书 例如 调查报告 审计报告 咨询报告 立案报告 评估报告 等 虽然标题也有 报告二字 但其概念 性质和写作要求与行政公文中的报告不同 不属于行政公文范畴 不应与之混淆 1 情况性报告这类报告行文目的单纯 即将有关情况报告 57 第三章报告请示 报告上级 让上级了解 一般报告工作 反映情况等都属于此类报告 上级规定必须报告的事项 向上级报告也属于此类报告 2 答复性报告用于答复上级询问或交办事项的报告 3 呈送性报告呈送性报告用于下级向上级报送文件 物件 下级机关非法定性的公文如计划 统计报表 调查报告以及一些法规性文件要向上级呈送时一般要用报告 58 第三章报告请示 被呈送的文件和物件则作为报告的附件 四 报告的格式和写法报告按照机关行政公文上行文格式撰写 要在发文字号位置的右侧书写签发人 会签人姓名 其结构由标题 主送机关 正文和落款四部分组成 标题报告的标题常见的形式有两种 一种是由发 59 第三章报告请示 文机关 事由和文种构成 如 部关于 抗灾救灾工作情况的报告 另一种是由事由和文种构成 如 政府工作报告 等 主送机关在标题的下面左起顶格写上受文机关名称 报告要送给有直接隶属关系的上级机关 主送机关一般只写一个 如果报告的内容需要其他领导阅知 可用抄送形式 60 第三章报告请示 报告正文 由于内容不同 写法也不一 但一般由开头 主体和结尾三部分组成 开头即写报告的缘由或依据 目的 用简洁的语言说明写报告的目的 意义或根据 然后用 现将 情况报告如下 一语转入下文 主体这是报告的核心部分 在过渡句的冒号之后 另起一段写 左边空2字 撰写 61 第三章报告请示 要围绕报告的目的和主旨进行陈述 一般包括两方面内容 一是工作情况及问题 二是进一步开展工作的意见 在不同类型的报告中 正文中报告事项的内容可以有所侧重 情况性报告 在对所反映的问题或情况概述之后 重点应放在分析产生问题的原因 最后提出解决问题的意见或办法 也可以采用标序列述的方法 62 第三章报告请示 答复性报告 首先简要说明上级机关询问的事项或交办的任务 然后介绍处理的办法 措施 及过程 阐述处理结果 同时征求上级机关对处理结果的意见 呈送性报告 只需要写清楚报送的材料 文件 物件 的请查收即可 落款署名和成文时间 在正文右下方写上成文日期 右边空四字 加盖印章 63 第三章报告请示 五 撰写报告应注意的事项报告的材料应真实 可靠 汇报工作 反映情况和问题的目的是让上级机关正确掌握全面情况 以便制定相应的方针政策 所以 报告中所写的成绩或问题要实事求是 能从中揭示出一定的规律 报告主要运用叙述表达方式 按时间顺序 工作发展过程或逻辑关系分设几个小标题 有层次地概括叙述 报告观点要正确 重点突出 主次分明 点面结合 详略得当 报告中不可以写请求事项 报告要不失时机 一事 64 第三章报告请示 范文分析 见材料 65 第三章报告请示 一 请示的概念 特点和分类 请示的概念请示是 适用于向上级机关请求指示 批准 的上行公文 它要求上级机关及时给予答复或批准 以便于下级机关及时 妥善地处理工作或解决问题 请示的特点1 针对性只有本机关无权决定或无力解决而又必须解决的事项 才可以用 请示 行文 请求上级机关给予指示 决断或答复 批准 因而请示有很强的针对性 66 第三章报告请示 2 超前性请示必须在办理事项之前行文 3 单一性请示要一事一请示 且主送机关只能有一个 4 呈批性请示的目的是针对某一事项取得上级的指示或批准 上级机关对呈报的请求事项无论是否同意 都必须给予明确的 批复 属于双向行文 5 祈请性请示是请求上级给予指示或批准的 行文语气带有诚恳的祈请性 67 第三章报告请示 请示的分类根据请示的内容和作用范围 可分为1 请求指示的请示用于上级主管部门明确规定必须请示批准才能处理的事宜 有关方针 政策的界限难以界定的问题 遇到的新情况和难以解决的问题 把握不准或无章可循的事项 情况特殊 有意见分歧 无法办理 需请示上级机关指示意见时所写的请示 68 第三章报告请示 2 请求批准性请示 用于本单位职权范围内不能解决的问题 或要做某项工作而需要或缺少一定的财力 物力 人力 要向上级予以帮助时所写的请示 3 请求批转的请示 请求上级机关对本部门就全局性或普遍性问题提出的解决办法予批转各单位执行 69 第三章报告请示 二 请示的结构和写法 标题标题要求事由明确 简洁 揭示主旨 其文种不能误为 请示报告 或出现 申请 请求 等词 因请示文种本身就含有请求 申请的意思 主送机关主送机关单一 明确 一般只能写一个主送 70 第三章报告请示 机关 如需同时送往其他机关 应以抄送的形式 但不能抄送给同级或下级机关 一般不能越级主送 在特殊情况下 需越级请示时 应抄送给被越过的上级机关 正文正文一般由三个部分组成 1 请示缘由提出请示的原因和理由 2 请示事项